档案室搬迁过程档案保护之我见

本单位新档案室建成后, 大量的档案要从旧档案室搬至新档案室, 由于搬运的档案是本单位自成立以来所有室藏的档案, 包括财务档案、科技档案、文书档案, 还有一些老照片、影像资料。这些珍贵的档案是本单位几代人辛勤工作的结晶, 是企业的各项职能活动共同作用的结果, 它综合反映企业的基本面貌和全部活动, 为企业的生存与发展起着举足轻重的作用。所以, 从保护档案的角度出发, 对搬运档案这项工作提出了更高的要求, 既要保证档案的安全, 又要保证档案的完整;既要考虑遇到突发事件的处理, 还要考虑档案不散落、不破损等现象的发生。在搬运过程中, 如何做到忙而不乱、有条不紊, 能够顺利地完成搬运任务, 对于档案工作者来说显得尤为重要。因此, 要做好搬运前制定周密的搬运计划, 搬运中的档案保护, 搬运后档案整理抢救等等各项工作。结合本单位这次档案搬迁过程中应注意的问题, 以及采取的措施, 谈谈个人的看法。

一、制定周密的搬运计划, 做好搬运前准备

一是在档案搬运前要制定详细的搬迁计划, 如:搬运的具体时间, 详细的路线;搬运人员的确定, 车辆的确定;搬运的数量及搬运的次数。

二是对搬运人员讲解搬迁中过程中应注意的问题, 如:档案的安全与保护、搬运人员的自身安全, 防止发生磕碰、遇到突发事件的处理等等。重大问题要及时向领导汇报工作, 不能隐瞒。

二、搬运过程中的档案保护

在搬迁过程中档案人员的职责是:要认真做好档案的清点、包装、运输等诸环节工作, 保证档案安全, 杜绝档案资料遗失, 全程监督指导档案搬迁过程。

档案在搬迁时要注意的事项是:1.包装时用胶带封档案柜, 胶带要粘牢, 档案柜要封实, 防止在搬运过程中档案柜不慎被打开, 碰伤人员。2.为了便于今后查找, 档案柜上的编号一定要粘牢。3.搬迁中对封箱的档案柜, 不得与其它办公用品混放, 不得与易燃易爆和其它危险物品放在一起, 坚决落实防火、防腐蚀措施。4.严格遵守国家有关档案工作的保密规定, 严防泄密, 所以保卫人员与档案人员要随车全程押送。5.在搬迁过程中, 涉及的人员比较多, 有时会非常混乱, 门都是敞开的, 搬迁人员在楼道走来走去, 因此需要采取防盗措施, 以确保小偷等闲杂人员乘虚而入。

三、搬迁后的档案保护与抢救

档案搬到新库房后, 档案及档案库房的管理都会出现更多的问题, 档案的整理、鉴定、保护、抢救、消毒、防虫成为工作的重点, 需要档案人员去解决。

一是根据规定对所有档案进行重新鉴定。对于那些不规范的档案, 要进行重新整理, 发现破损及时补救;而对于那些不能重新整理的档案, 要进行抢救性保护, 如复印原件备查, 输入电脑保存进行拷贝, 最大限度地保存原始档案信息。

二是为了防止虫害的发生, 对搬迁后的档案, 一定要进行消毒。地板、墙面和屋顶等处有孔洞和缝隙时要封死, 档案库房内使用驱虫剂对防止害虫的破坏起到一定作用, 本单位采取的措施是放置樟脑丸。在使用樟脑丸时还要用透气的纸包住, 避免与档案直接接触。

档案室搬迁工作是一项紧张有序的工作, 在此过程中, 要想做到档案的完整与安全, 确保档案万无一失, 是档案职能部门的职责, 也是每个档案管理人员的职责, 通过这次档案室搬迁, 谈谈自己新的体会:

(一) 领导重视, 做好预案。

在搬运档案的工作中, 要积极争取领导的重视及有关部门的支持与配合。如调用保卫部门全程跟踪档案搬迁工作, 对档案的安全保护起到了积极的作用。

(二) 清点档案, 做好台账。

旧档案室条件简陋, 档案存放于箱柜类储具里, 经过人员流动, 原有的标识与记号模糊不清。在搬迁前, 需要清点档案, 认真做好台帐, 使档案案卷目录与档案实体一一对应, 真正做到熟悉馆藏, 摸清底数, 为档案搬迁作准备。

(三) 严密组织, 精心实施。

确定档案运输计划, 对承运档案运输任务的单位提出要求, 并按规定的线路运输, 确保档案的安全。如果一次不能完成搬运任务, 合理制定搬运次数及及每次搬运数量, 充分估计搬迁工作中可能遇到的问题与难题。

(四) 有效保护, 做好“八防”。

档案搬迁完毕后, 对于档案的缺失和破损, 有污渍的, 档案人员要最大程度的采取各种有效措施予以保护, 不能置之不理。对于库房的管理, 要严格按照档案管理的“八防”要求去执行。

四、总结

档案室的搬迁这项任务, 工作人员做到了有条不紊, 忙而不乱, 确保了档案的安全与完整。档案在整个过程中, 不乱、不少、不损、不污。档案搬入到新档案室后, 保管条件大大改善, 更利于档案的保护。在不久的将来, 档案管理水平必将会有一个质的飞跃。

摘要：由于旧档案室年久失修, 墙皮脱落, 还有裂缝现象, 尤其是雨雪天更要注意检查是否有库房漏水现象, 以免对档案造成损坏, 给档案的安全管理带来一定的困难。随着新办公楼的建成, 档案室搬迁势在必行, 而搬迁过程中对档案的保护显得尤为重要。结合本单位这次搬迁的整个过程, 从保护档案这个基本原则出发, 谈谈个人的看法和体会。

关键词：档案搬迁,保护,整理