当代人事档案管理存在的若干问题及策略研究

2022-11-24

一、人事档案管理概述

(一) 人事档案定义

人事档案是我国事业单位中人事管理的一项重要内容, 它是个人身份、学历、资历等方面的凭证和依据, 并会在一定程度上对个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系等造成直接影响, 具有一定的法律效用。人事档案主要由人事、组织、劳资等部门组成, 在培养、选拔人才和聘用工作活动中形成的宝贵的参考和纪实材料, 记录个人不同时期、不同阶段的发展历程情况, 具有全面性、真实性、动态性、流动性、机密性等特点。

(二) 人事档案管理的重要意义

在企业人事管理中, 通过人事档案可以有效的获取人才信息资源, 是企业挑选人才、选贤举能的重要工具。人事档案所记录的内容、信息可以作为用人企业对人才聘用的一些参考, 也是真实全面记录个人人事轨迹的重要依据。因此, 对企业来说, 做好人事档案管理对人才资源的开发和利用来说具有非常重要的作用。

二、当前人事档案管理的存在的主要问题

(一) 责任意识不强, 缺乏重视

在企业单位人事管理中, 由于人事档案管理工作比较繁琐, 而且往往不能给企业带来直接利益, 因此在现实的工作中, 大部分领导都会忽视人事档案管理的重要作用。例如在人员配备方面, 很多企业人事档案管理方面的工作大多是由人事部门人员兼管, 并没有专职的人员来做, 但人事人员由于工作量大, 对于人事档案管理方面, 他们通常处于被动的工作状态, 责任心意识不强, 往往缺乏及时主动进行档案材料管理的意识, 对档案材料管理工作缺乏积极性和主动性, 严重影响档案管理水平。

(二) 收集信息不规范, 缺漏严重

由于人事档案管理存在动态性, 必须根据个人的工作变动、升迁等因素及时的进行信息材料收集, 并完善到人事档案中。因此, 人事档案材料的收集必须及时, 才能保证档案内容的完整。然而, 由于很多企业在档案管理制度方面还没有形成一定的管理规范, 涉及的单位部门较多, 档案收集信息的范围较大, 因此实施起来比较困难, 在人事档案的设备管理上, 多数单位都没有单独的人事档案管理设备, 缺少必要的防盗、防潮等安全保护措施, 由于存放时间较长, 造成纸张发黄、发硬, 褪色、字迹模糊甚至遗失。

(三) 强调保密性, 缺乏有效利用

人事档案是查看人力资源信息的其中一种重要方式, 为人事决策提供参考依据, 应该得到重视和有效利用。然而在很多企业单位的人事档案管理实际工作过程中, 由于太过于强调其保密性, 通常会对人事档案材料的有效利用造成影响, 出现查看的手续较为繁琐、利用档案较为被动、约束等情况, 即使得到利用, 也只是单一的查看性质的利用, 无形中大大降低了人事档案存在的价值, 给社会资源也带来一定的浪费。

(四) 管理水平落后, 缺乏信息化管理

由于人事档案涉及的内容比较广泛, 如果一味采用传统的手工记录、查看、管理方式, 会造成材料信息归档不及时, 信息了解不及时, 信息利用不全面等弊端。在人事档案的分类管理上, 很多都是沿袭传统的分类方法, 只要是一些反映个人的经历和家庭情况的材料, 很少有反映工作能力、实际业绩等工作经历等信息, 这样就导致档案材料的缺漏。虽然目前有些单位已经开始通过电脑方式管理信息, 但电脑技术运用还不是很全面, 不能充分运用信息化的手段来提高自己的工作效率和工作质量。

三、进一步完善人事档案管理的有效策略

(一) 由上而下加强对档案管理工作的重视

现阶段很多企业对档案管理工作不够重视, 只是作为企业日常中的一个形式性的工作, 上级领导没有人事档案管理重要性的正确认知, 或者了解了其中的重要性而因为其工作的不直接盈利性而没有重视。只有上级领导部门对人事档案工作真正的重视, 人事档案管理工作才会得到更加充分的发展, 人事档案材料才会被体现出其重要的价值。企业领导应该积极贯彻人事档案管理工作的相关规定, 合理分配人力资源, 加大对档案管理工作的监督, 增加对管理基础设施的资金投入, 改善人事档案管理条件和设施。这样就会无形中在企业里形成了档案管理工作的规范性, 促进档案管理工作的科学性、制度化以及规范性。

(二) 建立健全人事档案管理工作制度

由于档案管理工作较为琐碎, 工作量也相对较大, 所以, 必须根据档案管理工作的实际情况, 具体问题具体分析, 制定合理可行的管理制度, 使得档案管理工作变得有章可循。建立健全人事档案管理工作制度, 促进档案管理工作的进程以及工作效果, 进一步提高档案管理工作制度化水平。在日常人事档案管理工作中, 必须严格按要求进行相关档案材料的收集和整理, 及时收集和归档材料, 严明纪律, 杜绝虚假信息的存档等等。

(三) 提高企业人员对档案材料的认知和运用水平

随着企业人事制度的不断改革和创新, 企业工作的逐渐深入, 人事档案管理工作所要求的政治性和专业性更加体现出来, 因而必须提高企业人员对人事档案材料及管理工作的正确认知, 这样才会更加体现出人事档案材料的运用价值。加强对其在政治素养、专业技能等方面的培训力度, 不断提升档案管理人员的政治认知和业务水平, 培养出具有多方面素质的复合型人才。为管理人员创造一些学习和提升的机会, 培养他们爱岗敬业、勇于奉献的精神, 可以通过在事业单位引用竞争机制, 竞聘上岗等一系列工作制度, 激发档案管理人员的工作热情和主动性。

(四) 创造必要条件, 保证对基础设施的投入

要做好人事档案管理工作, 除了必要的人事配置外, 还需要创造必要的一些条件, 对人事档案管理工作基础设施进行配置。档案管理工作的关键是保证人才信息档案的完整与安全, 要想做好人事档案管理工作, 除了要加强对人才的培养之外, 还要不断加大对硬件设施的投入使用, 加强对档案管理的硬件设施条件的完善。同时, 不断引进和研发信息化技术, 加大计算机技术在档案管理方面的运用, 实现人事档案资源的合理配置, 真正的做到物尽其才, 人尽其用。

(五) 完善人事档案管理材料的收集

材料收集是一项档案管理的基础性工作, 必须建立健全一套可行的档案管理材料收集制度, 让档案从收集、鉴别、分类到最后归档统一管理, 都有章可循。档案管理人员必须具有良好的职业道德和工作责任心, 能够及时收集和档案有关的各种材料、信息, 认真整理, 细致鉴别, 做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理, 保证人事档案管理的权威性、准确性以及真实性。