浅谈政府档案的更新换代

2022-09-10

当今人类社会已步入信息时代, 网络越来越强烈地介入我们的生活。在知识经济时代下, 信息正在以前所未有的速度膨胀和爆炸, 而未来的世界是网络的世界, 我国政府机关要在这个信息世界中跟上时代的步伐, 就必须要能更快地适应这个高科技的社会, 要具有从外界迅速、及时获取有效科学信息, 传播科学信息的能力。

计算机网络已经深入到社会的每一个角落, 人们可以利用网络开阔视野。网络不但可以帮助我们获取各种最新的知识和信息, 对生活都有很好的指导作用, 而且利用网络可以进行现代化办公和信息共享, 即使在异地也可以利用计算机远程程序参与政府的经营管理——文件制作、计划制定、财务管理、人事管理、数据统计和处理、结果分析, 可以进行档案的辅助设计 (CAD) 、辅助制造 (CAM) 等等。置身于政府综合信息系统中, 政府档案也发生了巨大变化。

政府档案实现计算机全程管理后, 适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在各项管理活动中, 电子档案逐步取代了纸质档案, 使政府办公效率更加快捷, 彻底地改变了传统的办公方式;CAD制图取代了手工制图, 使图纸精度更高, 更有利于修改和重复使用。通过电子制图使图纸的存储、查询和修改都变得快捷、方便。电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力, 保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力。档案工作中将一些固定模式做成矢量文件固化下来, 再利用时可随时取用, 既可以提高归档效率、缩短归档周期, 又可以减少档案人员的劳动强度。

旧的政府档案如文书档案、会计档案、科技档案、荣誉档案、声像档案、基建档案、设备档案、科研档案等传统分类方式将被取代, 形成政府综合信息系统中单体管理模块。一份完整的政府档案信息将存储在管理系统中, 通过授权的方式, 达到信息共享的目的, 这使得在政府综合信息系统管理过程中, 分类将更详细、更科学、更规范。

以往的档案人员采取的是被动的工作方式, 但在当今信息量大、信息流转快的环境下, 如果专职档案人员不积极介入文件的形成和保管过程中, 一部分文件就很有可能无法被很好地保存下来或即使保存下来也难以再利用。政府无时无刻不在产生着各种各样的电子档案, 这要求档案人员不能静等文件的最后形成与归档, 他们必须在产生电子档案的源头就行使档案的监督指导职能。

目前, 国际上实行的档案归档方式是全过程的监控管理, 在项目一开始档案人员就介入其中, 归档期间产生的每一份文件、图纸, 拍摄的每一张照片, 收到的每一份传真, 召开的每一次会议记录, 修改的每一份文件、图纸等资料都要用纸质和电子两种方式进行存储, 做为单体项目档案统一保管起来。

电子版用于网上检索、浏览、重复利用以达到资源共享, 纸质版将作为法律依据封存起来。旧的档案管理系统的管理功能单一, 只有单纯的借阅、归还和简单的统计功能, 数据信息简单、信息量少, 不能适应当今快速发展的信息大潮。为了能更好地利用政府电子档案, 体现电子信息内在的价值, 充分发挥电子档案的作用, 政府需要一套功能全面、操作性强、安全性高的专业档案管理软件, 要符合国家对电子档案的基本要求, 遵照国家颁布的电子档案管理规定, 高效、快捷、安全地管理好电子档案信息这一宝贵的政府资源, 它既是当地政府的财富, 也是国家的财富, 更是人类社会发展的动力源泉。

新一代的档案管理系统要有多个管理功能模块, 可自行增加或删除模块, 要集借阅、归还、浏览、收集、整编、查询、检索、备份、导入、导出、统计、打印、销毁、刻录、扫描等于一身, 实现多功能、多元化、可操作性强的特点, 保密性、安全性要高。

就目前政府档案管理现状, 新一代档案管理系统既要适应传统的纸质档案的管理模式, 又要能处理高科技条件下的电子信息, 安全可靠地充分利用网络这条信息高速路, 发挥电子信息高效、快捷的作用, 实现政府档案自身的价值。当然, 我们仍需要挖掘纸质档案的潜力, 继续为我们服务。

至此, 政府档案的保管不再只是以卷盒、柜架、排架为装具, 更多的是要以磁盘为载体的“虚拟库房”。这就对档案工作者提出了更高的要求, 要求档案工作者掌握更高的专业知识, 有更高的责任心和事业心, 积极地参与到政府行政工作的每一个方面, 完成生产资料的收集、整编、修订、归档以及档案的存储、利用, 为政府的高效规范行政做出贡献。

摘要：如今政府档案的保存方式发生了很大的变化。电子档案已经逐渐的代替了之前的纸质档案, 利用CAD制图逐渐的代替了手工绘图, 老旧的整编方式也渐渐淡出了现在档案的分编流程, 政府档案已经形成了综合信息系统中单体管理模块。专职档案员须在接收电子档案的初期就行使档案的监督保管职责。新一代的档案管理系统要有多个管理功能模块, 要有多功能、多元化、可操作性强的特点, 而保密性、安全性要比之前的保管方式更加有效。

关键词：政府综合信息系统,电子档案,单体管理模块,档案管理系统