关于在国有企业管理中档案年检的探讨

2022-09-21

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有价值的各种形式的文件材料。随着国有企业的不断发展, 在企业管理的过程中, 遵循档案管理工作流程, 即立卷归档一借阅一收集、移交、整理、统计一鉴定、销毁的四个步骤, 对归档文件管理工作八大环节, 在对文件的收集一价值鉴定一装订一分类一排列一编号一编目一装盒的过程中, 以佛山水业为例, 做为国有企业档案, 主要有综合档案、基建档案、设备档案、主营业务档案包括水质档案和管线档案、会计档案、客户档案、声像档案和实物档案, 对各类档案利用情况要求统计, 并且对档案检索工具和档案编研成果按时填报, 对档案工作人员定期培训, 档案库房标准化管理, 有温湿度登记分析控制。在国有企业管理中档案年检是档案管理中起到积极的推动作用。此文提出档案年检十要素, 并对提高档案年检工作提出建议。

一、档案年检十要素

(一) 在档案管理中要制定档案工作计划和管理制度

应当明确企业档案工作有分管领导, 企业在职在岗的档案工作人员参加岗位培训, 建立了本单位的档案工作网络;专职档案工作人员参加档案法律法规学习和继续教育;对本单位、本系统的档案工作进行监督、指导。

(二) 对档案工作人员的有相应要求

必须明确企业档案工作有分管领导, 从事企业档案工作的人员参加岗位培训, 建立本单位的档案工作网络;在档案工作人员参加档案法律法规学习和继续教育;对本单位、本系统的档案工作进行监督、指导。

(三) 在文件材料收集方面

针对国有企业年内形成的各种门类和载体的文件材料收集完整、准确、系统。

(四) 文件材料归档

对归档文件材料分类科学、整理有序, 整理质量符合国家、省、市规定的要求。针对没有未整理的积存文件, 或每缺少一类档案整理, 其中文件分类、保管期限确定、装钉、排列、编号、装盒、归档 (立卷) 说明等存在问题要及时发现随时整改。

(五) 档案目录

企业管理中的档案工作列入单位年度计划, 制定档案工作年度计划;建立和健全本单位档案工作管理制度, 要求建立《档案综合管理实施办法》、《分类编号办法》、《各类档案管理办法》、《各类文件材料归档范围与保管期限表》、《综合档案室工作职责》、《档案员岗位职责及考核办法》、《档案保管 (库房管理) 制度》、《档案借阅利用制度》、《档案统计制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁、移交制度》等全套 (11项) 制度。

(六) 档案鉴定

国有企业必须建立和健全库藏档案的类别和数量、基础设施、开发利用、网络人员等统计台账, 有档案查阅利用登记原始记录。

(七) 纸质档案移交

应归档的文件材料按规定向本单位档案室或档案工作人员移交;按时按质向集团档案室移交上一年党政工团档案 (企业管理) 目录 (含电子文件) 。

(八) 档案编研

编制发文汇编, 编写年度大事记;

(九) 档案保管条件

档案库房面积能满足档案保管要求, 安全适用, 档案装具符合安全保管要求;档案“八防”设施落实, 保管保护措施到位, 无事故、无安全隐患。

(十) 档案统计

建立和健全库藏档案的类别和数量、基础设施、开发利用、网络人员等统计台账, 有档案查阅利用登记原始记录。

二、提高企业档案年检工作的几点建议

(1) 建立档案年检工作制度和坚持部门 (岗位) 预立卷制度。 (2) 建立健全档案年检工作网络。 (3) 加强档案年检业务知识培训。 (4) 刻制内部使用的部门公章, 以解决上下行文档案材料的可信问题。增强工作人员的档案材料的公有意识, 不能把工作中形成的档案材料当作私有财产, 全体工作人员应把工作中形成的综合档案、基建档案、设备档案、主营业务档案包括水质档案和管线档案、会计档案、客户档案、声像档案和实物档案, 应定期向本单位部门移交。