电力工程档案质量管理论文

2022-04-24

摘要：文章介绍电力工程档案质量控制管理的必要性，分析建立健全电力工程档案质量控制管理体系，提出加强电力工程档案质量管理控制措施。关键词：电力工程；档案管理；质量控制；措施引言随着国内经济的快速发展，社会对电力的需求越来越旺盛，电力项目建设得到深入发展。下面是小编整理的《电力工程档案质量管理论文(精选3篇)》相关资料，欢迎阅读！

电力工程档案质量管理论文篇1：

电力工程档案质量管理控制要点探析

摘要：文章对电力工程中档案质量管理的必要性和档案质量管理的要点进行了论述，根据电力工程档案管理的特点对电力工程档案质量管理体系进行了构建，根据电力工程档案系统本身的特点，通过对档案前期的规范化处理，加强对过程的管控，严把档案质量审查，最大程度地提高档案管理的质量。

关键词：电力工程；档案管理；质量管理；档案质量控制；档案监督机制文献标识码：A

在任何领域质量都是第一位的，质量也是我国建筑工程领域一直遵守的首要规则，但是近些年来建筑质量事故频发，工程质量出现了很大的问题。如何根据发生的质量事故来对事故发生的原因进行界定，如何认定事故中的责任者，在电力工程建设的过程中电力工程档案真实地再现了建筑质量的各个环节的责任者，如果没有这些信息，那么当建筑质量出现问题的时候事故的原因以及事故的责任追究更是无从谈起。所以在工程建设的过程中工程档案的管理是非常重要的，是电力工程建设过程中所不可或缺的一个环节。

1 电力工程中档案管理中质量管理的必要性

1.1 规范档案管理、实现既定目标

随着工程标准化建设的不断推进，对于工程建设的管理也要与时俱进。档案的管理工作就要和电力工程的管理工作相适应，如果要做到二者相适应那么就要结合档案的规范化管理和工程建设的标准化来实现协调，力求做到档案对于电力工程管理标准化能够按照其所要求的要点和标准进行，使得电力工程档案的整理符合电力工程要求，这样才能够保证电力工程的管理能够正常进行，并且达到切实通过档案的约束来提高电力工程建设质量的目的。

1.2 加强档案管理指导，提升从业人员业务素质

电力工程中的档案管理是伴随着电力工程施工过程逐渐诞生的，在电力工程中档案建设的初期，档案是以工程资料的形式存在的。对于电力工程档案管理的从业者要不断地对其进行专项的业务培训使其不仅懂得档案管理的重要性还要增强其专业的知识和能力；对于档案的管理人员来讲档案的验收要从档案管理专业的角度来进行，切实提高工程档案管理的质量。

1.3 加强档案管理过程中的质量控制，并按期移交

对于电力工程的建设来讲每一个电力工程建设的实体，也就是每一个具体的项目都对应着一个工程管理的档案，档案和工程之间是紧密联系相互依存的。电力工程完成竣工之后除了实体项目的交接以外，还要交接与电力工程建设相关的各种档案信息。所以对于电力工程中的档案管理来讲，档案是工程管理重要的一部分，是以后对工程进行维护，界定相关责任人的重要依据。

由于电力工程建设的时间长短不一，短则几个月长则几年。在电力工程建设的过程中如果对于档案工作忽视的话就会造成电力工程建设和电力工程档案不同步的现象，档案的记录就会出现遗漏的问题，甚至会出现某个阶段的重要档案的记录的遗失，最终很可能造成工程在验收的过程中由于档案的问题而不合格，就会造成工程的延期交付。所以要加强对于电力施工过程中档案的管理，并且严格控制电力工程建设中的档案的质量，这是保证电力工程是否能够按期交付的关键。

