有关办公自动化在文书档案的运用浅议

2022-09-11

一、引言

随着现代化进程的加快, 科技的进步和计算机的大面积普及, 政府部门和企业单位等都开始运用办公自动化进行文书档案管理。办公自动化依托于计算机进行的现代化管理模式, 能够实现高效、准确地处理各种文件、信息, 提高办公效率。由于计算机的存储功能, 使得其逐步取代了纸质文件材料, 文件在计算机上可以直接修改、核对, 确认后可直接发送给办公信息数据库, 由档案管理人员进行管理。弱化了档案和文件之间的界限, 改变了传统的管理手段和处理手段, 方便收集、存储大量的信息数据, 方便各类信息的查找工作, 很大程度上改变了文书和档案管理。

二、办公自动化在文书档案中运用的优点

(一) 大大提高了办公效率

办公自动化在文书档案中运用的最大优点是计算机的强大信息处理能力对办公效率的提高。传统的文书档案管理, 需要工作人员在纸质材料上进行信息的收集、整理工作, 要求材料上信息记录符合规范、字迹清晰、工整, 准确进行各类文件信息的分类和统计, 浪费了大量的人力物力, 得到的结果也不精确。而办公自动化, 避免了重复性劳动, 规范化文档, 标准化管理, 方便文件收集、存储、分类和查阅等。

(二) 提高了文档一体化管理水平

办公自动化利用计算机进行档案管理, 文件化的管理形式和体系化的管理手段, 方便了文件信息的共享, 避免了信息的大量闲置, 通过分享可以了解更多其他部门的概况、最新发展、工作重点等, 提高了资源利用率, 查找起来也更方便, 提高了文档一体化管理水平。

(三) 能很长久的保存文件资料

纸质材料都有一定的使用寿命, 且容易受到外界损坏, 如火灾、潮湿等都会破坏纸质, 很难复原, 容易造成不可挽回的损失。而电子文件则能保存更长时间, 电子文件可以存储在不同载体上, 可以根据实际需要选择不同的电子载体。随着读取文件设备的不断进步, 更容易实现存和读, 存储时间更长, 文件受外界影响较小, 稳定性强, 破坏后也可以进行恢复。

(四) 提高了文件传递的安全性, 缩短传递时间

传统纸质文件在传递过程中可能会发生丢失等情况, 妨碍了档案归档的顺利进行, 检索档案也很繁复、工作量大, 且传递是依靠人为传送, 受到距离影响, 使得传递时间可能会相当长, 影响档案归档的及时性。而计算机网络技术的普及, 让传递工作变得非常方便和简单, 电子文件可以直接通过网络工具传递给需要者, 传递速度非常快, 提高了文件传递的安全性, 缩短传递时间。

三、办公自动化在文书档案中运用的未来发展

(一) 提高办公自动化系统内外网的安全性

实施文书档案的办公自动化, 一定要保证电子文件的信息安全, 最好隔离开办公自动化网络的内外网。通过隔离防护措施, 对屏蔽的IP地址和服务进行过滤, 设置一定的进入条件, 有选择性的允许特殊地址进入办公自动化网络。也可以充分利用防火墙的强大作用进行电子文件的保护工作, 如利用防火墙对进出的网络数据进行过滤, 管理内外网的访问;对于禁止的项目要隔离, 及时检测和警告网络攻击行为;时刻记录下进出防火墙的信息和活动内容。

(二) 提高档案管理人员的综合素质

加强对文书档案管理人员的业务培训和专业培训, 增加交流和学习的机会, 不断提高自身的综合素质, 积累管理工作的实践经验, 掌握处理危急时刻的电子文件处理措施, 提高文书档案的管理能力。

加强档案部门之间的交流合作和区域系统之间的合作力度, 了解不同层次上的新政策、新进展。通过交流合作和互相学习, 合理化各档案资料, 并从中提炼出新的知识创新部分, 也能总结经验教训。在丰富的网络资源, 现代化的通讯方式下, 收集大量有用信息, 增加信息储量, 发展创新思维能力, 从而建立一支具有创新性能力的高质量文书档案管理队伍。

四、结语

办公自动化的文书档案管理是现今社会发展的必然趋势, 也是计算机网络时代的必定产物。要想保证文书档案资料的完整、延长文书资料的保存期、提高管理效率, 则必须提高管理水平, 这就要求要有一个全面化的、科学化的文书档案管理模式和高质量的文书档案管理队伍。因此, 必须切实提高文书档案管理队伍的综合素质, 加强档案管理部门之间的沟通交流, 在未来发展中, 努力实现安全、规范的文书档案管理。

摘要：随着科技的发展进步, 计算机的普及, 越来越多的项目步入了自动化行列。传统的文书档案管理已经不满足社会发展的需求, 政府部门和企业等都开始实施新的现代化管理方式, 如办公自动化, 能够提供有效的文书档案的整合管理, 对各文案的信息也能及时准备的反馈, 满足了发展需求。本文分析了办公自动化在文书档案中运用的优点, 并描述了在未来发展中要实现方面, 促进办公自动化更好的发展。

关键词：办公自动化,文书档案,运用