民办高校校长办公室的服务文化建设路径探究

2022-09-11

通过中国知网 (CNKI) 文献查阅, 近年来关于办公室文化建设的文献不断增加。李栓伍 (2011) 在《办公室文化建设三体现:职能、服务和礼仪》一文中, 提出办公室单位对外的窗口, 也是完成一定工作任务的场所, 加强办公室文化建设有助于实现部门职能, 有效服务组织各个部门, 有其独特的部门价值。刘江、李芹 (2011) 在《特色型高校办公室文化建设的思路与实践》一文中, 提出加强特色型高校办公室文化, 有助于提高高校办公室的工作效率, 充分发挥其部门职能, 并提供高效服务。高建伟、周长会、苏安国 (2014) 在《高校办公室文化建设的思考与实践》一文中, 提出办公室文化建设在校园文化建设中占据重要的作用, 一般来说包括物质文化、制度文化、精神文化三个组成部分。罗玮 (2017) 在《和谐办公室文化建设与研究》一文中, 提出建设和谐办公室文化建设的意义重大, 有助于增强办公活力, 提升工作凝聚力, 强化办公协作力。已有的文献集中在高校办公室文化的建设, 本文主要研究民办高校校长办公室的服务文化建设路径[2]。

一、民办高校校长办公室的定位与职能

民办高校校长办公室的地位重要, 顺应时代的发展需要, 民办高校校长办公室需要明确自身的定位和有效发挥其部门职能。

(一) 民办高校校长办公室的定位

校长办公室不同于一般的校长办公室, 其发展定位要适应学校的发展定位。民办高校校长办公室需要明确自身定位, 促进民办高校行政管理工作能够科学化、程序化、规范化, 提高办事效率和决策能力。民办高校校长办公室是民办高校的综合性管理与协调部门, 是民办高校校一级领导的参谋助手, 综合承接上级部门指示, 综合协调处理民办高校的整体行政事务, 也是民办高校有效运转的中枢, 是民办高校校领导和各职能部门的中介, 对外是展示民办高校形象和教职员工素养的服务窗口[3]。

(二) 民办高校校长办公室的职能

民办高校校长办公室的主要职能: (1) 贯彻执行党和国家教育方针政策, 落实学校党政决定及有关指示精神。协助学校领导统筹协调、办理综合性事务; (2) 负责与学校各行政部门的联系与沟通, 组织或参与起草学校综合性行政工作报告、计划、行政规章制度等文件; (3) 负责上级行政部门来文的批阅、传阅、催办和归档;负责学校各部门呈送学校的报告及请示的处理;负责以学校和校长办公室名义上报或下发文的审核和归档工作; (4) 负责校长办公会议、校长专题工作会议、全校性行政会议的组织, 会议记录和会议纪要编发工作; (5) 根据校领导的安排, 负责学校多部门共同办理的综合性行政工作及全校性大型活动的组织和协调工作; (6) 负责对外行政事务处理、联系与沟通工作; (7) 参与学校综合治理工作, 参与依法治校的有关工作; (8) 负责学校行政决策、校长办公会议决定及重要行政事项的督办及落实情况的检查, 督促和引导各相关单位或部门按期完成相应工作任务, 收集、整理督办事项的反馈材料, 撰写督办报告, 及时向校领导反映督办情况; (9) 围绕学校中心工作, 组织开展调查研究, 适时收集各类有关信息和数据, 做好分析和整理, 提出意见和建议, 为学校行政决策提供依据, 做好参谋; (10) 负责行政接待工作;负责学校领导公务及重要人士来访的车辆使用管理工作; (11) 负责学校印章和校长印章的使用管理, 负责审定各单位行政印章的刻制, 负责开具对外行政介绍信; (12) 负责接待、处理群众有关行政工作的来信、来访事宜, 处理或落实师生员工反映的、基层单位要求帮助解决的有关问题; (13) 负责学校会议室的日常管理工作和完成学校交办的其他工作[4]。

二、民办高校校长办公室的服务文化建设的必要性和重要性

民办高校校长办公室的服务建设意义重大, 有助于展现校长办公室工作人员的精神风貌, 有助于形成校长办公室的良好工作作风, 有助于提升校长办公室的工作人员职业素养等[5]。

