档案信息自动化系统管理论文

摘要：以档案信息自动化管理为线索对推行档案电子化以及新时期档案信息管理的发展趋势和采取的对策进行分析，指出了在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息电子化的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，更好地促进档案工作积极、健康的发展。以下是小编精心整理的《档案信息自动化系统管理论文(精选3篇)》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

档案信息自动化系统管理论文 篇1：

档案信息自动化系统管理若干问题的思考

摘 要：在档案管理工作进行中，实现信息的自动化建设工作是促进档案建设工作的重点，也是今后档案信息管理工作的必然趋势。从我国档案系统发展的现状上可以看出，物质技术和手段都比较完善。但是，实际的工作还存在着严重的问题，亟待解决。本文主要对档案信息自动化系统管理中的若干问题进行介绍和分析，仅供参考。

关键词：档案信息自动化；管理；问题

档案信息的自动化是随着信息社会而出现的一种趋势，经过不同阶段的档案管理工作的发展，现如今，档案信息自动化进程不断加快。在实际的工程建设中，争取采用高超的技术和手段，促进系统的系统性和真实性。同时还要对档案管理工作进行全面安排和完善，进而调动档案管理工作人员的工作积极性。最终提升档案信息自动化的水平。

1 推进档案信息自动化的标准

从现如今的档案信息管理工作来看，影响档案信息实现自动化的因素有很多，其中档案的标准化和规范化受到严重的影响。因此，档案管理系统的水平呈现出下降的趋势。其中，硬件缺乏，软件不足时一种比较普遍的现象。档案管理工作多数都是由计算机系统来进行，所以，保证计算机系统运行的安全性直至关重要。档案信息管理的各个环节都应该得到重视，这样才能提升档案管理水平。保证档案工作的规范性本身也是一种比较重要的工程。所以，在实际档案信息自动化系统管理工作中，要对这一问题进行明确。

2 要提升系统的整体水平

档案信息自动化管理系统需要达到一定的集成性和整体性的标准。如果管理系统的整体水平达到一定的标准，可以有效的促进档案管理自动化的水平。同时，还需要根据自动管理系统的构成成分来对系统进行优化，充分重视每一个节点的功能，如果其中一个节点出现了障碍就会造成系统的严重堵塞。需要注意的是，不同的系统工程对于节点以及整体的性能提出的要求不同。因此，在档案管理自动化的进程中，需要根据已有工作的特点和管理人员的工作经验来提升档案管理工作的管理效果。

3 做好数据库的建设工作

从传统的档案管理工作来看，主要是对已有文件进行处理，但是这种管理方式已经无法满足社会发展的需求，同时也降低了档案本身的价值和作用。因此，逐渐朝着信息管理系统的方向发展。在这一过程中，数据库的管理工作是核心所在。其中包含着各种形式的档案信息的类型，管理工作从其性质上来看，具有一定的长期性和系统性。为了做好数据库的管理工作，需要得到领导的高度重视，同时还需要工作人员的积极配合，建立完善的数据库系统，这样才能保证数据库的价值得到充分地发挥，进一步完善档案文件信息的管理工作，提升信息自动化管理的功能。

4 认真选定技术路线

技术革命的进行为信息管理工作创造了良好的外部环境，对于相关的微机站，服务器或者是网络技术的影响也达到了一定的水平。网络技术的发展为数据库的应用和软件开发提供了前提和条件。同时还促进了局域网的广泛发展。现如今，档案信息的技术的发展为档案管理自动化创造了条件。所以，选择科学的技术路线是完善档案信息自动化系统管理的重要途径。通常情况下，技术路线需要符合相关的要求，比如，档案部门的管理模式，技术系统的完善程度等等。但是，目前的相关技术路线也会造成档案信息管理的局限，主要表现在对设备的应用程度不够或者是网络资源的利用率不高等问题。所以，相关的档案管理工作人员需要从技术发展的特点以及管理工作各项指标入手，对技术路线进行完善。

5 改进管理体制

档案信息的管理体制主要表现为集中统一，信息管理自动化程度也是如此。由于以后的档案管理工作要实现人机一体的模式，也就是工作人员要对微机技术进行充分掌握，将自动化的管理系统应用到其中。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上起来的和系统建设从“微机起步”有关。

6 创新服务手段

6.1 建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务

随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

6.2 建立“电子文件（档案）数据管理中心”

档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，丰富，利用率高。

6.3 电子文件的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网頁上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。

结束语

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。

参考文献

[1]黄芳，赵艳霞.企业档案信息自动化系统应用[J].山西档案，2007（S1）.

[2]王春颖，杨婷舒.对档案信息自动化系统建设问题的思考[J].兰台世界，2007（11）.

