基层医疗单位党政档案收集工作探究

2023-01-06

《医药卫生档案管理暂行办法》第三条规定, 医药卫生档案, 是国家档案的重要组成部分, 是深入和发展医药卫生事业及其他各项工作的必要条件和依据, 是重要的信息资源, 是国家的宝贵财富, 必须遵守统一领导、分级管理的原则, 确保档案的完整、准确、系统、安全, 便于开发利用。第十六条中表明, 医疗单位文件材料的归档范围包括党政管理、医疗技术、卫生防疫和卫生监督、妇幼卫生等十二个方面。其中, 党政管理是指涉及到党、政、工、团, 包括纪检、人事、保卫、财会、基建、生产、科研、外事等部门形成的具有保存价值的文件、会议记录、纪要、重要电话记录、各类统计报表、简报等文件材料以及工作活动的影像材料。由此可见, 党政档案管理在医院档案管理工作中的重要性, 它集中、全面地反映了医院的主要职能活动和基本历史面貌。作为党政管理档案的形成者, 党政部门在档案的收集、归档过程中发挥着重要的作用。

一、基层医疗单位党政管理档案工作现状

(一) 工作重视不够, 存在认识偏差。

基层医疗单位更多关注经济效益, 而忽略了档案管理工作, 存在党政工作属于务虚工作, 不会直接产生效益的认识偏差, 对党政档案具有反映医院发展状态、成果的作用认识不足, 形成了工作误区和盲区。

(二) 人员配备不强, 业务水平较低。

按照《医药卫生管理暂行办法》的规定, 医院所设档案科 (室) , 应配备工作人员3~6名。然而, 在实际操作过程中, 大多基层医疗单位虽设立了综合档案室, 但未按规定配备专职工作人员, 而是由其他职能科室——如党政办——工作人员兼任, 他们没有经过系统地档案管理工作培训, 对档案管理工作认识不到位, 业务水平较差, 在档案资料收集方面缺乏系统性、科学性和全面性, 极不利于档案管理工作的开展。

(三) 收集资料不全, 文件归档不规范。

收集工作是档案工作的重要环节, 文件的形成是归档的源头, 在基层医疗单位日常的党政工作中, 党政工作人员由于缺乏一定的水平, 容易出现某件档案缺项、“有文必档”或者档案空白的现象。

二、规范收集党政管理档案的对策

《机关档案工作条例》第十一条规定:机关应建立健全文件材料的归档制度, 凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料 (包括党、政、工、团、以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料) , 均由文书部门或业务部门进行整理、立卷、并定期向档案部门归档。由此可见, 档案管理工作中所形成的文件是否规范、收集的资料是否齐全, 直接影响着档案的质量。为切实提高档案质量, 结合工作实际, 现拟就简要探讨基层医疗单位档案文件的收集方法与对策。

(一) 注重党政与档案复合型人才培养。

1.设立专门机构。医疗单位应当认清档案工作的重要意义, 设立综合档案室, 合理配备档案管理专 (兼) 职人员, 档案专业技术人员与卫生专业技术人员享受同等待遇, 做到档案管理工作有场所、有人员、有保障。2.加强人才培养。根据实际情况, 选派部分党政干部参加不同方式、不同层次的继续教育, 通过学校进修、培训辅导、参观学习等方式培养一批党政和档案管理复合型人才, 提高档案管理专业技能。在“送出去”的基础上, 让外出进修人员在院内进行推广宣传, 普及档案管理工作基础知识, 提高档案管理有关知识的知晓率, 确保档案收集的规范性和完整性。

(二) 正确处理党政档案与党政工作关系。

党政档案是在日常党政工作活动中形成的, 如工作制度、计划、总结、报表、各种会议记录等, 这些既是医院开展工作的具体措施和手段, 同时也是对工作开展的详细记录, 能够全面、准确、系统地反映本单位的历史活动面貌, 这些资料在管理活动结束后, 即可作为档案资料进行保存。

