电子版文件档案知识产权论文

摘要：科研院所的转制是我国科技体制改革的重要内容，转制后的科研院所的科研管理方式、手段随之改变，科研管理方式的变化对科技档案管理也产生了一定的影响。在科研活动中如何加强科研档案的管理，如何积极综合利用档案资料为科研工作服务成为工作的重点。下面是小编为大家整理的《电子版文件档案知识产权论文(精选3篇)》相关资料，欢迎阅读！

电子版文件档案知识产权论文 篇1：

我国电子档案长期可读性的障碍分析

摘 要： 电子档案的长期可读性应该包括三个基本指标：真实性、完整性和有效性。本文结合目前我国对电子档案长期可读性的相关研究成果，梳理出电子档案长期可读性的主要障碍有三方面：技术的天然脆弱性是影响电子档案长期可读性的直接原因；权宜之计的双套制是有效管理电子档案长期可读性的绊脚石；顶层设计和顶层推动的滞后是影响电子档案长期可读性的关键因素。

关键词：电子档案；可读性；档案管理

电子档案的长期可读性包括三个基本指标：真实性（authenticity）、完整性（integrity）和有效性（utility）。根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）中的含义：真实性是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致；完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损；有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。这三者共同保障电子档案的长期有效。

无论何种档案，其保存的最终目的都是为了可长期利用其中的档案信息，即档案的长期可读性是档案长期保存的最终目的。在纸质档案时代，档案长期保存与其长期可读的结果是一致的，但对于电子档案来说二者的一致性就难以保证了。长期保存的一份纸质档案可以长期利用，但长期保存的一张光盘档案能否长期可读则有着许多不确定的因素。现实中已出现了面对一堆光盘或磁带等巨量数据无法利用的案例。如，我国1982年第三次人口普查的原始数据保存在磁带上，大约10亿人口的基础信息因遭水淹已无法读出；美国1990年的一份众议院报告中披露了政府机关电子文件因记录格式过时等原因无法读出或濒临不可读取的若干案例等。

对此，法国科学院和技术院在一份有关数字信息永久保存问题的报告中发出了这样的一则警告，“在数字信息世界中没有什么是永存的：如果我们对永久保存这些信息不予重视，那么，无论在CD、DVD还是硬盘或U盘中存储的度假照片、易学材料、动听乐曲等一切信息都会在某一天突然消失”[1]。

1 技术的天然脆弱性是影响电子档案长期可读的直接原因

计算机技术系统是电子档案生成、利用、保存所必需依赖的环境。计算机技术具有生命周期短，升级快的发展特点，这使得电子档案的生存和利用环境处于不断更新变化中，这是影响电子档案的长期可读性最为直接的原因。

1.1 计算机软硬件系统生命周期短。计算机自1946年诞生以来，短短的几十年时间其核心硬件就历经了电子管、晶体管、集成电路、超大规模集成电路四代发展，第五代智能计算机也在研制中。至于驱动计算机应用的系统软件，以主宰世界计算机操作系统的微软公司推出的Windows系统为例，从1998年到现今，微软公司先后推出了Windows 98、Windows98 SE、Windows2000、WindowsXP、Windows2003以及Windows2007、Windows8等升级版，产品的不断推陈出新推动着社会经济快速发展，但同时也缩短了某一个操作系统的“流行”寿命。

计算机软硬件系统的升级换代，使存在于不同时代的电子档案的信息必然产生“代沟”，如何跨越这些技术“代沟”，让档案信息在时光机器中长存、可用，是世界范围内面临的重大问题。

1.2 电子档案存储介质更新频繁。作为计算机脱机备份的存储介质，主要材质是磁性载体材料和光盘材料，这两种材料自从计算机诞生以来，更新换代的时间也在不断缩短。如磁性材料的软磁盘，经历了8寸盘、5寸盘、3寸盘，到现在已完全被淘汰，存储其上的信息如何读出是个大问题。目前广泛使用的光盘也同样经历着不断升级换代的发展。CD系列、DVD系列、蓝光盘等五花八门的品种和用途，令人眼花缭乱，一种存储介质的性能还没有完全掌握，另一种新介质就扑面而来。电子档案存储介质的层出不穷，旧介质淘汰的频繁，无疑又是电子档案在长期可读性方面面临的一个重大挑战。

