电子档案管理制度

电子档案管理制度（精选8篇）

篇1：电子档案管理制度

电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。

一、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

1.提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

2.通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

3.直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

二、加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。

1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力。？在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。？

2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量。？档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

3.加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。 随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

三、做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

1.建立档案利用制度，整合各类档案资源。 要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

2.规范档案利用方式，避免不可挽回损失。 电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3.建立“双套制”模式，确保重要信息完整。 所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

4.加强工作人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

篇2：电子档案管理制度

为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和 有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本队实际，特作如下规定：

一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责

1． 电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中

2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

3．电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

二、电子文件的归档方式

1． 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本队工作实际，现强调物理归档。

2．根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。

3． 归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：

序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境 等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

三、电子文件的移交与保管

1．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。２．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

３．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，四、电子文件的提供和利用

1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防 范措施和可靠的监管保障。

篇3：电子档案管理制度

1 利用电子档案主要模式

电子档案从其自身的属性来看, 具有一些特殊的优势, 如使用方便、及时, 而且有着极高的查全率和查准率。其实电子档案的充分利用也是需要一定的计算机信息技术作为支撑, 在其使用时也主要是通过计算机网络信息技术来实现, 现阶段其利用的方式主要有3类:提供拷贝、通信传输和直接利用。

1.1 提供拷贝

电子档案的使用, 用的较多的就是拷贝。通过计算机的拷贝, 能够把电子档案的初始状态直接拷贝给相关使用者, 拷贝的优点在于在备份文件的基础上, 实现档案信息的及时、准确、完整的复制迁移, 保证档案信息传输的权威性。

1.2 通信传输

通过计算机联网可以实现对电子档案的通信传输, 解决电子档案的地域问题, 使用者可以在异地通过计算机网络将电子档案传输到指定地址, 节约了传输时间和档案转移成本。从专业的角度分析, 就是使用网络传输电子档案, 可以实现不同馆际之间档案资源的互相交流, 提高电子档案的使用效率。

1.3 直接利用

直接利用是电子档案的基本利用途径, 通常是指档案管理部门利用档案管理系统, 对电子档案进行直接的调阅、查询。通过直接利用, 档案的使用者可以非常方便地对其进行补充完善或相关的修改, 也可以实现多人共阅。

2 加强电子档案管理的意义

2.1 有效节约成本

在电子档案应用之前, 对于那些容易损毁的档案资料, 在保存过程中, 通常都会耗费大量的管理成本, 就算如此, 一些档案还是会出现一定程度的破坏, 因为有些档案资料, 由于其介质的原因, 在使用和存储过程中, 都不可避免地会遭到损坏。电子档案的应用, 从根本上解决了上述难题, 将大部分纸质介质的档案转化成电子文件资料, 既节省可存储空间, 又降低了存储成本。

2.2 提高档案的服务质量

从档案管理的初衷出发, 其中最主要的目的就是为档案的需求者、使用者提供优质的档案信息服务。在将档案信息进行电子化管理之后, 电子档案的优势特点是传统纸质档案不可比拟的。在档案信息服务方面, 电子档案完整、准确、及时的特点, 大大提高了服务质量。

2.3 满足使用者不同层次的需要

档案信息的使用者, 对于档案信息的使用, 可以分为低层次的使用和高层次的使用两种。低层次的使用就是一般的基本信息, 而高层次的需求通常是指基础信息之外的其他有效信息。通过电子档案的科学管理, 可以提高档案内容的分析挖掘价值, 在基础信息之上, 对其进行归类分析, 从不同的时间分析档案信息的变化, 甄别档案信息的伪劣, 发现档案信息的缺漏等, 都属于高层次档案信息使用者的基本要求。电子档案在借入现代化计算机网络信息技术之后, 就可以实现其智能化、流程化、标准化的管理, 能够满足档案信息使用者的不同层次需求。

3 提高电子档案管理的基本途径

3.1 建立档案利用制度

要建立档案利用审批制度, 相关人员需要查阅和利用档案时, 必须获得档案主管领导的审批, 还要建立档案利用管理制度, 档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动, 使档案收集更为及时, 保证电子档案的及时更新, 更好地满足电子档案利用者的需求, 并做到电子档案利用和纸质档案利用互补, 整合档案资源来创新档案管理模式, 实现电子档案需求利用质的飞跃。