1.4 档案规范化管理

对于文书档案的管理已经较为成熟但是对于声像的档案管理一直没有现行的一个标准，但是声像信息又是档案管理中所不可或缺的一个部分，其能够形象地反映工程的进度，具有很强的客观事实性，其作用是其他的档案资料所无法替代的，是对电力工程建设最为真实客观的反映。为了能够将这些声像资料顺利的归档并进行保存，这就要求声像档案的制作者在制作声像档案的过程中如拍照和录像要严格按照电力公司对于声像资料的标准化的要求，并且严格控制声像资料的质量，并且对于声像资料按照其分类标准进行分门别类并使用不可擦出的磁盘进行保存而且建立相应的备份，同时能够打印成纸质档案的要打印成纸质档案进行保存，并且在声像资料保存过程中记录声像资料的六个重要的因素，对于声像资料所反映的信息进行客观的

描述。

2 电力工程档案管理质量体系建设

电力工程档案的形式是伴随着电力工程的建设过程的，档案在形成的过程中应该明确到各个部门各个环节，使得每个部门所提交的资料都按照相应的标准进行。为了确保电力工程中档案的质量那么就必须建立相应的质量管理体系，在档案标准制定的过程中严格参考电力系统对于档案所要求的标准，为电力工程之后的验收和维护提供支持。

第一，档案的管理应当以管理部门为基础，以档案的管理部门为核心环节，参与电力工程建设的各个部门各个环节都要参与到档案管理的整个过程，将整个电力工程的档案管理和工作的程序、工程计划、合同等各个环节相结合。并且在某些项目设计、工程监理的环节都要设定相关的责任人信息。

第二，电力工程建设的项目负责人、电力工程的管理部门、设计监理和施工部门以及调试采购和招标部门等。这些环节都应该纳入到电力工程档案管理的过程中，明确项目管理过程中的责任，将档案的管理纳入到相关管理部门的责任中，在电力系统建设的过程中做好档案的形成管理以及标准化，确保整个电力工程系统档案的质量。

第三，严格执行相关的同步执行制度。同步指的是工程建设和档案资料整理归档的同步；工程检查的进度和工程档案检查相关进度是同步的；电力工程的验收以及相关成果的验收是和档案的验收是同步的。参加执行指的是档案管理人员要参加相应的生产工作，参加相关的会议；参加项目的建设和竣工验收；参加相应的成果鉴定会议；参加相应的仪器设备验收工作等。

3 电力工程档案质量管理的要点

第一，电力工程建设中电力工程档案是电力工程建设的真实再现和反映，是日后工程维护以及扩建和相关责任认定的重要的资料。电力工程项目的管理者一般被全权委托来管理整个工程的档案管理工作，其是档案管理工作的主体单位，其负责收集工程整个过程中各个阶段各个环节各种类型的档案资料。并且按照工程的进度来对档案进行整理和归档以及检查。

第二，施工单位是电力工程档案质量控制管理的关键。项目经理负责整个档案，也就是负责整个工程的资料的工作，在这个过程中工程项目的技术人员和档案管理人员通力合作来促进档案的形成。施工单位也要收集和整理自身在工程建设中的设计材料和施工资料以及相应的安全措施、施工时间、施工记录等一系列的

资料。

第三，监理单位是电力工程档案质量控制管理的保障。监理工程师负责档案的监理工作。作为监理单位应当搜集和整理工程建设的质量材料，严格控制工程的进度以及资金的使用和工程的质量等，要根据档案管理部门的要求将各种资料档案按照其标准整理完全然后进行移交，并且严格控制档案标准的审核工作，严格控制档案验收的质量。

4 结语

对于电力工程档案的质量管理是电力工程建设中一个不可或缺的部分，其过程较为复杂和繁琐，涉及的时间周期较长，涉及的单位较多，涉及的范围较广。要保证档案记录过程中的完整真实和准确，真实再现整个电力工程建设的过程，必须要对档案管理的整个过程进行控制，不断完善档案质量控制和档案监督机制，切实提高电力工程档案的质量。

参考文献

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作者简介：张淑婷（1986-），女，广东东莞人，供职于广东电网有限责任公司东莞供电局，研究方向：电力工程档案管理。

