高校教务管理信息化的思考

2022-09-10

近年来高校办学规模日益扩大, “规范化、信息化、网络化”成为高校教学管理必然选择的道路[1]。教务管理作为整个高校管理的轴心, 涉及到学校、院系、师生等诸多方面的内容。学分制、选课制的不断展开和深入, 使教务管理工作越来越繁重和复杂。以我校实际发展情况为例, 2 0 0 4年大规模的扩招, 使在校学生人数突破10000名, 本科专业由8个扩大到12个, 校区由宝岗、赤岗2个校区扩充到大学城、中山、宝岗、赤岗4个校区, 学校首次实现了跳跃式、超大规模的发展;2 0 0 5年, 招生人数继续增加, 学生在校人数接近15000名, 专业扩展到18个;到2007年, 学生在校人数突破2万, 专业突破2 0个 (具体情况见表一) 。面对这种超常规的发展, 教务信息管理变的更为复杂和烦琐, 仅仅依靠固有的管理模式, 单凭简单的人工处理根本无法完成每天需要处理的各种信息、各类数据统计, 况且这种旧有模式既浪费精力又耗费时间且出错率高, 因此教务管理的信息化改革成为一种迫切的需要。

首先教务管理信息化是顺应高校教育改革的潮流和促进高校自身发展的必然选择。随着高校教学改革的不断深入, 学分制的管理体制使得教务管理的对象由班级组成的整体转向以单一学生为单位的个人[2]。这种形势下, 必须改变原有的手工管理模式, 以更好地适应教育改革的需要, 抓住教育改革的机遇, 加快发展。高校管理信息化作为提高学校教学质量的重要途径, 是教务管理作为高校管理工作的核心, 其水平高低直接体现了高校管理水平的高低, 也直接影响着教学质量的高低。因此, 在当今教育改革的形势下, 提高教学质量, 实现学校管理的信息化, 必须首先实现教务管理信息化。

其次, 教务管理信息化是完善教务管理体制的需要。教务管理信息化恰恰弥补了原有管理体制的缺陷, 降低了数据传输中的错误率, 提高了教务管理的科学性、准确性, 减轻了教务工作人员的负担, 从而显著的提高了教务管理水平, 完善了教务管理体制。另外教务管理工作借助于校园网的管理, 达到了全校各部门的资源共享, 各级管理人员以及全体师生可以在任何时间, 地点根据各自拥有的权限进行访问, 查找自己所需的信息。

教务管理系统是高校信息化系统中的一个非常重要的子系统, 与其他信息系统相比, 它具有影响面广、作用力大、可操作性强的特点。通过教务管理系统的信息化建设, 推动校园信息收集、处理、传输、应用等的全面数字化, 建立学生与教师以及教师与教师和学生与学生之间的交流, 合作, 使学生在自主学习的基础上主动建构知识, 实现自主获得、自我更新, 甚至创造知识的理想目标[4]。同时, 高校教务管理信息化借助网络的支持打破了信息传递的封闭性, 满足了师生被尊重的需要, 使他们获得了更多的知情权, 从而增强了教学管理的透明度, 贯彻落实了以人为本的理念。

1 教务管理信息化的现状

1.1 系统建立

我校教务管理人员仔细分析学校具体情况, 从实际出发, 选择正方现代教务管理信息系统作为教务管理系统, 并于2 0 0 6年下半年开始使用。该系统拥有周全的软件设计:随着学分制的教学改革, 大部分高校正在由传统的学年制向学分制过渡, 传统的教学管理软件已无法适应这一转变, 系统在设计时考虑了学年制、学年学分制、学分制以及过渡时期等不同阶段教学管理软件衔接的需求, 从而解决了学校课程库、成绩库、学生库等的数据迁移问题, 而这种设计恰恰适合我校目前的状况;另外, 规范化的教学资源管理也是系统的一大特色, 根据教育部颁发的学籍学历规范和有关信息标准, 系统设计了课程代码, 教师代码, 学号等编码来规范教学管理, 从而避免了代码的重复等不合理现象;此外, 系统拥有系统维护、学籍管理、师资管理、教学计划管理、毕业生管理、体育管理等多个功能模块。

1.2 系统组成模块和内容

1.2.1 学籍管理

该模块对于学生报到, 注册, 以及学籍变动等基本信息进行日常维护。在招生录取后即可将新生的一些基本信息 (包括姓名、籍贯、出生年月、身份证号、家庭住址、联系电话等信息) 以.d b或.d b f的形式导入到学生基本情况临时表;新生报到时可以选择在报到的同时注册个人信息也可以选择不注册个人信息。考虑到学校的实际情况, 我们在操作中统一选择前者;该栏内可以对学生进行分班管理, 根据分班管理整理出新生名册。另外对于学籍的变动可以进行及时的更新处理, 而学生在毕业时也可进行毕业资格审查, 确定合格毕业生名单。

