基于“平台”建设的高校办公室工作境遇与路径探析

2023-01-08

高校办公室作为学校党政领导下的综合性办事机构, 承担着承上启下, 沟通左右, 协调内外的重要职能, 发挥着参谋助手、调查研究、督察督办、综合协调、保障服务等重要作用。在高等教育快速发展和信息技术在管理中广泛应用的新时期, 办公室必须紧紧围绕学校中心工作, 创新工作思路, 以“制度”、“信息”、“服务”三个平台建设为抓手, 充分履行管理、服务、咨询的职责, 才能更好地服务领导、服务师生、服务学校事业发展。

一、建立“制度”平台, 明确岗位职责, 规范运行机制

制度问题带有根本性、全局性、稳定性和长期性, 是要求成员共同遵守的, 按一定程序办事的规程。办公室的日常工作繁杂, 涉及面广, 具有政策性、原则性、程序性强的特点, 迫切需要规范性的政策和制度。同时, 复杂的工作, 综合的职能, 对办公室工作人员的素质和能力提出了较高的要求, 也要求对工作人员的工作职能进行明确和细化, 从而保证各项工作的有序、协调、高效开展。“制度”平台的建设包括制度制定、制度执行和制度评估三个方面, 从解决办公室“干什么”和“怎么干”的问题入手, 通过建立“岗位性”制度、“规范性”制度和编制工作程序“三步走”来实现。

(一) 建立“岗位性”制度, 明确组织结构

根据办公室承担的整体工作, 对办公室工作人员的具体工作进行明确细化和分工, 明晰岗位职能, 落实岗位责任。“岗位性”制度要将工作纪律、工作职责、工作要求和工作目标等内容具体化, 从思想、权利、责任、利益等多方面对工作人员形成约束, 实现对办公室组织系统行为的限定与修正。同时“岗位性”制度的设计要做到权责一致, 职责清晰, 目标明确, 便于考核。“岗位性”制度之间要杜绝相互重叠, 相互牵扯。“岗位性”制度是“制度”平台的基础性工程, 是落实依规办事、依规履行职责, 转变工作作风, 提高工作效率的根本措施, 是对办公室工作人员绩效考评和年度考核的主要依据。

(二) 建立“规范性”制度, 完善管理机制

在办公室工作人员整体职务行为规范的基础上, 根据办公室的工作内容和要求, 建立健全科学、系统、规范的规章制度, 依据拟定的规章制度来开展具体工作, 即在实现“制度管人”的基础上, 指导和规范如何开展工作, 实现“制度办事”。“规范性”制度的制定要符合事物的发展规律, 要充分调研管理和服务工作的实际需要和制定要求, 同时要集思广益, 征求各方意见, 在具体工作实践中不断评估、修订和完善, 做到稳定性和动态性的相统一, 并能根据工作内容的变化和发展做到优化和创新, 从而保持和增强“规范性”制度的科学性和高效性。

(三) 编制工作程序, 规范运行机制

依据“岗位性”和“规范性”制度, 办公室要编制科学的工作流程图和清晰的服务指南, 理顺业务关系、作业顺序和管理流向, 同时要及时向服务对象公开。通过工作流程和服务指南的制定和优化, 推进流程公开透明, 一方面约束办公室工作人员按照流程办事, 保证工作严肃性;另一方面指导办事者按照程序申办相关业务, 极大的方便了办事者, 有效促进各项工作顺畅进行, 提高了效能, 利于逐步形成规范、高效的工作运行机制。

二、建设“信息”平台, 有效传递信息, 当好参谋助手

20世界70年代, 人类的社会实践活动框架由工业平台进入信息平台, 管理工作逐步由工业时代的旧范式发展为信息时代的新范式, 信息平台在现代管理中的作用越来越凸显。在管理系统中, 信息是变经验管理为科学管理的前提。狭义的信息平台多是指利用结构因素和技术因素, 收集、发布、传递信息的载体。信息平台的建立减少了信息传递链的登记, 从而有效传递信息, 减少信息失真率。高校办公室作为学校下情上达、上情下传的信息中枢, 是全校各种信息的汇集传输和发布反馈中心。利用现代计算机网络技术, 在办公室建设全校的信息数据库和“信息”平台, 汇总和发布信息, 已成为有效传递信息和开展工作的基本要求。

现代管理科学认为, 行政管理系统按职能通常分为科学的决策系统、高效的执行系统、灵敏的信息系统、完备的咨询系统和严密的监督系统。其中信息系统是渗透于各个系统之间的中间环节, 它是进行科学决策和完备咨询的前提和基础。收集和发布信息作为高校办公室的工作职能是较低层次的, 办公室必须在更高层次上为学校领导开展管理和决策提供有效信息、参考性意见和可行方案, 发挥智库和参谋助手的作用, 参谋之道, 精在谋略。谋略作用的发挥仅仅依靠狭义的信息发布和反馈平台是远远不够的。高校办公室要建立起能够洞察教育发展趋势、进行信息研究分析、提供决策咨询和建设性解决方案的“信息”平台。