1.3 电子档案存储格式多样，兼容性受到挑战。计算机形成的信息记录，可以有多种存储格式。由于办公软件设计系统的不同，也就形成了多种存储格式，软件设计和使用多为了满足专业系统业务需求，在通用性、兼容性上考虑不多。对此，我国在2002年颁布了《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），（以下简称《规范》）对电子档案的格式进行了规范，但规范推行的效果并不尽如人意。2010年6月，中国人民大学信息资源管理学院课题组对全国30个省级档案馆和16个副省级档案馆的电子文件移交进馆情况进行了问卷调查，结果显示接收进馆的电子档案覆盖了22种文件格式，“其范围远远大于《规范》规定的通用格式”[2]。

为了规范和统一文件的格式，2009年1月8日的版式技术标准研讨会上，中国电子工业标准化技术协会发出了联合我国版式技术应用领域产品与服务的制造者、使用者、政府和中介组织，成立版式技术产业应用联盟的倡议，得到积极的响应。2009年4月9日，版式技术产业应用联盟成立大会在北京举行。版式技术是档案管理、数字出版、数字办公、数字印刷、信息发布等领域的一种重要与核心的技术。关系到档案管理、数字出版、信息存储等各个领域生存和发展，不但直接威胁重要信息的长期存储，也对原始档案的保存安全造成严重的影响。在国际上，微软和ADOBE等企业，也在积极推进基于其核心技术的版式技术标准的国际化和产品使用的全球化。我国版式联盟的成立，必将推进我国版式技术的自主知识产权，同样也将为维护国家核心信息安全作出贡献，但目前成效还没有显著呈现。

1.4 电子档案长期保存技术应用不成熟。从世界范围内考察，对于电子档案长期保存的技术仍然没有非常成熟的技术推广，只是有可供选择的几种技术建议使用。如，被大多数国家认为可使用的技术策略有迁移、仿真、通用的文件存储格式、多格式归档时统一转换等。但这些技术在实践应用中都存在这样那样的缺陷。

人们仍在不断探索中，据介绍，IBM公司开发出一种通用虚拟计算机UVC，这种方法与仿真或迁移等技术存在一定的相似程度，在未来若想读取某一电子档案，仍旧需要仿真或者迁移一定的软硬件程序，只是UVC为其提供了一个独立性的平台。但是，这种复杂技术是否能够保证电子档案的长期可读呢？这还未有权威证明。

2 权宜之计的双套制是有效管理电子档案长期可读的“绊脚石”

“双套制”和“双轨制”的出现是以纸质为主的传统档案载体管理模式向电子档案管理转换过程中的过渡产物，然而随着电子档案的迅速产生，这种过渡时期的产物已对电子档案的发展产生了越来越多的障碍。

2.1 “双套制”的存在为电子文件（档案）取得信任设了一道难过的坎儿。据调查结果显示，“在机构大量生成和使用电子文件的前提下，有73.5%机构认为电子文件不可以代替文件独立行使文件的职能”[3]。虽然这个数字是2008年的调查，但目前的情况并没有太大的改观。因为我国综合档案馆还没有正式开始接收电子档案，还是以纸质档案的管理方式运行着。因而文件档案管理部门从体制到机制都是套用纸质文件（档案）的管理模式。如，在很多机构当中，将电子文件的归档与纸质文件的归档一同进行，均于次年6月份完成，这种陈旧滞后的管理思想的沿用对电子档案的长期保存和可利用是非常不利的。“只要将电子文件进行了备份就不会存在危险”，“只要计算机设备不出现问题，电子文件就是安全的”，这些管理观念严重影响了电子档案的存储质量。

2.2 打印输出的方式无法保障电子文件的完整真实。电子时代的双套制管理模式主要体现的就是纸质版本与电子版本的双套保存，或者将纸质原件数字化为电子版本后保存，或者将电子版本打印输出后保存，而后者的这一保存方式则严重影响了电子文件的完整性、真实性和长期可读性，实际上是一种管理上的倒退，使电子档案的诸多便利和优点全部消失。

一方面，打印输出方式损害了电子文件自身的特殊性。尽管打印出的文件内容和我们阅览电子文件时的文字内容相同，但其本身元数据和背景信息就很难完整，必然会影响数字档案长期可读性能；

另一方面，印刷技术的局限性导致部分电子文件的流失。在双套制管理中，声音、视频类电子文件，目前还无法记录在纸张上。因此，双套制的管理方式将导致多种形式电子文件的流失。

