新时期高校档案编研工作的思考

2022-09-10

高校档案编研工作, 是高校档案工作的重要组成部分之一。档案编研, 是对档案信息资源充分开发利用的有效手段, 实现了档案资源价值的创新。随着高等教育事业的蓬勃发展, 信息化时代的到来, 对高校档案编研提出了更多的新要求。因此高校档案工作者必须有新的使命感、紧迫感、责任感、适应现代化发展的步伐, 为学校的教育事业及社会发展提供最为优质的服务。

一、高校档案编研工作的现状

高校档案管理中普遍存的问题是注重归档、立卷、查借阅工作, 忽视编研工作。虽然近几年来, 高校对于此项工作的重视程度有所提高, 但还是存在着诸多问题。只有促进档案的编研工作向高层次方向发展, 才能满足学校师生员工、管理决策、科研、教学的需求。否则不能使档案信息资源开发利用的价值得到真正体现。从当前编研工作的发展情况分析, 主要存在以下问题。

(一) 领导重视度不够, 档案队伍建设不到位

高校档案管理部门一直在学校工作中处于易被忽视的, 非主要部门。由于高校领导普遍存在对于档案管理工作的不重视, 导致了许多高校的档案工作不能纳入学校发展大规划, 在人员配备、库房基础设施建设方面缺少人、财物保障。而档案的编研工作, 却需要一批高素质的专业人才。但现在高校从事此项工作的人员, 不光数量少, 更由于自身专业知识的局限性、随意性较大, 无法胜任编研工作。而高校档案中的教学、科研类档案更是内容复杂、形式广泛。由于编研人员不能够准确、熟练的驾驭, 不能采用科学的研究手段, 不光影响了编研的进程, 也会影响了整个编研工作的质量。特别是网络时代, 档案馆由于缺乏专业的计算机人才, 更会进一步制约了编研工作的顺利展开。

(二) 编研工作起点偏低, 重编纂轻研究

目前许多高校的编研工作, 都处于较低级的初级阶段。只是将学校档案中的一些原始统计数据、现有材料照搬摘录, 或是按专题对档案资料进行初步分析的简单排列组合。因为大多数的档案管理人员, 将大量的时间精力投入到常规性的收集、整理、查借阅工作中, 很难有空闲对档案资源进行深入的编研开发, 导致只编不研的现象较为明显。大量的数字汇编、文件汇编、各类专题汇编、成果汇编等, 都是以编为主。虽然这些编研的成果对于学校工作具有一定的参考价值和作用, 可是要真正服务于教学、科研等机构部门还是存在知识性、学术性价值太低的现象。浅层次的资料编制较多, 深层次的材料研究较少, 重编纂而轻了研究。

(三) 编研题材狭窄, 利用成果价值较低

从陕西省高校来看, 除了为数极少的几所知名院校档案编研能力较强外, 其他多数高校档案馆 (室) 都是在档案达标或评估阶段为应付检查工作, 而匆忙编制了一些材料。这些材料的选题都较为狭窄, 大多数停留在大事记、组织机构沿革、校史汇编等题材上。编研的载体单一, 内容单薄、缺少应有的深度和广度。这主要是由于高校档案编研人员没有从学校管理、教学、科研的实际需求来做好编研工作。没有将理论与实际紧密结合, 仅选择一些实用而普遍利用的档案信息资源。由于编研的范围狭小, 缺少了创新意识, 实用性较差, 进而直接影响了档案编研材料的利用成效。

(四) 信息化水平不高, 缺少现代化管理手段

高校档案信息化建设水平相对落后, 缺乏必要的现代化管理手段。一些学校, 对于档案馆的现代化建设非常忽视, 不能保证人手一机。现代化的设备投入, 仅局限于计算机和复印机。许多学校也没有现代化的档案管理软件, 甚至于有了, 也没能及时的学习使用。对于档案的计算机辅助管理, 也仅局限于案卷目录、卷内文件目录的录入、检索。很多学校没有电子化的档案信息全文, 这些基础工作的薄弱, 也就难以利用现代化的手段来开展学校档案的编研工作。再加之编研成果的载体内容少、形式单一, 各种现代化的多媒体技术不能很好运用, 也就使编研的信息资源利用后的效果反馈不及时。