作者：雷洋

档案信息自动化系统管理论文 篇2：

档案信息自动化系统管理若干问题的思考

摘　要：以档案信息自动化管理为线索对推行档案电子化以及新时期档案信息管理的发展趋势和采取的对策进行分析，指出了在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息电子化的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，更好地促进档案工作积极、健康的发展。

关键词：档案工作；信息自动化；管理

档案信息电子化是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，加快档案信息电子化系统建设，实现档案工作各个环节的电子化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。中国档案部门应用电子计算机可追溯到20世纪70年代，但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”，为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为，对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对中国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前中国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同中国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于今后注意改进。

七、重视人才管理

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。

八、科学民主决策

当前中国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，正确领导和协调起着重要作用。因此，要求提高行政决策的科学性和决策过程的民主化，行政领导要与档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门共同研究，组织专家论证，从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析，集思广益才能避免失误。要加强档案信息自动化建设的协调工作，讨论并提出系统建设中长期发展目标和指导方针，协调自动化系统建设中各有关方面工作，审定系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行。为使重大问题在决策前得到充分论证，应设立专家咨询小组，这为提高行政决策水平建立了制度保证。

参考文献：

[1] 华东红.电子文件对档案工作的影响及对策[J].机电兵船档案，2007，(5).

[2] 程岱峰，陈淼淼.电子文件对档案工作的影响及对策[J].山东档案，2006，(4).

[3] 刘越男.建立新秩序——电子文件管理流程研究[J].档案学通讯，2004，(3).

[4] 李文哲，施永海.试谈电子文件管理[J].兰台内外，2007，(2).

[5] 王荣国，李东来.数字图书馆的概念形态及研究范围[J].图书馆学刊，2001，(5).　　 [责任编辑 王玉妹]

作者：荣增鹏

档案信息自动化系统管理论文 篇3：

档案信息自动化系统管理若干问题的思考

加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的计算机化,是实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代,但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业,初步建成了文书档案处理系统,使系统不断向信息管理的目标推进,其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”,为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。

档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识,多专业配合,多部门协作,多环节配套的复杂系统工程,系统建设发展到目前阶段,研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策,是十分必要的。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用,离开推进应用水平的提高,就脱离了实际。加强管理的指导思想,一是要积极进取,开拓创新,争取条件采用先进技术;二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性,统筹兼顾,全面安排,调动各方面的积极性;三是要从现实出发,循序渐进。如何提高应用水平,需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势,分析存在的问题,寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题,阐述个人的一些看法。

一、推进自动化,必须提高档案标准化、规范化水平

目前,档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是:档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案自动化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求,档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得值得推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点,数据库经验中最主要的有:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前,对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机、工作站、服务器、性能的提高,网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下,选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的,应当推行适应的先进技术,使经济效益的合理性和技术的先进性相统一,技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大,但现实的需求又往往跟不上,宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别,因此不断发生买了设备不能充分利用,建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状,充分考虑先进技术的发展,再进行每一项具体的决策。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式,信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针,其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作,这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制,要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制,同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,主要方面是集中统一管理不力,这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象,从管理制度上保证业务技术规范、标准,硬软件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中,实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题,如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门,在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”,就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统,是较理想的模式,但这种高技术结构,必须有较强的管理能力和技术能力,不具备这些条件,从集中向分散过渡,反倒有可能退回到分散式。

六、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目,在资金筹集和管理使用方面,较好的做法是多渠道筹措资金,实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合,资金使用上做到按项目管理,进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项,档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决,为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一,定名为“金信工程”,为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础,但要落到实处,还有许多工作要做,各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理,有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用,这都有待于今后注意改进。

七、重视人才管理

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育,造就一大批复合型人才的重要性,已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍,其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳,有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题,要有针对性地对他们进行政治思想教育,培育其事业心和奉献精神;有计划组织进修,掌握信息技术的新知识;在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾,解除其后顾之忧;研究专门人才成长和流动的规律,以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上,还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力,例如:引入竞争机制,对某些项目实行项目管理,在保证完成档案建设的前提下,开展对社会有偿服务等等。

八、科学民主决策

当前我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段,如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来,正确领导和协调起着重要作用。因此,要求提高行政决策的科学性和决策过程的民主化,行政领导要与档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门共同研究,组织专家论证,从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析,集思广议才能避免失误。要加强档案信息自动化建设的协调工作,讨论并提出系统建设中长期发展目标和指导方针,协调自动化系统建设中各有关方面工作,审定系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行。为使重大问题在决策前得到充分论证,应设立专家咨询小组,这为提高行政决策水平建立了制度保证。

作者：张 羽