2.3 传统公文流程的套用不能满足电子文件的特殊需求。文件的双轨制运行极易造成公文流转的混乱。电子文件可以突破时间与地域的限制，通过网络平台实现收发文等事务的办理，可以简化诸多传统文件流转的手续，节省时间。然而双套制归档模式中，电子公文被当做纸质文件一样来对待，没有适用于电子文件的流程规则，使得电子文件的保管成为一种系统的冗余，增加了成本。笔者在某机关实习时，发现该单位用于管理公文的办公自动化系统与用于管理归档后的档案管理软件系统是分开使用的，互不关联，这种现象在实践中并不少见。这实际上是电子文件与电子档案管理软件的设计理念和流程仍然停留在模仿纸质管理的模式。

3 顶层设计和顶层推动的滞后是影响电子档案长期可读的关键因素

顶层设计原本只是一个工程学术语，现用意多为统筹规划，总体布局的具体化。2006年，冯惠玲教授提出“加强顶层设计，制定和实施我国电子文件管理的国家战略已经迫在眉睫”[4]，这一倡议的提出将电子文件管理推上了理论研究和实践探索的前沿。2009年，冯惠玲教授同其课题组进一步提出，我国电子文件宏观管理应秉承“统揽全国、政策引导、融合发展、综合治理”的十六字发展方针，进一步明确了电子文件管理的整体计划。尽管提出了这些新的理论思想，但是，目前的研究却“不接地气”，“重电子文件管理国家战略‘顶层设计’顶层研究，缺乏与‘底层’的整合的研究”[5]，理论被悬于空中而与实践脱节，起不到应有的作用。

3.1 国家层面的法规标准过于宏观，可操作性差。现有法规、标准多是综合性规范，指导性不强，导致各省市“本地化”发展。至2011年11月7日，周文泓学者曾对全国范围的省、自治区、直辖市的电子文件规范进行了检索分析，一共检索出17个省级地方政府颁布的21份电子文件归档管理制度。他将这21份电子文件管理制度归纳为4种管理方式，即以上海为代表的“先锋型”；以辽宁、天津、北京为代表的“修订型”；以广东为代表的“创新型”；还有一类“融合型”[6]。本地化发展固然是好的，俗话说，“适合自己的才是最好的”，但这给电子文件的统一管理带来了困难。这也就解释了为什么《规范》在出台之后，调研人员仍旧发现电子文件的保存格式远比规定的标准格式多得多。

此外，电子文件管理的法规、标准的内容上多数仍旧在套用传统档案的管理模式。比如，《规范》中7.2.3规定“电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行”。电子档案归档数量的统计也还沿用“卷”做计量单位。“国家标准将电子文件作为一个有形物理实体加以定义和规范，其整个标准制定过程凸现出是在纸质世界中完成的。”[7]

电子档案与纸质档案的管理存在很大的不同，但我国现行的《中华人民共和国档案法》以及1996年修订，都对电子文件（档案）的管理只字未提，这种针对电子档案管理规定的缺位，必须在即将修订的《档案法》中重点关注。

3.2 顶层领导机构缺失，基层实践各自发展。2009年12月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合颁布的《电子文件管理暂行办法》中提到“建立国家电子文件管理部际联席会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作”， [8]虽有此会议制度，却没有确立一个权威的龙头部门来统筹规划全国的电子文件管理工作，这仍旧是各司其职，整体的管理需求被分割凌乱，违背了电子文件系统管理原则。

顶层领导机构的欠缺导致了电子文件在实践过程中缺乏有效的指导监督力量。目前，电子文件中心建设俨然有一种“燎原之势”，出现了“江苏模式”、“天津模式”、“安徽模式”等比较有代表性的模式，然而，由于地区发展的不平衡，每种模式间也存在着较大差异。缺乏领导机构的指导，多种模式各自发展，虽然具有本地特色，但容易出现“信息孤岛”现象，在未来的发展中多种模式难以统一。

3.3 顶层推动滞后，文档分段管理依旧。冯惠玲教授提出了电子文件管理的国家战略，但其理论在实践中的执行仍困难重重。尽管关于电子文件（档案）管理研究得较多，如果国家的体制、机制不做出反应，那么，这些理论研究也就失去价值，对实践的发展也没有太大意义。

文档分段管理，使得档案的质量和功能难以保障。如，现行期的文件流转管理与归档后管理前后两段缺乏衔接和协同，需要在前端实现的功能往往因为职能分界而难以实现，这在元数据的管理和维护上问题是最为突出的。

归根结底，影响我国电子档案长期可读性的根本障碍是适用于电子档案的管理体制没有建立起来，而是被强行嵌入到了传统的档案管理体制中。体制的障碍解决了，技术上、管理上的障碍就会迎刃而解。

参考文献：

[1]http：//blog.sina.com.cn/s/blog_599ea7890102dvsv.html.

