浅谈医院文书档案管理的办公自动化

在计算机网络技术不断发展的时代背景之下, 要想提高文书档案管理的水平, 就有必要进行信息化建设, 其中一点非常重要的措施就是利用办公自动化的方式对医院的文书档案进行管理。下面笔者对医院文书档案管理的办公自动化存在的问题和对应解决措施进行分析。

一、医院文书档案管理办公自动化中的问题分析

(一) 电子文件的保密性不够。

随着计算机技术的发展和办公方式自动化的转变, 很多文件从纸质文件转变为电子文件。文件载体的变化让电子文件在内容和形式上更加丰富, 因而它的稳定性较低, 会受到多种不确定因素的影响, 使得它们的保密性大大降低, 主要表现在以下几个方面:1.电子文件的内容修改, 不会留下痕迹。虽然目前有一些技术可以预防对原文件进行改动, 在一定程度上避免档案信息的伪造, 但是和纸质文件相比, 仍然具有很大的不稳定性。2.字迹辨认比较困难。因为使用者只需要按照特定的字体和字号要求对文档进行编辑和整理即可, 在发生医疗纠纷时, 会对调查工作产生一定的影响。3.因为电子文件上不是每一份都进行盖章和签字, 所以就不能根据签字和盖章来判断它是否为原件。

(二) 文书档案管理不够规范。

缺乏对文书档案的规范化管理是目前很多医院存在的普遍问题, 主要表现在文件档案的编号、卷宗名称和分类等不规范。另外, 除了这些问题之外, 对文书档案的检索率低也是管理中存在的重要问题之一。从目前大多数医院对文书档案进行检索的方式来看, 主要可以分为人工和电子两大类, 且目前大多数医院还是以人工为主, 效率比较低下。

二、医院文书档案管理办公自动化的解决措施

(一) 提高电子档案网络传输的安全性。

在实际工作中, 电子档案传输存在一定的风险性, 于传输环节, 针对电子档案储存设备而言, 必须要增强其安全性。档案人员必须要定时检查档案设备, 注意及时更新与升级, 重视其维修。同时, 就网络服务器与相关设备而言, 必须要定期进行维护与清理, 并强化安全监督员设置。从关键医院档案方面来看, 必须要重视身份验证, 强化防火墙设置, 在档案传输与储存阶段, 保证其发展性、保密性。在应用采用办公自动化软件进行档案信息整理时, 禁止违背相关规定私自下载与修改, 避免其他用户非法篡改, 增强其档案安全性。

(二) 有计划地开展文书档案管理的信息化工作。

根据医院整体规划的要求, 我们要做好文书档案的信息化工作, 就需要从实际情况出发, 并以此作为根据, 制定相应的分期方案。在建设文书档案办公自动化的过程中, 需要将所有环节的安全性和特殊性考虑在内, 并建立一套完善的管理系统, 最终满足办公自动化的要求, 为文书档案的数据管理提供方便。

(三) 不断提高医院文书档案管理人员的专业水平和业务技能。

要想实现这一目标, 我们可以从两方面入手。一方面, 我们需要加大对硬件建设的投入, 改善医院文书档案管理的硬环境, 提高管理人员的业务素质。通过增加现代化的设备, 文书档案的管理者才能不断熟悉并掌握这些现代化设备的使用方法, 提高管理的效率和水平。另一个方面, 医院要加强对文书档案管理者的专业培训, 提高他们的专业知识和管理知识。作为文书档案的管理者, 一定要充分认识到这份工作的重要性, 树立较强的工作责任感, 并通过工作实践来掌握收集、判断、归档和整理等业务技巧。另外, 文书档案的管理者还应该不断学习新知识, 熟练掌握办公自动化等计算机网络技术, 这样才能为文书档案的办公自动化提出针对性建议, 充分利用计算机技术在文书档案管理上的优势。除了以上两方面的措施之外, 还需要加大医院档案部门间、医院各临床科室间合作工作的力度, 不断扩大自己的知识面。运用网络、现代通讯等高科技手段, 不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

综上所述, 将办公自动化应用到医院文书档案的管理工作上具有独特的优势, 为了提高医院档案管理的信息化水平, 笔者针对医院目前文书档案管理工作在办公自动化上存在的两大问题进行了简要说明, 然后从提高电子档案网络传输的安全性、有计划进行信息化建设和提高管理人员素质3个方面提出了有效的解决措施, 希望能促进医院文书档案管理水平的提高。