做好档案管理工作之我见

一、档案管理的内容

档案管理的内容包括两个方面, 一是指档案的实体管理, 即档案资源管理;二是档案组织, 即对档案所包含的信息进行的管理。档案实体管理的内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管等。在档案管理活动中, 即包含了信息的输入、存贮, 还包含了加工、输出的过程, 是一种典型的信息传输过程。

二、档案管理的现状

随着社会的发展以及档案利用所带来的效益, 人们对档案管理的重视程度提高到了一定水平, 在管理过程中辅之以现代技术, 手段也更加先进。可是, 在实际工作中, 档案管理技术和手段的更新进步与社会的发展还不相适应, 出现相对滞后的现象。在队伍建设上, 与其它行业比较, 档案管理队伍的整体素质还不够高, 待遇较差。与经济工作相比, 社会对档案工作的认知程度较低, 各级领导重视程度不够, 档案意识不强, 所需经费经常得不到满足, 配备的设备等硬件条件相对落后。

三、档案管理的要素

(一) 硬件建设

档案保管涉及到专门库房, 库房要保持通风良好, 整洁卫生。库房内要严格不准吸烟制度, 杜绝可能发生的火灾。同时, 还要做好防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光等一系列工作, 确保档案安全和延长档案保管和使用寿命。档案存放要设有专柜, 为便于查找还要求排列整齐, 健立健全的检索工具。

(二) 档案管理的工作网络

工作网络是自上而下建立的。上是指领导负全责, 负责整个组织制定档案工作的整体规划, 提出与单位和部门工作内容相适应的工作要求, 督促和检查各项规章和制度落实, 实施对档案管理的督促指导。下是指具体的档案管理工作人员, 要由专人管理文书档案和业务档案。在管理过程中, 管理人员还要加强与各业务科室的联系, 要向业务科室提出与标准化、规范化建设相适应的立卷要求, 使那些在工作中形成的、具有保存和利用价值的档案材料能够及时立卷, 定期归档。各科室归档后, 要区分哪些是有保存价值的档案资料, 然后进行分类整理和立卷。立卷的档案, 书写案卷标题要工整, 要简明确切。

(三) 制发公文的要求

在制发公文时, 首先要注意公文用纸质量、幅面尺寸、排版形式、装订位置等, 都要符合国家的有关规定;其次要履行公文签发手续、符合公文制发的审批权限, 公文拟定的题和主 (抄) 送单位要做到标准、准确, 落款与公文一致, 有发文日期等;再次, 是制发的公文书写的字迹要采用不退色墨水和油墨印刷, 要牢固清晰;最后, 是要注意使用的文种合理, 拟制格式规范, 行文不用简称和不规范的字。

(四) 处理好文书以及电子文件

档案来源于文书, 所以在处理文书工作时, 要在规范化、标准化下大力气, 树立文书工作与档案管理工作一体化的指导思想, 使文书符合档案管理规范化、标准化的要求。电子文件属于档案的一部分, 在选购软磁盘时要把好质量关, 保存时要避免强磁场干扰、避免剧烈震动、避免灰尘和腐蚀气体的侵害, 同时还要保持温度和湿度适中。

(五) 声像档案管理

社会进入数码时代, 声像档案将成为档案的重要组成部分。因此, 对这部分档案的管理就提到了议事日程。由于声像档案时效性较强, 且是不同于纸质的存在形式, 所以就有特殊的归档要求, 要严格按照声像档案保存的材质要求进行管理, 防止失效。声像档案管理要从收集做起, 为防止分散流失, 归档后要辅以严格的交接制度, 杜绝据为己有。名符其实, 不混入不该归档的文件, 但还要注意不遗漏应归档的文件。

(六) 坚持立卷归档基本原则

“以我为主”, 这是一项基本工作原则, 即归档时, 要立足本单位, 立足直属上级单位形成的文件。在实际工作中, 坚持“以为我主”立卷归档的原则要解决好三个问题, 一是要注意把握文件立卷归档的时效性, 只有现行文件完成阶段性任务后才能给予立卷或归档;二是注意区分立卷归档的重点和非重点, 注意区分文件与资料, 特别要注意区分有很多相似之处的文件资料的区别, 着力解决档案管理中的重复度和信息冗余度问题, 努力使档案得到有效利用, 提高利用的效率和效果;三是在“以我为主”归档原则的执行过程中, 要明确维护全宗完整性的重要性, 区分重点, 分清主次, 使全宗真正做到名符其实, 不混入不该归档的文件, 但还要注意不遗漏应归档的文件。

摘要：随着社会的发展, 档案规范化、标准化的建设工作, 也严峻的摆在了档案工作者的面前, 做为其中的一员, 积工作经验之所得, 感觉档案管理的硬件建设、工作网络建设和“以我为主”的立卷归档原则是首先要解决的, 而把好公文制发关、纸质档案立卷质量关、搞好文书以及电子文件的处理工作更是成为与之相辅相成的必要工作内容。下面我围绕着以上几个方面, 谈一下本人的想法和认识。

关键词：档案管理工作,要素