斐济项目中的文化差异及资料管理的情况

2022-12-18

一、我国海外工程情况

在过去的二十年里, 中国建筑企业以更快的速度建造了更多的基础设施, 国内的建筑工程市场竞争日趋激烈, 越来越多的企业开始转向海外市场的业务承包, 积极参与国际建筑施工市场的竞争, 不断提高企业的跨国经营能力。近几年, 在“走出去”战略和“一带一路”政策的影响下, 我国对外承包的工程业务持续增长。开展海外建筑事业的项目不仅带给我们机遇, 更多的带来了各种挑战, 一是体制政策风险挑战, 各个国家的汇率波动与外汇管制, 都影响着项目的建设开展。二是管理风险的挑战, 面对与国内大不相同的社会、经济、法律和文化环境, 在生产流程、质量控制、员工管理等方面都遇到了困难, 国内的管理经验在当地环境下也不太适应[1]。近年来斐济和中国之间的经贸合作不断增强, 中国成为外国在斐济投资中的主要力量。在斐济的中国企业有中铁一局、十四局、湖南建工、烟建集团等, 其中中铁一局2008年进入斐济市场, 在施工建设方面、市场营销经营方面、企业文化建设方面等均取得了一定的成绩, 并且在取得良好经济效益的同时也取得了更好的社会效益, 去年2月份, 斐济遭遇飓风袭击, 受灾严重, 作为在斐最大中资企业, 中铁一局全力投入到抗洪救灾抢险中, 免费提供机械设施帮助当地人民, 受到当地村民的感谢和称赞。

二、斐济项目管理中的文化冲击及差异

(一) 文化冲击的认识

文化冲击作为一种国际现象, 主要是指一个人从原先国家搬移到其他国家时所产生的一种情绪波动。当一个人所处的生活环境、文化氛围发生改变时, 文化冲击就会表现得非常明显。斐济是一个多民族的国家, 印度文化、伊斯兰文化、英国文化、中华文化及其他岛国文化与土著文化在斐济交相呼应。传统的斐济社会由酋长掌管, 包括建房子、修路等等, 民众对酋长依赖度极高。

在斐济, 教会学校分布在斐济, 不同教会宣扬各自不同的教义, 各类不同的宗教节日列为斐济的公共假日。不同的族裔文化在斐济都保持着自己鲜明的特点。比如, 土著斐济人喜欢群居生活, 喜欢自由舒适、热情奔放的生活, 他们不愿被时间和纪律所束缚, 喜欢慢节奏。印度裔斐济人则保留着很多传统印度习俗, 把把牛尊奉为“神”, 忌食牛肉, 不用牛皮制品, 每天早餐前沐浴, 子女要学习印地语等[2]。

(二) 文化差异

在中国讲究吃苦耐劳勤俭持家, 长期研究中国文化的美国学者郝瑞先生经过长期的研究得出一个结论:“中国人愿意付出极大心血, 极力追求经济理性, 以各种形式的劳动方式获取超越简单个人利益的果实, 提高家庭生活水平以及寻求保障。中国人被教育要努力工作, 但是不仅仅是为了工作而工作, 而是为了整个家庭的长期利益而努力工作, 当他们看到这个目标是可实现的, 他们就会以一种经济理性的方式为之努力。”由于海外工程项目的任务重、经常需要一人多职, 项目实施的时间紧, 工期紧张, 且一般情况下, 外派人员的费用较高, 为了能够尽量减少成本, 需要聘请当地员工来共同完成工作, 并且根据斐济相关法律规定, 及为了办理长期工作签证的需要, 也需在项目施工阶段也需要聘请一定比例的当地员工来共同作业。

在这几个月跟斐济当地员工工作接触后, 他们的工作模式相对比与国内工作要悠闲的多, 在他们眼中, 工作与休闲不能严格区分开, 他们习惯在干活的时候相互交流, 很少像国内办公室有不说话闷着头干活的情况, 有的时候工作到一半就会坐在一边休息, 喝点卡瓦, 吃点儿零食, 有的就直接躺着打盹。并且他们的责任心并不高, 经常昨天答应的事情, 第二天做不到, 或者干脆人都消失不接电话, 联系不上, 这种情况在临时雇佣工人身上常有发生, 分包单位聘请的铲车司机安和保安就出现了这样的状况, 明明答应第二天来上班工作, 到了上班时间却找不到人, 打联系电话又没有人接, 又无法另外找一个工人来代替 (当地没有很大的供应需求, 没有那么多的专业技工。) , 这让工作有时很难进展下去, 这种散漫的生活方式严重影响了我们的施工进度。