（责任编辑：王波）

作者：张淑婷

电力工程档案质量管理论文篇2：

基于电力工程档案质量管理控制研究

摘要：文章介绍电力工程档案质量控制管理的必要性，分析建立健全电力工程档案质量控制管理体系，提出加强电力工程档案质量管理控制措施。

关键词：电力工程；档案管理；质量控制；措施

引言

随着国内经济的快速发展，社会对电力的需求越来越旺盛，电力项目建设得到深入发展。为保障电力项目的建设管理高效化，有关电力工程档案管理也应该逐步完善，其相应的法律规划及管理标准也理所应当与国际惯例实现接轨。加强对电力工程档案管理，特别是做好电力工程文件资料的收集、整理、歸档、移交等工作既是实现电力工程档案的高效化管理，也是确保电力工程项目的顺利完工的重要保障。

1 电力工程档案质量控制管理的必要性

在电力工程建设过程中，把可能造成档案质量问题的因素加以控制和消除，确保工程档案齐全、完整、准确、规范。齐全是指根据项目档案归档范围所确定的内容，结合项目建设实际情况，将建设项目全过程中应该归档的文件材料全部归档；完整是指文件材料之间相互支撑，形成闭环；准确是指归档文件材料的内容真实反映建设项目实际情况和建设过程，原件归档，图物相符，技术数据准确可靠，签字、盖章手续完备，文件材料的形成日期与工程建设同步；规范是指归档文件材料编制和整理符合现行技术标准、规程、规范和归档整编要求。电力工程档案质量控制包括齐全完整、内容真实、数据准确、编制规范、分类科学、组卷合理和检索方便。归档文件的完整、准确、真实、规范是影响工程档案内在质量的主要因素，而归档文件记录的内容、形式、书写材料、制成材料和案卷整理的规范性则是影响工程档案外在质量的重要因素。因此，从归档文件材料形成的源头上进行有效控制，强化电力建设过程工程档案质量管理是提高工程档案质量的必然要求。

2 建立健全电力工程档案质量控制管理体系

电力工程档案产生于项目建设全过程，其形成、积累和整理应列入项目建设计划和有关人员的工作标准中。为确保工程档案编制、整理质量，必须建立工程档案质量管理体系，严格按照电力工程建设相关技术标准、规程、规范和档案管理有关规定编制形成工程档案，为日后档案信息利用提供保障。

1）建立以建设管理单位为基础，档案管理部门为核心，各参建单位工程管理人员、专兼职档案资料管理人员为骨干的档案组织保障体系，将电力工程档案管理纳入建设管理程序、工作计划、合同管理和岗位责任制中。在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交工程档案的责任。

2）电力建设项目法人、建设管理单位、设计、监理、施工、调试、采购（含招标）、物资供应及运行单位均应建立工程档案管理机构，明确管理职责，将工程档案管理纳入有关领导、相关部门及工作人员职责范围、工作标准中，做好项目档案的形成、积累、整理和归档，确保工程档案完整、准确、系统。

3 电力工程档案质量管理控制

电力工程档案是工程竣工验收的重要依据，也是检验工程质量的法律凭证。工程档案质量如何，反映了建设管理、施工、监理等单位的质量意识和管理水平。工程档案质量控制是一个系统管理过程，是对工程档案形成全过程的质量管理，必须多管齐下。

3. 1 建设管理单位是电力工程档案质量控制管理的主体

电力工程档案是工程建设活动的真实记录，是对工程质量正确评价及日后运行、维护、改扩建等工作的重要依据。建设管理单位受项目法人委托全权负责档案管理工作，是工程档案管理的责任主体，负责收集、积累和整理项目前期、质量监督和竣工验收等归档纸质、声像、电子等不同载体的文件材料。按照工程进度，适时开展工程档案日常检查、指导工作；组织各参建单位对所有应归档项目文件材料按档案管理要求进行整理、组卷、编目。

1）工程之初，建设管理单位应明确参建各方对档案编制形成质量的管理要求，对于归档文件材料规格、书写材料的耐久性及竣工图编制等都应做出明确规定，并在工程合同条款中加以明确，确保各参建单位对工程档案质量管理，职责明确，做到心中有数。