[2]刘越男等.我国省级、副省级档案馆电子文件移交进馆及管理情况调查分析[J].档案学通讯，2011（4）：9.

[3]张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通讯，2008（11）：17.

[4]冯惠玲等.电子文件管理国家战略刍议[J].档案学通讯，2006（3）：4.

[5]于英香.“区域—国家”电子文件管理整合研究构想[J].档案学研究，2012（3）：67.

[6]周文泓.地方电子文件归档管理制度分析——《电子文件归档与管理规范》本地化研究[J].电子政务，2012（1）：26.

[7]陈慧.集成视角下的电子文件管理——中英两国电子文件管理规范案例分析[J].兰台世界，2005（11）：5.

[8]罗滦，傅荣校.电子文件管理机制与传统档案管理机制比较研究[J].浙江档案，2012（9）：14.

（作者单位：赵淑梅，辽宁大学历史学院；杨璐，中国人民大学信息资源管理学院 来稿日期：2013-10-18）

作者：赵淑梅　杨璐

电子版文件档案知识产权论文 篇2：

科研院所转制型企业科技档案管理工作初探

摘要：科研院所的转制是我国科技体制改革的重要内容，转制后的科研院所的科研管理方式、手段随之改变，科研管理方式的变化对科技档案管理也产生了一定的影响。在科研活动中如何加强科研档案的管理，如何积极综合利用档案资料为科研工作服务成为工作的重点。

关键词：转制；科研档案管理；四同步；信息化

科研院所的转制是我国科技体制改革的重要内容，毫无疑问，也是在科技体制改革的推动下开始的一个“自我革命运动”。2003年，按照江苏省委、省政府的要求，江苏省苏微微生物研究有限公司完成了从应用型科研机构向股份制企业的转制。随着科研体制改革的实施，研究、开发活动已变成市场行为。其所承担的课题来源严格按技术合同制执行，国家下达项目也实行面向社会公开招标和签订承包合同的办法。其基本收入的主要来源是通过承包国家计划项目、接受委托研究、咨询服务为社会创造经济效益的过程中获得。转制后的科研院所的管理工作范围已不再局限于该单位的科研工作，而逐步扩大到与企业、与外单位合作工作的管理。为此，科研管理方式、手段将随着研究机构转轨、转制而改变，科研管理方式的变化对科技档案管理也产生了一定的影响。

科研档案是指在科学研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科技储备的一种形式，是一项重要的信息资源和知识宝库，是国家的宝贵财富。因此，在科学技术研究活动中应加强科研档案的管理，树立积极利用档案资料为科研工作服务的档案观显得尤为重要。

一、当前科研档案管理中存在的问题

（一）归档难，归档材料不齐全

根据国家科委和国家档案局颁发的《科学技术研究档案管理暂行规定》第七条的规定，科研文件材料经归档转化为科研档案的内容和种类有：一是科研准备阶段文件。科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同、基金申报文件、研究计划等。二是研究实验阶段文件。各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的有关文件材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件、计算机软件和课题阶段总结等。三是总结鉴定实验阶段文件。工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。四是成果和奖励申报阶段文件。成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。五是推广应用阶段文件。推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。六是其他有关文件。目前，科研项目归档材料不全、质量不高的问题显得尤为突出。一方面是由于课题研究过程中由于某些程序的省略而有一些材料根本没有形成，这是客观原因。另一方面就是科研人员对科研项目档案工作的重要性认识不足。有些研究人员重视科研过程、成果的形成及由此带来的现实需要，而轻视科研项目档案的归档工作。科研人员对科研成果倍加珍爱，为方便今后深入研究查考之需，或对自己的成果能否得到有效保护存在疑虑，部分科研人员不愿将科研材料示人。一部分科研人员将科研成果视为个人财富，忽视了该成果中单位、领导及同事的集体劳动的作用，人为地封锁关键性科研材料，以至造成科研材料归档不全或缺少核心材料，使归档的科研档案质量不高。

另外，在科研机构改革中，新的研究模式是科研机构、高等院校与企业相结合，研究开发与生产相结合。实施“产学研联合工程”以来，企业、高校、科研院所的科技合作开始向全方位、多模式、深层次、规范化方向发展。合作、共建模式给科研单位形成了新的科研管理模式，对科研档案的收集更加困难，涉及到很多关联的单位与科研工作者，协调起来也相当麻烦。往往是一个课题结束后，直到鉴定评审时临时性地把材料东拼西凑，应付了事，最终是该课题从头到尾的原始材料没有一家单位能完整地拿出来。