(三) 加强党政工作制度化建设。

在党政工作中, 规范的文件资料是保证档案质量的前提。在实际工作中, 一些医疗单位的文件存在诸多不够规范的问题, 如有文件, 无发文稿纸、文件处理单, 文件主体缺少附件、文件格式不统一、活动无简报、无影像、重要电话无登记等。面对问题, 基层医疗单位务必要对党政工作制度进行完善, 形成相应的工作制度 (如, 电话记录制度、会议或活动记录制度、文书书写制度、文书处理流程等) , 用制度来规范党政工作行为。同时, 党政工作人员, 也要自觉遵守既定的规章制度, 严格按照制度开展工作, 避免出现工作失误。

(四) 提高档案收集的有效性。

1.正确界定文件的“处理完毕”。档案是从文件转化而来的, 档案与文件是同一事物的不同阶段。文件是单位开展各项工作的办事手段和沟通媒介, 具有时效性, 而档案的主要作用是备考。所以, 只有处理完毕的文件, 才可以作为档案保存。如何界定文件的“处理完毕”呢?《档案管理基础第三版》指出, 文件的“处理完毕”是指完成了收文、发文等文书处理流程。但文件处理完毕与文件内容所针对事务的办结并非都能同步。在实际工作中, 一些文件内容的办结与文书处理程序的完结可能同步, 如《××医院关于开展岗位知识竞赛的通知》, 这个竞赛结束, 该通知的内容就办结了。而一些文件, 其内容的办结与文书处理程序不能同步, 在完成文书处理程序后, 其内容依然处于生效的状态, 如制定的政策性文件, 往往在很长一段时间内有效, 那么这些文件转化为档案的“结点”就是在其完成文书处理程序, 而不是说文件完全丧失了现行效用。2.合理甄别档案文件价值。党政工作内容繁杂, 临时性事务较多, 这就要求从事党政档案管理的工作人员具有一定的鉴别能力, 只有对今后工作具有查考利用价值的文件资料才能作为档案。如医院的正式文件、重大活动记录、上级部门的重要批复文件、获奖通知、会议记录等, 具有反映医院主体功能, 发展轨迹和成效的需要重点收集。而另外一些无查考价值的事务性、临时性文件, 如临时性通知、上级部门签发的与本单位无关的文件材料等则不需要收集和归档。3.注重收集归档文件的完整性。归档文件以“件”为单位, 这里“件”指的是因某一事由而直接形成的文件的计量单位。具体来说, 文件的正本与定稿为一件、文件的正文和附件为一件、文件的原件与复印件为一件、转发文和被转发文为一件, 会议中的会议材料为一件、会议记录和介绍信存根应为多件、报表、名册按装订方式, 一册为一件。可见, 一件文件中包含多种形态, 故而在收集文件时, 要确保每件文件的完整性。同时, 要注意相关文件之间的有机联系, 如××医院××请示, 应该有上级部门的批复文件与之相关联;再如××活动, 就应该有组织机构、方案、活动简报、活动记录、照片等相对独立却又相互关联的文件相互呼应, 反映出某一事件的完整形态。

(五) 合理利用办公自动化系统。

目前, 基层医疗单位几乎全部使用电脑办公, 有条件的单位也建立了OA系统。办公自动化系统为党政工作带来了很多便利。但是由于电子档案管理的艰巨性远远超过了传统档案的管理方式, 因此在大多医院, 目前仍然以纸质档案归档为主。实行电子公文, 可在电脑、网络中直接实现文件起草、审签、办结、传递, 故而忽视了电子公文纸质化, 造成档案归档不完整。《电子公文归档管理暂定办法》规定:电子公文形成单位必须将具有永久和短期保存价值的电子公文, 制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档, 并使两者建立互联。这种方法称之为“双套制归档”, 因此有条件的医疗单位可采取双套制归档, 并特别注意电子公文纸质化。

(六) 加强影像资料的归档收集。

党政部门作为医疗单位的中枢科室, 承办、参与医院各项重大活动, 在影像资料档案的收集、归档中占据主导地位, 然而在大多基层医疗单位都存在影像资料收集不全、整理凌乱等问题。如, 照片档案的收集应该包括各种重要会议照片、上级部门视察工作照片、重大事件活动 (反映主要工作职能、工作成果) 照片、各种荣誉照片、其他具有保存价值的照片。在这些影像资料的采集和收集、归档中, 应该做到关注画面形象、留存原影原片 (电子档) 、加注资料说明等, 做到归档资料的齐全齐备。