二、推进档案编研工作的思考

(一) 强化领导意识, 健全档案机构机制, 加强队伍建设

要想使高校档案编研工作取得显著的成效, 首先就要健全档案机构和机制。让主管档案的校领导从思想上重视档案工作, 严格遵循国家档案局制定的高校档案机构设置及人员配备数量的规定, 建立独立、集中统一保管的档案馆 (室) 。在此基础上, 加大人、财、物的投入保障。只有形成学校档案统一集中的管理模式, 才能使编研工作顺利的展开。高校必须重视加强档案队伍的建设, 首先确保人员组成结构合理、形成相对稳定的人员梯队。再有计划的引进相关专业的档案人才及信息科学人才, 使人员配置结构科学、合理。加强档案人员的思想道德及业务素质的建设, 对于现有的专兼职人员通过各层次的理论学习、业务交流, 使他们的业务能力不断提升, 进一步完善他们运用现代化设备的技能。适时的组织相关编研人员与同行的学术交流活动, 不断更新编研观, 提高他们的主动性和创造性。

(二) 转化观念, 培养专门的编研人才

现在我们处于一个新的知经时代, 只有更新我们的观念, 才能紧跟时代发展的步伐。这个时代最显著的特征就是知识, 所以我们就要体现出以知识为主体的各种编研成果, 不能局限于在编纂基础上展开的那一个点的尝试。而要把握发展方向与时俱进, 不断拓展编研工作的新领域, 紧密围绕学校的重要、中心工作来开展我们的编研工作。由于编研是一项知识性、技术性、专业性三结合的工作, 这就要求我们的档案队伍建设中要培养出专业的编研人才。对于这些人才, 要提供给他们专业的培训学习和及时的交流机会。只有使他们的眼界开阔, 思想观念不断更新, 个人素养不断提高, 才能真正提升学校档案的编研水平和质量。同时, 学校也可以让教学一线的专业教师、科研人员参予到这项工作中来。因为这些人员, 对于新课题的掌握具有不可替代的优势。他们的参与加入, 会使学校的编研成果具备更好的针对性和效益性, 从而更好的服务于学校的教学、科研管理工作中去。

(三) 树立新的编研观, 丰富编研内容, 提高编研水平

档案编研工作的最终目的, 是将编研成果的价值通过利用得到体现。这就要求档案工作者不断更新编研观, 要学会巧借外力, 树立合作编研的理念。采取高校个人间的合作、部门间的合作形式, 充分利用校内外的资源, 多渠道的推进编研工作。打开学校的对外之门, 在管理好馆藏档案的前提下, 主动与其他兄弟院校、部门单位合作, 扩大编研信息来源, 实现信息的快速传递。对于编研的内容, 要积极的发掘。例如:做好特色校史的专题;挖掘有价值的档案史料;定期开展实用的文献汇编等等。要提高档案的编研水平就要跳出过去的老套路, 单纯的文字编辑模式, 必须展开各种载体形式的档案编研工作模式。要学会增加影像技术、光盘技术的运用, 将声音、图片、文字及影像等多种载体有机的结合在一起。不光提高了档案的编研水平, 也真正实现了与时俱进开发档案信息资源的目标。

(四) 利用现代化管理手段, 提高档案信息数字化水平

目前利用现代化的管理手段, 在网络环境下展开档案信息编研工作将成为一种趋势。学校要加大对档案馆 (室) 的信息化建设的投入, 让先进的技术在档案编研工作中得到运用, 才能不断的推动学校档案编研的水平。首先要对学校各项工作中利用计算机形成的电子文件, 进行收集归档。其次要对档案馆藏的部分资源进行扫描, 做好数字化的处理。这样才能为网络资源环境下开展信息编研工作, 打下一定的基础。最后将集多种形式于一体的编研成果, 由校园网络服务器发布出去。例如电子档案、声像档案等, 以电子文档的形式在校园网上发布编研成果, 可以使教学、科研人员在第一时间得到资源利用。他们通过及时的下载、复制享受到一站式的快捷服务。只有使利用者享受到这种高效、便捷的档案编研信息服务, 才能充分体现出新形式下档案编研工作的真正优势所在。

摘要：高校档案编研工作, 是学校档案工作的重要组成部分。只有认真思考发现高校档案编研工作中存在的问题, 才能从以下4个方面:强化领导意识、健全档案机构机制、加强队伍建设;转化观念、培养专门的编研人才;树立新的编研观、丰富编研内容、提高编研水平;利用现代化管理手段, 提高档案信息数字化水平;来进一步加强新时期高校档案编研工作。

关键词：高校,档案编研,思考