3.2 规范档案利用方式

电子档案的利用不能够无原则, 应该根据利用者的情况而定, 并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下, 对内容不是完全开放的电子档案, 不宜用拷贝的方式提供使用, 对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时, 有密级的信息内容应进行加密处理, 并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改, 避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

3.3 建立“双套制”模式

“双套制”指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战, 要求档案人员要紧跟时代步伐, 掌握现代信息技术, 熟练运用电脑及现代通讯技术, 否则就无法介入文档的形成和保管。通过这种“双套制”的管理模式, 切实提高档案信息的完整性、准确性, 并在这种模式的要求下, 提升档案管理人员的现代化电子信息技术水平。

3.4 从思想层面提高重视

对于电子档案的管理, 一定要做到思想上的重视。而做到思想上重视, 就必须要明确电子档案管理工作的重要意义和价值。档案管理部门要切实加强对电子档案管理人员的思想教育, 深入系统地学习电子档案管理的基本观念, 让员工感受到自身所做的工作的巨大意义, 提高责任心, 在实际工作过程中, 争取不断争先创优, 尽心尽力地提高电子档案管理的质量。

4 结语

网络信息技术的深入发展, 对电子档案管理效率的提升有着十分直接的推动作用。档案管理部门, 在新的档案管理环境下, 要想进一步提升电子档案管理的质量, 更好地挖掘电子档案的信息价值, 就要不断创新电子档案的管理模式, 大胆改革, 更新管理理念, 学习先进的电子档案管理技术, 以确保能够及时高效地为电子档案的使用者提供优质便捷的档案信息服务。

参考文献

[1]邢军岐.浅谈新时期电子档案管理问题[J].电子技术与软件工程, 2014 (9) .

[2]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化, 2014 (4) .

[3]闫卫文.浅谈如何做好电子档案管理工作[J].宝鸡文理学院学报:社会科学版, 2013 (2) .

[4]王俊姝.加强电子档案管理方案分析[J].科技创新导报, 2013 (25) .

篇4：浅析电子文件与电子档案的管理

关键词：电子文件 电子档案 管理

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2012）001-055-02

随着信息技术快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大区别，对电子文件归档后产生的电子档案管理也有很大影响，因此有必要对电子文件真实与完整性进行分析。以下将结合笔者工作经验来阐述电子文件真实与完整风险管理。

1 电子文件及电子档案

1.1 电子文件与电子档案

电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。①

1.2 电子文件对档案管理的影响

文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。

2 电子文件真实与完整风险

电子文件管理中最致命的问题、最根本的风险就是真实性、完整性受到破坏，这是需要管理者动用一切办法加以防范的，以下是真实性与完整性这两种主要风险。

2.1 电子文件的真实风险

电子文件若真实性受损，就无法客观地反映原始事实，也就会失去利用价值。目前，这样的实例很多，比如，加拿大调查委员会对加拿大在索马里的驻军情况举行了听证会。调查委员会要求查看国防行动中心一个数据库中文件运行记录。在查看该文件运行记录时，委员会发现了许多异常情况，如空白信件、漏号或重号等。调查委员会认为这些记录不可靠，不能用于当时进行调查，也不能向未来研究人员提供利用。电子文件不真实具体表现包括：(1)文件是伪造的，即用户身份不真实；(2)无法证明电子文件未经改动，即无法排除文件不真实的可能性。主要原因在于系统没有生成、获取文件的背景信息。

2.2 电子文件的完整风险

电子文件完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺不全或是文件构成要素不完整。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全文件留给后人是支离破碎的社会记忆，会对电子文件利用带来很大障碍，也会严重影响电子文件应有价值。在电子环境下，介质脆弱，技术过时以及系统特性都会影响电子文件完整性。

