浅议高校学生档案管理

2022-09-10

学生档案管理是高等学校管理工作的一项不可缺少的工作, 这项工作做得好坏将直接影响学生的切身利益与档案凭证作用的有效发挥。一份完整的学生档案, 对用人单位了解毕业生, 挑选并合理使用人才, 有着重要的参考价值。目前, 随着“双向选择, 自主择业”的就业制度的确立和逐步完善, 用人单位对人才的信息需求发生了很大变化, 他们在接受毕业生前往往需要全面了解所需人才的综合素质, 而学生档案在某种程度上就是学生综合素质的见证。

一、高校学生档案的内容

高校学生档案是国家人事档案的组成部分, 是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录, 是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料, 也是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据, 更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下, 高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证, 有着难以替代的作用。

高校学生档案分为终身档案和临时档案。终身档案是指新生进校时由招办提供的, 以及学生毕业时由学校寄发到有关部门的对学生终身有效的档案。临时档案是指学生在校期间临时建立的档案, 包括学生各种表现情况的记载。临时档案的部分内容在学生毕业时将装入学生终身档案。学生终身档案和临时档案是两个不同阶段的档案, 学生临时档案一般包括以下一些内容新生基本情况登记表, 军训考核表, 大学生各科成绩总表, 综合测评评审表, 评优评奖情况登记表, 学生在校期间的政治思想表现及入团、入党材料, 学生受处分或撤销处分的决定, 以及有关认识、检查等相关材料, 毕业生登记表等。学生毕业时临时档案的有关内容要装入终身档案, 例如学籍卡, 军训考核表, 评优评奖情况登记表, 在校期间各科成绩汇总表, 入团、入党有关材料, 毕业体检表, 毕业生登记表等。

二、高校学生档案的作用

然而, 高校存在大部分毕业生不了解自己档案的情况, 例如, 最普遍的一个情况, 高校毕业生不知道自己的档案里面“有什么”;不知道档案究竟“有什么用”, 甚至不明白为什么要档案;不明白调取档案时需要具备的条件。这也就给高校学生档案管理工作带来一些不便。

总的来说, 学生档案一旦遗失, 将会对个人产生一定的消极影响。其一, 影响个人切身利益。档案在就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务。无论是在原单位供职者, 或是辞职后另求新职者, 在办理社会保险、领取失业金时, 个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据;其二, 影响毕业生转正定级和工龄计算。许多毕业生找到工作后, 没有及时办理档案交接等相关手续, 同时工作几年后也未及时跟踪档案去向, 从而影响到转正定级, 以及工龄和退休金的计算;其三, 耽误职称评定和工作调转。有的毕业生自大学毕业后, 档案既没有提交单位, 也没有寄存到政府指定的人才服务中心, 职称评定就会因手续不全而受到影响;有人虽在毕业后把档案存到了人才服务机构, 但又没有及时办理就业手续, 等到几年后调动工作时, 才发现需要办理参加工作后的所有手续, 并要在转正定级后才能正式调动;其四, 导致留学人员保险断档。现在自费、出国留学人数与日俱增, 当这一部分群体归国找工作时, 却发现由于人事档案存放不当, 自己无意间已做了几年的“无业人员”, 为今后的工作带来很多不便;其五, 导致干部身份丢失。全日制普通高校毕业生, 在工作满一年即见习期满一年时, 通过办理转正定级手续之后, 即可获得干部身份。然而, 很多全日制普通高校毕业生由于对档案的不重视, 导致干部身份丢失, 影响了自己的职业生涯的发展。

三、高校学生档案管理工作存在的问题

学生档案管理旨在对学生在校期间, 以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档, 提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来, 由于诸多原因, 高校学生档案未能得到应有的重视, 致使档案材料收集不全, 质量不高, 不能准确全面地反映高校学生的全貌, 甚至出现档案丢失等现象。当前高校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题:

(一) 学生档案不受重视, 管理体制不完善

学生档案是学校档案的一个分支, 但是高校往往只重视教学和其它管理的档案工作, 对于学生档案工作的重要性没有认识到位, 没有将学生档案管理工作提到议事日程, 在档案管理二级机构中没有配备专职人员, 没有进行必要的检查监督和指导, 没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩, 没有进行有关的制度建设, 学生档案管理工作缺乏领导重视, 管理体制明显不完善。

(二) 学生档案的收集整理不规范

目前学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理, 并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门和院系均没有配备专职人员, 加上学校缺乏监督检查和业务指导, 导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化, 出现这样或那样的错误, 如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失等等。