（二）纸质材料多、电子档案少、档案室设备简陋等问题，不能有效地开发和利用科研档案材料

于是，在科研档案管理中出现了四多四少现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了科研档案的收集、整理工作，以及科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。就江苏省苏微微生物研究有限公司而言，目前的科研档案管理难以适应新时期档案工作的需要，特别是档案管理目前还停留在手工管理上，档案信息化建设相对滞后，档案数据库建设、电子文件归档管理工作力度还不够。

（三）利用率低

科研档案的实际价值不能充分体现，科研档案的利用率无论在利用人次还是利用卷次上都远远低于其他类档案。一方面是由于部分科研档案归档不全，归档材料质量不高，利用价值不大；另一方面是由于部分科研成果档案涉及到知识产权问题，使档案管理人员不得不对所管档案小心翼翼，致使大批档案得不到充分利用。科研人员不能有效地将档案应用于科研生产，造成档案的浪费；同时档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。

二、提高科研档案管理水平的对策

（一）建立和完善新型的科研档案管理制度

科技档案应当遵循统一集中管理的基本原则，按照完整、准确、系统、安全、有效利用的基本要求，根据《科学技术研究档案管理暂行规定》，结合该公司实际情况，制定和完善科研档案积累和科研归档的各项规章制度，建立健全科研档案管理制度，理顺档案部门、科研档案形成部门之间的工作关系，共同形成一个相互联系、相互制约、相互渗透的联合体。

（二）转变观念，重视科研档案管理工作

档案管理关键是要统一思想，统一观念，统一认识，加强领导，互相协作，克服科研档案管理工作中的落后思想和传统观念，使各级领导、科研管理部门和科技人员真正认识到科研档案管理工作对保证和促进科研工作所起到的重要作用；要充分认识到科研档案的作用是多方面的。一是要认识到科研档案管理也是一门科学，不是所谓一般性的行政杂事，科研档案管理的好坏、利用的程度及反馈效益的大小都直接反映了公司的科技管理水平和利用效率。二是不要片面地强调科学实验及研究工作的重要性，以及获得科研成果的重要性，而忽视了科研档案基础性工作的重要性和作用，从而导致对科研档案工作投入的力度不足。同时科研档案工作的理念也要不断创新，要树立科学的科研档案观。要认识到在科研中查阅档案资料对提高科研工作的重要性。要通过各种途径，勤于对相关文件资料进行积累和妥善保管，使档案资料要有一定的深度，能发现事物发展、变化的规律性，以拓展科研思路，能为科研活动的开展激发创造的灵感。

（三）提高科研人员的科研档案归档意识

科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环的轨道，将会使科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

具体措施有：一是在科研项目（课题）立项之初，项目（课题）组应指定专人全程负责科研材料的管理，并按科研类档案归档要求拟制立卷类目。二是档案管理部门应改变我们的行为方式，将观念彻底转变过来，从抓服务入手，变被动服务为主动服务，树立档案部门良好的形象。主动服务就是档案部门主动了解科研部门的需求情况，然后从大量的档案材料中有目的地进行选择加工，把静态分散的材料变成动态集中的资料，直接有效地为研究部门提供服务。通过主动服务，对科研项目（课题）组进行专业指导，及时发现问题，帮助其做好平时归档工作。三是在项目研究过程中，从立项到结尾的全程都孕育着档案，其间形成的相关材料均应按“规矩”行事，不得违背相关程序，任意增删平时归档材料或暂归档材料；科研项目档案形成后，在查阅和开发利用过程中也应依法行事，保护集体或个人的知识产权不受侵害。只有这样，才能调动科研人员材料归档的积极性，切实做好科研档案工作。

（四）理顺科研档案归档程序，严格“四同步”管理

科研工作和建档工作实行“四同步”管理：下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步，上报登记和评审奖励科研成果以及科研人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。实行“四同步”，是科研档案工作的一条基本原则。首先，在课题立项，即下达计划任务书时，档案部门应及时进行档案的形成、积累、整理、保管等方面的指导，以使科研人员在工作中主动按照档案的规范要求形成并保管好科研档案材料。其次，在阶段检查时，可以对已经形成的文件材料数量与质量进行审查，发现不合格项及时提出修改意见。再次，当项目完成准备评价成果鉴定或交用户验收前，对全部科研档案材料进行审查，以确保档案的齐全完整。同时，档案人员应参加成果鉴定会，利用对科研文件形成情况熟悉的便利，协助鉴定委员会审查鉴定材料，在遇到问题时可以进行必要的合理的说明。最后，在申报成果和评审奖励阶段，将档案部门出具的归档证明作为决定科研项目是否申报成功和评审奖励成功的重要依据。这从另一方面可以确保未归档的科研文件材料归档，提高科研档案的归档率。必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证科研档案的准确、完整、系统，最终使科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。