3 影响电子文件真实与完整风险的因素分析

一般说来，影响 电子文件真实与完整风险主要有：(1)管理风险电子文件在形成、传输、接收、处理、保管、管理、利用等各个阶段，都与机构管理密不可分。管理机制不完善，或由于人的主观性、难以规范性和不确定性，都可能会威胁到文件的真实与完整。例如由于文件管理知识缺乏，可能使文件重要构成要素和文件系列没有保存齐全；操作失误；主观或无意的内容或形式改变；网络攻击或电子欺诈行为对文件造成的非法变更与摧毁；人为因素引起保管环境恶变而对电子文件载体产生破坏；管理规范缺乏和人为疏忽造成数据缺乏备份、备份媒体选择不当和没有异地备份等；以及本章第一节中探讨影响电子文件真实与完整的其他人为因素等，都是由于管理不当导致的风险。(2)信息技术风险电子文件形成和存在依赖于信息技术和设备，信息技术的不稳定也会使电子文件真实与完整面临风险。基础设施风险。基础设施包括硬件、系统软件、网络及机房等。缺乏信息技术基础设施应具有的基本条件，如硬件软件性能欠缺稳定性、安全性、容错性、可靠性与可维护性等，都会对电子文件真实与完整构成威胁；系统空间容量不足；备份过程、数据传输过程欠缺安全保护措施及准确性；系统功能对电子文件真实完整性需求的满足程度不够；机房的交流电源、备用电源设施及安全保护措施不当等等，都有可能导致电子文件信息变更与丢失。数据管理风险。电子文件数据本身具有极大不稳定性，这与电子文件内容与载体可分离性、载体不固定性以及技术寿命有限等因素相关。为保证文件内容持久可读，必须对电子文件定期迁移。在迁移过程中，文件信息有丢失和受损的风险。许多部门由于忽视了数据的不稳定性，未对其采取相应保护措施，由此造成的损失无法弥补。(3)固有风险在对电子文件管理中，总会有一些不可抗拒因素导致文件真实完整性受损。由这些不可抗因素引起的风险，称为固有风险。例如不可抵抗的自然灾害(如火灾、水灾、地震等)与意外灾祸(如失窃、鼠灾等)，恶劣环境(如强光、不适宜的温湿度、灰尘、磁场等)带来的影响等，都会导致文件损毁。电子文件整个生命周期各阶段(形成、传输、捕获、存储、处理、保存与利用等等)中，任何一个环节出现问题，都可能严重影响电子文件的真实与完整。

4 电子文件真实与完整的风险管理策略

4.1 对电子文件管理流程加以优化

文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。相比手工管理流程，电子文件管理流程内容，以及组成流程各项管理活动开展时间、承担者相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定内容，录入范围扩大等。在电子文件管理活动开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、录入等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。

在电子文件档案工作管理人员中，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统人员成为电子文件管理队伍新成员。信息技术人员负责技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以完成和参与许多公务性、重复性的工作任务，如文件分发、鉴定、归档、录入、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理之间相互关系上，手工条件基本上是依次开展、顺序衔接、相互独立管理，而在电子环境中则逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自动记录到录入数据库中，从而导致录入同其他文件管理的集成。各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入机构业务流程整体优化之中。

4.2 以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。承担电子文件管理功能的系统-主要由两部分组成：形成电子文件业务系统和独立电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时获取、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，不过一般只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。近年来电子文件管理软件的功能需求一直是国际关注热点，对于文件系统开发的参与也被档案部门看作是解决电子文件管理难题一条重要措施。独立的电子文件管理系统应该具备一般功能包括获取(归档)、分类、鉴定与处置、录入(数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志、审计、报表设计及制作等。

4.3 采用基于职能的管理方法

职能是机构对于社会承担的主要职责，它包括完成一定目标的多项工作。有时多个部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中交叉。机构承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是机构履行职能记录，职能类别是判断文件类别的依据，职能重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，为多个国家所采纳，并被国际标准IS015489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。以上要点的阐述都是在方法层面上展开的。管理好电子文件，仅有科学方法是不够的，还要构建覆盖观念、制度、组织、方法、手段在内的全面管理体系。

5 结论

因此，我们必须在对电子文件管理流程加以优化、以电子文件管理软件为中心实施管理、采用基于职能的管理方法等思想指导下，积极、慎重地应用较为先进与成熟的信息技术手段，监视电子文件生命周期全过程，抑制风险因子，通过监控、记录和审计与电子文件有关的一切活动，防止其不被修改、替代或破坏。同时，对电子文件生命周期每一阶段、每一环节，都要建立相应管理措施加以防范和制约，形成一个不间断的连续管理系统，以确保电子文件真实与完整。

注释：

① 出自国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)[S].

参考文献：

[1] 丁栋轩,刘海平.文书档案管理基础[M].科学普及出版社,2007.

[2] 陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学[M].中国人民大学出版社,2008.

[3] 陈国云.档案信息建设的风险管理[J].档案管理,2008(1).

