政府精细化管理的信息化探讨

2022-12-11

城市管理是一项很复杂的系统工程, 城管部门作为从事城市管理工作的政府工作部门, 尤其要深入研究如何开展工作, 把如何梳理各个部门各个工作之间的联系并且紧密结合起来切实做到精细化管理的目标作为实践科学发展观的突破口, 真正落实以人为本, 为民服务的科技高效城管理念。

1 信息技术作为21世纪最重要的科学技术之一有着十分广泛的应用前景, 何谓信息技术, 信息技术是关于信息的产生、发送、传输、接收、变换、识别和控制等应用技术的总称。

信息技术的应用是意义深远的, 可以说是一项重大的民生工程。为什么这么说?为老百姓服务本质要求就是简便高效, 要简便要高效反过来就要求政府管理者对工作要驾轻就熟, 化繁为简, 事无巨细又能精准高效, 这就是精细化的管理, 而精细化的管理我认为离不开技术尤其是信息技术的应用。

1.1 时代发展的需要

2 1世纪, 是一个知识化和全球化的新时代, 是一个数字化和网络化的新时代, 是一个科学化与人文化的新时代。技术的革新推动社会的进步, 当今世界, 风起云涌, 百舸争流, 不进则退, 科学技术是第一生产力, 城市管理包括其它政府管理都要有新思维, 新观念, 积极推动技术的应用与管理的革新, 顺应时势。

1.1.1 中国发展的实情

我们国家还是发展中国家, 还处于社会主义初级阶段, 信息化水平整体不高, 由于东西部地区社会发展不平衡, 各地区的信息化程度也参差不齐。但信息化是我国现代化发展的大趋势, 我们要从发展中国家过渡到中等发达国家, 必然会对政府管理的水平提出更高的要求, 一个高水平高效率运作的政府部门将对经济的发展更能起到保驾护航的作用, 我国的信息化建设虽然起步晚, 信息技术在企业、社会组织和家庭中的应用也相对滞后, 但势头很猛, 因此加快政府信息化建设步伐, 加强相关方面的研究, 对我国信息技术改造传统的政府管理有重要意义。

1.1.2 发达国家的现状

发达国家政府管理的信息化水平是惊人的, 我曾查询过资料, 比如美国, 美国政府信息系统分得很细, 由与之相关的技术子系统、财力子系统、人力子系统、管理子系统和制度子系统构成, 已经涉及到政府管理的各个层面, 并且上级部门对下级部门, 平级部门之间的关系环环相扣, 通过电脑智能化处理, 把精确管理延伸到了政府管理的每个角落, 这种应用可以说是不留死角, 令人叹为观止, 当然这得益于他们先进的政府管理理念, 尤其是对信息技术人员管理体制上的改革。1 9 9 6年, 美国国会通过了《信息技术管理改革法》, 规定联邦政府和政府各部门必须设立首席信息官 (ChiefInformationOfficer, CIO) , CIO的职责:向领导提供意见和协助, 以确保信息化的成功和信息资源的合理管理;为该部门开发、维护与推进实施一个稳妥的、整体的信息化架构, 改善提高该部门在信息资源管理方面的运作, 订立更为有实效和有效率工作流程。政府部门C I O由部门领导任命, 具备经确认的、能有效地履行其职责的专业的知识、技能和经验。我们国家的信息化技术水平, 信息化管理机制与发达国家还有不小的差距, 政府信息化应该说是任重而道远, 与发达国家的差距必须要求我们在政府管理的信息化上能迎头赶上。

1.2 管理效能的需要

1.2.1 无缝衔接, 统一标准

技术可以实现人与人之间协调机制的无缝衔接。在初始数据的过滤、对格式的统一方面信息技术有着得天独厚的优势。比如在城市管理中, 同样的一条路, 有人叫东方大街北路, 有人省略了就叫东方北路, 同样的规格, 有人喜欢输入1 m*3 m, 有人就喜欢输入1×3 M, 这种人与人之间差异性和多样性等不确定情形在实际工作中屡屡遇见, 往往造成统计上的巨大困难从而导致数据失真, 理解上的错误从而造成工作上的损失, 而信息技术就能对数据进行格式转换后统一标准或者强制性地选择代替输入等方式统一了标准, 最大限度地减少失误。

1.2.2 整合信息, 共享资源

城市管理工作中对沿街广告招牌登记管理, 往往需要输入商家的信息, 以便了解商家的背景资料以及其他相关情况有利于更好地服务和管理, 资源共享的一个重要特点就是只要曾经输入过这个商家的信息, 其他工作人员就无需再次输入, 只要从库中调用, 并与相关路段及相关广告招牌相关联, 需要调用路段商家信息时轻点鼠标一检索, 相关路段的商家信息就一览无遗了, 技术上的优势非常明显, 最关键的就是上手容易, 操作简单, 便与管理, 也减少了人员轮岗调动产生的磨合。