2）项目实施过程中，应分别对工程准备、施工和竣工验收等阶段加强工程档案编制质量控制管理。准备阶段虽然大多归档文件尚未形成，但却是控制工程档案质量的关键时期。事实上，很多工程档案质量问题都是由于事前重视不够或缺乏基本知识造成的。所以，从工程立项开始，档案管理人员就应提前介入，对工程档案的质量进行预控。首先，要加强对工程管理部门分管领导（项目经理）档案意识的宣传，如果分管领导对档案工作不重视，工程档案质量就无从谈起，也不可能建立起有效的质量保证体系，质量保证措施就难以落实到位；其次，要加强对现场技术人员档案知识培训和档案法律法规的宣传，现场技术管理人员对工程档案的质量起着至关重要的作用，只有工程参建人员按照相关规程规范和档案管理要求各负其责，才能有效实现工程档案的质量控制，不断提高工程档案编制质量。

3）竣工验收阶段，应建立电力工程档案三级审查制度。即工程竣工后，建设管理单位在接收工程档案前，应按照施工单位自检、监理单位审查和建设管理单位审核验收的移交程序对档案的完整、准确、系统、有效和案卷整理质量进行全面检查，先由建设管理单位组织本单位工程管理部门技术人员对工程档案进行全面审查，后由档案部门按照GB / T 11822—2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T 28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和南方电网公司电网建设项目档案管理办法的相关规定进行审核验收。验收合格签署验收意见，办理移交手续。

总之，加强电力工程档案质量管理，首先建立工程档案质量保证金制度，把档案保证金纳入合同管理；其次建立工程档案资料协调会制度，明确档案资料工作的内容、职责和归档要求，协调各方关系，形成会议纪要，作为全过程开展档案工作的基本依据，再次，抓好工程建设薄弱环节和重要阶段的检查和指导。如项目建设前期文件的形成和积累，质检文件和隐蔽工程检查验收、中间验收，设备开箱、竣工验收，重要合同、协议及声像材料拍摄采集等。第四，对检查中问题较多的单位，要直接与该单位主管领导沟通、交换意见，共同研究解决工程档案管理工作中存在的突出问题。

3. 2 施工单位是电力工程档案质量控制管理的关键

施工档案实行项目经理负责制，即项目经理对工程资料编制质量负总责，技术人员与档案资料人员应密切配合，各负其责。施工单位应收集、整理各自承包项目在开工前和施工过程中形成的施工设计、技术交底、安全措施、建筑开工、复工报告、工程变更文件、施工记录、试验报告、原材料及构件质量证明、质量检查评定、设备开箱、设备调试、设备出厂等技术文件材料。

1）严把工程资料形成关。项目施工过程中形成的工程资料应由专业技术人员进行编制，杜绝无证人员及不具备相应专业技术人员编制工程资料。资料员必须具备相应专业知识，并进行岗前培训，培训合格方可从事工程资料管理工作。资料编制人员应掌握编制的基本方法和要求，确保工程资料符合现行技术标准和规程规范的相关规定，保证归档文件材料份数齐全，内容完整，并从工程档案形成的源头上把好工程资料的编制形成关，形成闭环管理，以满足档案可追溯性要求。

2）严把案卷质量关。工程技术人员要按照现行技术标准、规程、规范的有关规定，对照检查工程资料是否齐全、完整、准确等；档案资料管理人员要重点检查工程资料的内容形式、书写材料和制成材料等是否符合归档要求，对检查中发现不符合归档要求的要及时提出，并限期整改，确保每份归档文件满足档案管理要求。

3）加强隐蔽工程质保资料的质量控制。在工程建设过程中，许多工序被下一道工序所掩盖，工程竣工后隐蔽工程看不到，只能根据掩盖前的照片、图纸以及现场记录进行分析评价。所以，应及时编制隐蔽工程记录，并拍摄采集照片及视频资料，以真实反映隐蔽工程实际情况。

施工单位在归档文件收集、整理完毕后，应对准备移交的案卷质量进行自检，并签署自检意见，连同施工档案一并提交监理单位审查。

3. 3 监理单位是电力工程档案质量控制管理的保障

监理单位是电力工程档案质量控制管理的保障。监理工程师负责档案的监理工作。作为监理单位应当搜集和整理工程建设的质量材料，严格控制工程的进度以及资金的使用和工程的质量等，要根据档案管理部门的要求将各种资料档案按照其标准整理完全然后进行移交，并且严格控制档案标准的审核工作，严格控制档案验收的质量，对工程档案验收不合格的，应按照合同约定对相关责任单位、责任人进行经济处罚，并定期召开召开档案工作分析会，对工程档案编制情况进行检查、考评，奖优罚劣，以提高电力工程档案质量。

