做好学校实物档案管理工作之我见

2022-09-10

实物档案是学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。实物档案具有直观性和多样性的特点, 能够直接反映学校发展和各方面工作取得成就, 具有较高保存利用价值和良好的文化教育功能。对实物档案进行统一管理, 才能使其得到有效保护, 充分发挥其作用。

一、确定实物档案的归档范围

实物档案的来源复杂、种类繁多、形式多样, 应根据实际情况确定归档范围。学校实物档案主要包括:

1. 荣誉类。学校获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。

2. 印信实物档案。机构变更或撤消、合并废止的印章, 包括钢印、胶印、木印等。

3. 实体性科技成果及相关技术资料、学校资助获得的专利证书、师生参加竞赛比赛创作的实体性作品及相关技术资料、有代表性的产品。

4. 注册登记的各种证件。

5. 学校成立以来使用过的牌、匾。

6. 上级领导、知名人士、有关单位赠送给学校的题词、贺信、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。

7. 学校对外交往中获赠的重要纪念品。

8. 学校组织的各种重大活动中形成的纪念品。

9. 其它有保存价值的实物。

二、确定实物档案归档时间

实物档案有别于其他类别档案, 应当随时归档。如荣誉类、获赠纪念品、礼品字画等收到后立即归档, 竞赛比赛作品活动结束后立即归档。由于特殊原因, 应归档的实物确需在有关部门暂时留用的, 应先将归档实物移交档案管理部门归档登记后再办理借用手续。

三、明确归档要求

1. 在公务活动中形成、获得或征集到的实物档案应收集齐全、保持整洁、无破损, 按时整理归档。任何部门和个人不得随意丢弃、损坏、私存或转送他人。

2. 凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明, 收集的实物没有明确标明主题和时间的, 移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。奖品实物档案归档时应说明颁奖单位、获奖单位、获奖时间、获奖名称等信息。礼品、字画归档时应随附清单, 说明名称、接受事由、时间、地点、接收人, 捐 (赠) 人。

3. 印章归档时应附印模一式两份。

四、实物档案的整理

归档实物按种类进行分类, 以件为单位进行整理, 实物档案较多的单位可按种类结合年度进行分类。

1. 实物种类可根据各单位实际情况划分, 一级类目用SW表示, 二级类目用阿拉伯数字分别表示实物的种类, 如:证书类 (分类号SW11) ;牌匾类 (分类号SW12) ;书画类 (分类号SW13) 等。

2. 归档实物的档号一般由全宗号——分类号——件号组成或全宗号——分类号——年度——件号组成。

3. 实物类档案整理时应在不影响实物品相的位置粘贴标签或加盖档号章, 标记档号。证书类的实物档案证书皮与证书内页贴标签或加盖档号章。

4. 归档实物按种类结合时间进行排列, 为保护归档实物的安全存放, 可装盒后排列上架, 档案盒式样可参考管理类档案盒的式样定制;

5. 实物档案整理归档后应编制实物档案目录, 内容包括序号、档号、题名、授奖单位、受奖单位、形成日期、实物种类、保管期限、存放位置、互见号、备注等项目。

6. 实物档案的保管期限参照其价值划定保存年限, 分为长久和定期两种。

五、实物档案的数字化

1. 实物类档案应在归档后进行数字化备份, 刻录制作成光盘归档, 同时在两者之间建立准确的标识关系。

2. 实物类档案首先应采用扫描的方式进行数字化处理, 无法使用扫描设备进行数字化的, 采用数码相机拍照的方式进行数字化处理。

3. 实物档案数字化工作中应记录使用的设备名称、型号, 使用的软件程序版本等信息。随着社会信息化的不断发展, 及时进行转换处理, 以保障数字化信息的准确性和可识别性。

六、实物档案的保管

实物档案应由统一保存在学校档案馆;反映部门特色的实物档案可存于各部门。部分实物 (如荣誉奖匾、奖旗、奖状、奖杯、锦旗等) 需要在会议室展示或在公共场所固定摆放, 实物可放置在原位置不动, 但必须对实物进行编目并在实物档案背面的右上角、底座等位置粘贴档号标签, 同时对每件实物拍照。实物档案应进行专库或专柜陈列保管, 定期对档案库房、装具、实物档案进行除尘, 防止退色损毁, 确保实物档案完好。