对于高校开展档案管理现代化的思考

2022-09-10

社会的发展和科学的进步, 计算机与网络技术的普及迅速地推动着社会和经济的发展, 深刻地影响着人们的工作和生活的方方面面。高校档案管理工作为了能够更好地服务于教学、科研和管理工作, 能够为高校的发展提供强有力的信息保障, 实现以自动化、信息化、社会化建设为主的现代化管理已迫在眉睫。

作为一名普通的档案管理人员, 从高校档案的管理现状出发, 就如何开展档案的现代化管理作一些粗浅的分析。

1 高校档案管理的现状

近几年国家各级领导对档案管理工作愈来愈重视与关注, 档案界人士也不断加大宣传力度, 各级各类档案管理部门从工作环境和工作设备上都有一定的改善和提高, 档案管理已经开始从传统的手工操作逐步向现代化管理大踏步地转化。但是从目前各高校的档案管理现状来看, 仍“不容乐观”。

1.1 传统的档案管理方式带来很多安全隐患

多年来传统的档案管理方式已经给档案管理带来很多安全隐患, 有些是环境因素不可避免的, 有些是人为的。

1.1.1 从环境因素分析

很多档案库房都不符合国家档案法规定标准, 特别是对于以办学和科研开发为主的各高校来说, 很少重视库房的温、湿度的调整, 几乎有70%以上的档案馆 (室) 没有专门的音像库房。大批档案字迹衰减、变质、腐烂;照片随意折叠、堆放, 退色, 无法识别;录音带、录像带、磁带老化, 信号丢失, 导致无法播放等问题, 档案的安全面临很大隐患。

1.1.2 人为因素

由于过去档案管理制度不健全, 不完善, 使档案在长期频繁地查阅过程中, 磨损、丢失、污损等现象普遍存在, 大大缩短了档案的使用寿命。

1.2 档案数字化辅助管理模式存在一定局限性

高校档案馆藏大多内容庞杂、数量繁多, 且由于合并、管理人员不断更换等各种原因造成每个历史时期档案的整理质量要求不同, 整理的规格不统一等情况普遍存在。现高校档案工作虽大多已经采用计算机管理模式, 但多数是建立在原有的手工管理模式基础上的, 而且这种计算机辅助管理模式工作对象不是具体的档案信息, 而是仅限于辅助档案管理人员对档案实体进行编目和检索, 这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作, 常常是须行手工做好著录或填写好手工目录后, 再往计算机中录入。其结果非但没能代替手工管理工作, 反面大大增加了额外工作量。

其次档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系, 只为本部门内部服务, 作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。

1.3 高校管理体制及档案意识影响档案馆网络化建设进程

由于受高校管理体制和运行机制的影响, 不同高校隶属不同的行政主管部门, 各高校管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政、的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要, 但缺乏馆际合作的行动。目前国家尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。

各个档案馆 (室) 根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备, 机型五花八门, 水平参差不齐。所应用的档案系统应用软件, 大多不符合国际标准, 功能单一, 数据不完整, 共享性差。

各高校档案馆 (室) 所建档案数据库急功近利倾向严重, 缺乏整体性, 标准化程度低, 类型单一, 大多仅供本单位使用, 严重影响数据库的利用率。而且目前高校档案馆 (室) 所建的数据库大多为条目数据库, 缺少全文数据库和多媒体数据库, 无法满足用户的多种需求。

虽然高校档案馆 (室) 的硬件设施不断得到了很大改善, 但从实际情况来看, 领导对档案的重视程度仍很不够, 对档案馆 (室) 的经费投入较少, 用于档案馆 (室) 网络化建设的经费非常有限, 无法购置好的硬软件, 建立高起点的档案馆网络。更无法及时更新。

1.4 档案管理人员整体素质偏低

现在高校档案队伍整体素质仍普遍较低, 有的甚至还存在兼职档案员现象, 真正档案专业毕业的人员还不足一半, 严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术, 以精通档案业务的复合型人才, 这明显不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。

2 开展高校档案管理现代化的建议

针对以上种种情况的分析, 笔者认为要实现高校档案管理的现代化, 须从以下三个.方面进行:

2.1 增强档案意识, 实现管理思想的现代化

现代化的管理思想是实现档案管理现代化的前提条件。校领导, 档案主管领导增强档案意识, 才能投入大量的精力, 关心和支持档案工作, 主动了解当前档案工作的现状, 才能加大经费投入, 加强基础设施建设, 为高校档案管理现代化建高提供有力保障。档案管理者增强档案意识, 从思想观念上要摒弃落后的观念, 打破传统的工作格局、模式。充分认识到现在我们的工作不仅仅是收集全档案、保管好档案就可以了, 应该更多地考虑如何以灵活多样的形式, 有针对性的同社会各界开展多种形式的服务, 需要我们不断开拓新的工作思路, 跟上时代前进的步伐, 以适应当前改革开放和社会发展的需要。

2.2 加强档案信息数字化、网络化建设, 实现管理手段的现代化

高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段, 同时可以提高档案的管理效率。管理手段的现代化是将计算机等先进的设备应用管理工作中, 档案信息数字化与网络化相结合, 使档案业务工作变得方便、快捷、高效。

建立高校档案馆 (室) 的现代化协调机构, 建立全文数据库和多媒体数据库, 采用开放式办馆 (室) 的方式, 为社会各界提供多渠道、多形式的档案利用服务真正实现档案资源共享。

2.3 加强档案队伍建设, 实现管理人员的现代化

档案管理由于设备的现代化、档案种类及载体的多样化, 档案管理水平的不断提高, 对档案工作人员提出了更高的要求, 要求档案管理人员不仅熟练掌握档案学、档案管理学、档案保护技术等专业知识, 而且必须掌握计算机、光盘存贮、缩微技术及网络技术等先进的管理手段, 成为信息和知识的导航员。为些, 高校档案工作要坚持以人为本, 把档案人员的培训提高, 纳入专业技术人员培训的整体规划, 加强对在职人员的继续教育和培训, 更新知识结构, 提高业务水平, 使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。同时, 还要引进或选调计算机专业人才, 以应对高速发展的计算机环境, 适应档案的网络化建设。

总之, 高校实现档案管理现代化建设是一项长期、系统、艰巨的工程, 我们不仅在思想上高度重视, 而且要在管理体制、规章制度、建设等方面进一步做到规范化、标准化、科学化, 并积极应用现代化技术手段和设备, 争取国家和高校档案主管部门的宏观调控, 信息部门的大力关注和支持, 使档案在高校的整体发展中发挥其重要的作用。

摘要:从高校档案管理的现状分析, 实现档案管理现代化, 需要从三个方面开展工作: (一) 增强档案意识, 实现管理思想现代化; (二) 加强档案信息数字化、网络化建设, 实现管理手段的现代化; (三) 加强档案队伍建设, 实现管理人员的现代化。

关键词:高校,档案管理,现代化,现状,建议

参考文献

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[2] 葛桂珍.高校档案管理的现代化建设[J].2007, 4.

[3] 李江荣.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].毕节学院学报, 2007, 3.