(一) 展现校长办公室工作人员的精神风貌

民办高校校长办公室加强服务文化建设, 有助于增强校长办公室工作人员之间的和谐度, 也有助于展示校长办公室工作人员之间的团队精神, 体现出不一样的群体个性和气质, 给人留下一种良好的印象, 乐于为人服务, 微笑为人服务, 避免与其他部门工作人员之间的冲突[6]。

(二) 形成校长办公室的良好工作作风

民办高校加强校长办公室的服务文化建设有助于形成良好的工作作风:办事认真, 一丝不苟;讲究效率, 雷厉风行;谦虚谨慎, 忠于职守;勤奋好学, 精通业务;遵守纪律, 严守机密;尊重领导, 团结群众;任劳任怨, 脚踏实地;勇于开拓, 顾全大局等等[7]。

(三) 提升校长办公室的工作人员职业素养

民办高校校长办公室的工作人员具有良好的职业素养才能高效地完成校办的各项工作。通过服务文化建设, 有助于提高民办高校校长办公室工作人员的政治素养 (政治坚定、思想正派、作风廉洁、工作勤奋) 和业务素养 (较宽的知识面、较高的文字水平、较好的语言表达能力、较强的办事能力) , 从而发挥其参谋助手的效能[8]。

三、民办高校校长办公室的服务文化建设路径

在新形势下, 民办高校要顺利实现转型发展, 就需要树立为人服务的理念, 强化目标与责任意识, 提升校长办公室的软实力, 促进服务文化的规范化, 从而构建民办高校特色的校长办公室的服务文化体系[9]。

(一) 树立为人服务的理念

民办高校校长办公室要树立为员工服务的工作理念, 不仅为要校级领导排忧解难, 还要不断为教职员工、提供及时、细致、热情、周到的服务和保障。加强校长办公室工作人员服务意识培育, 加强培训, 丰富活动形式, 提高校长办公室工作人员的服务能力[10]。

(二) 强化工作目标与责任意识

民办高校校长办公室的日常事务性工作很杂而多, 民办高校校长办公室的工作人员只有强化目标与责任意识, 才能针对性地探索创新的工作方法, 不断提高工作效率和服务质量, 才能限度地实现民办高校校长办公室的价值功能, 有效发挥校长办公室的工作宗旨[11]。

(三) 提升校长办公室的软实力

校长办公室的服务文化建设的关键在于校长办公室工作人员的素质高低。要提升校长办公室的“软实力”实际就是要提升民办高校校长办公室工作人员的职业素养, 不仅要有过硬的专业知识, 还需要较强的人际关系能力, 保持上进、创新的心, 加强自我学习, 改善自身行为, 有效地融入校长办公室的工作中。

(四) 促进服务文化的规范化

民办高校校长办公室没有规矩也是不能有效运行的, 为了提高民办高校校长办公室的服务文化建设, 要加强校长办公室的服务制度化、规范化, 促使民办高校校长办公室的行政事务管理有序化, 有效地理顺民办高校校长办公室的内部关系, 使得服务与工作流程化、标准化, 进而提高民办高校校长办公室的办事效率。

四、结论

总而言之, 加强民办高校校长办公室的服务文化建设是民办高校转型发展的需要。要想民办高校校长办公室能够发挥其服务功能, 就需要加强服务文化建设, 通过服务文化建设, 转变校长办公室工作人员的服务态度和服务水平。

通过文化的力量激发校长办公室的工作人员的工作主动性、积极性和创造性, 激励校长办公室工作人员不断创新工作方法, 实时适应新的发展需要, 保持学习的热情和动力, 努力提高自身的业务能力, 实现在校长办公室的工作岗位的效能发挥, 有效地实现自身价值, 并获取岗位的成就感、自豪感, 从而提升民办高校校长办公室工作人员对于学校的满意度。

摘要：民办高校的发展定位不同于公办院校, 民办高校的校长办公室文化体现了民办高校的办学定位, 提高民办高校校长办公室的服务文化水平, 有助于塑造民办高校的形象, 有助于提高校长办公室的工作效能, 更好地履行其部门职能。随着民办高校转型发展的需要, 民办高校校长办公室需要加强服务文化建设。本文首先分析民办高校校长办公室的定位与职能, 然后分析民办高校校长办公室的服务文化建设的必要性和重要性, 最后尝试分析民办高校校长办公室的服务文化建设路径[1]。

关键词：民办高校,校长办公室,服务文化