“信息”平台的建设从结构上来讲, 要建立信息采集中心、信息调研中心、决策咨询中心、专案管理中心等多个独立开展工作而又有机联系的子平台。从内容上来讲, 要在明确国家高等教育改革和发展方向, 熟知高等教育政策法规的基础上, 紧紧围绕学校中心工作和学校领导的工作重心, 根据学校的战略发展需求和当前工作, 以专题的形式来开展。同时, 要做好长期性的信息收集整理和处理分析等基础性工作。从关系上来讲, 要理顺微观信息和宏观信息、封闭信息和开放信息、客观信息和主观信息、静态信息和动态信息的关系, 做到全面、综合、辩证、科学的处理信息。从工作流程上来讲, 首先要深入开展调查研究, 掌握准确、可靠的资料信息;其次要对资料信息进行分析研究, 初步形成研究报告;然后要组织专家讨论、修改和完善报告;最后提交报告, 并能及时根据反馈结果进行调整和优化。

三、建好“服务”平台, 提供优质服务, 做好综合保障

《国家中长期教育改革和发展规划纲要 (2010-2020) 》明确提出要建立现代大学制度, 完善治理结构, 加强章程建设。随着现代大学制度建设的加快推进, 多数高校纷纷制定和修订完成了学校章程, 高校内部管理体制不断完善, 权利配置和权限划分也更加科学和民主。在高校内部组织机构将会愈加清晰及公共职能将会愈加明确的客观背景下, 办公室必须迅速转变职能, 实现职责由“被动事务型”向“主动服务型”的快速转变。

办公室“服务”平台的建设首先要从校内“服务”平台着手。学校在办学过程中, 其战略目标、战略思想和战略举措等中长期规划在一定时期内是稳定的, 但是围绕改革发展目标, 每年的中心工作需要不断变化和调整。现在的大学, 教学学院、机关部门、科研机构等校属单位众多, 他们对办公室的服务需求更为全面、多样。同时, 学校领导的工作方式、服务需求也不尽相同。因此, 校内“服务”平台的建设必须根据学校中心工作和服务内容的多样化需求, 一方面, 在全校范围内建设“网上协同办公”等电子政务平台, 打破各职能部门间的壁垒, 整合校内“信息孤岛”, 超越时间和空间的分割, 实现全校政务工作重组和优化, 以提供规范、透明的服务;另一方面, 建设多个“服务”子平台或者“服务”模块, 针对不同的服务对象提供不同类型的个性化优质服务, 做好综合保障工作。

“服务”平台的建设还应充分考虑主管机关、校外单位、群众和社会服务等外部需求。作为学校对外联络的重要窗口, 办公室承担着接待上级部门考核检查, 以及校外单位和群众来电、来函、来访、来客、联系工作等职能, 大量的工作是零距离面向社会和群众, 工作的水平和质量也直接影响着学校的形象和声誉。校外的单位和群众对学校的机构职能和办事程序多是陌生的, 而联系的工作往往涉及多个部门和事项, 针对校外服务对象和需求的特点, 办公室必须创新服务模式、拓展服务范围, 建立“一站式”服务平台, 通过“网上协同办公”、“微信”、“微博”等内部服务平台, 提供“一条龙”和实时服务, 在“首问负责制”的基础上, 确保事事有着落, 事事有结果, 以满足社会和群众的需求。

“服务”平台的建设关键是建设一支服务意识强、业务水平高、综合素质好, 具有全局意识和开发理念的办公室工作人员队伍。要在思想、业务和作风等方面全面加强办公室工作人员队伍建设。政治思想素质是办公室工作人员的首要素质。办公室人员必须具有正确的政治方向、政治立场和政策理论水平, 自觉维护学校党政权威, 坚决执行学校的决策部署, 严格按照法律法规办事。业务能力是办公室工作人员开展工作的基本要求。高等教育快速发展的今天, 各个高校的综合改革不断深化, 内涵式发展也在加速推进, 这对于所有高校教师和管理人员业务能力也提出了新的要求。办公室工作人员不能仅仅限于具备基本的文字处理、技能操作和协调公关等能力, 要树立终身学习意识, 自觉学习先进的教育思想和办学理念, 加大对工作研究、参与决策、运筹全局等能力的培养。办公室作为学校的“门面”, 作风建设不仅关系办公室工作的成败, 也关系到办公室和学校的形象和威信, 是“服务”平台建设的关键环节。要强化办公室工作人员的宗旨观念和服务意识, 密切联系群众开展工作;同时要建立激励机制, 开展群众监督和民主评议, 崇尚实干, 鼓励奉献, 倡导求真务实的工作作风, 努力在广大师生中树立良好的形象, 保证各项工作的顺利开展。

“制度”、“信息”、“服务”三个平台建设不是孤立的, 是相互依存, 有其内在机理。“制度”平台建设是基础。制度化的安排保证了现代组织的生存和运作, 使各种行为变得规范和稳定。“信息”平台的建设是纽带, 为“服务”平台的建设提供支持。“服务”平台的建设要在紧紧依托“制度”和“信息”平台的基础上进行, 是“制度”和“信息”平台建设的根本目的。同时, “制度”、“信息”、“服务”三个平台建设要做到稳定、开放和共享, 并能与时俱进, 不断优化和调整, 以保证办公室实现“制度化管理”, 提供“信息化服务”, 做到“平台式保障”, 努力为学校的事业发展做出应有的作为。

摘要：伴随着我国高等教育快速发展, 各高校加快推进建设步伐, 作为参与政务, 管理事务的办公室在学校跨越式发展中的地位与作用日显重要, 面临的问题日益复杂, 任务的需要也日趋多样。文章从当前办公室主要的工作职能和境遇出发, 探讨基于“制度”、“信息”、“服务”三个平台建设的办公室工作新思路和新举措, 促进办公室自我建设, 使其更好地服务学校事业发展。

关键词：办公室,制度,信息,服务