单位行政管理科学化和精细化的对策

2022-09-11

一、单位行政管理科学化和精细化的必要性

（一）确保单位行稳致远的必然要求

新的历史起点，单位行政管理的内容和目标都有所调整，机遇与挑战并存。在这种环境下，从科学化以及精细化的角度开展行政管理工作，不仅可以把握行政管理与单位其他工作之间的联系，给单位各项工作改革提供更多的创新方向，而且可以促进单位整体的发展，激发单位发展活力。除此之外，发现并处理传统行政管理中存在的问题，重视细节工作，可以营造良好的工作氛围，更好地顺应时代的发展。总而言之，在当前环境下，抓好行政管理工作，遵循规律和打破束缚，摒弃守旧思想，才能真正彰显行政管理的价值，赢得单位领导以及其他部门的认可。

（二）协调组织内外关系的内在要求

办公室在单位中主要扮演着“协调者”以及“传声筒”的角色，其能够更好地协调组织内外的关系。从科学化以及精细化的角度开展行政管理工作，不仅可以进一步落实上级机关部署的相关任务和政策，而且可以协调好单位内部各个部门之间的关系，真正起到“承上启下”的衔接作用。相反，一味强调工作效率而忽视对工作内容进行细化，则势必影响任务完成、政策传达以及关系协调工作，难以体现行政管理的服务职能。除此之外，细化相应的内容，可以更好地发现问题并加以整改，能够避免问题再次发生，构建科学化的事务处理格局。

（三）提升办公室服务效能的必然举措

作为事业单位的综合性较强的管理部门，办公室具有监管、沟通、协调、管理等多项职能，是单位运行的核心轴动力。新形势下，从精细化的角度开展行政管理工作，不断细化岗位职责、工作内容、工作目标，进一步按照规章制度管人、管事和管权，能够提升办公室整体的服务效能。一方面，各项行政管理事务被细化之后，各个岗位的人员就能够担起责任，实现岗位之间无缝对接，避免岗位之间职责重叠，进而呈现出崭新的服务面貌。另一方面，推动行政管理事务科学化和精细化，能够确保办公室各项工作正常开展，实现行政管理向行政服务转变，切实攻克日常行政管理工作中存在的难点，实现办公室行政管理与办公室服务的有机融合。

二、单位行政管理工作中存在的不足

（一）缺乏科学化和精细化的管理模式

当前，部分单位开展行政管理工作模式缺乏创新，在一些方面无法做到面面俱到，更谈不上行政管理科学化和精细化。一是尚未建立重大事项督办机制，对相应的事项缺乏硬性规定，导致许多行政管理事项无法高效展开。二是尚未建立有效的沟通协调机制。实践中，许多行政管理事项并不只是涉及办公室的职责，还关系到其他部门的职责，如果缺乏相关部门配合，势必会导致行政管理效能低下。然而，当前部分单位在开展工作过程中没有进一步量化和细化管理项目，容易出现责任推诿、工作推诿等情况。三是办公室内部缺乏团队协作机制，难以在确保效率的情况下高质量完成复杂性的行政事务。

（二）行政决策执行和监控不到位

单位任何一项决策如果不能落实下去，不仅会影响行政决策的公信力，甚至可能导致行政管理边缘化。当前，部分办公室在履行行政管理职责时，过于重视从决策制定角度为单位以及其他部门提供意见，忽视行政决策执行和监控。一是尚未做好相应的监督检查工作，政策制定出来后是否落实的情况不明，浪费人力、物力以及财力资源的同时，不利于行政管理科学化。二是尚未做好决策效果评估工作，难以为领导后续开展工作提供具有参考性的意见，无法突出精细化。

（三）缺乏科学化和精细化的行政管理体系

当下，之所以部分办公室行政管理不够科学化和精细化，关键在于管理体系存在漏洞。一是行政管理流程过于繁杂，不同事项没有标准的处理程序，可操作性不强。在这种环境下，不同员工习惯于按照个人的习惯开展工作。二是缺乏问题意识，没有及时针对行政管理中存在问题加以改进，难以总结、探索行政管理工作的新特点以及新规律。三是没有理清行政管理的具体内容和岗位职责，难以形成目标化管理，影响工作效率和质量。

（四）文件流转制度不健全，难以发挥行政管理的作用

办公室作为单位的行政中枢，通常会负责对一些公文类、政策类、法规类文件进行处理。然而，当下部分单位文件流转制度不健全，许多政策精神无法及时传递，弱化了行政管理在单位决策中的作用。一是涉密文件与普通文件的管理不科学，部分涉密文件没有及时移交档案管理人员进行加密处理，存在一定的安全隐患。二是流转程序不明确，相关的文件在OA办公系统或者线下的流转速度较慢，无法体现办公室“传声筒”的功能。三是办公室与档案管理部门对相关文件的转交职责不明确，部分文件没有及时清退、销毁、归档。