4 结束语

电力工程建设是关系经济发展、社会民生的重要项目，电力工程档案管理是电力工程項目的重要组成部分，在档案管理新形势的影响下，电力工程档案管理也有必要紧随时代发展潮流，引入现代信息技术，不断促使其向国际标准化档案管理靠拢，为建设和谐社会、和谐电力提供充足的档案服务。

参考文献

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作者：王洁娜

电力工程档案质量管理论文篇3：

工程档案在武汉火神山医院建设中的利用及启示

摘要：工程档案是工程项目的原始记录，具有重复利用的重要价值。文章以北京小汤山医院工程档案为例，分析其在武汉火神山医院建设中利用的概况与特点，并在此基础上探讨工程档案价值再现的动因与价值形态，最后提出工程档案利用的几点思考：强化利用意识是前提，确保收集归档是基础，推动信息化建设是关键，促进资源整合是重点。

关键词：工程档案;利用;启示

1 源头：北京小汤山医院工程档案的形成与管理

工程档案的形成与管理是工程项目管理不可或缺的组成部分，也是工程档案提供利用的源头和基础。2003年春夏之交，“非典”疫情蔓延到首都北京并进入高峰期，北京市决定紧急组建小汤山医院。医院设计建造过程中形成了大量设计图纸、施工图纸等工程档案，这些工程档案由项目设计单位和各参建单位分别保管。

中国中元作为小汤山医院的设计单位，形成了第一手设计图纸档案。彼时中国中元已经实行计算机辅助工程档案管理，近年来又开展了工程档案数字化加工和知识化管理，从而实现了工程档案的长期保存、在线检索、浏览和下载。[1]北京城建、中建一局等参建单位，通过将工程档案管理纳入企业质量管理体系[2]、工程档案数字化等途径实现工程档案的有效管理，例如中建一局将小汤山医院建设施工图纸等工程档案保存至中建数字档案馆系统。北京小汤山医院工程档案的形成与管理为后续利用工作奠定了根本基础，使得工程档案复用成为可能。

2 利用：工程档案在武汉火神山医院建设中的复用

2.1 利用概况

2020年春节，为有效防控新冠肺炎疫情，武汉市决定紧急建设应急传染病医院——武汉火神山医院。鉴于北京小汤山医院建设的成功经验，武汉市城建局向中国中元紧急求援，请求后者提供小汤山医院的全套图纸。中国中元在78分钟内，将17年前小汤山医院的设计图纸等工程档案整理复制，及时提交给武汉方面，还与设计人员对接，进一步传授建设经验，因地制宜提出了不少新的建议。另一方面，作为武汉火神山医院的承建方，中建三局向中建一局发出调档请求，后者立即组织档案人员在中建数字档案馆系统中，快速检索、获取并调用小汤山医院工程档案，最终提供竣工图纸18份。小汤山医院工程档案的重复利用帮助快速明确传染病医院的施工标准与验收规范，有效助力了火神山医院设计采购施工一体化工作，为医院建设管理人员、技术人员提供了支持，为深化设计提供了借鉴，加快了设计施工进度。[3]

事实上，随着新冠肺炎疫情蔓延，全国多地加紧修建临时传染病医院，对工程档案的复用需求更加迫切。例如，贵阳市公共卫生救治应急工程项目基本沿用了火神山医院的设计图纸，[4]为遏制疫情蔓延争取了宝贵时间。

2.2 利用特点

一是利用空间的广域性。空间范围的广域性主要体现在工程档案利用跨地区、跨机构。小汤山医院工程档案来源广泛，涉及众多形成主体，通过档案检索、调取和复制工作，实现了各个主体之间工程档案的共享利用，这种共享利用超越了机构、部门、地区的界限，体现出档案利用空间的广域性特点。