针对多方联合承担课题的档案归档我们提出了新的要求，即从收集本单位的科研档案为主转向以项目为单元的收集方式（不论单位多少，只追求某个项目档案的完整性、准确性）。一般情况下，研究阶段的科研档案在研究所，按科研程序和归档制度做好收集工作。而开发（包括共同开发）阶段的科研材料除研究所自行开发的项目外，有的属于合作双方共有，有的属于合作方。对这类科技材料的收集，采用联合建档的收集方法及管理制度，大家都拥有一套完整的档案。

（五）加快档案信息化工作，使科研档案得到充分开发利用

档案工作已进入了信息时代，我们必须抓住历史机遇，切实做好科技档案信息资源的开发利用工作。由于计算机在科研工作中的广泛采用，所形成的科研档案材料应尽量采用电子文档形式，如计算机编制的技术方案、程序、绘制的电子版图纸、计算机处理的数据和图表、实验结果以及鉴定报奖等文档材料等。同时建立纸质档案与电子档案的双套管理机制。以磁盘或光盘等作为介质的电子档案，体积小、信息量大、检索迅捷，但其局限性也很明显；纸质档案虽具有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但同时也存在信息容量小、占据空间大、管理检索不便的弱点。所以必须实行双套保存。双套保管可以融合纸质档案和电子档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。另一行之有效的解决方法就是档案管理部门与归档部门协作，利用现代网络技术，对新形成的科研文件材料实行在线归档，确保档案信息的真实性。目前档案部门最紧要的工作就是加强和开发利用好自己的软件系统，在确保科技机密和档案安全的情况下，实行网上档案信息资源共享，建立健全科技档案信息资源管理机制，实现信息资源共享。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强公司广大科技人员的档案意识，做好科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高科研档案的现代化管理水平，让科研档案为科研工作再出成果和推动公司的发展发挥应有的积极作用。

参考文献：

1、张红.高校科技档案及其管理的地位与作用[J].孝感学院学报,2002(6).

2、黄羽新.加强高校科研档案工作刍议[J].广西右江民族师专学报,2001(3).

（作者单位：江苏省苏微微生物研究有限公司）

作者：秦海萍

电子版文件档案知识产权论文 篇3：

档案异构数据库整合中涉及的数字版权保护问题

摘 要：对档案异构数据库资源进行整合，其主要对象是馆藏数字化资源和接收现有电子档案资源，而馆藏档案数字化和现有档案电子化涉及的数字版权保护问题较为突出。通过分析数字版权保护在档案异构数据库整合中所发挥的积极作用，进而阐述档案异构数据库整合中所涉及的数字版权保护问题，最后，根据档案工作实际情况提出解决数字版权问题的具体措施。

关键词：档案异构数据库；整合；数字版权保护

在对档案异构数据库资源进行整合的过程中，由于整合是对馆藏数字化资源和接收现有电子档案资源进行的，经过对馆藏档案信息资源数字化和现有档案电子化这两种模式来加强档案数据库建设，档案数据库成为当今档案信息资源建设的重要桥梁。而馆藏档案数字化和现有档案电子化涉及的数字版权保护问题也较为突出，及时研究解决档案异构数据库资源整合中的法律及其保护问题，具有重要的意义。

1 数字版权保护的积极作用

1.1 促进现代档案工作理论的发展和完善。数字版权保护是一个动态的概念，尤其在信息化进程中，随着多种高新科技的影响，版权保护也在不断发展。加强对档案异构数据库资源整合中数字版权问题保护的研究，是档案工作理论得以发展和完善的基础条件，能为档案部门实现档案信息资源共享创造有利条件，档案信息资源共享的实现，利用了现代的网络技术、数字技术、多媒体技术，依托国家信息高速公路，以网络传输为主要工作手段。网络所固有的管理非中心化、信息的不可控性、互动性等特点，给档案异构数据库资源整合工作中数字版权保护带来了前所未有的挑战。

1.2 数字版权保护对改进档案工作方法与管理模式有着积极的意义。加强档案异构数据库资源整合中的数字版权保护，明确数字版权保护的内容、范围，其目的之一就是在法律许可的前提下，能够充分发挥信息网络高速、快捷、高效、海量的特点，实现档案信息资源的广泛开发和利用。