(三) 学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备

因档案的收集不及时, 整理、服务环节跟不上, 学生档案只成为“废纸”一堆, 无人查阅, 也无法查阅、借阅, 不利于高校教师了解学生, 对学生因材施教。

(四) 毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善

在国家对高校毕业生实行统分统包的时候, 高校毕业生档案通常由学校档案部门在学生毕业离校后统一寄往生源所在地人事局或有人事任用权的用人单位, 随着高校毕业生就业制度改革, 国家不再对高校毕业生进行统包统分, 应该说, 生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任, 毕业生的档案应该由人才市场、人才交流中心或毕业学校待管, 待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。由于生源地的人事部门没有了保管毕业生档案的权利和责任, 因此忽视对高校毕业生档案的管理, 加上转递环节复杂, 导致一些学生档案丢失, 给学生的就业带来了不良的影响。

四、提高高校学生档案管理工作的对策和措施

(一) 强化学生档案管理意识, 提高档案认知度与熟知度

具备良好的学生档案管理意识是做好档案工作的根本。主管领导及学生档案管理人员应进一步学习《档案法》和有关的政策法规, 增强档案管理意识, 真正从思想上认识到学生档案管理工作的重要性。档案管理人员有了良好的档案意识, 才能在具体的学生档案管理工作中对其资料数据做出敏捷的反应, 及时地加以收集、整理、保管。职能部门形成了良好的档案意识氛围, 就能相互支持、相互配合, 及时沟通工作信息, 使学籍档案完整、准确、及时地归档。此外, 学校领导、院系领导及广大教职工都要自觉支持和做好学生档案工作。学校领导和各二级学院要把学生档案工作纳入议事日程, 把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈。同时加强管理, 将学生档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理, 在布置、检查和总结学生管理工作的同时, 布置、总结和检查学生档案工作;另一方面, 学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题, 做到人员到位、经费到位、设备到位。

(二) 加强学生档案材料的收集, 规范学生档案的整理

学生档案材料的收集要保证学生档案材料的完整、齐全;文字材料纸张规格要统一, 书写要规范、字迹工整, 归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写, 要求不出现错别字;除传真件需复印存档外, 一般不得用复印件代替原件存档;学年度班主任鉴定要根据学生实际, 尽量能表现出各个学生的特点;学生在高中阶段也要完备高中档案, 入学即向校方提供。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理, 并指定院系专人负责, 实行统一要求。档案整理过程中, 要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内, 材料名称要求填写完整、规范, 并且保持内外名称一致、顺序一致, 具体材料以时间先后为序。

(三) 采取现代化的手段管理学生档案

随着我国招生和毕业生就业制度的不断改革, 毕业生通过人才市场就业的人数日益增多, 毕业生、用人单位、学校之间的信息交流日益密切, 要使我们管理的学生档案在学生就业竞争中发挥出应有的作用, 就不能沿袭过去的方法, 而要彻底改变目前学生档案管理严重滞后、利用率太低和发挥作用太小的局面, 一定要实现学生档案的数字化管理, 运用现代化的手段管理学生档案。

采用现代化的手段管理学生档案, 就是学生在校时, 根据他们的特点, 把每个学生可以规范化的档案材料录入到计算机中, 在建好基本信息的基础上, 随时录入学生的最新信息, 及时对录入的信息进行维护与更新, 确保信息数据完整、真实、准确。日常工作中可运用计算机进行学生个人信息的查询、统计、服务, 当用人单位来考查学生时, 我们就可以及时为其提供或打印一份准确的毕业生个人信息资料, 不仅节省了大量人力、物力, 同时也提高了档案管理工作的准确性和高效性。这样不仅有利于档案的规范化和科学管理, 还有利于档案信息的开发和利用。只有这样, 学生档案才能在市场经济的大潮中发挥其潜在的能量和价值, 更好地为社会主义建设事业服务。这也是学生档案管理工作发展的趋势。

(四) 提高档案管理人员素质

为适应新形势下档案工作的需求, 对档案工作人员要进行必要的培训, 外出参观学习其他高校的档案管理经验, 学习新知识、新技术, 拓宽知识面, 优化知识结构, 逐渐掌握计算机和其它有关方面的知识、技能。同时各院校应培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员, 只有这样才能适应档案事业发展的需要, 实现档案工作的现代化和信息化。

摘要：本文论述了高校学生档案的内容, 指出了目前学生档案管理工作中存在的问题, 提出了加强高校学生档案管理工作的建议, 进一步推进学校学生档案管理方法和制度的形成。

关键词：高校,学生档案,管理