论秘书人员的素质要求

第一篇：论秘书人员的素质要求

成功秘书人员基本素质的要求

成功秘书人员基本素质的要求

怎么样算是一个成功、成熟的秘书呢呢?标准就是“放心”“放心”有三层意思：第一层是 。 自己对自己放心，拿到材料、接到任务后，不会心慌，不会手足无措，有自信心。第二层是 直接领导对你放心。任务交给你“放心” ，相信你能写好、干好。第三层意思是局领导对你 放心，知道这件事情是你做的，放心;知道这个材料是你写的，简单看一下就通过，说明也 是放心。这样，你就成熟、成功了。 秘书内勤人员基本素质的要求 一要有总揽全局的思维。 工作职责的特殊性， 决定了秘书人员在思考和处理问题时必须与领 导的思想同步，要有总揽全局的思维，只有这样才能为领导的决策提供准确、科学的参谋意 见，在工作上迎得主动，成为领导的得力助手。所以，一个出色的秘书工作人员要坚持做到 “两

，有的时候压力是很大的，如材料写出来、有些 事情你不懂。怎么办呢?要镇定，不能自己乱了阵脚。然后理清思路，一个难关一个难关地 把它攻下来。难关攻多了，水平自然就提高了。 秘书内勤在学习成长中应注意那些问题

应该注意以下九个方面的问题：

一、必须非常注重学习。当今社会，知识经济迅猛发展，信息浪潮让人应接不暇。如果不及 时填充自己的知识，墨守陈规，停滞不前，很难胜任秘书岗位，也很难干好文秘工作。学习 到底学什么，我认为，工作需要什么就学什么，自己缺少什么就学习什么。对一名文秘人员 来说，由于为领导当参谋，为基层搞服务，吃透上级政策是最重要的。所以，文秘人员平时 要加强对政策理论的学习， 使自己的思想始终与各级党委保持一致， 这是做好文秘工作的前 提。 二是要勤于学习基本知识。 除巩固和加强自己文字功底， 提高写作能力外， 不论是警务、 战训、公安管理，还是经济、法律、社会管理等方面的知识都要学习，都要有所掌握。要善 于当“杂家” ，什么都要学一点，什么都得懂一点， “博学而不穷” 。脑子里装的东西越多， 肚子里的货越多， 那你的本钱也就越大， 工作起来就能得心应手。 三是要勤于学习业务技能。 随着办公自动化程度不断提高，办公节奏加快，要求文秘人员要具有较强的业务技能。脑子 反应要快，眼睛看得要准，比如处理一份文件，要迅速提出承办意见，及时送给有关领导阅 示;平时查找档案资料，要知道在哪个，是哪类别等等。同时，文秘人员要跟上科技发 展的脚步，对日常办公用的计算机要能够熟练地操作，能编排打印各种文档，能利用电子邮 局收发文等网络知识。 学习进步，不学掉队。学习虽然艰苦，但是充实自己的一种有效途径，所以学习要锲 而不舍，长期坚持，不能三天打鱼，两天晒网，兴趣来了就学，没有兴趣就不学习。

二、必须非常注重思考。拿破仑说，世界上有两种东西最有力量，一是剑，二是思想。而 思想比剑更有力量。一个善于并且会正确思考的人，是一个真正有能力的人。思考是学习的 继续，思考的过程是对照比较、学以致用、融会贯通的过程，也是理论联系实际不可或缺的 重要环节。同时，思考也是创新的第一步，没有思考能力就没有行动能力，就谈不上创新。 只有努力养成善于思考的良好习惯，才能提高个人的能力水平。作为秘书人员来讲，要学会 在繁忙的工作中真正坐下来，静下心， “闹”中取静，冷静思考。 “一次深思熟虑，胜过百次 草率行动。 ”只有多思、深思、思出成效，才能不断提高

高自身的政策理论水平和业务知识水 平，最终成为某一方面的行家里手，使我们的意见、建议更具针对性、更具专业性、更有参 考价值。 谈到思考，就不得不提悟性。悟性好的人，不仅接受快，进入情况快，而且能融会贯通，形 成思维的扩散性和创造性。 悟性是一种素质， 更是一种境界， 非一日之功可成。 所以讲悟性， 要讲两句话，第一句话是“功到自然成” ，就是平时要不断地学习，不断地积累，不断地思 考，不断地历练，来提升我们的思想水平。第二句话是“功夫在诗外” ，更多是通过我们触 类旁通、融会贯通来形成我们自己独到的东西，形成我们独到的思维习惯。

三、必须非常注重知识积累。一个人知识、才能，不是与生俱来，而是日常一点一点积累起 来的。有的人之所以聪明，工作能力强，就在于他们善于积累知识。通过一次次的实践，把 有益的东西积累在一起，变成自己今后工作的经验，工作起来就很得心应手。有的人工作比 较吃力，排除其它因素外，重要的一条就是不善于积累。如文秘人员每年都要写工作总结， 如果不注重平时对工作情况、有关材料的收集，写作时就苦于没有素材，就是各单位提供素 材，写起来也可能找不着工作重点。一些材料当时可能用不着，说不定哪天会用到，作为文 秘人员，在一些细小的问题上都要留心，要有说者无心，听者有意的本领，要见微知著，平 时有积累，用时就能够信手拈来，水到渠成。

四、必须非常注重实践锻炼。一个合格的文秘人员，其背后隐藏多少艰辛，只有从事文秘工 作的人员才知道。一个文秘人员在掌握丰富的理论知识后，必须经过日常锻炼、艰苦的锻炼 才能将知识转化为能力。所以文秘人员要想把工作做好，提高自己的工作能力，实践是最好 方法。在日常工作中，实践锻炼虽然辛苦，有时还会碰壁，只要坚持，苦练，付出总会有回 报。 实践中，要非常注意总结反思。即对自己过手的每一个材料、每一件事情，都要总结反思， 不能事情过去了就丢到身后，有空时多揣摩揣摩、回味回味。同时，要多学习别人写得好的 材料，学习别人运用材料的方法、怎么谋篇布局、如何谴词造句，如何论证的，等等，必要 时，要象解剖麻雀一样解剖文章。经典或自己认为写得好的文章，可以反复看，反复研究。

五、必须非常注重化为己有。这里所讲的“化” ，就是要善于转化上级的要求，不能“原封 不动” ;善于转化外地的经验，不能“照搬照套” ，善于转化书面的语言，不能“一成不变” 。 有人说“天下文章一大抄” ，这是有道理的。写文章不可能不“抄

第二篇：试论秘书人员所应该具备的职业素质

毕业综合训练 技术报告(论文)

题目 试论秘书人员所应具备的职业素质学生姓名专业班级

学号指导老师

上海工商外国语职业学院 二〇一二年五三十一日

试论秘书人员所应具备的职业素质

内容简介：随着科学技术的发展，改革开放的深入，秘书工作已经起到越来越重要的作

用。那么，如何高效地完成秘书的工作呢?秘书的工作具有事务性、辅助性、机密性等

特点，这就要求秘书人员具有良好的素质，以便能够更好地为领导服务，更适应现代社

会的激烈竞争。

关 键 词：秘书职业素质

秘书工作越来越受到人们的关注，相应地，对秘书职业素质的要求也大大提高。现代科学技术的发展，要求秘书人员具有良好的素质和处理事务的能力，明确自己的职责，在各方面都体现出自己的素养和风貌，并将这些工作方法、原则充分运用于工作中，在实践中不断探索，提高工作效率。本文就秘书人员所应具备的职业素质从以下五个方面加以探讨：