1.2.3 网络审批, 智能办公

精细化管理的本质要求就是分工合作, 分工就必须要有科学合理的工作机制流程才能充分合作, 而工作流程的实现在过去当然就是盖章、分层分级审核, 工作的流转需要消耗大量的时间和空间, 在标准上也需要对照相关的依据和规定, 在统计上又需要翻译存档文本一页一页地记录计算, 操作起来复杂繁琐, 材料损耗很大, 很费人力物力。拿投诉举报流程说, 不少基层单位的流程如图1所示。

这个看似简单的流程其实要做好很复杂, 比如信息登记的渠道就分多种, 拿我们城市管理工作来说, 有电话举报, 有网络举报, 还有来信甚至来访举报, 接待的部门和人不一样, 办公室人员或者中队人员, 甲某或者乙某。所以按照传统的方式要做好第一环就必须指定专门工作人员受理, 否则重复性工作太多, 也难以协调, 部门之间衔接困难, 容易乱套。另外也需要设置统一的文书格式及所需的附件说明, 专门工作人员受理后按照统一的格式填写来访人的信息及举报的内容送领导批转, 领导批转后交由相关中队处理, 中队按照举报信息要把处理后情况的相关材料附在举报信息文书后向领导汇报, 领导认可后把材料给专门工作人员留存归档。这份材料就需要领导处留存一份, 中队留存一份, 专门部门工作人员留存一份, 跑来转去的相当麻烦。但流程信息技术化后就大不一样了, 第一无所谓专门工作人员受理, 谁接谁受理, 只要在信息审核上由专人把关就可以, 工作人员打开系统后按照格式, 或输入或选择, 就能自动把信息方便地存储电脑并自动转给领导审核, 领导打开系统就看到智能提示, 并选择批转相关中队, 中队相关人员看到提示就着手处理, 处理完成把相关情况说明及情况资料 (比如音像等) 作为附件一并再传送给领导审核, 领导认可结案。这一切系统自动把相关信息智能化处理后存储在数据库里, 随时调阅。

当然, 上面图示流程在实际工作中还能加以完善, 比如引入督查机制, 中队处理的情况督查人员要随时跟进、督办检查, 流程图如图2所示。

像这样的流程, 如果还是按照传统方式, 显而易见, 人手更多, 操作更复杂, 人与人之间协调更加困难, 材料损耗更大。如果经过信息技术处理后, 第一充分整合了现代资源, 例如数码相机, 录音笔, 摄像机等, 这些设备产生的电子文件都可以存储在电脑上, 在情况说明中直接调用很直观, 很全面, 这是纸质文件比不了的。第二分工明确了, 电脑处理后分工细化又不乱套, 即便是新手不清楚流程环节, 根据系统分配用户的权限跟着电脑提示就能做到准确无误, 效率大大提高, 节约资源, 符合国家大力提倡资源节约化的精神。

1.3 工作创新的需要

现在全国各地各行各业都在搞创新, 因为创新才能发展, 创新才有竞争力。而工作创新的目的就是为了方便群众, 提高效率, 以人为本, 基于这样的目的, 工作手段方式上的创新就显得尤为重要, 要充分利用一切现有的先进的技术设备。吴江市震泽城管执法队在这方面就有很好的例子, 震泽城管安装了2 3个“全球眼”监控探头, 建设了一个监控中心和一个小型呼叫中心。工作人员轻点鼠标, 通过遥控操作, 即可通过3 6 0度旋转的“全球眼”探头及时掌握市容市貌、道路秩序的情况。镜头能变焦, 拉近时违章车辆号码尽收眼底, 所有违章行为均被自动录像, 镜头抓拍后可以马上打印出来。监控中心的工作人员, 及时将相关信息传达给路面巡逻的队员, 立即对这些行为做出相应的处理, 市容管理效果很明显, 可以说是管理方式上的重大变革, 当然全国很多地方 (主要是大城市) 的数字化管理模式已经很成熟, 但还没延伸至乡镇一级, 所以震泽在这方面是走在了全国的前面。

1.4 群众生活的需要

群众生活富裕了, 生活方式, 工作方式有了很大的改变, 群众手中的新技术设备更新换代也逐步加快, 家庭网络渐渐普及, 手机网络也已经进入3 G时代, 生活、工作方式的改变也就要求政府管理者顺应群众需要, 创新工作方式, 提高工作效率。手机进入3 G网络时代后, 必然将产生又一次深远的工作革新, 这种将无线终端带入互联网时代, 以及多媒体技术的融合使手机终端愈发向多媒体化发展。高像素水平的终端, 智能操作系统, 触摸屏, 以及G P S这些新技术的成熟应用普及, 可预见的将来人们将足不出户随时随地甚至在厕所里就可以解决许多问题, 只要一只手机, 对相关部门的业务查询及网络审批并非遥不可及。