篇5：事业单位档案管理的电子档案管理

关键词：电子档案;档案管理;运用

一、电子档案的优势与特质

(一)方便高效

首先，在建档时，电子建档比手动建档需要更少的劳动力与劳动时间，使工作人员从枯燥乏味的工作中解脱并高效率完成工作。

网络系统也为电子档案的归档管理和信息利用开通“绿色通道”，使归档质量和检索速度得到提高。

其次，利用计算机处理档案管理工作，能够将信息按件整理归档，告别以卷为单位整理档案的方式。

立卷时，通过随机管档，变集中立卷为随机整理立卷，将过去集中的工作量进行拆分，提高立卷管理水平，使归档更加及时，减少错误的发生，档案检索利用的速度大大提高。

(二)可以快速完善档案

无论是文件补充还是漏交的文件归档，相比于传统以卷分类的管理方式，计算机管理按件存储的方式，更利于档案管理人员快速添加或删减档案。

计算机档案管理避免了传统档案拆开重新整理的繁琐程序，只需要在计算机上更改档案目录即可，可行度高，轻松解决文件堆积的问题，既可以节约工作人员的时间，又可以满足事业单位及时完善档案的需求。

(三)保密性和快捷性

计算机管理档案，可以查阅单份文件，查阅快捷。

而传统的档案管理，利用者想要查阅文件必须整卷打开，文件利用率低并且其他文件容易被泄露，不利于文件的保密，尤其是绝密文件。

(四)电子档案管理对档案管理有着重要的意义

计算机管理档案和传统档案管理相比较，在档案的质量上有明显不同。

传统纸质档案，每个立卷人理解方式都不同，这一点直接导致档案质量水平参差不齐，不便于日后对档案的利用。

传统档案归档需要大量人工操作，浪费很多时间，时间不合理分配使管理人员只能耗费大量时间归档，而编研工作停滞不前。

电子档案管理就不存在这样的问题。

电子档案管理能帮助档案管理人员高效高质量的完成工作，使档案在利用时发挥更大的价值，让档案管理人员有时间去加强其他业务。

二、电子档案在事业单位档案管理中可能存在的问题

(一)电子档案认识的局限性

目前很多档案管理者对电子档案的认识仍然只停留在表面，对电子档案没有统一的认识，进行电子档案管理工作时还存在很多问题。

(二)档案管理人员方面问题

档案管理人员素质高低直接接影响到工作质量，因此事业单位档案管理人员在思想水平和工作能力上都应尽力提高，管理人员在具备较高政治思想的同时还应该拥有微机理论知识和实际操作相结合的工作能力，展现出电子档案管理的工作特点和优势。

目前，在很多事业单位中，频繁的人员变动与较大的工作量，影响了档案管理人员工作效率，电子档案管理工作也因此不能长期稳定发展。

(三)电子档案安全方面的问题

计算机网络带动了科技同时也给不法分子提拱了犯罪平台，电子档案管理依赖于计算机网络系统，计算机网络将档案分类管理的形式虽然比纸质档案管理更方便快捷，但是存在更大风险，在计算机将文件传送或接收过程中，很容易被病毒侵入，病毒会截获文件或更改文件信息。

全国有很多关于电子档案内信息被窃取的报道，这是使用电子档案时需要引起重视和尽量避免的问题。

(四)档案管理方面的不足

电子档案的存放载体与纸质档案的载体不同，档案管理人员习惯于传统的以纸为载体的纸质档案，并能存放好纸张，而很多档案管理员现在还不能完全适应电子档案，对于U盘等电子档案的载体不能充分认识，随意对待这些存储工具。