一、秘书工作的性质

秘书，是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

(一)辅助性

在商务活动中，秘书的全部活动都必须在上司的授权和监督之下。秘书在处理任何问题时，都应根据上司的意图、指示来办理，而不能代替上司做决定;秘书应选择适宜的时机和场合，用提出意见、建议的方式提醒领导慎重决策;对上司一旦拍板决定的事项，秘书要毫无保留、不折不扣地贯彻执行。辅助性是秘书工作的基本属性。

就比如我曾经在浦东新国际展览中心接待过参观者，这恰好和秘书的辅助性相似。主要的任务就是向参观者发放展会的小资料，向未预约参观者售票，请已预约参观者填写调查表，分发门票，并将调查表按照不同的要求进行分类整理，做好现金结算工作。

(二)服务性

商务秘书的一切工作都是围绕上司的工作展开的。企业管理者在组织中具有计划、指挥、协调控制的基本职能，他们必须要考虑有关组织技术、规章制度、经济目标、社会态度、公众需求等各方面的要素，因此他们的行为将侧重在计划、协调、沟通、监督、激励、评价等六个方面。比如，上司要主持召开一次会议，秘书要做的是会前准备好资料，秘书与相关人员沟通协调会议场地和会议中需要的设备，与档案管理人员沟通收集收集上司讲话的信息，与各部门相关人员沟通召集与会人员，还包括会上的组织服务沟通协调、会后的逐一沟通催办落实等，秘书应靠自己沟通协调全面的服务和辅助，使会议圆满成功。

(三)从属性

商务秘书人员在处理任何问题时，必须与上司进行有效的沟通协调，根据上司的意图和精神处理，不能超越自己的职权范围，遇事不能自作主张，自行其是。从属性是由秘书的从

属地位决定的，秘书的从属地位决定了秘书所做的一切都必须依上司的意图行事。

(四)中介性

商务秘书是处于决策部门与业务部门、本职能部门与其他职能部门、本公司和外公司之间位置上的辅助管理员，起着承上启下、联系左右、沟通内外的作用。商务秘书要清楚自己正是凭着所处的中介地位展开各项工作的，因此必需要树立中介的意识，正确地把握自己在工作中地位置，把工作过程视作发挥中介沟通作用。

(五)综合性

秘书部门是综合办事部门，商务秘书的工作是为上司的各种商业事务工作服务的，因此商务秘书工作的内容和活动方式必然涉及商业事务工作的各个方面，内容具体而复杂，因而具有鲜明的综合性。

(六)机要性

机要性，是指秘书工作的机密性和重要性。商务秘书身处企业的决策者、管理者身边，企业秘书部门最贴近企业的中枢部分，秘书工作的一个重要部分就是加强与上司的沟通协调并辅助上司进行决策管理和开展各种商务活动，所以在秘书工作中有相当的内容属上司的工作范围。

二、秘书人员应该具备的职业素质

(一)思想道德素质

遵纪守法、廉洁奉公是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现是秘书人员应有的思想道德品质和行为标准。

思想道德素质包括政治品德和秘书的职业道德。政治品德是指秘书要有远大的理想，并坚持坚定的党性原则、四项基本原则，保持清正廉洁、并具有高度责任感。秘书工作具有从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点，决定了秘书必须拥有较高的人格，恪守职业道德。

在日常生活中，我们也可以发现，思想道德素质的重要性不言而喻。某保安服务中心总结暨表彰大会召开之前，经理看了各保安部上报的材料，发现上报的材料都只报喜不报忧。为落实材料，派秘书调查落实。秘书接到任务后，只是根据各保安部所记载的材料和上报材料进行比较核对。结果贡献大、成绩突出的没有评上，而个别虚报数字写假材料的反被评为先进单位，挫伤了群众的积极性，影响了年终评比的质量。

造成评价不准的原因，在于秘书写的报告所依据的事实没有经过深入的调查研究。调查研究，朴素求实，给领导提供详实的材料，是一个秘书乐业敬业的表现，是秘书职业道德的要求。经理已经发现了上报的材料只报喜不报忧，派秘书调查落实，领导意图是很明确的，而秘书却依据只报喜不报忧的材料写了一个报告，反映出浮夸不务实的工作作风。

(二)专业知识技能

1、职业知识

职业知识包括秘书专业知识和行业业务知识两大类。

(1)秘书专业知识

秘书专业的基础知识应包括秘书学、写作学、信息学、公共关系学、文书学、档案学、逻辑学、速记、外语以及中国秘书史等等。

(2)行业业务知识

这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业专业知识是指秘书在企业所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。

2. 基础知识

基础知识是现代秘书从事秘书职业所必须具备的最基本的素质要求，它是秘书从业的立身之本，它构成了现代秘书知识结构中的基石部分，处于基础地位。

秘书的基础知识主要包括以下几个方面：

(1)文化基础知识

文化基础知识主要包括语文、历史、物理、化学、生物、地理、外语等这些在基础教育阶段所学的文化基础学科知识。这是从事秘书职业的最基本的知识。

(2)基础理论知识

基础理论知识主要包括马克思主义哲学原理、政治经济学、思想道德修养、现代汉语、基础写作、普通逻辑、高等数学、英语、计算机等大专以上学历教育阶段所学的公共基础学科知识。这是从事秘书职业所必须具备的哲学、人文等理论基础知识。

这些秘书所需要具备的知识，切实体现在秘书人员的工作之中。

就比如在1972年时，加入李嘉诚长江实业集团的洪小莲才24岁，洪小莲最记忆犹新的是，有一次李嘉诚劝勉她努力学习。1972年，洪小莲加入长实后不久，一天中午的用膳时间，她翻开报纸阅读，凑巧李嘉诚经过，当时她刚翻到娱乐版，李嘉诚对洪小莲说：“有时间就应该进修充实自己，不要浪费时间。”而李嘉诚经常挂在嘴边的一句说话，“不认识的，就应该学习”，“事在人为”一直是洪小莲的座右铭。

三、人际交往素质

(一)表达能力

一个人的语言表达能力，主要包括：在各种会议上的演讲能力;对不同对象的说服能力，以及面对复杂情况应付各种“对手”的答辩能力。在新闻传播日益先进的现代信息社会，任何人都有可能随时遇到记者的采访;都要在必要的会议和必要的场合发表演说;在各种社会活动中，随时有可能主动或被动地答辩一些问题，一个人的口才就表现出其重要性。

文字表达能力，就是将自己的实践经验和决策思想，运用文字表达方式，使其系统化、科学化、条理化的一种能力。文字表达能力是一个人必须具备的一种能力素质。

(二)沟通能力

台湾资深秘书石咏琦所在的秘书协会曾对境内外工作两年以上的秘书作过一项问卷调查得出的结论是：“无论办公室大小，人员多少，秘书所作的工作如何繁琐、技能如何熟练到头来决胜因素的取舍，往往系之乎人际关系是否良好。