1.3 促使我国档案工作的法制化体系建设。由于《中华人民共和国档案法》作为我国传统的档案法，在随着网络传输以及现代数据复制技术的不断发展已经难以应对档案异构数据库整合中涉及的档案信息资源共享的数字版权保护问题[1]，面对新情况、新问题，我国档案法律体系将及时做出调整，来满足档案异构数据库之间数据互操作的数字版权问题。

2 数字版权保护问题

各级国家档案馆在对档案异构数据库资源进行整合中，由于所整合的对象是馆藏数字化档案资源和新接收的电子档案，再加上档案异构数据库整合需要借助在网络环境下进行，网络链接问题所涉及的数字版权问题变得尤为复杂。同时，在对档案异构数据库资源整合中，需要对这些异构的档案数据库信息资源进行转换，这些都给档案数据库数字版权保护问题提出了新课题。关于档案异构数据库整合中的数字版权问题主要表现在以下几个方面：

2.1 档案数字化转换操作。对档案馆藏原件的缩微扫描数字化转换操作容易造成侵权[2]。档案异构数据库资源整合实现共享的前提就是将馆藏档案实体进行数字化，并将数字化后的档案电子版上传至档案数据库中，借助档案网站进行传播。各级国家综合档案馆在对馆藏档案资源进行数字化操作中，以及在档案异构数据库资源整合中，由于各个档案数据库在结构上存在差异，因此，在实现档案异构数据库资源整合中，要对结构上存在差异的数据库内容进行数字化格式转换。这些均易造成对馆藏档案原件的著作权人的侵犯。

2.2 整合过程网络链接操作。档案异构数据库资源整合中，网络链接是目前大多数档案将采取的主要方式，这种网络链接操作容易造成侵权[3]。在对档案异构数据库资源整合中，档案网站整合成为当今对档案信息资源整合的重要途径。而在网站链接中，有的档案馆所采用的链接方式所指向的被链网页的网站地址，但是，在源链接网站的地址栏未显示在该档案网站首页，这些都将造成侵权[4]。

2.3 整合数据格式转换为同构数据库操作。由于我国对档案数据库的数字版权的保护主要看其是否具有独创性，而其独创性主要体现在档案数据库内容和编排两个方面上。目前，我国形成的档案数据库无论在内容还是在编排结构上都各具特色[5]。一般内容都是以各自馆藏资源为主，各地的馆藏资源存在着众多的差异，这些馆藏内容映射出各地的历史变迁、民俗等。而在编排上，各个国家档案管理部门对其建立的档案数据库在开发时形成的结构和数据类型均不一致。因此，这两个方面都体现出了档案数据库开发者的独创性，也就受到数字版权的保护。在对档案异构数据库资源进行整合与服务集成的过程中，需要将这些异构数据库的数据格式转换为统一的格式，或运用系统论的思想，将同一主题的档案信息整合为一个专题档案数据库，这些都将遇到版权问题。

3 数字版权保护措施

针对各级国家档案馆在档案异构数据库资源整合中所涉及的数字版权问题，笔者认为，应从以下几个方面来解决这些问题。

3.1 强化档案鉴定工作。将档案鉴定工作提前至文件阶段来开展，区分开放档案与保密档案，做好解密划控[6]。目前，各级国家档案馆在对开放档案进行鉴定时，态度较为保守，而有的单位在档案鉴定阶段忽略不做，特别是现在网上开放鉴定工作更是困难。由于档案工作人员对档案的价值了解不够，不敢轻易下定论。因此，笔者认为，在对档案异构数据库资源进行整合与服务集成时，各级国家档案馆在进行档案数据库互访或统一检索操作时，各个独立的档案部门可将鉴定工作迁移至文件产生阶段，由文件具体工作人员对其进行鉴定。因为在文件形成时，工作人员对此份文件的价值了解较为深入，而当文件进入档案阶段，档案鉴定部门再对此进行复查。这样，可在一定程度上实现对到期档案价值的鉴定。经过调查，发现厦门市档案局在对档案鉴定上采取了三个环节的鉴定：首先，由文件具体操作人员来执行此操作；其次，由档案鉴定部门对之前文件具体操作人员的操作进行审核；最后，由档案局负责人进行全面审核，对其进行解密划控操作。因此，在对档案异构数据库资源整合中，通过强化档案鉴定工作可以在一定程度上预防档案异构数据库整合对数字版权的侵犯。

