浅谈文书档案创建过程中的难点

一、档案分类方案的制定

分类方案是建立档案系统的重要内容, 是建立档案整理思路的过程, 是本单位档案整理的行动指南, 是创建档案室千里之行的第一步, 既要保持稳定性, 又要适时的局部调整, 既需要档案人员的细致梳理, 也需要领导干部宏观把控的过程。

(一) 制定档案分类方案的基本思路

分类方案的编制是一项灵活性很大的工作, 不同单位机构设置不同, 业务范围不同, 产生材料的不同, 都会导致档案分类方案的不同。要编制适合所在单位的分类方案需掌握以下原则:1.把所在单位的全部档案类型纳入分类方案中, 及时查漏补缺。本人建议档案工作人员在前期准备过程中走访所在单位的各个部门, 深入发掘所在单位所拥有的档案种类和数量, 详细做好数据记录和分析在后期处理时按照统一有序的原则进行分类。2.不同的单位开展的业务种类不同, 形成的档案种类也不尽相同, 在参考其他单位分类方案的时, 要思考本单位与其他单位在单位性质, 处理的业务, 和形成的档案种类上的不同, 建立符合自身情况的分类方案, 只能借鉴, 切不可照抄。3.分类方案需要符合逻辑规范, 分类层次清晰, 标准统一, 内容相互排斥, 互不交叉。

(二) 制定分类方案常用的两种分类方法

1. 组织机构分类法:

按照立档单位的内部组织机构将档案分成各个类别, 组织机构的名称就是类名。这种分类方法能概要地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌, 最好地保持全宗内文件之间来源方面固有的联系。该分类法的特点: (1) 组织层级分明; (2) 下属科室 (单位) 处于平级; (3) 各科室 (单位) 其拥有各自的职能, 职能不交叉。

如下图1:

其所形成的的分类方案格式如表1。

2. 问题分类法:

问题分类法就是按照文件内容反映的问题将全宗内档案分为各个类别。以档案内容所反映的主要问题 (事由) 作为分类标准, 将全宗内档案分为若干类别的方法。这种分类方法能较好地保持文件之间在内容方面的联系, 使性质相同的文件比较集中, 避免或减少同类问题文件分散的现象, 并能比较突出地反映一个立档单位主要工作活动的面貌, 便于按专题查找和利用档案。但采用问题分类法应该慎重, 不应轻易打乱组织机构而先按问题分类。该分类法的特点: (1) A、B、C组织机构划分不明确; (2) 其职能不明确, 职能有交叉; (3) 一般是在不可能或不适于按组织机构分类。

如下图2:

其所形成的的分类方案格式如表2。

二、保管期限表的编制

保管期限表就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式, 并指明其保管期限的一种指导性文件, 它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准。在编制档案保管期限的过程中, 需要详细的了解所在单位所产生的文件, 并根据文件的种类进行划分, 将数百种的文件划分成为数十种具有内在逻辑关系的小类, 并在相关指导性文件和所在单位领导的共同参与下决定文件的保管期限。根据本人经验除了已规定的档案保管期限, 其他文件根据:本单位产生的文件, 上次单位交办的文件, 本单位与其他单位联合发文的文件, 本单位参与的重大事所产生的文件, 计划总结, 会议记录等归于永久。日常重要的业务文件, 重要的通知, 发起的活动归于30年, 其余文件归于10年, 由于文件的销毁机制中, 有对于重要的文件可以延长保管期限的做法, 档案永久、30年、10年的划分比例个人认为在按照实事求是的基础上划分为2:3:5较为适宜。这个比例一方面减少了永久的比例, 减轻了库房的压力, 一方面增加了文件的流动性, 有力于文件的及时销毁或延长保存期限。

其所形成的的保管期限格式如图3。

三、收集范围与收集内容的确定

档案收集范围与收集内容的关系如同面与点的关系, 收集范围是圈定工作的范围, 一旦确定了工作范围便有利于统筹规划在宏观的意义上确定将来工作的内容与方向, 因此在确定收集范围时容易犯“过大”与“过小”的错误, 范围过大会增加将来操作过程中的操作量, 增加人力和物力的投入, 增加库房的压力, 导致无保存价值档案的产生, 而范围过小则恰恰相反, 虽然在前期收集整理的过程中相对投入小, 后期存放的过程中库房压力小, 但是对于利用使用来说, 却是灾难性的, 使得成立档案室的意义不大, 流于形式。因此在政策上收集范围应严格按照国家档案局在2011年11月11日审议通过的《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的规定所执行, 行动上按照编制的档案分类方案及档案保管期限表进行操作。但在实际操作中往往因为文书档案的多样性与复杂性的特征, 为使其涵盖单位工作的方方面面而调整收集范围, 最后形成的档案归档范围因大于理论上的归档范围。

归档内容是在归档范围确定的基础上以文件的重要性所决定, 在理论上以保管期限表为标准的基础上, 还应以档案保管员与文件产生部门的领导共同讨论所产生的结果为准, 因此在文件是否具有归档价值的问题上, 不同单位, 不同业务部门, 不同的工作人员都不相同, 如同“一千个读者就有一千个哈姆雷特”一样无法产生统一的标准来衡量文件的重要性, 需要具体文件具体分析。档案收集内容的确定并不是档案员一个人的责任, 需要单位领导与各科室负责人一同参与, 这不是可以忽略的过程。

档案的整理与排架的问题, 只需按照相关规定及本单位实际操作, 难度不大故不再赘述。

摘要：昆山市人力资源市场管理委员会在2013年12月正式通过江苏省档案局的考评, 被江苏省档案局授予三星级档案标准单位的荣誉称号。文书档案作为综合档案室的主要组成部分, 其重要性是不言而喻的。而文书档案的创建工作的难点在于前期准备过程中档案分类方案的编制, 保管期限表的制定以及档案材料的收集, 因此本文结合图示着重分析其难点, 力求化繁为简。希望能给其他档案人给予帮助。

关键词：文书档案,创建,难点