1、秘书与领导的关系协调

秘书与领导是下级与上级关系，又是同事关系，工作上组织上是从属。秘书要按领导的意图、指示办事，不能代替领导，不能越位。

当秘书不符合原则的事坚决不能办，这是维护领导的威信。同级之间或者在一个班子中难免有一些矛盾，特别是出现不团结因素时，这就需要多做团结工作不传话、不扩大是非尽量减少矛盾。有时为了工作，为了团结还要顾全大局，忍辱负重。

就比如当领导之间产生分歧时，更不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅或者冷眼旁观。要做双方关系上的爱护感情上的友谊去做。要始终与多位领导保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

2、秘书与同事的关系协调

秘书要学会妥善的处理好与同事之间的关系。应该遵守两个基本原则:真诚和人际相互作用。真诚是人际交往的最基本的要求。秘书要以诚待人，以自身礼貌与魅力，以关心他人的态度打入人群。而在人际相互作用时，传达领导意见的时候，要注意态度语气，不要引起同事的反感反映同事意见的时候，要分析，防止激化矛盾。

就比如说，由于全球金融危机的影响， 公司效益不好，同事小马被裁员。办公室主任老王不想做这个恶人，让小钢去通知小马被裁这件事。小钢对小马说：“小马，别难过，下岗没什么了不起，天不会塌下来，更何况这次下岗又不止你一个人。”小钢没想到小马反应非常强烈，可以说是悲愤交加，他指责小钢是站着说话不腰痛，落井下石。

3、秘书与下级的关系协调

由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最亲近的人经常会代表领导去发布一些命令，指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候，秘书如果跟下级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性。从而影响了工作的效率和工作的质量。

四、心理素质

秘书的心理素质是指在心理过程和个性心理特征方面表现出来的稳定的心理特点的总和。良好的心理素质，对于许多行业的人才来说都是必要的，尤其是秘书。秘书工作内容繁多，长期处于忙碌之中。秘书工作的辅助性、服务性的特点又常常导致秘书处于各种矛盾的中心，时常承受着巨大的心理压力。秘书是一个富于挑战的职业，必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。

微软创业之初，公司基本都是些年轻人，这些人搞业务、推销都是好手。可是弄起内务、管理方面的杂事却没有人有耐心。 在露宝的工作得到大家的肯定后，她却并没有骄傲自满，还是一如既往的和同事之间友好和平的交往。渐渐的露宝成了公司的灵魂，给公司带来了凝

聚力，盖次和其他员工都有很强的依赖心理。当微软搬到西雅图时，露宝也说服自己的丈夫和公司一起搬到了西雅图。盖次从露宝那里得到了信赖露宝在盖次那里得到了尊重。

在此，我们不难看出，一个成功的秘书一定离不开良好的心理素质和一套适合自己的心理素质调节方式。

五、总结

通过三年的学习，使我对秘书有了一个比较全面的了解。通过在网上投简历，也了解了一些相关行政类的招聘岗位的要求，我相信，这对于自己会有很大的帮助。通过实习，使我更好地锻炼自己，将原本书上的理论知识和实际的工作结合起来，充分体会到了实践出真知这一句话的含义。

对于未来的职业前景，我想还是先从初级秘书做起，虽然期初只是一些事务性的工作，但却很好地体现了辅助性，服务性等特点，但同时我也会努力充实自己，多考一些证书，多充充电，从而更好地提升自己，我想从事人事工作，这也比较符合我的性格特点。我认为，工作时要具有高度的责任感，具有良好的服务意识，良好地处理上下级，公司其他部门之间的工作，做好上传下达的工作，这需要秘书有良好的人际交往能力，这对秘书而言十分重要，能够很好地体现秘书的职业素质。

在今后的工作中，我会将理论与实际紧紧联系在一起，做到认真完成自己的工作，掌握秘书工作的艺术，原则，牢记秘书的职责，以这些秘书所具备的职业素质来严格要求自己。

参考文献：

1.《秘书素养》吴欢章 上海文化出版社 2007年3月1日 第四章人际素养

2.《秘书导论》郭建庆 高等教育出版社 2007年1月1日第三章 现代秘书的综合素质

3.《秘书国家职业资格培训教程》郭建庆 上海交通大学出版社 2009年5月 第十一章 人际交往与礼仪

4.《企业文化》宝仪中国工人出版社 2007年第9期P40-41

5.《秘书之友》子荫、周艳琼 秘书之友编辑部 2000年第5期P15

6. 《资本》杂志 穆志滨时事出版社 2000年4月第3期 P23

第三篇：论秘书的心理素质

[论文关键词] 秘书

心理素质

[论文摘 要]随着我国改革开放的不断推进，社会发展也不断深入。近年来，越来越多的人开始日益关注秘书自身素质的提高问题。试图从心理素质这一独特的角度出发，探索作为一名秘书所应具备的心理素质，同时也提出若干提升这些素质的建议，希望能通过本文的论述，给读者一点有益的启发。

近年来，随着我国改革开放的不断推进，社会发展也不断深入，部分人也开始注重从提高秘书自身素质的角度着力进行研究。故此，论述秘书素质的文章可谓汗牛充栋。综观这些文章，大体将秘书的素质分成“德、智、能、体”四个方面。“德”是指秘书个人在生活上表演出的各种行为和表现;或是指秘书个人蕴藏于内、外部未露的特点。“智”是指履行秘书职责的知识水平，主要包括法律知识、文化知识和一定的科学知识水平，这是形成履行秘书职责能力的基础;“能”是指履行秘书职责的能力，尤其是指作为秘书这个职业的能力，具体包括调查研究的能力,参事议事的能力,依法监督的能力,考核和评议的能力,组织群众、宣传群众和发动群众的能力;“体”是指履行秘书职责的身体素质。以上四个方面基本涵盖了秘书所应具备的素质，但是笔者认为，这种概括忽视了一个很重要的方面，这就是秘书的心理素质。

一、秘书心理素质的含义及其重要性

参照北京师范大学林崇德教授关于心理素质的定义，笔者认为，秘书的心理素质可以认为是居于秘书这一职务的人所应具有的心理要素或因素的质量。这些心理要素或因素应该包括：责任感、心理调适能力、换位思辨能力、心理承受能力、应变能力、激发力、韧性、弹性、刚性程度等。这些素质对于秘书顺利地履行秘书职责和义务有着重要的意义：

(一)良好的心理素质有助于增强秘书的使命感和荣誉感，使秘书工作的过程中更有自信。 在我国，秘书长期以来被作为是一种荣誉性职务，由领导和部门做出安排，……他们中有些人在他们的工作岗位和行业中是能手、专家，……但缺少秘书的责任感，这就不能做一个好的秘书。”为什么一个行业的专家和能手在处于秘书这一职位上的时候却成为一个“橡皮图章”?除了缺乏必要的法律素质外，缺乏作为秘书的责任感，缺乏在兼职秘书的现实情况下平衡本职工作和秘书工作的调适能力，缺乏应对各种复杂情况的应变能力以及缺乏在秘书工作中创新的激情等，都是致使某些秘书缺乏使命感和荣誉感的重要因素。责任，有没有秘书的责任，有没有对公司、企业的责任，并且敢不敢表达公司、企业的意志，是最重要的秘书素质。

