高校后勤办公室秘书素质要求及提升措施

2023-02-09

高校后勤办公室秘书主要是指高校后勤领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员, 主要职能是辅助决策, 综合协调, 沟通信息, 办文、办会、办事等, 是后勤领导者、主事者的参谋和助手。后勤办公室秘书作为后勤管理者的助手, 在知识日新月异、经济全球化高速发展、高校后勤社会化改革不断深入的今天, 提高自身素质, 加强自身修养, 提高专业水平是确保更好的发挥参谋和助手作用的前提。

一、高校后勤办公室秘书的高素质要求

(一) 高校后勤工作的性质要求办公室秘书具备较高素质

高校后勤工作的性质总的来讲是服务于高校的教学科研和全体师生的业余生活, 其根本目标是以优质的服务、优良的作风和优美的环境达到学校满意、师生满意、员工满意的“三满意”。与其他社会组织不同, 高校后勤在提供服务保障的同时, 还兼有着一个非常特殊的性质, 也就是“三服务、两育人”的育人性质。高等学校是培养具有高素质人才的地方, 这就决定了高校后勤服务的对象主体是学生, 决定了后勤部门的性质是“教”。因此, 高校后勤员工更多时候是扮演着“不上讲台的老师”的神圣职责。作为高校后勤办公室秘书, 作为离领导最近的人和后勤对外的窗口形象, 即承担着协调、配合领导者使后勤员工成为“不上讲台的老师”的作用, 又扮演着树立典范的角色。因此, 办公室秘书必须身先士卒, 不断提高自身素养和修养, 为广大后勤员工, 适应后勤工作性质的需要, 成为服务育人的新型后勤人员作出自己的贡献。

(二) 高校后勤工作的特点要求办公室秘书具备较全面的素质

高校后勤工作的一大特点就是服务范围和服务内容纷繁复杂、摊大面广。主要表现在:一是工作范围的广泛性。高校后勤实体在服务范围上主要包括饮食、公寓和教学楼管理、水电暖供应维修、校园环卫等单位, 涉及了师生工作学习生活的方方面面, 工作可谓繁杂、琐碎。二是有较强的时效性和突发性, 且与学校的稳定安全密切相关。尤其是学生饮食供应、学生公寓管理方面的突发事件, 必须作出及时正确的处理, 否则, 将会直接涉及学校平安稳定的大局。三是具有一定的社会性和综合性。高校后勤部门, 尤其是高校后勤办公室, 既要做好校内的教学科研和师生员工的沟通服务, 还需要与一些校外组织和部门进行沟通, 比如工商、卫生防疫和税务部门等相关政府部门。在和不同部门和组织打交道的过程中, 既要考虑本单位的经济效益, 还要注意维护好社会效益, 更要确保单位的安全、高效、合法、顺利的运转。四是后勤工作具有非常强的政策性。虽然高校后勤工作主要是从事一些基础性的服务工作, 但同时其具有一定的政策性。比如饮食供应服务、学生公寓管理、校园楼道管理以及合同工的管理等都与国家的相关方针政策、法律法规有着紧密的联系, 要求后勤人员, 尤其是其中的管理人员具有相应的知识和较强的处理问题的能力。这些特点, 对高校办公室秘书提出了较高素质的要求, 同时也要求其具备适应这些特点的知识和能力, 并不断提高自身素质, 成为领导者的得力助手, 为维护高校的稳定与发展作出坚实的后勤保障。

(三) 新的形势要求高校后勤办公室秘书不断提升自身素质

知识经济、网络经济、信息时代, 迫使办公室秘书必须要具备顺应时代的相关知识和能力。作为高校后勤办公室秘书应具备三个方面的知识:一是必须具备的知识:主要是指部门相关的业务知识和秘书本职专业知识;二是应该具有的知识:即基础理论知识, 主要包括政治思想理论知识和办公自动化相关的信息技术知识等;三是扩展知识:作为办公室秘书应该重视学习, 多做阅读, 即可开阔视野, 也能拓展思维。当下的大学生倡导个性, 且具备较宽的信息途径, 对遇到的后勤服务中的不满意, 反映的途径非常多样, 而且对后勤服务工作的要求也更加细致和多元化。另外, 后勤一线员工的能力和水平也越来越好。不管是作为管理者, 还是作为服务者, 都对后勤办公室秘书提出了不断提升自身素质, 更新知识和技能, 适应新的形势的要求。

