工程项目档案管理论文

本文一共涵盖3篇精选的论文范文,关于《工程项目档案管理论文(精选3篇)》，供大家阅读，更多内容可以运用本站顶部的搜索功能。摘要：某管理公司以两个大型电力基建项目为试点，在工程档案管理上引入项目管理概念，通过全过程的控制，不仅顺利完成了既定的管理目标，而且总结出了一套宝贵的管理经验，又将其运用到整个企业所有在建项目中，极大地增强了企业在行业中的竞争力。

第一篇：工程项目档案管理论文

浅谈工程项目档案管理

摘 要：本文结合蜀河水电站工程档案资料要求，通过资料收集、管理过程对施工单位工程资料管理做了简单探讨，以供同类工程资料整理借鉴使用。

关键词：工程档案;管理

工程档案资料是工程建设管理过程的证明性材料，也是现代企业信息化管理的重要组成部分，特别重点工程建设形成的档案种类多，数量大、价值高，是建设单位档案最重要的组成部分。本文结合某工程档案管理，对施工期工程档案资料管理进行简单探讨。

1 档案资料管理的原则

工程档案资料管理的原则用六个字概括连续，完整，准确。

连续性：工程从开始、过程到结果，每前进一步都是连续的，工程档案要紧跟随工程进展，连续表现工程形成的过程。

完整性：工程从无到有，到发挥效益，只有把相关资料收集齐全，才能全方位展现工程的形成。

准确性：收集的工程资料必须是真实有效的，能够准确反映当时的状态和对应的部位，达到可追溯的标准。

2 资料的收集范围

按照《某工程档案管理办法》，施工单位资料主要包括四大类，一是生产技术、二是质量验收、三是经营结算，四是往来文件及施工记录等。在过程中，首先明确收集资料的范围，按照竣工资料要求进行分类归档，使档案资料条理清晰。本文结合业主下发的档案管理细则，从竣工资料移交的内容，提出资料收集范围：

(1)开工报告、申请类文件;

(2)工程技术要求、交底、图纸会审、技术规程;

(3)施工组织设计、方案、计划、措施及工艺类;

(4)设计变更、材料代用;

(5)原材料及构建出厂证明、质量鉴定;

(6)建筑材料试验及工地验收报告;

(7)施工日志、大事记、周(月)例会纪要;

(8)施工测量、放样报验、单元工程验收及质量评定;

(9)土、岩试验报告、基础处理资料;

(10)隐蔽工程验收记录;

(11)工程施工期观测、变形、事故处理;

(12)灌浆、质检、配合比试验成果，混凝土浇筑及拌合物、力学试验成果;

(13)骨料超逊径、混凝土取芯试验、碾压试验成果;

(14)分项、分部、单位工程质量评定;

(15)交工验收证明;

(16)施工报告、技术总结;

(17)竣工报告、竣工验收;

(18)来往文件;

(19)竣工图;

(20)声像材料。

3 资料管理过程

工程档案资料目前的记录形式分二类，一类是纸质资料，二类是电子资料。

3.1 纸质资料的管理

纸质资料是最主要也是最重要的，纸质资料经过签字盖章，具有不可替代的可靠性，是反映工程施工过程最有力的证据。纸质资料种类繁多，建立资料台账很必要。

(1)从收发文件开始，建立文件资料管理的台账，即建立发文与收文之间的关系。例如，事件形成文件上报，相关方以书面形式进行批复，事件闭合后即可归档;没有针对性文件批复，而是以其他形式如会议纪要、通知、指令等对该问题解决，台账上要明确表现事件闭合情况。台账编制目的就是关注事件的闭合，这就要求管理者不仅仅是把文件发出去，收进来这么简单，要认真的学习文件，用简明的语言概括文件的中心内容，从而提高文件的检索效率。

(2)资料的归类存檔力求清晰、便于查询。资料的归类存档原则按照工程竣工资料档案分类原则，一类文件放在一起，按照检索目录逐级分类归档。存放时，档案盒标签要编写清楚卷宗名称，编制卷内目录，文件归档时在卷内目录上进行登记，包括来文单位、文号、文件名称、页数，并在文件上用铅笔写清在本盒资料的位置。

(3)文件的传阅、借阅和复制要保证文件安全。收到文件后通常要传阅，期间也有可能被借阅复制留存，必须填写传阅和借阅、复制记录。文件的原件必须留存在档案管理部门。

3.2 电子类资料

随着工程技术的不断发展，电子档案已成为工程档案不可缺少的一部分，由于电子文档载体的特殊性，电子文档的丢失，损坏现象时有发生，给电子文档的管理带来了很多不便。按照经验电子文档管理要注意以下几点：

