血站档案分类及档号编制方法探讨

血站在各项工作活动中形成大量具有保存价值的多种形式、门类和载体的血站档案, 包括文书档案、科技档案、专门档案和特殊载体档案。如何编制科学的、切合血站实际的“档案分类大纲及编号方案”是值得探讨和实践的一个不可忽视的课题。笔者就血站档案分类及档号编制方法与同行交流探讨。

一、分类原则

1.血站档案分类以血站全部档案为对象, 依据血站管理职能和业务特点, 结合档案管理与开发利用进行分类。

2.按照档案形成的领域范畴, 将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

3.在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下, 确定统一的实体分类体系, 把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

4.类目设置必须有相对稳定性, 不受偶然因素、短期行为的影响, 在较长时期内不随意改变。

5.类目排列、档号结构的确定严格按从总到分, 从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和, 等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚, 不互相交叉和包容。

二、分类标准

血站职能涉及范围广、体系较大, 内设机构多, 分工职责明确, 且相对稳定, 各内部机构在从事各项活动中形成的档案成分和内容各异。也就是说, 形成的档案门类繁多, 载体形式多样。鉴于以上特点, 血站档案应以档案不同种类为标准进行类目设置及标识。档案号由代字和代号组成, “代字”表示大类 (一级类目) , 用英文字母来标识;“代号”表示属类、小类。属类各层次的“代号”用阿拉伯数字来标注。

三、血站档案分类

(一) 档案分类大纲。

根据血站档案产生的领域范畴, 结合档案记述的内容性质, 根据分类原则和分类标准, 血站档案划分为四个基本大类12个一级类目。分类如下表1:

(二) 血站档案实体分类。

1.文书类包括党群和行政部门在工作中形成的文件材料。文书档案 (A) 采用年度-保管期限分类法在最低一级类目内。文书档案按机构或问题, 结合事由、时间、重要程度等排列。2.科学研究类主要包括科学研究管理和科研实践活动过程形成的文件材料。科研档案采用课题分类法, 以独立的科研课题为分类单元, 划分类别。管理类用档案自然形成的年度, 项目、专著、译著等用其完成年度。分类号标识如表2。3.基本建设类主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。基建档案采用工程项目分类法, 以工程项目为分类单元, 划分属类。综合管理类用档案自然形成的年度, 工程项目类用竣工年度。4.设备仪器类主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。设备仪器档案采用型号分类法, 以各个型号的设备为分类单元, 划分属类。年度用设备购置的年度。分类号标识如表3。5.采供血业务类主要包括采供血业务管理和生产活动过程中形成的文件材料。采供血业务档案采用业务项目分类法, 以业务项目为分类单元, 划分属类。分类号标识如表4。6.DNA亲子鉴定业务档案采用业务项目分类法, 以业务项目为分类单元, 划分属类。7.宣传出版类主要包括血站宣传工作管理和活动过程中形成的文件材料。宣传档案采用宣传项目分类法, 以宣传项目为分类单元, 划分属类。8.会计类主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。会计档案采用会计核算专业分类法, 以会计核算专业项目为分类单元, 划分属类。9.人事类主要包括组织人事部门, 按照有关法规政策, 在培养、选拔和任用人才等工作中, 形成的记载职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文件材料。10.实物类主要包括血站真实记载和反映血站工作和实践活动的有史料、艺术和科学价值的历史实物。实物档案采用物品种类分类, 按“件”整理, 按种类结合时间进行排列。11.声像类主要包括血站在科研、服务、建设、事业发展和日常管理等社会实践活动中形成的、具有保存价值的的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘、硬盘、幻灯片、扫描图片等声像制品及其文字说明材料。声像档案采用年度分类法, 同一年度先排永久 (录音带→录像带→光盘) 后排定期 (录音带→录像带→光盘) 年度用档案自然形成的年度。12.电子档案类主要包括血站在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件材料。电子档案采用年度-保管期限-机构 (问题) 分类法在最低一级类目内, 按机构或问题, 结合事由、时间、重要程度等排列。分类号标识如表5:

四、档号编制

(一) 档号编制原则。

档号是存取档案的代号和排架的依据, 必须反映血站档案的分类体系和物理位置。档案编号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求, 即同一级类目内的档案不得设重号;方便插卷、插件, 使其有充分扩展的余地, 不能随意变动;能适应计算机管理的需要, 发挥排架、检索的双重功能。档案号的编制必须准确、简明, 不要过于复杂。要反映系统整理后的科学秩序, 同分类体系 (分类大纲) 的分类方法和机构层次相一致。血站档案号采用混合号码制, 一级类目用代字 (英文字母) , 其它层次用阿拉伯数字作标识, 案卷顺序号用阿拉伯数字来标识。

(二) 档号结构。

1.文书档案:年度号+保管期限+机构 (问题) ;2.科技档案:分类号+案卷顺序号;3.专门档案:分类号+案卷顺序号;4.特殊载体档案:年度号+保管期限+机构 (问题) 。

(三) 模式及标识。

1.文书档案:年度号+保管期限;2.科学研究档案:B·1—1 (科研档案代字·科研档案代号—案卷顺序) ;3.基本建设档案:C·1—1 (基建档案代字·基建档案代号—案卷顺序) ;4.设备仪器档案:D·1—1—1 (设备档案代字·设备档案代号—设备案卷顺序) ;5.采供血业务档案E·1—1 (采供血业务档案代字·采供血业务档案代号—案卷顺序) ;6.DNA亲子鉴定业务档案F·1—1 (DNA亲子鉴定业务档案代字·DNA亲子鉴定业务档案代号—案卷顺序) ;7.会计档案G·1—1 (会计档案代字·会计档案代号—案卷顺序) ;8.人事档案H·1—1 (人事档案代字—姓名第一字母—案卷顺序) ;9.宣传档案I·1—1 (宣传档案代字·宣传档案代号—案卷顺序) ;10.实物档案J·1—1 (实物档案代字·实物档案代号—案卷顺序) ;11.声像档案K·1—1 (声像档案代字·声像档案代号—案卷顺序) ;12.电子档案L·1—1 (电子档案代字·电子档案代号—案卷顺序) 。

五、总结

档案分类是合理组织档案保管单位、系统排列和科学编目的基础, 是及时准确提供利用的重要条件。血站档案分类是档案整理工作的重要组成部分, 分类标准要具有稳定性, 要根据《中国档案分类法》《卫生档案管理暂行规定》和《海南省档案管理办法》等有关法规, 结合血站档案工作实际情况, 确定分类方案, 编制分类清楚、期限准确、符合要求的分类编号, 完善细化档案的编目规则, 统一血站档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范, 尽量做到分类统一标准, 前后标引一致, 同一类文件标引一致, 以此实现档案分类、整理、排列、管理的标准化和规范化, 以获得事半功倍的效果, 更好地为血站各项工作服务。

摘要：本文结合工作实际, 对血站档案分类及档号编制方法进行分析探讨。

关键词：血站档案,分类,档号编制,方法