(五)电子档案的保存与标准化进展问题

电子档案虽简单方便，但使用电子档案的相关部门并没有为大量电子档案的存储做好充分的准备，保障电子档案长久安全完整的措施还有待提高。

很多事业单位，根据单位需求随意建立电子档案，使电子档案距离规范化和标准化的目标还有很远。

三、事业单位的电子档案管理问题解决方案

(一)加强档案管理人员素养，合理改进工作方式

首先，档案管理人员需要进行专业知识的培训，更加全面掌握电子档案的要领。

其次，管理人员可以制作电子版和纸质版两种内容相同的档案，一起归档。

(二)改善管理方式，培养档案管理人员

电子档案管理决定了工作人员需要极高的工作素质和丰富的工作经验。

首先事业单位领导人需要合理控制工作人员的流动性，确保档案管理工作有条不紊的进行。

其次，档案管理人员需要通过不断的学习和实践提高自己的工作能力，并且全面掌握与工作相关的技能，成为综合型人才，并且能对电子档案管理发展过程中出现的问题应对自如。

(三)健全保障机构，保证电子档案的安全

首先，完善的规章制度是事业单位持久发展的根本。

档案管理部门也需要制度维持运转，加强各部门电子档之间的联系与沟通，提高电子档案的灵活性，便于档案集中管理。

其次，档案管理人员需要采取一系列安全保障措施，比如在计算机上安装杀毒软件，防火墙等，防止信息泄露。

最后，严格监控档案的使用，对于绝密文件，要建立相应的跟踪监控系统，防止重要文档丢失或被窃取。

(四)加强电子档案的管理

档案管理人员需要完全掌握常用的电子档案存储载体的使用方法，如U盘，光盘等，加强电子档案保护意识。

(五)改善管理环境，规范档案管理

首先，事业单位应该以设备投入为主要方式，配合创新的思想。

创建既符合本事业单位的档案管理特点，又能高效的分类保存事业单位的电子档案，加速档案现代化标准化管理。

其次，有关部门应该推出统一档案管理软件，规范电子档案格式，使电子档案使用起来更加方便，同时节约人力物力等各方面资源，提高工作效率。

对于资金不足的事业单位，应尽力协助其全面发展。

四、结语

随着科技不断发展，电子档案为人们带来的便利也越来越多，虽然电子档案目前存在的许多问题，但仍然值得推广使用，解决电子档案管理系统规范和统一的问题是一个缓慢的过程，需要有关部门和档案管理人员的共同努力。

完善后的电子档案管理终将为事业单位创造更大的价值!

【参考文献】

[1]周凤阳.信息时代电子档案管理之我见[J].华章，(21)：325-325

[2]杨玲花.浅析高校电子档案存在的风险及防范措施[J].商情，2013(24)：214

篇6：电子档案管理制度

【摘要】主要分析电子档案管理在银行管理中的应用问题，针对电子档案在银行管理中中的问题，共同探究在银行管理中电子档案的应用，电子档案一方面降低了银行档案管理的强度，另一方面适应了银行会计电算化的需求和应用，在此基础上提出了在银行档案管理中，电子档案管理的应用发展方向。

【关键字】电子档案管理；银行

在科学技术不断进步的今天，电子档案已经成为了信息技术和银行管理相结合的产物。它是由数字电子计算机处理的档案，是通过把声音、文字、图像等信息共同储存起来、可以显示用户所需求的档案实体真实信息的档案类型。一方面能够真实反映银行业务信息，另一方面能够整合信息框架结构，有规律性地进行分类处理。

随着时代的进步发展，传统的会计档案已经不能满足日益剧增的银行管理业务，而且会计档案做为银行业务档案的一种，数量庞大，对银行经营活动的反应最为全面，在进行会计档案时，像网上银行、理财等业务等都没有明显的区分，这就导致了原本不属于会计档案管理类型的档案被强加到会计档案里面，很容易引发结构混乱、数据无效的管理局面。因此，采用电子档案，不仅是当代时代发展的要求，更是银行经营管理实际操作的重要课题，是对档案进行总结概括的最佳方式。但是，电子档案在运行过程也并不完善，文章将对银行档案管理中运用电子档案管理所面临的问题进行简单概述。

1.电子档案在银行档案管理中存在的问题

银行档案规定期限的划分与银行的实际业务特点不相符合，在管制方面存在漏洞。根据国家相关的银行规定，有关部门要查阅、冻结、存贷款开销户记录等相关业务条款时，银行管理人员应当做好业务记录，保存好凭单收据。但是，从实际情况上来看，这些业务并未涉及到具体的账务管理，虽然保留有单据，但是没有长期保存的价值，对银行的业务进步没有过多的帮助作用；挂失记录和补发凭单收据，从性质上看应当属于会计凭证管理类型，凭证保存年限最多为15年，与相关对顶中银行永久保管期限不相符合；另外，存贷款开销户记录，贷款开销户的的申请表应当跟随消费记录而流转，这与永久保管的条款有所冲突。为解决这一矛盾，某些银行对该类资料采取了电子档案和纸质档案并行的管理方式，但这又在无形中增加了工作量，增大了业务操作的复杂性。

