竣工资料编制中一些问题的探讨

本人从事资料管理工作多年, 一直负责竣工资料的编制、收集和整理、归档工作, 现仅对编制工作中及如何做好施工技术资料管理谈一些肤浅的体会。

1 竣工资料编制工作的重要性和必要性

竣工工程资料文件是基本设计及国家科技档案的重要组成部分, 是工程建设的真实记录, 是施工技术、管理经验和科研成果的总结, 是质量终身制可追溯的文字体现。做好工程竣工资料管理工作, 对保证工程安全和使用功能, 提高工程质量有着十分重要的意义。因此, 在工程竣工后、验收前, 一定要按照顺序做好技术资料的整理和竣工图纸的绘制工作, 工程竣工资料, 不能随意增加、减少和更改, 必须保证各类资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观性, 资料立卷时做到科学分类, 组卷合理, 工程的全套资料归档时必须完全符合档案工作目标管理的标准, 以达到查找便捷, 方便使用的目的。

2 竣工文件的主要内容

竣工资料内容分为综合文件, 竣工决算, 竣工图, 设计变更、施工文件, 监理文件及承包商、分包商质检资料及质量评定资料等。

3 竣工文件编制过程中具体操作的要求

3.1 格式要求

按照竣工资料编制的依据要求, 编制归档的文件材料除应遵循总则要求外, 还必须符合并达到归档要求。应按照案卷构成一般要求, 工程竣工资料必须是原件 (特殊文件除外) , 归档文件材料, 必须书写工整, 字迹、线条清晰耐久, 表格统一规范 (文字、表格A4、图纸A3) , 禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。

3.2 尺寸要求

竣工资料采用A4尺寸, 装订预留位置要求“竖页纸”左方为装订线, “横页纸”上方为装订线;注意不得倒装, 装订预留尺寸一般以2.5公分为宜。

3.3 组册要求

每册文件应依次有封面、扉页、总目录、本册目录、本分册目录、备考表及封底。工程竣工资料归档、分类、组卷、编目、卷皮规格及其制作材料的质量应符合要求。组卷要遵循科技文件材料的形成规律, 保持案卷内科技文件材料的系统联系, 并便于档案利用和保管。组卷后的科技文件材料一律采用软卷皮装订成册硬卷合包装, 统一制作硬卷盒。

3.4 立卷厚度及编号

工程文件材料立卷厚度应小于3公分 (200张) , 立卷时要标明页号, 正面标在右上角, 背面标在左上角, 空白页不标页号。托裱时, 页号标在文件上。

3.5 版本要求

(1) 凡合同、协议、签证、启动验收交接书等文件均应为正本归档, 不得用副本或复印件归档。

(2) 施工技术记录、工程签证单、事故记录、试验单、设计变更单等表式和数据均应用合格的书写材料书写并要求原件归档。

(3) 措施、方案、会议记录和报告等均应为油印件或激光打印机打印件, 不能用复印件或普通色打印件以保证字迹耐久性。

(4) 主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件归档, 不能用复印件。

(5) 如特殊要求, 需保留原件时且具备专业档案馆保存条件, 可向归档部门报复印件, 但要在复印件上注明原件保留单位并加盖公章。

(6) 施工记录表式应符合部颁的有关规定。

(7) 重大质量事故处理、重要设备缺陷处理、重要会议除文字材料, 要求尽量收集声像材料, 永久存放、归档。

(8) 原始资料报送竣工文件管理组, 承包商与监理留一份复印件;报送一份监理审查认可的竣工图以及电子版资料一份, 若质量评定为计算机自动评定, 则同样报送一份原始资料和一份电子版资料;即最后由竣工文件管理组编制成的整套竣工资料为原始资料和必要的电子光盘资料。

3.6 笔迹要求

(1) 所有的签名都应该是本人签名或授权代签名, 但代签名必须是代理人的本人名字, 不允许代替别人签名;必须按要求在表格中的签名, 不允许出现一人完成所有签字, 如计算与复核不能是同一个人签名等情况, 以此类推。

(2) 所有资料中的各方人员必须手签全名, 不能以盖章或复印代替手签名。

(3) 原始记录资料不得随意更改, 如测量资料、试验资料、检测资料, 质量评定资料等, 如果必须更改的话, 应在旁边签名。

3.7 竣工图表的编制

竣工图应依现场实际情况绘制, 这就要求对所有的变更 (包括通过) 了如指掌。

在开工前就应留一套施工图作为绘制竣工图使用, 一般情况下不予使用, 保证这一套施工图的完整、清洁, 待绘制竣工图时方拿出使用。竣工图一般是在原图的基础上进行绘制, 有变更的地方要进行修改。当提供的图纸 (或变更图) 不清楚时, 还必须须重新绘制。根据竣工后的图纸顺序要重新编制图号, 对变更的工程数量须重新计算, 及时整理, 确保工程数量准确无误。在施工过程中发现图纸中的错误要及时更正。

3.8 质检施工资料的收集

质检施工资料贯穿于施工全过程, 是建设工程各项管理的重要依据之一, 是反映每项工程隐蔽后内在的质量凭证, 每一项工程项目资料、每一位工程管理者都应当高度重视和参与到整个资料的管理、存储, 也是为了有效的使资料成为检查工程的一种法律根据, 因此要求各种资料必须按照建筑物施工的进度及时收集、整理。

对此项资料的收集应固定专人督促、收集, 并由现场工程师负责落实建筑工程所用原材料及保温材料等一些重要原材料和构配件的质量要检查出场合格证以及材料取样试验情况。并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录, 使资料的整理与工程进度同步, 做到内容连贯、交圈吻合, 保证技术资料的完整性、真实性是做好工程技术资料的灵魂, 资料的整理必须实事求是, 客观准确。

3.9 质量评定资料的收集

质量评定资料作为竣工验收评分的依据, 对此项工作也须引起足够重视, 应及时进行评定, 不宜留在最后作竣工资料时进行, 其检查的资料才有真实性, 评定分数才能符合实际情况。

混凝土强度评定应按分部和施工段明确验收批的概念, 正确运用统计和非统计评定方法。同时, 在具体计算时, 混凝土强度的平均值取一位有效数字, 标准差取二位有效数字。

3.1 0竣工资料的整理、编制

编制竣工资料总的要求是:完整、准确、系统、美观。完整, 即图纸资料要齐全, 无遗漏。准确, 即图纸、文字数字要真实、符合实际情况。系统, 即文件资料分类、编排要科学合理, 便于编制和查找。美观, 即竣工文件完成后要符合格式、规范要求, 整齐划一。装订要整齐, 保管要加强, 使其清晰美观。

总之, 竣工文件的内容比较繁杂, 因此要求编制人员必须具有敬业精神, 才能很好地完成这一工作, 最为主要的是为整个工程百年大计、质量第一, 奠定一个良好的基础, 为工程顺利通过验收和创优创造良好的条件。

摘要：本文对编制竣工文件过程中出现的主要问题作了汇总, 并提出解决方法。

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