行政沟通中的问题及对策研究

2022-10-05

一、什么是“沟通”

随着现代社会发展的脚步逐渐加快, 在社会的各个领域沟通就显得尤其重要。因此在行政管理中, 行政沟通的作用就更加凸显。要使行政沟通能够达到最高效率。就应该了解影响行政沟通的障碍是什么, 在了解行政沟通的障碍之前, 首先要了解什么是“沟通”, 其次是了解什么是“行政沟通”。

沟通是日常生活中人与人交往的最重要的方式。

例如, 电话沟通, 写信沟通, 但更多的是互联网上的沟通。真正的沟通不单单只是一种言语上的表达, 更是一种态度, 它是所有社会活动中有相互作用和相互影响的一种活动, 真正的沟通在短时间内是无法达到预期的要求。它需要长时间的磨合和相互的作用, 目的是在通过简练的言语就能达到心领神会的一种互相的共通点。随着社会的不断变化和发展, 沟通在人们的日常生活中、交往中有着不可替代的地位。

二、什么是“行政沟通”

行政沟通是以政府为主体的沟通, 它指的是国家行政体系与外部环境之间, 行政体系内部各部门之间以及各级之间的关系。人们通过某些媒体和渠道交流情报信息来交流意见, 观点和情绪。为了实现相互理解, 支持与合作, 寻求管理行为或过程的管理系统的和谐有序运作。简言之, 即行政体系内外信息的交流和传递。国内学者普遍认为, 行政沟通通常包括广义和狭义:广义上的行政沟通是指行政机关内部机关与人员之间, 行政机关与其人事, 外部机关, 团体, 人民群众之间的行政沟通;狭义的行政沟通仅指行政组织内部机构与人员之间的行政沟通。[1]一个公司, 一个社会组织, 一个团队或最小的组织-家庭, 只有口头沟通是不够的。要及时进行沟通并明确自己的工作和义务, 然后才能分工协作, 才能把大家的力量形成合力。否则, 他们各自的成员只会带头拉车, 他们将永远无法完成共同的目标, 这将影响他们的工作效率。因此, 没有沟通就没有效率。因此, 本文所用的“行政沟通”一词既不是狭义的行政沟通也不是泛泛的行政沟通。它特指政府与外部组织, 团体和人员之间的沟通。行政沟通不是结果, 而是一个过程, 它是一个持续的过程, 在行政管理中起着至关重要的作用。它贯穿于发送, 交付和接收行政信息的各个方面, 直接影响行政工作的效率。如此可见, 行政沟通在行政管理中占有重要地位, 为了使行政管理能够高效运转, 所要做的就是使行政沟通顺畅。要做好行政沟通工作, 首先要找出行政沟通存在的障碍, 及时排除障碍, 确保行政沟通顺畅。从大量的研究中, 我们可以发现影响行政沟通的个人因素相对较大。由于每个人对于人和事都有不同的态度, 观点和见解。因此, 迫切需要解决行政管理中的沟通问题。本文将从行政沟通中的以下几个表现中提出一些相应的对策。

三、行政沟通中存在的障碍

(一) 对政策的理解存在偏差.

当一项政策出台后, 经层层传达到各级组织, 各级组织在对公共政策的理解上就会存在不同的差异, 由于选择性认知, 我们很容易造成理解上的偏差, 通常会基于我们的日常经验, 经历, 以及个人的思考模式去有选择地去收集, 定义第一感觉所获得的信息, 获得信息之后, 信息其实已经不再是信息本身, 而是包含我们自己的加工和揣摩的信息, 然后我们会将加工过得信息继续向下传递, 结果很明显, 下属会犯同样的错误。以此类推, 最后的政策就会与原信息发生很大的偏差。当我们采用自上而下的沟通方式时, 组织层次越多, 政策处理越多, 沟通频率越低, 沟通效果越差, 对政策的误解也越大。在实际社会工作中, 很多政策上的偏差并不能将责任全部归咎于执行人员身上, 而是政策在传递的过程中, 各级组织均有个人的揣摩和加工导致的政策“走样”。如果这种偏差不能从根本上遏制, 这将导致, 不仅不能实现组织目标, 也会导致打击执行人员的积极性。

(二) 沟通方式单一

政府内部行政沟通可以有多种方式“根据具体情况, 应采取不同的沟通方式, 但在一些部门和单位中, 最常见的只有一种行政沟通方式, 即“会议”。[2]大到将上级指示传递给内部组织通知, 小到组织部门, 人员间行政协调。这种方法可以说是最直接的沟通方式, 也是一种更有效的沟通方式。但是, 如果每个组织每天大事小情都要经过开会商议就必然会使行政部门内部各种各样的会议增多, 这使得沟通更复杂, 不仅阻碍了一些可能影响行政沟通效率的更有效的沟通渠道。还会存在党政机构层次过多, 机构重叠, 文山会海等行政信息沟通障碍。目前, 大多数组织使用由上至下的单向沟通。“组织的成员根据职位的大小区分等级。上级的精神从顶层一层一层的传递到基层。下级反馈信息给上级也是要按照层级向上传递, 不能越级请示, 也不能越级布置工作。[3]因此, 在组织工作中, 要尽力避免单一的沟通方式。