二是利用时间的长期性。时间范围的长期性主要体现在工程档案形成后具有长期可利用性。小汤山医院作为特殊时期的特殊产物，建造过程中形成的工程档案是历史的见证。虽然由于建筑技术进步等因素，火神山医院建设并未完全照搬小湯山医院工程档案，但从根本上说，17年前形成的小汤山医院工程档案仍发挥着关键性、主导性作用，体现了工程档案具有长期可利用性的特征。

三是利用工具的现代性。利用工具的现代性主要体现在从传统图纸到数字档案利用的转变。中建一局及时将建设施工图纸等工程档案收集归档，并存储到中建数字档案馆系统中，以数字化的形式保存珍贵工程档案，实现了工程档案信息资源的快速检索、获取和利用。

四是利用方式的科学性。利用方式的科学性主要体现在利用网络技术实现工程档案的远程利用。传统的档案利用方式是用户亲自前往档案馆，通过档案阅览、咨询、外借等方式利用档案，[5]而疫情期间，根据疫情防控的相关要求，在线异地调用档案成为首选利用方式。中国中元通过档案管理系统在线提供工程档案，技术人员只需利用企业VPN、企业微信等方式，就可以随时随地实现工程档案的异地查阅和复制利用，[6]兼顾了档案利用的高效率和安全性，也体现出利用方式随技术进步而变化的科学性特点。

3 启示：工程档案的价值再现与利用的省思

3.1 工程档案的价值再现

3.1.1 价值再现的动因

工程档案价值再现源于根本动因和直接动因的综合作用。工程档案能够在武汉火神山医院建设中提供利用并发挥价值，根本动因在于工程档案具有成果性、通用性、公共物品属性等特点。[7]首先，工程档案中蕴藏着大量完善的工程建设成果信息，它是工程档案价值再现最关键的要素。其次，工程项目具有一定共通性和相似性，许多方法和技术可以互相套用，因此工程档案也具有通用性特点，可以作为学习借鉴前人知识成果的重要载体，照搬或加以改进便可供利用，从而有效减少重复劳动，控制工程建设投资成本。

工程档案价值再现的直接动因则在于工程建设活动中利用主体的现实需求。工程档案的价值是潜在的，只有被置于社会实践的情境下，与现实的工程建设活动相结合才能充分显现。尤其是在诸如国家遭受重大安全风险的特殊情况下，工程档案更具有关键价值，例如汶川大地震期间，利用工程档案快速抢修城镇基础设施，保障人民群众的人身安全和基本生活[8];再如此次新冠肺炎疫情期间，我国人民生命安全和经济社会运转受到严重威胁，建设传染病医院以防控疫情扩散成为关键举措，工程档案的利用需求也由此凸显出来。

3.1.2 价值再现的形态

工程档案呈现出凭证价值和情报价值的价值形态。[9]一方面，工程档案作为各级各类建设单位在工程项目各环节中产生的第一手情况记录，客观反映了工程项目的历史过程，是工程项目查考、工程项目决策、设计施工的真凭实据，因而具有凭证价值，通过工程档案可以实现对工程项目全流程的追溯。另一方面，工程档案具有的情报价值——即反映某种知识这方面的意义[10]也不容忽视。火神山医院建设中以小汤山医院工程档案为情报来源，挖掘情报和交流知识，从而避免重复劳动，提高医院建设效益。

工程档案源于工程项目并最终服务于工程项目，无论其实现的是凭证价值还是情报价值，其最终目标都是一致的，那就是为工程项目活动服务从而更好地提升经济和社会效益。

3.2 工程档案利用的省思

3.2.1 强化工程档案利用意识是前提

在火神山医院设计建造之初，相关单位及时作出科学决策，选用小汤山医院工程档案作为参照，正是工程档案利用意识的集中体现，也有力证明了工程档案的重要价值及其利用潜能。

部分建设单位“重项目、轻档案”的思维根深蒂固，认为工程档案只是应付检查或项目验收的摆设，[11]甚至没有配备专职工程档案管理人员，导致工程档案丢失、遗漏、管理不善等问题。[12]意识层面存在偏差严重削弱了工程档案复用的基础，是极其不负责任的表现。