(1)做好文档分类结构、建立完整的检索目录;

(2)设专人进行电子档案管理，电子文档归档时要认真核对;

(3)及时进行文档备份，选用可靠且保存时限长的电子数据载体;

(4)利用项目管理软件平台，将文件上传至服务器保存;

(5)影像资料要及时添加说明，注明时间，地点、内容、作者，及时的在电子版上标注清楚，避免时间过长造成档案混淆。

4 竣工资料整编的排列方法

(1)设计文件的排列：设计文件都有编号，按照原编号的顺序排列。如果卷内有两个以上专业的设计文件，先分专业，按原有编号排列。

(2)原始记录的排列：原始记录按形成的先后顺序排列。卷内有各种记录，或者记录反映不同的工序或部位，则先分记录的种类或记录所反映不同工序或部位，再按形成的先后次序排列。

(3)文字报告的排列。要求以同一事件为单位，批复在前，请示在后，正文在前，附件在后;如果卷内有多份文件反映同一问题的，应本单位的文件在前，与之有紧密联系的外单位来文在后;同一类型的文件按时间先后顺序排列;综合性的在前，素材性的在后等。如果卷内文件反映问题不同，一般还要先把问题分清楚，然后再按其次序排列。

(4)文字材料和图样材料混合组成的案卷，其卷内文件排列是先文字材料，后图样材料。

(5)竣工图按专业、图号排列。

5 归档要求

纸质文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备，并且归档的文件材料应为原件，特殊情况下的复印件，应加盖责任单位印章。

需永久、长期保存的文件不得使用易褪色的书写材料书写、绘制。

字迹不清或破损的或由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的重要材料，应进行复制，与原件一起归档，复制件在前，原件在后。

照片文件应图像清晰，数码照片像素应达到档案要求。

录音、录像文件应保证载体的有效性。

工程档案归档的文件必须要达到完整、准确、系统，满足生产(使用)、管理、维护、改建的需要。归档文件应编卷、册、分册，每卷应有总目录及分目录。册下可分为分册，由立卷单位根据内容多少划分;卷内材料尺寸应统一;装订的案卷四边应齐整，装订要用棉线，不允许有金属物。

6 加强档案管理人员培训，制度保证档案资料质量

随着建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高工程档案资料管理水平也更加重要。必须加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度，提高档案管理人员的业务素质，认清档案工作的意义和重要性，提高责任心，严把工程档案质量关。

建立健全档案管理制度，加强对工程施工各阶段档案资料的有序管理，开工伊始就应按照国家档案管理的有关规定，结合施工项目实际情况，制定可行的项目档案管理办法。主要细化建设单位、监理单位、施工单位的资料整理范围;细化组卷要求，特别是各种施工用表的排序，如何使质量评定表、试验表格与工序检查表有机结合应细化，具有可操作性;明确案卷的格式和具体要求，便于施工技术人员操作。

7 结 语

工程档案资料的收集整理是个细致的过程，需要专门配置管理人员认真细致，及时完整的一次性把资料做好，严格进行归档资料审核。本文通过某水电站工程档案资料管理及竣工资料的编制经验，对工程档案资料的管理过程中应注意的问题做了简单介绍，供同类项目借鉴。

参考文献

[1]《中华人民共和国档案法》.

[2]《中华人民共和国档案法实施细则》.

[3]《某工程档案管理办法》.

作者：李晓峰

第二篇：如何做好电力工程项目委托管理阶段的工程档案管理

摘 要：某管理公司以两个大型电力基建项目为试点，在工程档案管理上引入项目管理概念，通过全过程的控制，不仅顺利完成了既定的管理目标，而且总结出了一套宝贵的管理经验，又将其运用到整个企业所有在建项目中，极大地增强了企业在行业中的竞争力。

关键词：电力工程 项目委托管理 工程档案管理

随着项目管理变得越来越普及，为探索提高企业管理水平和经济效益的途径，提高企业在全行业的竞争力，中电投电力工程有限公司率先在电力行业实行项目委托管理制试点，取得了令行业瞩目的成果。其中，在工程档案管理方面实现了其管理目标，从确定目标到实现目标，涉及项目立项、可研、初步设计、核准、采购、施工安装、监理、调试、性能验收和竣工达标环节等复杂的各个系统交叉管理的过程记录文件。为整个项目目标的实现提供了软管理的保障。在国家规定质量终身制，谁建的谁负责，工程档案的可追溯性和可鉴定性在竣工验收时所起到的定论作用不言而喻。工程档案管理工作与工程建设是如此的一致性和相辅相成，促使项目管理者把追逐管理的目标定格在了管理好工程档案这个软管理环节。