(三) 价值观念差异

价值判断应该基于在做出选择之前对事物的充分理解的基础上。在行政沟通中, 信息价值的判断是不可避免的, 否则就无法做出最好的选择, 更无法有效利用信息。但在处理行政信息时, 我们往往受到某些因素的影响, 如不同的经历, 个人喜好, 知识能力等因素, 都可能会导致对行政信息价值判断的错误, 并导致价值判断的障碍。因此, 在行政沟通过程中, 应该尽量让组织内部的人具有大致相同的价值判断, 如果组织内部人的理解是统一的, 那么很容易“以一种方式思考并完成共同的组织目标”也就容易加强行政沟通。

(四) 无视反馈

“反馈”是检验行政沟通是否顺畅进行的一个重要标准, 政策是否精准落实以及是否高效执行, 通过自下而上的反馈情况就可以知晓。“反馈”实际上是主动沟通。目标群体主动沟通, 无非是两种情况, 要么一时难以接受决策, 要么决策的某些方面确实不合适。有些政策强制执行有时是必要的, 没有事先沟通的执行很可能会导致目标群体产生负面抵制情绪并加剧冲突。中国的行政组织是一个多层次, 层次分明的组织类型。然而, 这更多的是单向的沟通方式, 这使得从信息接收者获得反馈很困难, 并且在行政执行中很容易导致“中间梗塞”和“信号衰减”等现象。

四、如何提高行政沟通效率

(一) 建立行政沟通监督机制和严格的问责制度

行政沟通的有效性需要制度保障, 任何没有制度约束的行政沟通是不可靠的。因此, 建立起监督机制和相关责任追究制度是降低行政沟通障碍的根本保障。只有严格的组织监督和追责作为后盾, 才能从外部严格制约行政沟通者, 从而最大程度的减少, 因层级限制导致的不良现象的发生。

(二) 重视与目标群体直接、全面的沟通

为了解决与目标群体的沟通问题, 实施政策的任务已经完成了一半。我们不仅要注意互动沟通, 倾听他们的声音, 还要以平等的态度面对面目标群众。忠诚, 平等和面对面沟通使目标群体能够感受到政策执行者理解他们自己的需求, 并且非常关心他们的诉求。在准备阶段, 行政部门应通过各种媒体广泛告知目标群体他们想知道的内容:执行机构坦率而公正地与他们合作解决社会问题。当政策逐渐完善并且被广泛使用时, 它可以为社会带来更多的利益。这些沟通有助于双方相互认可, 积极配合共同完善政策, 也就能减少进一步执行的阻力。

(三) 构建扁平式的行政组织结构, 提高行政沟通效率

我国的行政组织采用金字塔式的组织形式。层级较多, 信息传递速度缓慢, 如果采用扁平的组织结构, 可以放宽管理范围, 扩大管理范围, 减少层级, 并使信息上传和下达更加顺畅。除此之外, 减少组织层级的就大大缩短了组织之间的传递过程, 这样信息传递中的失真现象就会减弱, 从而提高行政沟通效率。它可以帮助上级更加直接, 更快地了解具体的行政信息, 减少信息的不对称。

(四) 将信息精准传达

要消除沟通障碍, 最重要的是要搭建一个良好的沟通平台。使你的想法通过某种表达方式让对方也能领会。想达到这种效果, 就需要在表达观点之前.给自己制定一个中心思想作为目标, 目标必须要能够触动对方, 才会起作用。

在日常沟通中细心观察留意目标群体的需求和意愿, 从他们的需求和意愿入手, 把加强彼此的了解也可以达到心灵想通的目的。要面对的表达对象不同, 那么选择表达方式也略有差异, 如开门见山式、诱导式等, 对于一些特别重要的观点, 可以在阐述时举出一个或多个相关的幽默小故事, 以达到听者对于传达内容更易理解且印象深刻的目的, 要注意故事要简明扼要不能太过繁杂。

摘要：随着社会的进步与发展。行政沟通是连接政府与社会, 连接政府各个部门, 各个层级之间的纽带, 当代行政活动中, 高效能的取得有赖于行政组织中人与人之间, 组织与组织之间的有效沟通, 有效地沟通能使组织内信息流畅, 能使组织人员互相高效合作。如果没有行政沟通, 行政效率就不会提高, 因此要克服行政沟通中的问题是提高行政效率的有效途径。

关键词：行政沟通,效率,政策执行