(二)良好的心理素质，尤其是高指数的“逆商”，是决定秘书能否坚定地履行秘书职责的关键。作为一名秘书，在复杂的工作环境中，要圆满、出色地完成工作职责，没有超一般人的毅力是难以想象的。此外，作为一名优秀的秘书，还要敢于在各种复杂的环境中提出建议，不畏其他力量的干预，独立做出抉择，坚持原则。所有这些行为，离开了非凡的勇气和毅力，都只能是空中楼阁，昙花一现。

(三)良好的心理素质有助于秘书紧密团结，进而从整体上实现工作预期目标。一个组织作用的最终发挥，关键因素在人本身。我们要完成工作预期目标，关键在人，在于怎么提供组织保证和人才支持。为此，除了要抓好秘书的工作之外，对人才的考核和培养成为重点。我们很难想象在我们的秘书缺乏真诚、信任、公正和宽容等品质的情况下，公司、企业内部能很好的沟通和协调，而不会变成马恩笔下的“清谈馆”。这就要求我们的秘书要具有整体意识，个人的工作和活动要服从于、服务于整个公司、企业内部的工作，通过每一个秘书个体的活动来达到整个公司、企业内部的目标。在不断充实自身责任感和荣誉感，不断打造坚忍不拔的勇气和毅力的同时，作为个体的秘书也要有公司、企业这一整体的意识。

二、秘书心理素质方面存在的问题及原因探析

目前各类秘书的心理素质良莠不齐，由于没有进行过全面的心理测试，并没有具体的数据能够反映当前秘书的心理素质状况。但从以下方面可反映出部分秘书的心理素质明显不符合作为一名秘书的要求：

1、保密意识不强

2、 有关存档档案工作被忽略重视程度不够

3、不愿意主动的不厌其烦的做好工作

4、迎送之时，过于简单

5、会场布置不够精细 从心理学的角度分析，上述方面反映出某些秘书在心理素质方面至少存在以下四个问题：责任感不强，换位思辨能力差，对秘书工作缺乏激情，自我控制能力薄弱。那么，出现这些问题的原因是什么呢?笔者认为，主要有以下几方面的原因：

(一)“先天”的因素：主要是指秘书在当选秘书之前，其所处的特定的社会历史环境通过其自身特定的社会实践形成的生理、心理、自我意识等诸因素的个人自身系统的独特性。这种独特性主要体现在秘书自身的个性以及在个性基础上形成的兴趣、爱好和气质。加上独特的社会历史环境，这种独特性反映出每位秘书个体不同的发展状况：好的个性，当然有利于秘书当选后的成长进步和持续发展;相反，“若缺乏从事秘书活动的良好个性，这本身就使自己处于一种 劣势，必然会有碍自身发展，影响其作为秘书价值的实现”。

(二)“门槛”的因素：这里主要是指对秘书本人的考察机制。众所周知，我国目前的秘书缺乏竞争机制，退一步说，即便是公司企业建立了专门的考察部门，其也很可能只重视秘书的品德、能力、知识、年龄等方面，而忽视心理素质这个重要的因素：因为那些不健康心理的表现诸如自我封闭严重、虚荣心强、自私心理严重甚至明显的恐惧症、歇斯底里症等在秘书的考察材料中往往难以找到。

(三)“后天”的因素：主要是指秘书在工作以后，其要受到公司企业内部因素和社会外部环境因素的持续综合作用。部分秘书也许具备充当秘书的“先天”因素，并且也在选拔程序中顺利当选，但其“逆商”不高。在当选后的秘书活动中，由于受到目前不完善的制度的制约以及特定社会环境因素对秘书正确的限制，持续的活动目标不能达成的情况将很可能造成他们“习得的无能为力”。如果不在秘书的培训过程中进行相关的“逆商”提高训练，则很难避免会出现这样的情况。

三、如何提高秘书的心理素质

针对制约秘书良好心理素质形成的三大因素，笔者认为，要提高秘书的心理素质，首先应该把握如何判断一个秘书心理现状的方法。参照对领导干部心理状态的判断方法，笔者认为主要应注意以下几点：

(一)看情绪状态。有健全的情绪生活才是心理健康的人。秘书身兼两职，生活、学习、工作上可能有许多烦心和苦恼的事情需要面对，这些事情实际上是对秘书心灵的折磨，同时在某种程度上侵蚀着健康的秘书心态。能找准烦恼的症结，然后用正确的方式应对，随时保持积极乐观的进取心态，是做一个具有良好心理素质的秘书的重要标志。

(二)看人际关系。秘书的职务要求秘书应对各种社会关系，于是，如何在这些关系中找到最好的平衡点，使这些关系处于和谐的状态，如何以宽容、友好的心态在公司企业和员工间架起沟通的桥梁，都是对秘书人际关系处理能力的考验。

(三)看态度。看秘书对工作、学习、生活的态度，看秘书能否在工作、学习与生活中充分发挥自己的智慧和能力。

(四)看行为。看一个秘书的言行举止是否符合法律道德的要求，尤其是秘书这一职业的职业道德的要求。

(五)看意志。看其在提出议案时是否具有明确的目的，表决时是否及时果断，以及能否面对现实、切实有效地处理困难与挫折。

(六)看自我定位。看秘书是否具有正确的自我意识，能否将自己准确地定位在一个秘书这一特殊的职位上，看其所追求的人生价值实现中是否包含了与其秘书身份相符的内容。

在正确判断一个秘书的心理现状后，笔者认为，可以从两个方面提高秘书的心理素质：一方面，加强秘书履职所需心理品质的培训：可在当选后短期强化培训，履职的过程及时心理干预;另一方面，加强秘书自我心理健康调节。

首先：履职所需心理品质的培训。

短期强化训练法。这原是摸索出来的一种培训中高级领导人才的“应急”的方法。请有关专家(可包括资深秘书、心理学家等)用一周的时间讲述大剂量、高强度的心理学理论知识以及秘书履职的经验。同时采用社会心理训练法，提升秘书的人际交往能力。这些方法包括：

1.敏感性训练法。这是根据团体动力学理论而设计的，培养训练秘书认识自我能力和与人相处能力的方法。它通过群体成员的相互作用与相互帮助，使秘书逐步正确认识自我、评价他人，提升秘书的人际交往能力。

2.心理观察能力训练法。秘书交际能力的大小，其实是基于他对他人的观察结果。因此，特殊的情景模拟和角色扮演，是培训秘书抛弃成见，进行客观观察，最终达到了解自己和了解他人的目的的捷径。

其次：履职过程的心理干预。

要建立专门的秘书心理咨询部门。该部门应该是由多位具有临床经验的资深心理专家组成的专家库，主要负责定期对秘书的心理素质出具体评估报告。报告只交秘书本人阅读。报告内容中应根据秘书这一职务的特殊情况，详细给出对当事人的心理分析，末尾提出合理建议，由秘书自主决定是否遵循建议。定期评估小组每次应由随机从专家库中抽取的若干名专家组成，以保证每位秘书得到中肯的评估意见和建议。

最后：加强秘书心理健康的自我调节。

只有心理健康的人才能有正常、合理的行为，非健康的心理则会导致异常的或偏执的言行。秘书因承受各种压力而易出现心理健康问题，一旦达到其意志力难以控制的程度，轻则难以处理好各种关系，影响工作成效，重则可能会出现偏离法律法规和社会规范的行为。因此，要想提高秘书的心理素质，就要提高秘书自我应对压力和保持良好心态的能力。

