浅析计算机档案管理工作中存在的问题及对策

2022-10-14

随着现代计算机应用技术的快速发展, 无纸化办公已然成为环保、高效、便捷的现代化办公方式。试想几十年前甚至十几年前, 计算机网络技术还深藏于象牙塔内而今有事没事浏览一下网页已经是普通人生活中不可缺少的一部分。不知从什么时候起计算机技术已悄然走进了档案馆, 十年前被视为神秘之物的档案文件, 如今已在计算机技术的推动发展之下通过网络化、信息化管理的模式, 逐步进入为世人所知, 发挥了档案信息的巨大作用。然而在档案信息逐渐走向数字化的同时, 我们应该也注意到这对于传统的档案管理方法带来便利的同时无疑也是一极大的挑战, 特别是档案管理中的信息安全问题更应该值得我们深思, 笔者结合多年的档案管理实际工作经验, 分析了在档案实际管理工作中容易出现的一些问题, 并针对这些问题提出了一些具有建设性意义的一些措施与方法, 希望能对档案管理中的安全保护问题起到积极的作用。

一、电子资料的安全备份设计

电子资料在实际使用过程中出现错误的几率较大, 时刻都处于各种有意或无意的损坏可能之下, 比如, 档案工作人员工作大意而出现的文档资料删除或者是文档数据的不当修改保存等等, 档案工作人员登陆档案电子管理平台后其工作权限的不合理设计容易造成一般资源访问者获得更高级别的使用权限进行越权修改, 或故意破坏系统安全防御体系盗用、有意篡改数据, 从而造成档案数据的失真, 难以发挥其本应该具有的作用。所以在档案管理使用系统中, 应该考虑设计一套数据备份系统, 本数据系统中的数据只能写入不能被修改甚至是删除, 从而以减少或者避免意外的发生。

二、统一管理, 规范档案使用

目前随着信息网络的建设与发展, 我们可以将过去杂乱甚至是重复的档案数据进行有效的合并, 建立起统一的共享档案数据库资源。而要想建立起有效统一的共享数据库资源, 关键就在于计算机作用的发挥程度。为了使档案资源得到更大的社会效益, 计算机要通过网络将更多有效的关联档案数据连接起来, 形成多维数据信息链, 最终实现档案信息的共享已经是历史发展的一种必然趋势, 因此计算机档案录入工作者要从建立档案数据信息开始就将各种数据信息进行有效的处理, 选择合理的关键词、档案分类号及标记着档案信息的著录或引注。在档案管理过程中必须遵循统一的评判标准来进行对档案信息的采集、编写和保存, 从而实现档案管理工作的程序化、标准化和现代化, 不断提高档案管理工作的水平。

三、建立起健全的“黑匣子”使用记录

首先应该建立完整的档案管理机构, 完善制度建设, 明确各级部门以及各类档案工作人员的任务与职责, 根据不同类别的档案内容, 确定合理的档案保存时限及保存范围。广大档案管理部门要不断增强对档案使用者的权限管理工作, 加强对服务器使用记录的审计工作。档案信息管理系统要能在为客户提供优质档案服务的同时, 也要能客观准确的地记录访问档案的时间、内容以及对档案的修改甚至是删除, 即建立起所谓的“档案黑匣子”。虽然档案管理人员自己不一定是一名计算机安全专家, 但他却要对档案黑匣子中记录的信息进行认真的比对核查, 从而减少或者避免档案被黑客攻击或者损毁的可能性。从而保证档案信息在数据方面的—致性和完整性。可以从档案管理工作人员中选择一些热爱档案管理工作, 熟悉档案管理流程, 有一定文化水平的档案管理工作人员, 对他们进行系统的技术培训, 培训内容可以涉及为档案管理系统设计、计算机网络安全技术、计算机的应用与维护、黑客技术。同时, 还要对他们进行正确的职业道德教育, 牢固树立坚定的事业心、责任心和完成档案管理工作的信心。

新疆维吾尔族自治区早上2008年就下发了《新疆维吾尔自治区重大活动档案管理规定》 (2008第156号令) 在一定程度上规范了档案管理工作行为, 但在新的历史背景下, 如何更加有效科学的保证在信息技术下规范档案管理工作行为确实值得我们每一位档案管理工作人员的思考, 有关部门也应出台相关规定, 从制度上堵住管理的漏洞。实践证明, 认真做好档案的基础管理工作, 是解决计算机档案管理的重要途径。因此, 各级档案管理部门在档案管理现代化的过程中既要重视对档案管理应用软件的开发与研制又要重视档案基础工作。只要档案管理部门及相关工作者能够各司其职、共同担当, 实现计算机科学、高效的档案管理是可实现的。

摘要：计算机档案管理信息系统是以硬盘作为数据存储载体依托计算机网络技术, 通过具有某些特征的关键词快速寻找相关档案的数据库应用系统。计算机档案管理工作在给广大档案管理工作者带来便利的同时也对档案管理工作者提出了更高的要求, 为此, 作者结合本人实际档案工作经验, 针对计算机档案管理工作中容易出现的问题, 提出了相应的意见与建议希望对计算机档案工作起到积极的作用。

关键词：计算机,档案,安全,规范