基层档案馆(室)数字化建设浅议

1 基层档案馆 (室) 数字化建设迫在眉睫

1.1 基层档案馆 (室) 数字化是馆 (室) 藏信息化的需要

档案馆 (室) 是信息资源的主要集散中介之一。基层档案馆 (室) 的信息化是社会信息化的产物, 而基层档案馆 (室) 信息化又加速了社会信息化的进程。21世纪是信息化的世界。随着信息技术的飞速发展, 人们已经认识到, 当前国际传统和科学技术的竞争更多地是体现在信息资源的竞争上, 基层档案馆 (室) 信息系统必须向更高层次发展, 向网络化、数字化方向发展, 从而在信息服务的广度和深度上以及在时间和空间上得到更进一步地发展, 和现代科学技术接轨, 只有这样, 基层档案馆 (室) 才能和其它信息部门一样齐头并进, 发挥好各自的作用。

1.2 基层档案馆 (室) 数字化是馆藏社会化的需要

在高度信息化的今天, 基层档案馆 (室) 已成为“信息高速公路”上的“中转站”, 信息化社会的“信息仓库”, 它能为社会提供多方位、多层次、多门类、多功能的信息服务。信息资源的网络化使得基层档案馆 (室) 的传统时间和空间得到延伸和扩展, 电子网络化的信息资源成为所有基层档案馆 (室) 的网上用户都能平等使用的资源。地域、时间等的差异被极大地缩小了, 数字档案成功地完成了其在信息资源与利用者之间的中介作用。档案信息不在是“养在深闺人不识”的史料, 而是为社会广泛利用的宝贵信息资源了。

1.3 基层档案馆 (室) 数字化是馆 (室) 藏共享性的需要

基层档案馆 (室) 作为人类知识的仓库, 历年来积累了丰富、系统的档案信息资源。虽然传统基层档案馆 (室) 在理论与实践上也提出信息资源的共建共享, 但受技术条件等的制约, 这只是一句空话, 其信息资源共享的广度与深度是与数字档案馆 (室) 所无法相比的。现代化的网络技术, 使数字档案馆 (室) 的信息利用共享性特点体现出了跨地域、跨行业的资源无限与服务无限的特征, 体现出了跨地域、跨行业的资源共建的协作化与资源共享的便捷性。在数字档案馆 (室) 时代, 基层档案馆 (室) 联盟的信息共享共建模式将会日益得到发展。

2 对基层档案馆 (室) 数字化建设的几点思考

2.1 基层档案馆 (室) 的同仁必须更新观念, 加强对基层档案馆 (室) 数字化建设的认识

改革开放20多年来, 档案界有识之士撰写了大量论文来论述基层档案馆 (室) 的改革, 但不论论及哪方面的改革问题, 最终都不约而同地归结到观念更新上来, 大家认为:只有更新观念, 才能继续改革, 深化改革;否则, 改革将难以为继。因此, 我们必须更新观念, 进行观念革命, 必须深刻认识到:当今谁在信息化上起步早、投入大、转变快, 谁就能够取得主动权, 在事业中处于领先地位, 这几乎是当今世界发展的一条规律。我们只有接受挑战并作出相应的变革, 才能顺应基层数字档案馆 (室) 的发展趋势及其所提出的要求, 才能明确目标, 理清思路, 采取相应的措施, 找到一条快速发展基层数字档案馆 (室) 建设的路子来。

2.2 严格按照标准化、规范化的要求, 建设高质量的基层数字化档案馆 (室) 藏

基层档案馆 (室) 数字化的前提是标准化、规范化。而基层档案馆 (室) 工作的标准化、规范化应从基础业务工作做起。国内各级档案馆 (室) 现代化建设的实践表明, 档案馆 (室) 基础工作做不好, 即使软、硬件系统再好, 建立的自动化系统在实际运行过程中也会出现这样那样的问题, 那么基层档案馆 (室) 就不可能真正实现现代化。具体来讲, 实现基层档案馆 (室) 工作的标准化、规范化一方面我们要在思想上明确基础业务工作的标准化、规范化与基层档案馆 (室) 实现数字化之间的关系, 积极主动地学习和掌握有关标准, 并在实际工作中严格执行, 为基层档案馆 (室) 数字化建设打下一个良好的基础;另一方面, 基层档案馆 (室) 要建立健全并完善各项规章制度, 以使基层档案馆 (室) 的各项工作逐步走上正规化、法制化的轨道。

2.3 建设一支高素质的档案专业队伍

在过去与现在的基层档案馆 (室) 管理与服务中, 我们一贯强调“利用第一”的管理理念, 这在当时的形势下无疑是正确的。但在当今知识经济的时代, 对“人”的认识也在逐步加深, 企业界已提出“科技以人为本”的口号。同样, 基层数字档案馆 (室) 也对工作人员的素质也应该提出新的和更高的要求。新的形势技术环境和服务模式的变化, 改变了档案馆 (室) 的各项传统角色的职能, 对档案馆 (室) 工作人员提出了新的和更高的要求。从整体上讲, 现有的档案工作人员的知识结构和技能还无法适应基层数字档案馆 (室) 工作的需要, 因此, 尽快地提高档案工作的人员素质, 以适应基层数字档案馆 (室) 建设的需要将是建立基层数字档案馆 (室) 必须全力解决的一个核心问题。因为没有一支高素质、高水平的档案专业人员队伍来从事这些工作, 基层数字档案馆 (室) 的工作是无法正常运转的。今后, 知识丰富、才能全面的复合型人才将成为基层数字档案馆 (室) 专业人员的主力。由于要掌握基层数字档案馆 (室) 的各项技能与技术不是一朝一夕就能完成的, 因此基层档案馆 (室) 应当尽早行动。除了要把好档案干部队伍进人用人关之外, 还要对现有工作人员进行各种业务知识和技能的培训教育与进修, 并使这样的培训和继续教育制度化, 这是从根本上改变档案专业队伍基础结构、提高档案工作人员素质与水平的一个好办法, 也是适应建立基层数字化档案馆 (室) 工作的重要保证。

2.4 广泛吸取和借鉴国外及其他行业的经验教训

在基层档案馆 (室) 数字化建设方面, 就世界范围来看, 美国、日本等经济发达国家起步早、发展快、网络水平高;就我国范围来看, 图书、情报等信息行业进展较快, 而我们档案馆 (室) 系统起步晚、进度慢, 面临的困难、问题还很多。因此, 我们要认识汲取国外、其他行业的经验教训, 在财政困难的情况下, 基层的档案馆 (室) 数字化建设力求少走弯路, 以避免资金和设备的浪费和闲置, 使每一笔投入都能发挥最大效益。在我们起步较晚的情况下, 要虚心学习, 加快步伐, 迎头赶上, 不做信息行业的落伍者。总之, 要有计划、有步骤、有措施, 并结合我们自己工作的实际实施基层档案馆 (室) 数字化建设, 使我们基层的档案馆 (室) 的数字化建设能够早日得以实现, 从而为我国的社会主义现代化建设做出我们档案行业应有的贡献。

摘要：知识经济为基层档案馆 (室) 的生存与发展营造了一个全新的网络信息环境。作为人类文明的产物, 基层档案馆 (室) 应如何面对新世纪、世界范围内高新技术迅猛增长的深刻影响和经济全球化的主导趋势, 更新思想观念、改变服务方式、注意人才培养、加快自身数字化的建设, 从而使档案工作更好地为社会主义现代化建设服务, 是我们面临的一场严峻的革命。

关键词：档案馆,数字建设