第四篇：秘书人员的素质

秘书人员的素质，是指秘书人员运用各种媒介，实现增强组织生存能力和在公众中树立良好形象的目标过程中，所表现出来的知识、个性、作风、素养等品质。换言之，就是决定秘书人员从事各项活动能力的各个内在因素的总和，而秘书人员的基本素质是秘书工作的有效保障。秘书人员只有具备了政治理论素质、逻辑思维素质、专业技能素质、公文写作素质、健康的心理素质，秘书工作才能富有成效的实施。

秘书活动是否有成效，不仅取决于组织内外部的环境，方法手段，对象的状况，而且与秘书活动主体的秘书人员有着至为密切的联系。在秘书实践中不难发现，同样的策略，实施中由不同的人去执行，效果迥然有别，因此，对秘书人员的基本素质进行研究和探讨的必要性和重要性就是显而易见的。

一、秘书基本素质的具备对秘书工作的作用

(一)高素质的秘书队伍是辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证。 秘书人员是贴近领导、直接为领导工作服务的参谋、助手，这就要求他们要有较高的思想水平和政策水平，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，能把“上情”与“下情”有机地结合起来，创造性地开展工作。一个机关若有一支素质高的秘书队伍，他们起草或审核的文件，既能准确地体现上级领导机关的意图，又能结合本地本部门的情况，提出创造性贯彻意见供领导参考，避免出现对党的路线、方针、政策在界限、范围等方面随意扩大或缩小的现象，在处理下级报来的各类公文或具体问题时，才不致违反党的政策，并能及时发现执行政策中发生的偏差;在办文、办会、办信的过程中，方能注意从实际出发，以政策、法规为依据，向领导提供各种拟办意见、方案，避免领导在决策上发生失误。如果秘书队伍的政治、政策素质低，则难以达到上述要求，甚至会出现不该出现的纰漏，造成失时误事，影响党的路线、方针、政策的贯彻执行。

(二)高素质的秘书队伍是提高领导机关工作质量和工作效率的重要依托。

秘书部门是领导机关的综合办事机构。领导既要总揽全局，宏观决策，又要体察入微，具体指挥，秘书部门就要适应领导工作的各种需求，努力做好综合服务工作。在这里，秘书队伍素质的高低直接影响到整个机关的工作质量和效率。实践说明，一个具有较高的科学理解上级精神深，而处理问题能得心应手、驾轻就熟，无疑会收到事半功倍的效果。否则会出现相反的效果。这充分说明，从提高秘书工作人员的素养入手，来解决秘书部门工作质量和效率，才能抓住问题的根本。长期以来，我们总是强调要有勤勤恳恳的工作态度，认为办公室里常有“不灭的灯光”的秘书就是好秘书。这种观念，从倡导和鼓励无私奉献方面来说是绝对必要的。但是随着科学技术的发展和办公自动化水平的提高，随着社会节奏的加快和时间观念、效率观念、价值观念的变化，仅仅靠牺牲个人的休息时间来加班加点地干工作已远不能适应工作的需要。要适应这种新变化、新情况，除了加强对秘书人员的大力培养，全面提高其素质外，是没有捷径可走的。

(三)高素质的要求是牢固树立和塑造秘书队伍作风正、纪律严的良好形象的时代需要 秘书部门是领导机关和领导对外的窗口，是协调部门之间的纽带，是连接领导机关与基层单位的桥梁。这就要求秘书人员必须具有工作踏实、待人诚实、作风严谨、办事务实的作风，永保秘书人员应有的良好形象。如果夸夸其谈、虚荣好胜、作风疲沓、工作马虎，那么，将不仅影响到秘书部门的良好形象，而且也必将给领导工作造成损失。秘书人员从事的是一

项特殊且重要的工作，对他们来讲，遵守纪律、保守秘密、廉洁奉公是最起码的要求。因此无论在什么情况下，特别是在行使职责权力和从事公务活动时，他们都应严以律己，模范地遵守党纪国法和各项规章制度，正确处理个人利益与国家、集体利益的关系，不为物利所诱惑，不为私欲而越轨，不为谋私而去枉法。要时刻提醒自己，自省自警，特别是在缺少监督的时候，更要丝毫不放松严格要求，自觉按法规、按程序、按要求办事，坚持慎独，洁身自爱，不越雷池一步。

二、秘书人员基本素质缺失的原因

(一)专业知识结构不强

文秘人员从事的是综合性、服务性很强的工作，横向上需要具备宽广的知识，纵向上需要具备深厚的专业知识。在政府机关文秘人员中，有的专业知识和相关知识搭配不协调，工作存在顾此失彼。主要表现在：社会知识不丰富，自然科学知识不全面，文化知识不精通。社会知识、自然科学知识是秘书最起码的知识。现实工作中，部分文秘人员应有知识大多是在学校期间获得的，按照原来传统教育方式，一些些学校片面追求升学率，从而影响到人才综合素质的培养，导致部分文秘人员存在偏科现象，一些学校只注重主科教学，忽视素质教育的提高，辅助学科教育可有可无，所学知识不全面，内容不均衡。工作后，各方面事务多，实际操作性强，理论知识钻研不够，学习缺乏积极性、主动性，有时工作只限于具体事务，根本不能学习，甚至有的本身就缺乏社会科学文化知识。有的文秘人员在基础知识和专业知识方面只具有某一方面专长，没有全面专业技能、技巧。在我国，文秘这门学科开办的时间并不长，有的文秘人员可以说压根就没有文秘专业知识。据了解，在一些县级政府机关文秘人员中，大多是来自不同的工作岗位，有以工代干的;有从事教育的;有学农的;有学医、学法的等等，可以说真正学文秘专业的很少。以上这些都是导致政府文秘人员专业知识不够强的根本原因。

(二)政治思想素质不高

政府文秘人员政治思想素质主要体现在全心全意为人民服务，对党和人民负责，密切联系群众，谦虚谨慎，实事求是，富于创新，敢于开拓等方面。当前，有的文秘人员为人民服务的信心和决心不足、本领差;有的对各方面的理论知识学习不够，对党的各项路线、方针政策学习贯彻不够;有的受市场经济发展和价值取向影响，政治思想不纯洁，行为不规范，对党和人民的事业失去信心，思想动摇，工作马马虎虎，拖拖拉拉，抱着混世魔王的态度;有的在工作中相互扯皮，相互推诿，办理机关事务，材料反应不及时，情况反映不属实，工作道听途说，弄虚作假，随意性、猜测性很强;有的还存在“想当然”现象;有的对人对事乱扣帽子，轻下结论，起草公文粗枝大叶，决定问题“草率”、“大胆”、“前后矛盾”，与政策原则相抵触，贯彻执行决策不准确;有的善于抓领导弱点，利用领导职权影响搞腐败，工作不遵章守纪，履职不严，工作墨守成规，固步自封，缺乏开拓创新精神。如果一个秘书没有全局思维，不能及时为领导提供严谨、正确的意见和建议，而只会随声附和，或站在局部利益乱出歪点子，他就失去了秘书的正常职能。秘书内在思维时，应从全局的高度和角度出发，向领导者提供可行性意见、建议供其参考决断，而在执行过程中则又必须以局部的角度，从属的地位为出发点。一旦领导作出决断，秘书就只能坚决无条件地执行，而不能有丝毫游移，更不能自以为是，与领导分庭抗礼或另搞一套。

