企业档案鉴定销毁工作中的难点及解决对策

2022-09-10

企业的档案管理, 是企业发展中的重要内容, 而档案鉴定销毁的基本工作又是档案管理中的一个重要环节。目前, 在鉴定销毁工作中存在着一定的困难, 因此, 作为档案馆的工作人员, 就必须找出问题的原因, 并进行认真分析, 从而制定出科学的解决策略, 做好企业档案相关的鉴定销毁工作, 促进企业健康发展。

一、企业档案鉴定销毁工作中存在的问题

(一) 企业缺乏足够的重视力度

对于档案馆中的企业信息档案来说, 绝大多数都是要被销毁的。这些档案一经销毁就不能再生, 所以存在着一定的矛盾。如果鉴定失误, 将具有实际价值的档案销毁, 那么就会导致严重的档案管理事故, 对于企业的发展造成负面影响。企业重视力度不够, 档案数量与档案馆的库存量存在矛盾, 这些都会档案工作造成了一定的影响。

(二) 库容量有限, 档案数量过多

目前, 神华准能公司馆藏档案从1976年至今的各门类档案约11.4万余卷件, 需要重新鉴定其保存价值的档案约占1/3, 其中包括一些毫无保存价值的料单、货票、增值税抵扣、已报废的设备档案、已拆毁的基建档案等, 虽然有的时候部分会计档案需提供利用, 但相较于保管成本来说得不偿失。这些需重新鉴定的档案中, 绝大多数都已经失去了应用价值, 应该进行销毁。但是由于种类繁杂, 部分档案依然有着利用价值, 对于鉴定工作带来了极大的困难。目前, 库容量只能满足未来5年的进馆档案存放量, 现存的档案迫切需要鉴定销毁。

(三) 档案价值方面缺乏科学的评价体系

在档案鉴定销毁工作中, 由于没有科学的凭借体系可以参考, 使得对部分档案的鉴定工作不彻底。如果只是依照档案的存放期限来进行鉴定和销毁工作, 那么可能造成有些有价值的档案被销毁, 出现误鉴。比如2011-2012年地方政府实施的一项惠民政策——五七工养老保险, 需要提供1997年以前连续三年的临时工工资表复印件, 而工资表和会计凭证的保管期限是15年, 如果依照保存年限进行销毁的话, 将无法提供原始凭据, 势必影响这一惠民政策的落实, 同时也无法保障人民的利益。因此, 为了加强档案的管理, 避免出现误鉴的现象发生, 就应该适当延长有关档案的保管期限, 同时建立完善的档案价值鉴定评价体系。

二、企业档案鉴定销毁的解决策略

(一) 加大重视力度, 建立专业机构

企业应该成立专门的档案信息鉴定销毁部门, 并且指派专业人员进行此项工作。对于档案馆存放的档案, 应该进行定期的鉴定处理, 对于鉴定完成的档案, 要进行及时的销毁。同时, 还应该将鉴定销毁工作加入到企业的内控制度中, 然后按照相关流程进行过期档案的销毁工作。另外, 企业管理层应该加大对于档案鉴定工作的重视力度, 加强监督, 明确档案鉴定销毁中各个环节的工作人员的责任和义务, 保证鉴定销毁工作流程的科学性与合理性。作为一名档案馆的工作人员, 在进行档案的鉴定销毁工作时, 一定要具备认真负责的工作态度, 严格遵守档案鉴定的相关技术规范, 保证工作任务的顺利完成。

(二) 加大资金投入, 扩大库容量

目前, 档案馆的库容量只能维持五年的档案存放量, 但是由于历史积压等因素的影响, 导致档案馆中存放了过多的档案, 这不仅加重了工作人员的工作量, 也不利于企业的长远发展。因此, 企业应该加大资金投入, 扩大档案馆的库容量, 能够存放更多的档案。同时, 对于一些毫无保存价值的档案, 例如过期的货单、料票, 报废的设备信息档案, 已拆除的基建档案, 应该进行及时的鉴定销毁。尽量避免出现档案积压的情况。对于存放的档案, 要进行准确的分类, 要明确那些文件材料需要归档, 那些文件材料不需要归档, 改变“有文必档”的情况。

(三) 建立健全档案评价体系

科学的档案信息价值鉴定体系, 是工作人员做好档案鉴定销毁工作的重要保障。作为档案馆的工作人员, 不能沿用传统的标准, 即按照保管期限进行鉴定销毁。应该根据企业的实际情况, 根据档案的存放价值进行鉴定销毁。例如, 多年前的铁路货票等一些失去保存价值的档案, 如果继续存放的话, 那么将会占据档案馆的库容量, 不利于一些新档案的存放。因此, 必须根据企业的实际发展情况, 充分考虑到各部门的意见, 制定科学的档案鉴定体系, 对于档案要进行认真的鉴定, 避免出现档案鉴定事故, 从而为企业发展提供有力的档案支撑。

三、结语

总而言之, 企业的档案鉴定销毁工作, 虽然存在着诸多困难, 但是作为一名档案馆工作人员, 要针对这些问题进行详细的分析, 找出困难形成的原因, 从而制定出合理的解决措施。管理层应该加大对于档案鉴定销毁相关工作的重视力度, 扩大档案馆库容量, 制定科学的档案信息价值鉴定体系。作为工作人员应该不断强化自身的责任意识, 认真负责的完成档案鉴定销毁工作, 提高工作效率, 保证工作质量, 推动企业平稳发展。

摘要：企业档案的鉴定销毁工作, 对于企业的发展有着不容忽视的作用。但是在日常的鉴定销毁工作中, 却面临着诸多困难。因此, 要想做好档案的鉴定销毁工作, 就必须找出问题所在, 及时解决, 并制定出合理的策略。做为一名档案工作人员, 将针对档案鉴定销毁中的难点进行详细分析, 并提出一些合理的解决策略。

关键词：企业档案,鉴定销毁,难点,解决对策