2.在银行档案管理中电子档案的应用

2.1电子档案降低了银行档案管理的强度

在进行银行档案管理的流程设计中，相对于传统的档案制度，电子档案制度，不用书面书写，降低了储存分类的难度，更加容易管理保存，在销毁无关档案方面也存在一定的优势。另外，为方便查阅档案，会计档案通常会将业务资料进行分类整理、装订和存放，并按照不同的管理体制设定不同的存留期限，这样很容易造成混乱，一方面使短期保管的档案相应延长了保管期限，另一方面，在进行档案到期销毁阶段时，必须逐项分类，这不仅大大增加了工作难度，档案保存压力也日渐加大。

2.2电子档案迎合了银行会计电算化的需求

电子档案在银行会计电算化方面存在较多弊端，平时的银行工作一般只会涉及到纸质会计档案的管理，对于电子数据的归档内容、保管期限以及会计济系统的开发资料存在很多不足，往往只是笼统管理，例如网点日查情况、计算机日志、自助设备工作日志以及会计主管检查日志等事务性资料，由于在机构日常的管理过程中没有从档案的角度做出相应的明确规定，仅仅只在小范围内进行管理，使得会计电子数据没有被纳入统一的管理范围内，造成了会计档案的无效膨胀。会计业务系统往往也是只关注业务的需求，档案管理功能模块没有得到确定的设置，经常出现电子数据没有出口或者出口不畅的现象。2.3电子档案在银行中的应用

随着计算机的不断发展和广泛应用，传统档案的保管和利用已经不能适应现代化银行业务的要求，这极大的影响到银行财务资源的优化配置，计算机逐渐被广泛运用到各行各业，银行的业务管理也应当随着计算机的发展而不断更新换代。在相关的银行法律法规中，处理涉及到的有关债权、债务关系的资料可以保留纸质资料外，其他的业务关系资料可以保留电子档案，这符合银行的规定要求。另外，随着银行业务的不断增加，业务资料的层出不穷，纸质档案资料呈倍数增长，它们的保管对档案库房来说也是一种压力。电子档案在当今的科学经济技术的发展趋势来说，已经成为了不可或缺的必要因素，银行必须不断顺应时代的发展潮流，保持良好的业务管理，提高银行的竞争力，这对银行业务的开展具有十分重要的意义。

3.电子档案在银行管理中的发展

电子档案是银行档案管理的基础，在管理过程中，应当结合时代特点，融入业务流程，精简操作步骤，规范操作流程，降低成本管理。创新发展理念，对相关的工作内容加以合理的修改整合，做出制度上的安排。要求银行各业务部门在推出新业务时，一旦涉及到会计资料的，都应当与会计部门协调沟通，并且由会计部门规定资料的归档范围和保管期限。会计系统的开发应当随着档案管理要求的改变而改变，保证电子数据能够得到很好地存档保留。对各部门的业务系统加以整改，指定针对性的方案并相应的进行指导，降低业务难度。对存档资料进行归类整理，明确那些资料不用归档，哪些资料必须归档保管，哪些可以长期保留，哪些应当存留规定年限，以便利于前台查阅数据，整合管理。另外，电子数据应当根据实际业务需求，明确是否打印归档，避免二次归档。在满足会计核算需求的前提下，通过系统优化的方式进行合适的分档，减轻后期档案保管和销毁的工作量，可以有效简化档案的分拣工作，增加工作技巧的同时也可以提高工作效率。

4.结束语

篇7：学校电子档案的管理

本文将从学校的角度分析电子文件的整理、归档和保护。

摘要：电子档案管理是学校管理工作中不可或缺的一项内容,并且电子档案的管理工作也是当前困扰学校发展的主要问题。

关键词：电子文件 档案 学校

随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要，将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。如今，绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类信息资源，因此产生的大量的电子文件。在对待电子档案的管理上我们还需要进一步的加强学习和探讨，如何对这些电子文件进行整理、归档和保护?我将在本文中谈谈自己的一些经验和看法。

一、电子文件的整理

1、基建、设备等电子文件的事理。

基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的.，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

2、财务电子文件的整理

(1)工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

(2)账簿。学校会计账簿内容一般已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

3、学校其它电子文件的整理

现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理等内容;教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。对这些电子文件该如何进行整理呢?计算机与信息中心接收这些数据后，应进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

二、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：?