(三)职业道德不够规范

1987年中纪委通知，要求共产党员模范遵守职业道德，努力做到：“在工作中全心全意为人民服务，忠于职守、公正无私、光明磊落、忠诚积极，坚决反对弄虚作假、欺上瞒下、官僚主义、玩忽职守、损人利己、损公肥私、以权谋私的思想和行为”。要求共产党员、国家工作人员模范遵守职业道德，政府文秘人员更是毫无条件地遵守执行。可在我们现实工作中，有极少数文秘人员置国家、人民利益不顾，工作得过且过，利用领导或部门职权欺压百

姓，为自己捞好处，在一些方面表现还比较突出。有的以首长自居，狐假虎威，站在“准领导”位置上办理事务;有的不能严守国家机密，泄露或出卖国家机密，泄露领导尚未决定关系群利益的事情;有的在不同场合随便议论领导，议论别人隐私，工作挑拨离间，在群众中制造事端，激化矛盾，破坏领导与领导，领导与干部，领导与群众之间关系;有的工作不守信用，不懂规矩，在与领导或他人谈话时，不尊重他人意见，左顾右盼，漫不经心，言谈举止粗暴，行为傲慢;有的当着领导或群众一套背后又是一套,阳奉阴违,为人不忠诚，做人做事不踏实。以上这些现象，在政府文秘人员中虽是极少数,但影响极坏，有失企业形象。

三、秘书基本素质的要求

做秘书同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。一般来说，在秘书这个岗位上，起码要打好七个方面功底，就是政治理论功底、逻辑思维功底、政策法规功底、经营管理功底、专业技术业务功底和公文写作功底以及良好的心理素质。

(一)扎实的业务素质

秘书要比较了解和熟悉所在企业涉及的技术业务知识，说白了，秘书对本企业的技术业务应当是个行家， 而不应当是个外行。为啥呢?因为如果你不了解、 不熟悉本企业的技术业务知识，肯定写出来的东西净说外行话，甚至会造成错误，闹出笑话儿，外行当不了秘书。当然，这并不是说秘书就非得精通技术业务不可，这样要求也没有必要，但必须对基本的常识性的技术业务知识要了解和熟悉，而且了解的面和熟悉的面越宽越好，秘书对本企业的业务应当是个通家。

(二)文字运用能力

秘书要掌握公文写作基本知识，掌握公文写作技法。这是秘书这个行当的基本功，秘书就是靠 这个家什儿吃饭的。公文写作知识包括了三个部分，一部分是一般的公文写作理论知识，另一部分是企业公文写作理论知识，还有一部分是秘书个人在写作实践中摸索总结出来的 写作知识。前两个部分是秘书基本功的理论基础，有了这个理论基础，你才能迈进秘书这个行当的门槛儿。但光有了理论基础并不一定就能把文章写出来，或者写出来也不一定就 能写的好，还有个在实际写作中摸索总结写作知识问题，这 部分的知识摸索总结的越多，经验积累的越多，你的基本功就越深厚。小许进入公司做秘书时间不长，文化水平一般，没有经过正规的秘书专业培训。有一天，宋主任接受领导的指示，吩咐许秘书就本公司与顺昌公司人事纠纷一事的处理向上级写一份“请示报告”。但因他不知道请示和报告是两个不同的类型的文种。犯了工作中最低级的错误。这也让我们明白想把课堂上学到的真正用于实践是很不容易。文书写作对于秘书而言是一项很重要的技能。

(三)健康的心理素质

秘书人员要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。秘书要培养良好的心理素质，必须培养角色意识、善于管理自己的情绪，完善自己的性格秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。小邵刚大学毕业便进入了某从事电讯器材业务的外企公司做行政秘书。上任初期，她很想好好表现一下以得到外国老板的赏识和同事们的赞许，因此，她每天总是提早半个多小时到岗，整理办公室，调试空调，并为上司准备好饮料。在工作中她总是抢着多干，很多同事也乐得把一些费力不讨好的事都塞给她做。开始她干得很卖力，经常加班加点，吃苦耐劳，久而久之，她产生了心理上的不平衡，认为其他员工懒惰、欺生，不珍惜她的劳动，帮其他同事干活本是出于热心，那些同事不但不领情，倒认为她是大家的秘书，谁想使唤她就使唤她。一气之下，地再也不像以前那样积极主动，而是上班踩点，办公室再脏再乱也只当没看见，别的同事求她帮忙，她推三阻四，不伸援手。时问不长，她就觉得在这个公司太压抑，而上司也嫌她太不主动，同事都

觉得她忽冷忽热，脾气无定，性格孤僻，不好相处。她在公司里虽然做事不少，但口碑越来越差，被上司认为在人际处理技巧和业务能力方面都有较大缺陷的秘书，最后她只能悻悻地离开公司。这表明良好的心理素质对以一个秘书人员是至关重要的。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

三、提高秘书基本素质

秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好领导的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进社会各项事业不断向前发展。造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍，是建设社会主义现代化事业的客观要求，也是新时代对我们秘书从业人员提出的一项新课题，是一项长期的任务，秘书工作者要在实践中积极探索，积累经验，逐步提高。秘书之职重在素质.要顺利履行这些职能,就要求秘书人员是一个"通才","全才".秘书人员工作的全面 性,活动的宽广性及其角色的多变性,必然要求秘书具备与本职工作的性质,任务相应的更高,更严的要求。

(一)增强素质，提升德才

秘书工作是一项十分繁重而复杂的劳动，秘书必须具有坚韧不拔、百折不回的毅力，克服各种困难，实现自己的职能。秘书要有较强的心理承受能力，对来自领导、基层和外界的种种压力能够从容应付，任劳任怨。秘书在辅助领导的过程中，要能够坚持原则，实事求是.自觉抵制不正之风，做领导忠实的参谋和助手。秘书还要严于自律，自制力强，努力克服自身的缺点和不足，成为一个意志坚强的人。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业,一些人员普遍差距 较大而工作往往"出力不讨好"的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有"富贵不淫,贫贱不移"的思想品德,廉洁奉公,勤政为民,艰苦奋斗, 一尘不染的政治本色,忍辱负重,任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的. 同时由于秘书人员的"德"是领导形象的"补充",机关效率的"折射",自身 素养的"反映", 要求秘书人员必须诚实正直, 心明步正, 谦虚谨慎, 兢兢业业, 恪尽职责,严守机密,互相补台,竞而不妒.秘书人员具有"外脑"职能。并不意味着就可以乱发议论,自作主张,左右领导.秘书必须注意使自己的言行 符合角色规范,做到既尊重领导,坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为 领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责.其次,要有领会领 导意图的聪明才智.要"参"到点子上,"谋"到关键处,必须准确理解和把握 领导意图. 要善于通过间接或者直接方式, 把领导的所思所想, 所筹所划弄清楚, 做到既能按领导意图正确"发挥",又不自作聪明.以敏锐的观察力抓住工作中 的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见.第三,要有进言献策的艺 术技巧.要根据领导的心理,行为特征,选择适当场合和最佳时机,从要害问题 切入,用委婉,含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。语言文字运用能力，语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。秘书部门是上下左右工作联系的枢纽，信息交汇的中心，使秘书与语言文字结下了不解之缘，秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面：阅读能力。秘书人员要经常处理大量的文字材料，因此必须善于阅读。一是要回精读，如对重要文件或经典著作逐句逐字研究，从字里行间领会其微言大义;二是要能够快读和泛读，如善于大致浏览，领会精神实质，提炼浓缩，摘要主旨。视听能力。就是要听话并理解别人的话。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。言谈能力。语言能力是秘书的基本功之一。秘书人员语言能力的基本要求是：鲜明准确，简练明晰，口吃清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。写作能力。文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。秘书从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。技能操作能力。科技的发展和办公自动化的普及对秘书提出更高的要求。它要求秘书人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力。主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、

