规范高校文书处理,提高高校档案管理质量

2022-11-26

文书档案 (公文) 是档案的重要组成部分, 高校文书档案管理的好坏直接影响到高校的档案管理质量。没有高质量的公文就不会有高质量的档案。只有保证文书处理过程的规范化、标准化, 才能提高文书处理的质量, 从而提高整个档案工作的质量。高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上, 高校文书立卷归档工作必须先从规范高校文书处理 (公文) 的各个具体环节抓起。

1 公文格式存在问题及原因分析

高校公文都有一定的格式规定与书写要求, 需参照《国家行政机关公文格式》撰写公文。但是在高校机关的文书档案管理中, 或多或少地也存在一些问题, 影响着文书档案案卷的质量, 主要表现在实际工作中高校公文的格式和处理办法方面存在着以下几点不规范现象。

1.1 原稿不齐全, 发文字号不规范

出现文件缺乏原稿或修改稿, 只有定稿;材料没有原件, 只有复印件。发文字号编虚位, 印有“字”、“第”字等不符合规定, 出现漏号、重号等乱号情况。既影响了公文的质量, 又不符合立卷归档的要求。

1.2 文种使用不当, 办文不规范

“决定”和“意见”不分, “通知”和“通告”混用, 有的该用“请示”却用了“报告”;有的甚至自编文种, 如把两个文种合二为一变为“请示报告”、“请示函”, 有的还把没列为文种的“方案”、“总结”、“说明”作为文种在标题中使用。公文的办理程序虽然有一个严密的流程, 但在日常工作中, 越级行文、越级签发、不登记就印发等无序现象却很难避免, 从而为高校文书立卷归档工作留下后患。

1.3 主题词不准确, 成文日期不规范

对主题词的定义理解不准确, 如“征求意见、整顿秩序、更新知识、生活补助费”等《主题词表》中没有的词语。成文时间中使用年号时, 汉字数码与阿拉伯数码甚至英文字母混用, 如“二○○二”印成“二00二”或“二OO二”, 前者O用阿拉伯数码0替代, 后者用英文字母0替代。印好了文件再找领导签发, 影响了公文的时效性。

1.4 用纸不当, 附件不规范

有些高校还存在公文用纸使用16K型纸, 甚至同是16K型纸, 大小也不一致, 并且没有注重克度要求, 常因纸张质量差和耐折度低, 以至于保存时间不长便开始发黄。这就使公文的严肃性、美观性和档案的完整性都受到影响。有附件的公文缺少附件。公文有附件而不附, 就不能算是一篇完整、规范的公文。

思想上不重视, 是造成高校公文格式不规范的根本原因, “只要公文内容不错, 在规范化方面有问题算不了什么”, 这种思想很典型。要做好高校公文处理工作、档案工作并非易事。由于公文的权威性、政治性、工具性。不允许带有个人主观的随意性和自发性。必须严格按照规范程序办理公文, 制度和程序要尽可能细化, 简捷明确, 操作性强。严格执行公文的行文规则, 严格审核签发制度。

2 解决存在问题的方法和措施

规范公文处理, 提高公文质量, 须从以下几方面入手。

(1) 克服“重内容、轻形式”的思想观念。树立规范意识, 使高校公文处理有章可循、有规可依, 重视公文格式的规范化建设, 才能有利于提高高校文书档案的完整率、准确率, 使高校文书档案达到标准化、规范化的要求。

(2) 公文处理部门要依据《国家行政机关公文格式》, 严把公文格式关、严求规范。规范公文文种, 行政机关的公文种类主要有:命令 (令) 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要, 公文的文种应当根据行文日的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。真领会每一个文种的性质和适用范围, 选择正确的合乎行文目的和要求的文种。公文格式一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄送机关等部分组成。根据不同文种, 有的部分可以省略。

公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节, 文件底稿既反映文件形成过程, 又是文件的原始凭证。对底稿的收集应重视, 有些文件从主管部门拟稿到送单位领导签发, 常常几易其稿, 应注意将经单位领导修改过的文稿全部收集起来, 将文件与底稿放在一起保存。

公文的发文字号是发文的序号, 一般都是按文件的形式统一编序号, 不编虚位 (即1不编为001) , 不加“第”字;发文字号中印有“字”不符合规定, 如“×××字[2008]×号”, 应为“×××[2008]×号”。

公文主题词不规范, 是指对主题词的定义理解不准确, 主题词应根据公文的内容, 从《主题词表》中规定的主题词中选注类别词和类属词。未列入《主题词表》的词语不作主题词使用, 特殊情况自拟主题词的一定要在自定词目后记以“△”符号标明。

公文成文日期以负责人签发的日期为准, 印好了文件再找领导签发, 就影响了公文的时效性。成文时间中使用年号时, 汉字数码与阿拉伯数码甚至英文字母混用, 如“二○○二”印成“二00二”或“二OO二”, 前者O用阿拉伯数码0替代, 后者用英文字母0替代。

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸。应左侧装订, 不掉页。

公文附件, 是公文正文的补充和参考资料。它是公文不可缺少的一部分, 不能随意省略。《国家行政机关公文处理办法》指出:“公文如有附件, 应当在正文之后、成文日期之前注明附件的顺序和名称。”公文附件, 应当置于主件之后, 与主件装订在一起。附件的顺序, 应在附件首页左上方注明, 如附件1、附件2等。

(3) 要严格要求自己, 不断提高自身业务素质。在工作中, 由于事务性工作较多, 很少系统、深入地研究和探讨业务, 即使公文格式出现不规范的现象, 也难以发现并及时予以纠正。这就要求坚持不懈地坚持业务知识学习, 学习《国家行政机关公文格式》及相关业务知识, 不断提高政策水平、健全制度、规范程序, 相应制定本单位公文处理的实施细则, 严格发文处理每一道程序, 做到有章可依, 照章办事, 形成公文处理规范化的运行机制, 坚持公文处理由高校办公室统一把关办理的原则, 防止“政出多门”, 对某些格式问题, 要做出统一规定, 保证规范的公文格式落到实处。

3 结语

公文格式的规范化是一个过程。不是一蹴而就的事情, 要边实践边总结, 在实践中提高水平, 在总结中积累经验。要勇于学习, 善于实践, 严格按照《国家行政机关公文处理办法》的规定运作。公文处理必须做到及时、准确、安全、严格, 执行国家保密的有关法律法规, 办理好每一份公文, 实现公文处理与档案管理的有效衔接, 只有公文处理达到了规范化, 才能提高档案管理质量, 为档案的规范化管理奠定坚实的工作基础。

摘要：文书处理 (公文) 是高校档案的重要组成部分, 在机关工作中发挥着重要的作用, 本文对高校文书处理 (公文) 档案管理中存在的问题进行了分析, 并提出了如何规范文书处理。

关键词：文书处理,档案,规范