1.2.2 教学计划管理

教学计划管理是教学的核心, 换句话说所有的教学活动都将围绕专业教学计划进行[5]。在教务管理信息系统中, 教学计划管理是最基础的数据, 是生成其他模块数据的来源, 是其他教务管理数据的依据。系统中教学计划的功能包括:新专业计划制定, 原始计划维护, 执行计划维护, 辅修计划维护, 教学任务维护, 统计查询报表等六大功能。另外本系统允许高校根据自己的情况灵活定义选修课, 因此我们在制定计划时具体问题具体分析, 以制定适合自己的计划为原则。

1.2.3 选课管理

该模块的设立顺应了教学改革的潮流, 将选课公开化, 给学生更大的自主权, 同时又减轻了教务管理的负担。本部分包括体育选课管理, 公共选课管理, 学生等级考试管理三个部分。举例应用:等级考试管理中, 由于各类技能等级考试种类繁多, 报名工作量大, 此模块可以进行报名数据的录入, 统计, 分析, 上报等多个管理, 同时还可以提供查询信息情况以及等级考试成绩。

1.2.4 考试管理

本模块根据开课信息对学期考试的课程进行有效管理, 具有自动编排各类考试时间, 考场, 监考教师等的功能。具体包括考试课程安排、考试时间安排、考试地点安排、监考安排、不规则考试、等级考试管理、考试报表打印等七大模块。主要操作流程为:

1.2.5 成绩管理

成绩管理模块包括系统维护, 成绩管理、教师网上成绩录入操作、系部统计不及格或补考学生名单等几项功能, 其中成绩管理又包括成绩录入和统计分析两个部分。系统中, 学生的成绩分为两级管理。系部可进行学生的成绩信息查询与录入。而教务处则可最大权限的进行各项管理, 例如:各类成绩录入, 平时成绩维护, 学生成绩查询, 学生成绩分类打印, 毕业生成绩审核, 统计学籍处理成绩等功能。

1.2.6 教学质量评价

教学质量评价是教务管理中的重要组成部分, 通过对同类课程进行标识, 并对各类评比参数的设置, 从而进行统计分析。统计时, 要分别统计学生评价分数以及评价汇总统计和其他评价信息的统计。然后根据评价总分统计打印报表, 此外, 系统中还可以进行信息查询的修改。为了教学的透明化, 还开设了学生网上评价的功能。

1.2.7 学历学位审核

学历学位审核模块是该系统的一大特色。根据学生入学到毕业的表现, 学生在毕业时也可进行毕业资格审查, 确定合格毕业生名单。学生也可以在网上进行查询。

2 教务管理信息化建设注意的问题

教务管理信息系统运行以来, 为教务管理人员、学生、教师查阅信息、数据提供了便利的机会, 同时教务人员的工作量与手工管理相比相应减少, 而正方现代教务管理信息系统屏除了学分制改革带来的教务管理障碍, 将学分制分成完全学分制和学年学分制, 从而顺应了我校学分制改革发展的需要。但实施中同样也遇到了一些困难, 例如学校一部分老教师由于计算机能力差, 心理上抵制新的管理模式的运行, 又加上一些人的观念落后, 信息化、网络化的管理模式遭到一些教师的反对, 有些老师甚至要求回到原有的手工管理模式。针对这些困难, 总结一年来的经验, 结合实际情况, 对于教务管理信息化的建设提出以下措施:

2.1 观念的更新

作为教务管理者, 要认识到教务管理信息化是一项长期而复杂的系统工程, 这项工程的顺利开展, 离不开学校师生尤其是教师的理解。从认识上改变教师对管理信息化的看法, 使他们在心理上接受这一新事物, 是工作开展的关键。因此, 渲染现代化的教育管理理念在工作的开展中起着不可磨灭的作用。学校管理者应该根据学校自身的特点, 统一指导, 规划, 探索新的教学管理模式, 促进管理的现代、信息化、科学化。利用各种宣传手段, 增强其使命感和责任感, 以寻求支持, 寻求动力, 共同推动教务管理信息化的建设工程。

2.2 教务管理人员的培训

教务管理信息化的实施离不开人的规划, 作为具体的实施者, 教务工作人员的素质是衡量教务管理水平的水准。因此, 学校要加强教务管理人员业务能力的培训, 并塑造他们的职业道德, 树立其爱岗敬业的思想。对于一些计算机水平低的工作人员, 开展计算机能力培训, 帮助他们掌握计算机知识, 熟悉现代化的管理方法和手段。而作为一个管理者, 也要以身作则, 积极主动的适应新形势, 在工作中不断的充实自己, 提高自身的素质。

2.3 加大投入

一方面, 由于计算机技术和网络技术的迅猛发展, 使得计算机硬件设施的更新周期越来越短, 另一方面, 随着教务信息管理系统的运行和推广, 数据信息量飞速的增长, 原有的硬件设施会限制系统的扩展和运行速度。因此, 学校应及时为教学管理人员配备或更新计算机硬件设施, 并保证专机专用, 充分调动管理人员的积极性和创造性, 不断提高系统的运行效率, 提高教务管理的效益和质量。

摘要：由学校发展的实际情况出发, 从现实角度分析教务管理信息化的必要性和重要性, 并重点介绍学校教务管理信息化的内容, 最后通过客观评价实施情况提出教务管理信息化建设的具体措施。

关键词：高校,教务管理,信息化