摄影摄像技术、微缩技术等现代办公手段能够熟练掌握现代办公设备的使用方法。擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求,也是 提升秘书人员位置的关键所在。

为了综合提高秘书人员的文稿质量,要特别注意 "三点":一是苦练内功.在学习内容上,学政策,学理论,学业务,学经济,学法律,学写作,学计算机等,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸;同时, 还要在实践中学习,边工作,边学习,边总结,边提高,使撰写的文稿血肉俱全; 向领导学习,学习领导讲话时的构思,处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语 言,工作方式达到"同频共振";向同事学习,取人之长,补已之短,努力做"通才","全才".秘书人员要博采众长.一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识,才干.理论学习和实践锻炼就好比车之两轮,鸟之两翼,缺一不可.实践的过程,既是了 解情况,发现问题,解决矛盾的过程,也是认识规律,掌握规律,运用规律的过程,是增长才干和本领的过程.因此,要把在工作中做到理论与实践相结合,把学到理论知识大胆的运用到实践中去。

(二)跟紧时代,浓厚秘书意识

责任意识.秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接 影响着一个单位的作风建设.只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地 注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真,态度端正,处事果断,在任何 人面前,在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证.秘书人员每天接触的各种公文,请示,报告等材料中含有 大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集,归类,处理过程中将各种信息进行 严格的取舍,把最有用的信息提供给领导.这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞 察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的.秘书人员丰富的知识不 仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。

(三)定准位置,走出工作误区

秘书工作容易出现四种误区:一是把秘书为领导服务,扭曲成对领导 的人身依附和人身服务.外界常把秘书视为领导的侍从,而秘书圈内个别人也把 围着领导转,伺候好领导作为指向的主要内容.这就歪曲了秘书的社会属性.二是把秘书为领导服务只理解为权力运行意义上的"领导工作"服务."参政"意 识过"度",把自己摆在"准领导"或副职的位置,把幕后工作放到台前.三是轻易抛出"夹生"想法,强加于领导,于公于已都不利.四是出"馊主意",帮倒忙,给工作带来损失,造成被动.要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德约束自己。

第五篇：秘书人员的基本素质

随着社会的不断发展，秘书这个行业距离我们的生活已经越来越近。在市场经济条件下，大大小小的公司不断涌现，随着中国加入WTO，越来越多的外资企业进入我国，对秘书的需求不断增加，许多有志之士也希望涉足这个职业。但是，做好秘书并不容易，现在的秘书工作也再是人们传统思想中那种单一的端茶倒水、跑腿帮忙的打杂工作了，现在的秘书工作岗位重要、责任重大，秘书的工作质量高低往往直接影响着企业的前途和命运，秘书的形象往往直接代表着公司的形象。真正做到一个合格的现代秘书，那么可以说，他就是一名合格的领导接班人。所以，要想做好一个合作、称职的秘书，就要全面强化自己的各项素质。

首先要强化人品素质。就是做人一定要正直、正派。坚持一切从实际出发，实事求是，敢讲真话，如实反映情况，立场坚定，是非分明，不隐瞒观点，不见风使舵，用正确的思想、正确的观点、正确的态度、正确的方法处理问题。

秘书人员是领导与群众，上级与下级，领导与各部门之间联系的桥梁，秘书的一言一行，都直接影响企业或领导的形象及信誉。作为一名秘书人员，一定要有敬业心。事业成功的第一要素就是爱岗敬业。难以想象不热爱自己职业的人能在本职工作上有所建树。敬业就要时刻牢记肩上的责任，干一行，爱一行，钻一行，专一行，满怀热忱，踏踏实实，一丝不苟地工作。勤学习、勤思考、勤动脑、勤动手、勤动嘴、勤跑腿，以勤补拙，靠勤生巧。竭尽所能，全力以赴把事情做的最好，万不可马虎大意，更不能应付差事，也不能凭主观臆断和妄加猜测办事。否则，只会贻误工作，造成被动。要时刻清醒地明确自己的职业定位和服务宗旨，勤勤恳恳，兢兢业业，恪尽职守，为领导分忧，为群众解难，脚踏实地于平凡岗位，执着于自己的事业;作为一名秘书人员，还要有平常心。贫贱不移志，富贵不淫心，宠辱不惊心。不骄不躁，不愠不火，甘于清苦操劳。秘书工作任务十分繁重，办文要撰写材料、打字复印、审校文件，办会要迎来送往、布置会场、端茶送水，还要办事电话记录、通知会议等琐碎事务集于一身，工作千头万绪，常常忙得焦头烂额。哪一环节稍有疏忽，出力不讨好，还得受批评。平时还得比别人早上班晚下班，节假日还得值班，这些都是家常便饭。特别是“突发事件”一出，更是忙坏我们的秘书人员。但这种状况恰恰是对我们最好的锻炼。这时候，我们需要心平气和，认识到秘书工作是一个脑体结合，知识型和服务型融为一体的特殊职业。秘书人员在思想品德方面有较高的要求，要讲究人格的力量，先学会做人，后学会做事，力求达到“淡泊以明志，宁静以致远”的从容高远境界，不可患得患失，争名夺利;作为一名秘书人员，还要有上进心。如今已进入信息时代，知识经济、信息高速公路、自动化技术等新的课题让人应接不暇。秘书职业也随着日新月异的时代变化而被赋予更多的内涵。如墨守成规，停滞不前，必然不适应社会发展，在秘书岗位上力不从心，最终被社会淘汰。“学而不思则罔，思而不学则殆。”要想做一个合格的现代秘书，只有保持旺盛的学习上进心，不断从书山报海中汲取营养，才能更好地适应形势发展的需要。传统式的秘书人员必须向全能式的秘书人员过渡，不仅要懂得文史哲数理化，还要懂电脑、英语、财经商贸、法律政策、公关礼仪等基础知识，也要会操作复印打字、传真电报、照相摄影、录音播放等现代化办公设备。“学习、学习、再学习，实践、实践、再实践，提高、提高、再提高。”奋力拼搏，刻苦钻研，勇于攀登，创下一流的业绩。

二是要强化政治素质。要努力学习邓小平理论，坚持正确的政治方向，保持正确的政治方向，保持相当的政治敏锐性。在思想上、政治上与党中央保持高度一致，坚定不移地执行党和政府的路线、方针、政策、模范遵守法律、法规和各项规章制度。