3.2 在技术上保障档案异构数据库整合中数字版权的保护。为了做好档案异构数据库整合中的数据库保护问题，除了建立健全数字版权法外，还应加强技术运用与监管。通过采用先进的计算机技术，可以有效地防止各种盗版与非法复制行为的发生，防止各档案数据库之间互操作的侵权行为的发生，才能更好地保护各个档案数据库的数字版权。借助当今高新计算机技术，对档案内容数据库进行必要的技术设置，如数字水印技术，对档案内容进行保护，防止档案利用者对其进行非法复制操作。对于有特殊需要的档案利用者，采取登记申请的办法，同时，还要签订相关的合同，以防对档案数据库数字版权的侵犯[7]。

3.3 建立利益协调机制。由于在对档案异构数据库资源进行整合的过程中，每个档案数据库都是独立的，都含有丰富的馆藏资源，还有的档案数据库中有自己馆藏的特色数据库[8]。虽然，对档案异构数据库资源进行整合的操作，每个档案数据库仍然是独立的，不受其影响，但是，各个档案数据库中的档案信息资源将在一定程度上实现全国范围内的社会共享，这样，会导致有些档案部门利益受到侵犯。同时，档案异构数据库资源整合中，根据档案利用者的档案信息需求进行整合检索档案利用者所需的信息时，会出现将各个独立的数据库中的资源收集整理完提供给档案利用者，这种操作将影响到有些单位的利益，这些单位将不乐意进行资源的整合操作。一旦整合了，其特有的馆藏资源将成为公共的[9]，因此，在对档案异构数据库资源整合操作时，做好各方的利益均衡工作是十分必要的。随着社会公众的素质的提升和对数字版权保护意识的增强，在实现档案异构数据库资源整合中，档案数据库之间的互访及互操作检索问题将产生具体的数字版权保护问题。可以根据各方主体达成协议，实现利益上的平衡，形成一种健全的经济关系。这不仅对法律制度起着良好的补充作用，而且，能够为档案异构数据库资源整合中数字版权保护营造一种合理的协调机制，大大减少利益各方的精力和物力浪费[10]，对档案信息资源的互访与实现共享有着积极的意义。

3.4 区分好所使用的链接方式。对于档案异构数据库整合采取链接方式问题，应区分所使用的链接方式所指向的被链网页的网站地址是否在源链接网站的地址栏中显示出来。若是链接转入的是被链接网站的首页，这时，网站地址栏上显示的是被链接网站的网址，那么，链接功能只是引导档案利用者进入另一个网站，它并未对被链接网页的内容进行复制和传播，这种情况则尚未涉及数字版权问题。若源链接网站的地址栏中并未显示被链接网站的网址，而是对被链接网站的网页内容进行重新编排或调整其结构，那么，此时，其内容还是来源于被链接网站的内容，因此，这种情况还是牵涉版权问题[11]。所以，在对档案异构数据库资源整合时，若采用链接方式进行时，需要考虑到版权问题，在链接时需要将被链接网站的网址在地址栏中显示出来，避免侵权问题的产生。

4 结束语

通过分析档案异构数据库整合中涉及的数字版权保护问题，加强对档案异构数据库资源整合中涉及的数字版权问题进行保护。档案异构数据库资源整合中的数字版权保护将是我国档案界研究的一个热点。只有处理好涉及的版权保护问题才能保证档案异构数据库资源整合工作的顺利进行，为我国数字档案馆建设提供保障。

参考文献

[1]丁璇.保护、冲突与协调——档案信息资源共享中的知识产权保护[D].合肥：安徽大学，2006.

[2]肖文建,刘志,杨雁.数字档案馆建设中的知识产权风险探析[J].档案时空,2008(10):20～21.

[3]蒋冠.网络环境下档案信息资源整合研究[D].湘潭：湘潭大学，2005.

[4][11]王少辉.电子文件管理中的版权和隐私权法律保护问题研究[D].武汉：武汉大学，2004.

[5]鲁欣.图书馆视角下的数据库知识产权保护[J].图书馆杂志,2009(06):23～25.

[6]曲红军.档案工作信息化建设与知识产权保护[J].兰台内外,2004(05):16.

[7][9][10]郭红.网络背景下档案信息的知识产权保护[J].档案时空,2008(08):12.

[8]江向东.版权制度上的数字信息公共传播[M].北京：北京图书馆出版社，2005年版.

(作者单位:中科院福建物质结构研究所 来稿日期:2012-03-21)

作者：王雪萍