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后档案人员根据档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，录入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。?

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，各院校都设立了计算机与信息管理中心，由他们利用网络技术建立校信息管理系统。计算机与信息管理中心成为了电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘。

三、完善电子文件归档制度

1、电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

2、“两套制”归档的必要性

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质

与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。

四、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件是用光盘保存，因此，对当前归档电子文件载体要制定保护措施。

1、规范排放和使用。

2、保持良好的温度、湿度环境。

3、注意避光。

篇8：电子档案管理制度

一、电子档案形成的优越性

存储空间小, 电子档案的形成可以有效地节约档案占用空间。所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点, 而且与纸质档案管理方式是相通的。无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾, 而电子档案占据极少量空间的优点能够很好地解决这一矛盾。例如, 一张光盘容量可达600—4 000MB, 可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息;而且, 如果不移动存储载体, 只处理信息, 那么电子档案几乎无重量和体积可言。相比之下, 纸质文件的笨重就显而易见了。电子档案的加入, 丰富了档案管理体系, 为传统的档案利用开辟了一条新路。

以XX发动机厂为例, 每年归档的纸质会计类档案就可高达五百余本, 足以占用两个标准文件柜。且需时刻做到防尘、防霉、防虫, 要求档案库必须有严格的空气温度、湿度, 温湿度过高或过低都会对纸质档案造成损坏。相比较电子档案来说, 占用空间少、不会生霉等优点是纸质档案无法企及的。

另外, 电子档案还具备操作方便, 复制时不容易丢失信息的特点。形成档案之前的电子文件, 其增、删、改等都很方便, 而且改后不留任何痕迹, 保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性, 使之对电子档案的检索更加方便。纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题, 而电子档案的复制, 由于是数字化的信息处理几乎不存在这些问题, 所以, 完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。

1. 具有多种表现形式。

随着多媒体电子计算机的应用, 电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容, 这就造成了电子档案的多媒体集成性, 使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。

2. 传递快捷、实现资源共享。

一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读, 而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术, 因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算, 而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的, 二者在速度上的区别非常明显。而且, 一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端, 电子档案这种不受存储载体限制的特点, 使异地利用成为可能, 消除了利用者的域隔阂, 使利用者产生一种共享的感觉, 从而摆脱时间和空间的制约, 利用者可以把获得的信息随心所欲地加工处理, 变成自己所需要的信息产品。

3. 电子档案的形成可以提高档案管理工作效率。

电子档案的产生, 使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用, 从传统的手工编目和查询及繁重的编研信息收集等方面的工作中解放出来, 这将会推动档案事业的发展, 使档案管理再上一个新台阶。

二、电子档案存在的缺点

传统的纸质文件一旦形成, 原件中所包含的内容和形式就不再发生变化, 只要抓好保管, 就能确定档案的原始性和真实性。与纸质文件不同的是, 电子文件建立在高科技的基础上, 其内容和形式是相对独立的, 不仅内容易于删改变化, 并且可以储存于不同的载体, 人们无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整等。

1. 原始性问题。

电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来, 人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断, 而电子形式生成的由实态变为虚态的档案, 已完全没有了这种“原始状态”, 其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致, 可以说既是原始的, 又是复制的。

2. 真实性问题。

电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子档案的真实性问题伴随其生命的始终, 维护其真实性是一个不间断的过程, 信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案;电子档案可被原样复制, 甚至被篡改后可不留痕迹。

3. 完整性问题。

电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态, 如不及时捕获, 可能会导致信息丢失;电子文件结构复杂, 储存方式多样, 容易造成信息的缺损;电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加, 而且形式多样、存储分散, 极易丢失, 往往致使电子文件来龙去脉不清。

4. 安全性问题。

电子数据的易更改性为非法操作提供了便利, “黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息, 都会直接损害电子档案的安全。

另外, 收集过时的电子计算机软硬件, 提供利用, 读取那些过时的、技术记录在载体上的信息内容, 这就要广泛收集、保管过时技术全套软硬件, 还必须保管操作这些过时技术的某些技能, 还有老化和维护问题, 代价十分昂贵。