在具体工作中要忠心耿耿、全心全意、无条件地做好本职工作。坚持正确的政治方向，加强思想作风建设，加强人生观的改造。自觉服从领导，听从指挥，服从组织，服从大局，把发挥主观能动性及积极主动性和增强服从意识统一起来，自觉做到事前参谋，事后服从，不出杂音，不唱反调;传达领导的意见钉是钉，铆是铆，有一说一，有二说二，绝不走样变形;对领导意图要认真领会，领导委托的工作要认真落实，全力承办;领导交办的事项要办理得及时可靠，做到件件有回音，事事有着落。决不能敷衍塞责;要自觉维护领导的权威，保证政令畅通，保证各项决策的贯彻实施。此外，在工作中要充分发挥职能，正确运用手中的权力，树立正确的服务意识，从服务于工作，服务于大局出发，认真做好各项工作。

在工作作风方面，要有爱党爱国，全心全意为人民服务的政治觉悟;不计名利，任劳任怨，不私奉献的博大胸怀;勤学苦练，深钻细研的良好学风;默默无闻，埋头工作的思想情操;忠于职守，严肃认真，勤俭办事，清正廉洁的优秀品质;严守纪律，自我约束的组织纪律。还要坚持六个反对，即反对腐化，要有艰苦创业的精神;反对官僚化，要有认真踏实做事的精神;反对机械化，要有政治生活的良好修养;反对简单化，要有精思细研的精神;反对浪漫化，要有日常生活的规律，反对傲慢，要有虚心学习的精神。此外，还要有超前意识，从多而杂的工作头绪中理清思路，分清主次，保证各项工作高效有序运转。其中关键之一在于工作筹划要有超前性。凡事预则立，不预则废。即从大事着眼，谋划布局，凡事做到心中有数，心到不慌;又要从小事入手，精细运作，规范具体，有条不紊。总之，要在工作中不断总结经验，扬长避短，全面推进各项工作的顺利进行。

三是要强化业务素质。做秘书，头脑要清，手脚要勤;点子要精，办法要灵;胸怀要宽，待业要诚;办事要公，言行要慎。好秘书，“主动而不乱动，积极而不蛮干，稳重而不呆板，灵活而不轻浮”。能否成为一名合格、称职的秘书，主要取决于其本身的知识水平和业务素质，取决于他们提出问题、分析问题和解决问题的能力。作为秘书，无论遇到什么情况，都要把不断提高自身素质的工作坚定不移地做下去。

文字水平是秘书的一个基本素质要求，也是衡量秘书工作的一个标准。无论文章的载体如何变化，思想总得需要文字来表达，文字水平总是一个永恒的要求。做秘书，首先要在文字水平上下功夫，文字水平过关了，才有可能是秘书。写作能力，被称为秘书起码的“本钱”和“看家本领”。要想具有较强的文字处理能力，就要能听得懂领导的话，领会得了领导的意图，并有能力将其组织成文字。市场经济给秘书带来了更多的写作形式和更丰富的写作内容。传统秘书的写作内容多是依令行文，诸如通知、指示、请示、报告、批复等。在市场经济的社会里，政府部门的领导者和企业的负责人，更多地关注市场的变化、经营的状况、经济指数的升幅。这要求秘书能够较好地以经济理论为指导，以调查研究为依据，运用财经专用文书，写作出市场调查(预测)报告、经济活动分析报告、可行性研究报告和经济合同、招标书等，为领导决策服务。

作为秘书，要能熟练操作各种办公自动化设备。当今世界科学技术突飞猛进，“科学技术是第一生产力”已成为现实。从秘书工作的客观实际来看，现代科技使办公自动化成为现实。传统的秘书多借助于纸、笔、电话、电报和信函来开展工作，工作效率相对较低，不能适应市场经济快节奏、高效率的要求。而先进的办公自动化设备，大大减轻了秘书繁重的日常事务性工作。电脑的普及和网络的推广使公文的信息传递更加快捷，办公效率更高。智能化、网络化办公使办公室业务规范化、公文处理标准化和一体化，掌握办公自动化技术已成为秘书必备的基本技能。作为秘书，如果能熟练使用各种音像设备和多媒体技术，处理电子邮件和制作网页，进行远程办公和组织远程会议，那么我们的工作将会更加得心应手，秘书工作将会增加更多的科技含量。

秘书要掌握较硬的管理知识。在市场经济体制下，企业形成了以市场营销管理、研究开发管理、生产管理、财务管理、人 力资源管理为主体的企业管理制度。在这种体制下，管理知识便成为秘书切实履行辅助决策、参谋咨询职能的重要工具。在市场经济体制中，一切经济活动都随市场和价值规律而变化。政府的经济政策制定者和企业的决策者都在研究宏观经济的发展、市场的变化、股市的波动和国外经济的动态，以利于科学的决策。因此，秘书必须对市场的感觉十分灵敏，掌握企业管理、市场营销、金融证券等工商管理知识，进行大量的经济信息的搜集和分析，为决策提供科学的依据。

秘书要有较强的公关能力。公共关系是一门新兴的学科，它综合运用了社会学、心理学、新闻学、管理学、秘书学等学科的知识，在企业经营中的地位和作用越来越重要。企业作为市场的主体，企业与政府、企业与企业、企业与消费者、企业与员工之间的关系都是公共关系的一部分。西方国家的企业将公共关系作为企业发展的重要战略来研究，形成CI战略，即将企业精神、产品、商标等融为一体，进行广泛的宣传，形成企业文化和品牌形象。这些处理公共关系的任务大都落在秘书人员的身上。因此，现代秘书要摆脱传统秘书规范的束缚，培养良好的公关素质。首先要优化自身形象，并具备与公关活动相适应的多种能力，如交际能力、组织能力和表达能力等。更为重要的是要策划、设计领导者个人和单位的公众形象，将公关意识贯穿到秘书工作的每一个环节中。

秘书还应具备一定的法律素质。政府部门和经济实体都要严格遵守法律规范，政府要依法行政，企业要依法经营。因此，政府部门的秘书必须具备一定的法律素质才能做到依法行政，企业的秘书同样要具备一定的法律素质才能办理各类经济类和司法类文书，才能运用法律武器保护企业的合法权益。目前，我国的法制建设正处于一年快速发展时期，各种法律、法规不断出台，这正是秘书学习法律的良好时机。尽管一些政府部门和企业都聘请了法律顾问或设置了政策法规研究室，但作为秘书，也要对国内一些重要的法律要有所了解，如《宪法》、《刑法》、《选举法》、《行政诉讼法》、《预算法》和《民法》等。对围绕经济活动的一些法律，如《公司法》、《企业法》、《劳动法》、《合同法》、《破产法》、《保险法》、《仲裁法》、《证券法》和《税法》等要熟悉并能够运用;另外对一些职能部门和行业的法律，如《专利法》、《广告法》、《土地法》、《建筑法》、《电力法》、《对外贸易法》等也要有所了解。掌握法律、法规条文是基础，更重要的是要具有法律意识、法制观念，办文、办事都要以法律为依据。

事实上，秘书人员的业务素质还有很多重要方面，如文化知识、理论水平、动手能力、外语水平、口才、信息综合能力、心理素质、专业层次等。正如常崇宜教授所讲：21世纪的秘书，当然必须是智力密集型的人物。“智力密集型”是一个内涵丰富的概念，很难诠释，也不容易练就。唯其如此，秘书工作和秘书学才具有无穷魅力。

秘书素质的提高是一个与时俱进的动态过程，是没有止境的。为不断满足工作需要和适应时代要求，秘书人员必须在学习和工作中不断总结经验，提高自己的整体综合素质，胜任本职工作，做一个合格的现代秘书。