2 技术的应用是广泛而有效的, 同时又是复杂而艰巨的, 要把信息技术工作开展好, 还需要很多努力

2.1 领导决策

没有领导的大力支持, 很多事情都干不成, 干不好。很多部门的信息技术工作还没有形成固定的机制, 有的甚至根本谈不上有这么一块, 需要领导有创新意识, 开拓勇气, 否则工作开展的难度是难以想象的, 技术工作不比其它工作, 技术门槛很高, 需要有一定的技术储备, 还要一定的资金投入, 设备的操作和管理、软件系统的维护不是拉一个人就能上手的, 所以领导的重视很重要, 重视人才的引进、培养、管理, 不仅部门单位领导要重视, 各层级的领导都要重视, 逐步形成合力, 并注重长远发展, 形成长效机制。重视人才最好的方式就是提供人才发展的平台。

2.2 人才引进

在信息人才引进上要不拘一格, 在培养上要重后期培训, 重实践。吴江市委书记徐明同志曾经指出, 要树立人力资源是第一资源的认识, 离开了人, 什么事情都不能干。信息技术化的实现首要就是必须要求有一支素质较高的信息人才队伍, 能够及时地实现工作机制流程的信息技术化, 所以信息人才的储备和培养就显得尤为迫切。信息人才的培养需要社会各个层面的人参与进来, 企业的力量不可或缺, 相关科研机构, 大学教育等等都要有相应的专业培养方案, 要提供多层次多方面的培训机制和实践机会, 打造信息技术方面不同层次的技术人才, 要注重核心技术研究, 并能迅速提供平台实施信息技术人才知识的不断更新, 主动迎合信息技术全球化的大潮流, 这些工作主要靠政府推动。技术人员的后期培训很重要, 在工作实践中经常会遇到新问题, 需要进行有效的经验累积和总结, 但是这种经验累积和总结如果不能进行再培训再学习, 不能用最新的技术去解决工作中遇到的问题从而形成一种广而告之的有效的经验, 那对他本人, 对部门工作, 乃至对社会和国家都是一种巨大损失, 容易造成信息技术难以更新换代的困难局面。

2.3 管理优化

在信息人才管理上引入新机制。信息技术人才管理要有所创新, 人才队伍的先进管理方式对提高技术人员的工作积极性有着十分重要的作用, 激励优秀的技术人才更优秀, 水平不高的技术人员向高水平技术人员转变, 有利于拔尖人才脱颖而出, 逐步形成技术快速更新进步的良性循环。一般来说, 政府部门的技术人才分为主要人才和辅助人才, 此外还有高级、中级、低级之分。对于涉及机密、核心的技术必须由主要人才掌握, 要制定工作纪律制度, 加强管理。涉及到企业提供的信息产品设备的保养和维护应由辅助人才参与, 对于辅助人才的管理主要依靠企业, 由企业制定相关的制度和工作纪律。

2.4 效率提升

在信息建设上坚持走自主开发与市场运作相结合的路, 大型的信息化产品必须有企业的参与, 部分小型系统一方面可以借鉴兄弟单位经验自主开发, 另一方面可以直接从兄弟单位引进, 信息产品的重要特性就是移植性很强。现市面上的不少信息产品价值不高, 功能平常, 但经过市场包装后往往动辄几十万的, 如果仅仅是为了信息化而信息化, 大把的钱投在不切实际, 不能与实践很好结合的信息产品上, 造成财政上的重大损失, 是一种极大的浪费, 信息产品的选择引进, 合理管理、有效运用离不开部门信息技术人员的有效参与。这里我个人觉得需要强调的就是订立有效率的工作流程, 有个好的工作流程的作用就是要把各层次的人、各种设备和信息产品如何有效地整合, 达到人机结合的最佳状态, 发挥最大的功能, 科学合理的工作流程设计必须是为信息系统扩展升级留有余地和接口的, 这需要信息技术人员长期实践的经验。

摘要：本文从科学发展的要求, 提出依托信息技术实现政府部门精细化的管理, 并以此为基础, 结合盛泽的城市管理工作, 论述信息技术在实际工作中的应用前景, 以及做好信息技术工作的几点建议。信息化是个广泛而重大的课题, 即便只是城市管理上的应用也难以言尽, 仅作抛砖引玉之用。

关键词：精细化,信息技术,CIO,工作流程