工程档案利用意识和利用工作是相互作用、相辅相成的，因此必须将扭转思想、强化工程档案利用意识作为根本前提。建设单位必须深刻认识工程档案管理在工程建设中的重要地位，从工程项目立项开始就应高度重视档案工作，将档案工作列入领导的责任范围和工作计划，纳入有关部门和人员的职责范围和考评制度。[13]

3.2.2 确保工程档案收集保管是基础

在火神山医院建设过程中，小汤山医院工程档案重复利用的基础在于工程档案的及时收集归档与安全保管。

工程项目具有建设周期长、参与单位多、文件类型庞杂和档案成套性强等特点，[14]鉴于此，各级建设和档案行政管理部门明确要求工程档案管理“三纳入”“一同步”，但在实际工作中，这些规定落实并不到位。[15]

为了确保工程档案的及时收集与完整保管，首先，要加强全流程业务指导，确保工程档案管理与项目建设同步。档案部门要根据工程项目进度，拟定工程档案收集计划，将工程档案管理工作渗透至工程设计、施工、验收等各环节。其次，要构建工程档案管理网络体系，明确管理责任。按照工程项目布局构建档案管理网络体系，厘清各参建单位的管理职责，明确归档范围、归档时间和归档要求，并对各单位工程档案管理情况进行持续追踪。[16]最后，要严格执行验收制度，实施闭环管理。由建设单位上级主管部门联合档案行政部门负责组织，实行预验收到正式验收的双重验收制度，对工程档案的齐全性与准确度等情况进行严格审查。一些单位还研发了工程档案验收辅助系统，实现了工程档案验收、整改、入库的闭环管理。[17]

3.2.3 推动工程档案信息化建设是关键

实现小汤山医院工程档案的即时、远程、在线调用，离不开工程档案信息化建设的支撑。

信息化建设是工程档案管理工作发展的必然趋势，然而目前一些单位开展工程档案信息化建设进展较为缓慢，仅处于“建立目录级数据库”的初期阶段，还不具备异地联网调用数字工程档案资源的条件，[18]制约了工程档案的进一步开发利用。

鉴于此，必须转变工程档案管理控制方式，促进管理与技术协同互促，实现信息化建设与工程档案管理的深度融合。针对传统载体形式的工程档案，开展规范化的档案信息著录，并进行全文扫描转化为数字化副本，打造全文数据库。[19]而当前，大多数工程项目活动依托于計算机系统，产生的工程档案往往是电子形式的，因此应建设功能完善的电子档案管理信息系统，对工程资料的收集、归档、整理、鉴定、检索等业务流程进行信息化、自动化控制，为工程项目建设提供在线利用、远程传递等多种形式的数据和档案服务，例如中国电建集团华东院、杭州市城建档案馆、昆山市城建档案馆等机构都建成了水平较为先进的数字档案馆。此外，还应注重利用大数据、云计算技术，推动工程档案资源向知识资源和情报资源的转变。

3.2.4 促进工程档案资源整合是重点

小汤山医院工程档案在火神山医院建设中的利用亦有不足之处，主要体现在工程档案来源分散、难以提供整体性利用。

工程项目建设一般包含勘测、设计、施工与监理等多个环节，相应的，工程档案的形成归档涉及众多利益相关主体，为一张图纸辗转于设计单位、施工单位、建设单位之间的现象并非少数。[20]同时，各单位工程档案管理要求不一，可能导致工程档案不匹配、封闭等问题，制约工程档案的有效整合利用。

在这种情况下，档案部门必须发挥关键作用，区分各类工程档案的封闭要求，积极挖掘工程档案情报价值，打造工程档案知识库，为工程档案资源跨区域、跨部门共享利用提供基本的资源保障。同时，将工程档案管理系统与各单位办公系统、业务系统相衔接，在通过权限管理确保各单位信息安全的基础上，借助异构系统平台集成技术，促进资源集成、数据交互、服务协同与业务协作。[21]此外，还可以适当推动国际间资源整合共享。当前多国借鉴我国疫情防控的成功经验，我国可以在保障工程档案信息安全的前提下，适当地参与国际工程档案信息资源的整合共享。

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