在与政府部门打交道中, 斐济典型的“斐济时间”观念, 也让我们很无奈。在项目施工建设期间需要斐济政府批准很多文件, 但斐济政府的工作效率非常低, 当地人常常会笑着对很着急的我们说:“别着急!这里是斐济时间”。他们在做任何事情都不紧不慢, 像我们这样的“勤奋”的中国人很替他们着急, 也很为我们的施工进度着急。

在出勤问题上, 文化的摩擦也时而发生。中国领导常常评价他们责任心不太强, 经常找不到人。因为斐济大部分的本地员工工资是按小时计算, 每星期结算一次, 并且他们有很多的家庭责任和亲属责任, 如婚礼、葬礼或家里亲戚请求帮忙, 未必能够每一天来上班, 常常请假, 加之他们不太着急的性格, 常常让我们很无奈。

雇佣的当地员工在工作中常常有需要消费报销的地方, 如汽车加油、洗车, 去另外一个城市办事吃工作餐, 日常办公买一些东西, 或者去出版打印一些大型图纸等都需要用到钱, 这个在国内太普通不过的小事情, 你花了多少钱, 开好票据, 实报实销, 在这里就很难办, 因为斐济人常常身上没有钱, 他们在ATM取款机取钱常常只取2、30块斐济币, 这些钱可能只是他们几天的中午饭钱, 完全没有多余的钱来提前消费办公事宜, 等着报销。所以在日常工作中, 我们中方的管理人员就需要有现金, 每次预支20、30的来处理洗车、买办公用品等等这样的小事, 等着他们办完事后拿来票据自己整理报销。

其实还有太多太多的文化差异, 再越来越长时间工作中我们也在不断地调整自己, 面对各种新的问题不断改善。为了更好地开展工作, 结合以上说的几点文化差异, 项目部在招聘员工时就要严格选拔, 对当地施工的工人做好考核, 并在工作初期就制定好工作规范考勤标准等, 严格控制、指挥和掌管项目的实施。

三、海外资料管理的必要性及特点

(一) 海外资料管理的必要性

在项目开展建设期间会形成具有查考保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等文件材料。这些文件资料对于工程建设施工尤为重要, 对于海外工程项目的资料不仅包括在海外的分公司与国内本部的来往文件资料, 还包括身处海外的项目内部的文件资料, 以及同与该项目有业务联系的设计单位、业主单位及分包单位等的资料, 并且在正式场合, 均要以书面信函或图纸或者口头会议之后形成会议纪要来确定某项事宜。诸如此类的资料文件具有很强的系统性、连续性, 因果链复杂, 需要健全的系统体系去保存。

资料文件的管理真实记录了海外项目经营、生产管理、各类活动等详细情况, 是对当前和以后工作的重要凭证, 也对相类似的项目有一定的参考作用。资料管理不仅能够汇集项目建设过程中各种有用的信息, 且在出现相互推卸责任、不能及时追究相应责任人、延误处理问题时可有据所寻, 保护自身权利。

(二) 海外资料管理的特点

海外项目文件资料档案管理工作有如下4个特点:

(1) 受限于网络、时差等因素, 不能很好的做到与国内同步或资料共享等操作, 如斐济项目与国内有四个小时的时差, 往往我们开始工作时国内人还在休息中, 有效的沟通时间相对较少, 很难做到各类信息同步, 且斐济网络覆盖不好, 且价钱较高, 信息资料的沟通也不如国内项目。 (2) 海外项目文件资料中有大量的英文资料, 包括电子版和纸质版, 还有各类图片视频资料, 语种以及载体的形式多样, 都需要详细的分类管理; (3) 海外项目的档案安全管理保管与国内不同, 因为规模较国内项目小, 办公环境不够也使得档案资料无法妥善保管, 并且大量的纸质文件在项目结束后不利于运输回国, 会遇到整理混乱, 易丢失等问题。 (4) 海外项目在人员很多需要身兼多职, 有时很难有专职的档案员, 又因为工作人员流动性比较大, 一旦交接不及时, 就很容易造成资料文件的混乱或丢失。

摘要：如今各大国资企业逐步走向海外, 做好项目管理对于海外项目的开展具有积极影响, 然而结合实际情况, 海外工程项目管理在很多方面与国内存在着差异, 例如文化的差异、语言沟通的差异、资料管理的差异等等。本文主要讲述了斐济项目部管理中的文化差异及斐济项目部资料管理的简单介绍。

关键词：海外工程项目,文化差异,资料管理