二、高校后勤办公室秘书提升素质的几个重点

(一) 加强政治修养和思想作风建设是关键

高校后勤办公室秘书由于工作的需要, 既要服务于后勤领导和广大师生员工, 又要与外界开展交流与合作, 政治觉悟的高低将直接影响到后勤及学校的形象和声誉。为此, 作为高校后勤办公室的秘书应该着重加强自身的政治修养, 牢固树立起正确的人生观、世界观和价值观。同时, 要不断加强理论学习, 学习马克思主义的基本原理及其中国化理论成果, 学习哲学、政治学、管理学、经济学、社会学及其他有益理论。注重理论指导实践, 运用最新理论方法指导工作实践, 分析和处理工作中出现的具体问题。这即秘书良好政治修养的具体体现, 也是秘书提高自身素质做好秘书工作的关键。

过硬的思想作风和优良的工作作风是高校后勤秘书一个必不可少的基本素质, 也是作为秘书这一职业的职业道德在日常具体工作中的集中表现, 需要在工作中有意识的着重培养。首先, 高校后勤秘书应具备实事求是的思想作风。能在工作生活中坚持客观实际, 不武断, 不做假, 能敢于面对错误并及时纠正;其次, 高校后勤秘书应具有谦虚谨慎的思想作风。态度和蔼, 尊重他人, 甘当助手, 谨言慎行;再次, 高校后勤秘书还需要具有公正廉洁的思想作风。能坚定立场、坚持原则、不曲意奉承, 不违法乱纪。除了需要具备上述思想作风外, 作为高校后勤办公室秘书具备良好的工作作风也非常重要。对待办公室复杂繁琐的各类工作, 作为秘书具备高度的责任心十分重要。主要表现在工作中能全心身的投入, 热爱本职工作, 对待工作积极主动。在处理具体事件时, 做到迅速果断, 不推诿、不扯皮。大事小情, 能耐心细致, 做到让领导放心。当时间紧、头绪多, 人手少的时候, 能够保持清晰的头脑, 能遇事不急, 有条不紊的处理问题。此外, 热情诚恳的工作态度、机智灵活的工作方式、幽默豁达的爽快性格也是一个合格秘书所应该具备的条件。

(二) 培养综合专业能力是基础

1. 写作能力。

所谓写作能力对于秘书来说主要体现在草撰各类文稿上, 比如工作总结计划、请示报告和领导讲话稿等。这是办公室秘书的一项基本功, 能够比较集中的体现出秘书的政策水平、文学修养和文字表达能力等。合格的办公室秘书必须具备良好的写作能力, 因为办公室的工作涉及到非常多的文字写作, 可以说占据了秘书工作的一大块。

2. 理解能力。

在看似杂乱无章没有头绪的工作中迅速找出核心问题并作出正确判断是对高校后勤办公室秘书的又一项重要要求。其中也包括在听取别人发言, 阅读文字材料时能够迅速准确地理解其基本意思, 概括其核心思想, 并能加以整理归纳, 从而作出正确的判断。理解能力的强弱涉及到日常信息筛选, 接待工作, 撰写文稿, 调查研究及决策咨询等相关秘书工作的优劣。

3. 调研能力。

调研能力是办公室秘书发挥助手作用的基础性工作。当需要进行一项调研时, 作为办公室秘书能够独立开展工作, 在充分收集一手材料, 揭示客观情况的基础上, 提出自己独到的见解, 最大限度的对领导作出正确决策起到积极作用。调研能力需要系统培训和长期实践, 是一项要求较高文化素质的能力。

4. 协调能力。

协调上下、沟通内外是办公室工作的基本职能, 良好的沟通能力是一名合格秘书须具备的基本能力。作为秘书与各种人士打交道必不可少, 而高校后勤办公室作为学校的一个“窗口”, 无论是对外交流, 还是对内服务, 秘书人员都需要具备一定的协调能力。在与不同人士交流过程中, 作为秘书要不畏困难, 敢于应对各种棘手的问题, 尤其要做到在与自己不喜欢的人员打交道时保持理智, 这就需要具备较强的自控能力。优秀秘书要能够做到不论发生了什么事, 有什么挫折与烦恼, 都能控制自己的情绪, 保持谦虚礼貌的态度。