三、单位行政管理科学化和精细化的对策

（一）创新管理模式，明确管理目标

思路决定出路，思路是开展工作的基础。要实现科学化以及精细化的目标，需要从体制机制层面发力，需要创新工作模式。一是要建立重大事项督办机制，明确各重点事项的牵头部门，由办公室设置相应的管理台账，便于后期考核、追责以及管理，提升整个单位的行政管理效能。二是建立有效的沟通协调机制，强化全体员工的协同意识。一方面，要做好办公室与其他部门的信息协同，充分利用OA办公系统、内网邮件以及其他现代化通信技术实现信息共享，避免内部出现信息孤岛。另一方面，要进一步量化和细化管理项目。对于综合性较强的行政管理事务，要明确办公室以及其他职能部门在该事务中的责任，做到条块管理与精细化管理相结合，避免出现责任推诿、工作推诿等情况。三是要建立团队协作机制，依托办公室这一整体开展行政管理工作。对于复杂性、内容多的行政管理事项，要合理科学地分配相关任务，节约时间并提升工作效率。

（二）做好行政决策执行和监控工作

无论多么科学和合理的决策，最终都需要落到实处，否则就会成为一纸空文。决策执行阶段是决策制定阶段的继续和延伸，不严格执行或者不落实执行，都会导致决策的无功而返，白白耗费大量的人力、物力和财力。为此，办公室既要扮演好“参谋者”角色，也要扮演好“监督者”角色。一是要做好相应的监督检查工作，及时发现决策执行中存在的问题。二是要做好决策效果评估工作，及时向领导汇报相关情况，凸显行政管理工作的价值。

（三）搭建科学化和精细化的行政管理体系

行政管理是一项宏观的工作，涉及到公文处理、档案管理、会议管理、制度管理以及其他方面，只有从宏观上加强布局，搭建科学化和精细化的行政管理体系，才能真正实现行政管理有序化的目标。具体而言：一是要优化行政管理流程，明确不同事项的处理程序，在内部形成一套可操作性强的管理规程。二是要建立闭环式的行政管理改进机制，根据领导建议以及其他部门反馈，发现当前行政管理中存在的不足，采取有针对性的措施，实现“低投入、高产出”的目标。三是要明确不同事项的管理内容，将每一项事项具体化、明确化，理清岗位职责，督促每一个员工为目标的实现而尽责尽力。

（四）完善文件流转制度

为了更好地发挥办公室行政管理职能，推动行政管理工作创新化、规范化、制度化以及科学化，必须要完善文件流转制度。一是对涉密文件和普通文件进行区别化管理。涉密文件与普通文件具有本质的差别，二者的管理要求也有所差异。为此，必须要制定严格的文件流转机制，在充分保障不泄密的前提下，提升涉密文件的传阅效率以及质量。二是要完善文件流转程序，遵守“严格程序，灵活处理”的基本原则，细化制度内容，为办公室行政管理人员提供更为明确的指引。三是要理清办公室与档案管理部门的职责，对文件传输、立卷归档等重点环节进行优化，对重点人员进行配置，切实保障文件在接收、登记、送批、传阅以及抄录过程中合规合法。同时，细化部门职责过程中要坚持标准化、精细化和科学化的基本要求，确保相关文件归档、清退以及销毁的及时性。

四、结语

做好行政管理工作是适应新时期科学行政、高效行政的内在要求，是减少行政管理成本，实现单位精细化管理和科学化管理的必然要求。通过本研究可以发现办公室行政管理工作是一项复杂性、长期性以及系统性的工作。为此，办公室行政管理人员必须要将行政管理工作作为一项根本性的工作来抓，创新管理模式，明确管理目标，做好行政决策执行和监控工作，确保行政管理工作能够与时俱进。除此之外，工作人员要注重细节，树立责任意识以及规范意识，搭建科学化和精细化的行政管理体系，不断应用新思路解决新问题。

摘要：行政管理是行政活动的重心，行政管理科学化以及精细化与否直接影响到行政活动的效能，也决定了行政活动能够产出多少经济效益和社会效益。现实生活中，要将这一复杂而又高度综合的工作事项做好，十分考量办公室行政管理人员的智慧。文章就行政管理科学化和精细化的必要性予以阐述，指出当前行政管理工作中存在的不足，并从科学化以及精细化的角度提出建议，旨在进一步解决实践问题，助益于相关单位解决行政管理动能不足、成本高的问题。

关键词：精细化,科学化,行政管理,不足,对策