中外合作办学视角下的高校二级学院办公室工作探讨

2023-01-17

随着全球经济一体化发展的加速, 越来越多的家长希望孩子接受优质的国际化教育, 社会需求强烈。《国家中长期教育改革和发展规划纲要 (2010-2020年) 》中指出:开展多层次、宽领域的教育交流与合作, 提高我国教育国际化水平。社会的需求、国家政策的支持, 使中外合作办学走上快速发展的道路。据国家教育部《教育规划纲要实施三年来中外合作办学发展情况》中公布的数据, 截止目前全国中外合作办学机构和项目已达1979个。中外合作办学成为国家教育事业的有力补充。

在众多的中外合作办学机构中, 较为普遍的是以非独立设置的、无法人资格的高校二级学院形式为办学模式, 学院办公室是其重要的职能部门。

一、学院办公室工作职能

同高校其他二级学院办公室一样, 中外合作办学机构的办公室是学院的综合办事与服务机构, 具有承上启下、协调左右、沟通内外的重要职能。办公室工作涉及行政、党务、教学管理、学生管理、外教管理、财务与资产管理、来往接待等各个方面。不仅要服务于学校各职能部门, 贯彻落实学校的政策文件, 及时上报信息与材料, 而且要服务于学院领导, 上传下达, 落实督办, 为领导提供决策信息;同时, 要以人为本, 坚持服务于教学和广大师生, 保证教育教学质量, 达到服务育人的目的。对内, 综合协调学院与学校各职能部门、学院之间、院领导与教职工之间、教师与学生之间等的各种关系;对外, 发挥窗口作用, 大力宣传学院特色。因此办公室工作对整个学院的规范管理、正常运行及良性发展起着非常重要的作用。

二、学院办公室工作的特殊性

(一) 机构精简, 一人兼多职。

中外合作办学管理机构和运作模式与其他二级学院不尽相同。考虑人力成本、办学效益等因素, 办公室工作人员编制精简。尽管随着合作办学的发展, 日常事务越来越繁重和复杂, 但工作人员很少增加, 往往出现一人兼多职的情况, 工作技能和标准要求较高。

(二) 跨文化教育合作的特殊性。

中外合作办学属于跨文化教育合作范畴, 中西方文化的冲突、管理人员语言、思维方式、文化背景的不同, 极易在工作和交流中产生歧义, 给办公室的管理和服务工作带来很多障碍。外方教学计划的落实, 需要双方教学管理人员的及时沟通与协作, 语言交流与沟通能力是开展教学管理工作的基础条件。同时, 外籍教师与学生朝夕相处, 西方的生活方式、价值观等势必大大影响中方的学生, 给中方的学生管理工作带来新的挑战。

(三) 政策法规性强。

自2003年起, 国家相继颁布了《中华人民共和国中外合作办学条例》《中华人民共和国中外合作办学实施办法》《教育部关于当期中外合作办学若干问题的意见》《关于进一步规范中外合作办学秩序的通知》等一系列法规和文件, 从政策上把关, 引导规范合作办学。学院办公室不仅要掌握我国普通高等教育政策, 更要认真学习关于中外合作办学的教育政策和法规, 正确把握办学方向。

(四) 外事纪律严格。

中外合作办学机构涉外人员多, 社会背景复杂, 办公室工作人员要严格遵守国家的外事工作纪律和学校的外事规章制度, 牢固树立外事无小事的观念, 尊重外国风俗和信仰, 谨言慎行。

(五) 服务主体复杂。

中外合作办学机构中的教学人员中有外籍教师, 也有中方教师;有正式在编职工, 也有临时聘用人员;有长期授课的, 也有短期交流的。人员构成复杂, 流动性极强。中外合作办学的学生录取分数低, 易受西方文化影响, 自由懒散行为突出, 极不易管理。这些客观情况迫使办公室根据学院不同群体的特点和需求, 提出不同的工作思路和管理服务方式。

三、提高学院办公室工作质量和效率的必要措施

鉴于学院办公室工作的重要性和特殊性, 有必要采取措施, 提高办公室各项工作的质量和办事效率, 确保学院各项工作正常运行。

(一) 完善办公室规章制度, 使管理规范化。

建立一套适应中外合作办学要求的管理制度是保证办公室工作顺利、有效开展的前提。必须建立健全各个岗位的工作职责、工作规范、事务工作流程、外事工作制度、人员考勤考核激励制度等, 用制度管人、管事、管物、管财, 保证各项工作有据有序开展。在办学过程中, 根据新情况、新问题, 及时制定新规程和制度, 完善现有的规章制度体系, 实现管理规范化。

(二) 提升工作人员素质, 提高工作水平。

首先, 提高政治素质。办公室人员要认真学习党的教育方针和政策, 保持较高的政治觉悟。对西方文化取其精华, 抵御不良思想侵蚀。工作中牢固树立责任意识、大局意识、服务意识, 发扬甘于奉献的精神, 扎扎实实开展各方面的工作。其次, 树立学习观念。发扬钉子精神, 善于利用工作间隙学习中外合作办学的政策、外事政策、合作学校所在国家的文化习惯及教育理念和方法、外语、计算机与网络、财务等知识, 甚至心理学、行为学、社交礼仪等常识, 全面提升文化素养。最后, 提升业务能力。要有意识地在工作中培养良好的国际交往、观察分析、组织协调、公文写作及使用计算机和网络的能力等, 以适应多方面工作的需求。

(三) 发扬团队协作精神, 确保学院良性发展。

学院办公室各岗位之间的工作并不是完全独立的, 办公室工作的错综复杂性需要成员间的通力合作。各成员之间应该互相支持, 相互信任。在工作中善于向别人学习, 取长补短, 虚心接受意见和建议, 齐心协力, 共同做好办公室里方方面面的工作, 从而保障学院各项工作正常开展, 教育教学良性发展。

(四) 立足办学实践, 敢于开拓创新。

中外合作办学本身就是教育走向国际化的新事物, 是中国传统教育、教学思想与西方教育理念、教学管理、教学模式的融合, 是国际化人才培养模式的一种探索。办公室工作人员在文化多元化办学过程中会遇到许多新情况、新问题, 无前人经验可循, 因此更应该拓宽视野, 富有创新精神。第一, 思想观念要创新。面对新事物要有接受、学习和探索的勇气。第二, 工作思路要创新。应该打破以往的工作思路, 以发展的眼光分析解决问题, 增加工作的主动性、预见性, 扩展工作思路。第三, 工作方法要创新。应在具体实践中阶段性地进行回顾和总结经验, 摸索工作规律。善于在繁杂的工作中解决重点、难点和热点问题, 积极运用现代教育手段为工作服务, 提高工作效率。

摘要：以高校二级学院形式设置的中外合作办学机构, 其学院办公室职能与其他学院办公室有共性, 也有其特殊之处。结合多年工作实践, 本文提出了提高办公室工作质量和效率的思路及必要措施。

关键词：中外合作办学,学院办公室,工作质量和效率