综上所述, 电子档案管理是档案工作的一个新领域, 针对现代化办公条件下电子文件和电子档案的大量产生, 制定文档一体化的管理模式是非常必要的。与传统的归档移交相比, 电子文件的收集可以说是在瞬间完成的。在整理方面, 分类、立卷、编目这种档案实体的整理工作将被多途径的电子检索方式代替, 由于电子文件和载体的可分离性, 其内容可不受载体的限制和束缚, 所有的信息线索都可以借助计算机的逻辑判断功能和运算速度, 多途径、多角度地组配, 甚至可以网上立卷, 根据不同需求按文件的不同特征组成各种虚拟卷。

三、电子档案的维护

维护电子档案的完整与安全是档案工作者的基本职责之一, 为保证电子文件的原始性、安全性和具有保存的价值, 档案部门必须重视电子档案, 严格制定电子文件的操作制度和安全保密制度, 对电子文件实施全程监控, 实行层层负责制, 所有经办人员在电子文件的形成、移交、提供和利用过程中都应履行签字手续, 并建立电子文件备份系统以防止其在利用过程中信息的损坏, 采取定期复制以及定期对计算机病毒进行检查、防治, 对重要文件的存储和传输实行加密技术处理等措施, 以确保电子文件的完整与安全, 实现文档一体化的管理。

四、对档案人员的要求

高技术的应用需要高技术的人才来管理。档案教育应及时调整专业格局, 从课程内容、教学方法和手段、教育层次和形式等方面全面更新。建立在高科技平台上的电子文件、档案必须由具备高科技素质的管理型和复合型人才队伍来管理, 因此在加强档案管理人员队伍建设中, 除提高其政治素质、文化素质和档案业务素质外, 还应着重提高其计算机使用操作技能。在电子文件日益发展的今天, 档案人员要想管好它, 必须了解形成电子文件的相应技术和设备, 以及相应的电子计算机硬件技术。对在职人员进行各种形式的再教育, 以适应技术发展的需要。应注意引进多方面的人才, 将懂档案业务, 具有计算机专业知识的人员充实到档案队伍当中来, 建立复合型多层次的专业技术队伍。

以XX发动机厂为例, 1994年, 该厂共有专兼职档案员20人, 其中, 本科毕业以上的1人, 大专毕业以上3人, 中专及以下的16人。随着档案的增加和专业对口的要求, 到2013年, 该厂共有专兼职档案员50人, 其中, 本科及研究生毕业以上的40人, 大专毕业的10人。排除近20年中档案员正常退休, 从这一数据中可以看出, 现代化的档案管理对人才的知识能力及水平也相应提高了要求。

五、电子档案信息化建设应注意的问题

第一, 注重档案管理的安全性。在建设初期一定要注意电子档案的保存, 防止档案的遗漏损失, 保证归信息的安全、完整。

第二, 加快电子档案信息化建设进程, 对现有的信息化管理平台进行有效集成。信息化是档案管理信息化的基础, 有效集成的信息化管理系统是档案管理信息化的平台, 在进行档案信息化时, 要充分考虑信息化水平, 循序渐进, 逐步推进。

第三, 进一步提高员工素质。任何先进的系统都是由人来运用的。没有高素质的人才, 再先进的系统也只是一个供人欣赏的美丽花瓶, 要充分发挥档案信息化管理系统的作用, 需要对员工进行全面系统的培训, 使员工对档案管理系统做到能用、会用, 并在工作中不断提出改进意见, 使档案管理系统得到持续的改进。

数字化时代召唤数字档案, 这是时代发展的需要, 参与国际竞争与交流的需要, 加强科学的研究, 普及教育知识、服务社会大众的需要, 提高档案工作社会地位的需要。档案信息化是国民经济和社会信息化的重要组成部分, 是档案事业改革与发展的内在要求。随着信息社会的发展, 电子文件在日常工作中的不断应用, 档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强, 要做为一名合格的档案管理工作者, 就必须深入学习和了解新技术、新理论, 并把其运用到自己的实际工作中去, 加强档案的数字化建设, 实现“文档一体化”管理, 不断提高档案管理以及服务工作的网络化水平。只有这样, 才能真正适应这个科学技术高速发展的新时代, 更好地做好新技术应用下的档案管理工作。

摘要：电子文件保管系统作为信息管理系统的一种, 为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段。有效的电子档案管理是实现人类社会性原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证, 能够快速、及时地满足单位行使各项职能时对文件、档案信息的需求。