5. 表达能力。

思维清晰, 重点明确, 简明扼要是办公室秘书需要具备的表达能力, 也是合格秘书人员的一项基本功。具体讲, 表达能力包括普通话使用能做到口齿清楚, 语速适中;语言运用简洁扼要, 措辞准确;表达意思有分寸, 火候掌握恰当;表达观点明确, 能使接收者没有疑义;表达逻辑上条理清楚, 层次分明, 有观点、有论述, 能使人信服。

6. 记事能力。

能在领导需要时随时提供信息是对秘书工作的一个要求, 要做到这一点, 就需要平时注重培养记忆重要信息的能力。把各种重要的信息记住, 以备不时之需。所谓重要信息主要有这么几方面的内容:一是重要事件的时间、背景、主要过程、结局和影响;二是重要文件的主要内容和数据, 收发文部门和大致的时间;三是接触过或听过介绍的重要人物的基本情况, 姓名、职位等。

(三) 拥有干练的职业性格及过硬的心理素质是保障

高校后勤办公室秘书除了具备良好的政治素质和专业技能之外, 还要在工作中培养历炼良好的心理素质。

1. 意志坚强。

办公室秘书在日常的工作中扮演着上通下达的角色, 肩负着传达领导指令和反馈收集信息的重要职能, 这一职能要求具有高度的责任感和做好这一工作的坚定的信念, 唯有如此才能在工作当中做到坚持原则, 遵守纪律, 维护好学校和师生员工的利益。

2. 待人随和。

办公室秘书内心意志坚强的同时, 外在还必须待人随和。办公室秘书工作的环境多是各种矛盾和不同意见相交的地方。既有部门与部门之间的纠葛, 也有人员与人员之间的矛盾。在日常工作要接触各色各样、各种性格的人, 这些对办公室秘书的交际能力提出了较高的要求, 要善于同不同意见的人在工作中很好地协调共处, 在坚持原则的前提下, 采取宽容忍耐、以理服人的态度, 调节梳理各方矛盾, 消减弱化各种冲突, 做出各方满意的工作处理。

3. 灵活应变性强。

处事灵活应变, 在遇到突发事件的情况下能冷静应对, 有条不紊, 对是否能完成工作任务起直接影响作用。由于各种因素的影响, 突发事情在办公室的工作中经常出现, 如果缺乏应变能力, 就会茫然不知所措, 失去为决策机构和决策者服务的作用。办公室秘书在遇到突发事件时要头脑冷静, 迅速反映, 审时度势, 及时应对。必要时候要及时向领导请示报告。

4. 客观理智。

情绪控制力的强弱对工作表现有着直接影响。情绪控制与自身的文化教养有关, 更与是否具备客观理智的态度有关。高校后勤办公室秘书身处多变的环境和复杂的外部条件, 要将自己的情绪放在理智的支配下, 进行有效的自我管理与调节, 克服和抑制坏的情绪, 要胸怀宽广, 缓解工作中的心理压力, 增强理性。

高校后勤办公室秘书素质的提高关系高等教育事业的发展, 事关重大, 素质的提高并非一朝一夕的事情, 是一个循序渐进、不断积累的过程。作为办公室秘书需要在工作中勤奋学习、勇于实践、善于总结、不断完善, 才能有效提高自身的素质, 更好地担负起高校后勤办公室秘书工作的重任。

摘要：随着高校后勤社会化改革的步伐日渐深入, 高校后勤面临的挑战和机遇越来越多, 高校后勤工作愈加复杂。高校后勤办公室秘书作为其中重要的一员, 如何提升自身的素质以回应时代所赋予的使命, 成了我们值得关注的问题。本文从提高高校后勤办公室秘书素质的必要性入手, 基于办公室秘书工作的特点, 探讨了提升高校后勤办公室秘书素质的几个重点。

关键词：高校后勤,办公室秘书,素质