电力工程参建单位多，建设工期长，形成的工程档案数量大，内容庞杂，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度，要确保项目工程档案的完整、准确、系统就要特别重视档案的过程收集与集累，将项目档案管理从末端前移，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全过程控制的记录体系，将项目档案工作和项目建设一样纳入项目管理程序，与项目建设的各阶段同步进行，从项目开工前就应筹划档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接全程控制的记录体系。实践证明，抓好工程项目档案管理与工程建设管理的“三同步”，就可以实现工程档案完整、准确、系统化。

以河南某两个大型电力基建项目为例，实践中，为了实现电力工程项目委托管理阶段的工程档案管理工作统一领导、分级管理，确保工程档案的完整、准确、系统、规范整理，安全保管和有效利用的目标，作为项目建设阶段的管理方从项目开始就着手对工程档案管理进行了策划，组建了有效的管理团队，机构编制隶属工程部，借鉴国际国内先进的管理经验，根据项目的具体特点编制了相应的工程档案管理实施细则，对档案管理人员进行了相关的培训。实践证明，这些举措从机构、人员配备和管理制度上为实现项目工程档案管理目标做了充分准备。

实践中，项目管理方与项目参建方实施了项目合同制。例如，与项目公司(两大发电有限公司)签订了项目委托管理合同，与设计、安装、监理、调试等单位签订了相关的委托合同。以合同制来约束各方的职责和利益关系，其中，就约定了合同主体与相对方在工程档案管理方面的职责和相互关系，明确合同各方的职责。例如，委托管理合同中约定，项目公司职责：(1)负责前期文件、设计基础文件、工程管理性文件(征地文件)的收集整理及其归档工作。(2)负责工程竣工验收交接文件收集、整理及其归档工作。(3)负责考核期运行资料的收集整理及归档工作。委托管理合同中还约定工程管理公司职责：(1)认真履行管理范围内档案工作的统一组织和管理的职能，负责对项目部各职能部门以及参建各方档案工作的指导、监督、检查和验收工作;(2)负责制定《项目竣工档案管理实施细则》，提供统一标准的档案装具和管理设施;(3)负责工程管理性文件(包括招投标文件、合同、协议、来往文件、会议纪要)、工程未完工项目文件的收集整理归档工作;4、负责按管理合同的要求向项目公司移交竣工档案资料。设计合同中约定设计单位的职责：(1)负责按工程建设要求，及时提供工程设计文件并编制施工图总清册;(2)负责按设计合同要求提供设计文件的归档资料;(3)负责对汇总的设计变更文件进行最终审核。保证其完整、准确编制竣工图;施工合同中约定施工单位职责：(1)建立单位工程总清册，并按细则要求编制单位工程竣工档案;(2)负责自购材料的资料收集整理工作;(3)每台机组移交前，及时整理完整、准确的设计变更单和与设计变更有关的工程联系单等有关编制竣工图的依据，在机组移交试生产后一周内提交工程管理公司项目工程管理部，由工程管理部和档案资料室共同组织有关单位审核，汇总后及时移交设计单位编制竣工图;设备材料代管理方职责：负责设备技术文件的收集整理工作。

实践中，项目管理方制定了一整套科学、合理、适用和操作性强完善的工程档案管理细则，从机构、人员、培训措施到领导管理体系、职责分工等行政职能层面和对档案的收集整理、分类组卷等等业务职能层面进行了分项规范。实践证明，制定完善的项目档案管理制度，是实现项目档案管理目标的保障，使各参建单位在收集和编制竣工档案时做到有章可循、标准统一、职责分明。

实践中，项目管理方的档案主管编制了管理方内部各有关部门的归档范围、归档时间以及归档的质量要求，定期对文件的产生和收集、档案编制工作进行检查、指导。项目管理方通过这种内部的职责分工和过程控制，首先做出了表率作用，各个职能部门在实施作业的过程中把好了每一个重要的文件收集、编制和归档节点，形成了能够起表率作用和行为标准的工程档案卷册，完成了既定目标。以此为标准，约束和引导整个项目参建单位过程文件的收集归档管理。实践证明，项目管理与引导作用是项目参与单位档案管理规范化的保证。

