当前我国城建档案管理存在的问题及对策研究

2022-11-21

档案管理不仅仅是对城建资料的有效保存, 也是对以后城建工作的借鉴, 关乎城建工作的科学、平稳发展。而随着社会的发展, 档案管理工作也在不断变化之中, 图像、视频、文件都成为档案管理的重要内容, 如何紧跟城建档案管理的时代潮流, 做好档案管理与应用工作, 首先就要针对档案管理中存在的问题进行分析。

一、城建档案管理的中存在的问题

(一) 档案管理意识不强, 体制不健全

很多人都认为档案管理就是存放资料, 并且不重要, 对于档案管理没有充分重视, 有些人甚至认为档案管理工作可有可无。很多单位都是按照档案馆的要求上交档案, 只是抱着完成任务的心态, 并没用对档案的质量、内容进行合理把关, 更没有一个健全的档案管理体系。广东省某城市出台的相关城市建设档案管理细则虽然对档案管理的范围、内容、工程不同时期的档案管理划分进行了详细的规定, 但是细则中并没有涉及具体档案管理的质量、程序等。法制的不健全直接导致了档案管理工作的不健全, 制定什么样的标准, 执行什么样的制度都没有一个明确的规定。

(二) 档案资料收集不够规范

档案管理的资料收集不规范表现在两个方面, 一个是档案内容收录不全, 一个是档案收录方式过于单一。各地区经济发展状况、技术水平等对于档案管理都有一定的影响, 如在广东省某城市市区城建的档案收集要比乡镇以及农村地区的档案收集好很多。但是, 即使是在市区, 也没法将所有的城建档案收集齐全。其次是收集的方式较为单一。就我国目前城建档案的收集方式来看, 最常见的就是对纸质档案的收集, 很少见到其他载体的档案。在信息化迅速发展的今天, 这种档案收集方式势必无法充分满足城市建设的发展需求。

(三) 档案管理专业人才缺失

档案管理专业人才的缺失主要来自于自我提升落后以及其较差的社会形象。由于对档案工作的重视不足以及没有紧跟时代发展步伐去自我提升, 导致档案管理岗位留不住人才, 相关工作人员如果依旧按照传统的理念实施档案的收集和管理工作, 那么不仅不能满足城市建设的快速发展, 而且也有悖于科学发展观的基本要求。长期以来, 档案馆的社会形象不高。这种现状严重挫伤着档案馆人员的自尊心, 使他们体会不到自身的价值和自身所从事工作的意义, 心理上难以平衡, 不可避免地产生离心杂念。

(四) 对档案管理认识不到位

社会对于档案管理认识不到位, 认为档案管理就是简单地重复文件收发工作, 是一种枯燥无味的、没有技术含量的工作, 这种有失偏颇的理解直接地削弱了档案管理工作的社会地位。在传统的意义上, 档案管理就是分类保存档案, 但随着时代的发展社会赋予了档案管理全新的定义:档案管理的目标不是保存文件, 而是通过被保存的历史资料为日后的城建工作提供借鉴和参考价值。尤其是在更新换代特别快的今天, 不能够为城市建设提供最新最详实的信息, 档案管理也就失去了其意义与价值。

二、城建档案管理的对策

(一) 提高档案管理的思想意识, 实行标准化管理

加强管理人员对于档案管理的认识, 提高档案管理意识, 只有这样才能主动去加强档案管理工作的建设。在档案有效保存和管理的基础上, 要加强服务意识, 实现档案深层次的服务与应用。每个地区要根据地方特点、自身实力建设档案管理系统, 根据档案管理细则以及其他法律法规制定档案管理的部门规范, 实现标准化的管理。不断改革档案管理方法, 适应日新月异的发展局势。制定管理工作的奖惩措施, 对每一个部门每一个员工提出明确的要求, 通过赏罚分明的制度来激励员工为档案管理工作献力献策。每年制定工作计划, 将工作计划的完成情况纳入考核评价体系, 考核的结果作为奖惩、升值的重要参考, 从而实现档案管理的高质高效。

(二) 引进档案管理人才, 提升管理人员素质

人才队伍的建设是档案管理工作的核心, 人才管理一在于引进, 二在于培养。一方面目前很多高等院校都开设了档案管理专业, 档案局可以趁毕业季网罗大量的档案管理和计算机人才, 充足档案建设的后备军力量。另一方面要加强人才的培训, 保持他们知识的先进性, 让人才一直处于增值的状态, 更好地投入到工作中去。同时, 人才的培训也能够使得内部的员工潜力得到挖掘, 能力得到提升, 也能够减少档案人才引进的成本。对管理人员采用观摩、送培、参与信息系统研发及服务等方式, 加快管理人员的培训, 提高档案管理人员的信息化水平。

(三) 推动档案管理的信息化工作

信息化是时代的趋势, 也是档案管理改革的重要方向。现代化的档案信息化建设是建立在数据集成与自动化的基础之上的, 通过数据集成实现档案信息的规模性与共享性, 通过自动化来发挥档案的信息价值。档案管理工作信息化可以遵循从数据库建设到网站建设的模式, 逐步实现城建档案跨部门、跨机构、跨行业的数据集成与共享, 通过信息化手段对档案数据进行规范性的管理。与此同时, 电子信息安全也是信息化工作的重要组成部分, 有些档案涉及到行业机密, 因此, 信息安全工作必须要到位。