实践中，项目管理方的档案主管加强了与各参建单位的沟通协调力度和检查过程管理，对参建单位的档案主管进行业务培训，统一思想、统一认识、统一标准。两个项目成立由发电有限公司(项目公司)、项目管理方(工程公司)及主要参建单位领导组成的项目竣工档案管理领导小组，负责领导和协调竣工档案管理工作;组织检查组，对竣工档案资料管理情况进行监督检查，领导和组织竣工档案预审及竣工档案移交工作。项目管理方(工程公司)工程部具体负责竣工档案工作，建立项目档案管理网络，不定期地组织监理公司及工程公司的技术人员对各参建单位的过程资料进行了检查评比，保证了档案的真实性、完整性和及时性，做到了移交精品工程的同时移交高标准的工程档案。在项目所有参建方的档案管理过程统一采用了PAP工程管理系统软件并多次对各参建单位的档案管理人员进行了档案专业知识及PAP档案资料管理模块使用的培训，既减少了协调的频率，又提高了管理效率。规范化的电子文档提高了档案信息的实效性和检索的便捷性，实现了在参建单位之间资源共享，也对档案编研工作起到了快速整合作用。管理过程中还严把案卷质量关，按照对原件、抄件、供应商资质报审附件、质量验评文件、工程技术记录表式等的归档要求，对施工、监理、设计、调试等单位的档案组卷情况进行了严格的过程检查，实践证明，采用先进的管理模式、有效控制案卷质量、遵循合理化的组卷原则，大大强化了项目管理各方的档案管理，其结果使得工程档案更加标准化、规范化，统一化。

通过以上的行政和业务管理环节，项目管理方组织各个参建方完成了约定的168小时后三个月期限内的基建工程档案的整体移交，实现了项目工程档案全方位的管理和既定目标(完整、准确、系统、规范)的实现。以此为契机，管理方将此两个项目管理中的档案控制经验经过系统的梳理总结，形成完整的理论与实践相结合的项目委托管理工程档案管理手册并在项目实施过程中与企业内部的各个在建项目交流完善，不断扩大应用项目范围，造就了企业各个参建项目管理的档案控制风险，最终实现了企业项目管理和经济效益的双赢。

以上的管理实践再次证明，只有项目管理者重视工程档案管理，将其作为管理的一个重要目标进行控制，全力打造和管理好工程档案这个软管理环节，就能够造就项目管理的高效率，为项目目标的实现提供软管理的保障，同时也为取得企业经济效益和政治效应的最大化，提高企业在全行业的竞争力起到示范效应。

(作者单位：山西和祥建通工程项目管理有限公司 山西太原 030006)(责编：李雪)

作者：田秀清

第三篇：档案专业人员参与工程项目档案管理的困境

对档案专业人员来说，做好工程项目档案管理是一项很有挑战性的工作，这既有工程项目本身专业性、复杂性的原因，也有档案专业人员自身的原因。

一是“档案员”代替不了“资料员”。在工程建设项目中，“五大员”是必备的，且需具有相应的资格证书。所谓“五大员”，即“资料员、施工员、安全员、材料员、质检员”，其中，对资料员的一般要求如下：必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力；能看懂一般工业与民用建筑施工图，能编制修改工程竣工图；了解各种施工技术并正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格等。根据以上要求，档案专业人员从事“资料员”工作往往是不能胜任的。在实际工作中，档案员除了具体的组卷整理工作外，更注重的是宏观上的管理，即规章制度的建立和执行。而资料员则更注重微观上的效果，即直接形成和掌握现场施工技术资料。资料员兼职档案员的工作容易，而档案员兼职资料员的工作则难，专业的差异和工作重点的不同，造成档案专业人员在进入工程项目档案管理这个行业时显得尤为困难，而做好工程项目档案管理工作更是难上加难。

二是档案专业人员在工程项目档案管理中“话语权”不足。在工程建设项目中，档案管理的难点和重点是如何保证文件材料的形成质量，在档案专业术语中叫做“前端控制”。在实际工作中，由于档案员不了解施工技术规范和要求，对资料员形成的施工技术资料只是被动接收，前端控制原则往往也只体现在对纸张、字迹的要求上，对施工技术资料的内容则缺乏判断能力，从而也使得档案工作人员的专业水准大打折扣，也直接导致了“档案员”这一职位的可有可无，用人单位往往直接以“资料员”取而代之。在薪酬待遇上，资料员也会高出档案员许多，在岗位定义上，资料员为“技术类”，档案员则为“文职类”。种种的差异，导致档案员在工程项目档案管理中“话语权”不足，纵然有“三纳入、四参加”制度作为保障，但也经常沦为签字、盖章的工具。

在工程项目档案管理中，档案员往往会沦为弱势群体，归根结底，还是由专业的差异性决定的。要想认真做好工程项目档案管理工作，在熟知档案管理知识的同时，档案工作人员一定要了解工程建设项目的基本知识，对工程施工技术资料的内在质量要有基本的判断能力，把档案管理专业知识融入工程项目档案管理之中，苦练内功。只有这样，档案专业人员才能变被动为主动，打破工程项目档案管理工作的困境，不断提高自身的专业能力和管理水平。

（摘自《档案界》网站 作者单位：珠海中冶基础设施建设投资有限公司）

作者：高原