现代高校秘书工作探讨和基本素质刍议

办公室文秘是党政机关的窗口和神经中枢, 是各个部门不可缺少的一部分, 它的好坏直接影响着机关的工作效率和形象。文秘人员担负着大量而又繁杂的上情下达、下情上达和文件起草、事务催办、文档管理等工作, 因而文秘人员素质的高低将直接影响各级党政机关的工作效率和质量。

在2 1世纪的头十年, 社会不断向前发展。随着科教兴国战略的逐步实施, 高等学校办学功能不断拓展, 规模不断扩大, 办公室工作牵涉面越来越广、事务越来越繁杂, 对高校办公室秘书人员的素质也提出了更高的要求。

当今世界处于知识经济时代, 高校秘书工作者如果没有过硬的思想政治素养、深厚的理论功底、扎实的业务能力和强健的身心素质, 就会被高速发展的社会所淘汰。因此, 高校秘书工作者必须全面提高自身的素质, 以适应知识经济时代的要求。

1 思想政治素质——秘书工作的必备条件

思想政治素质是秘书人员必备的、最基本的条件。

从1995年江泽民同志提出“领导干部一定要讲政治”以来, 提升各级干部的政治素质, 成为我们党的一贯要求。这就决定了各个层次的干部队伍首先必须具有高度的政治修养。

高校办公室是学校党、政综合办事机构, 处于高校管理系统中的核心地位, 办公室的每项工作, 都是政治性很强的工作。秘书人员直接服务于领导, 面向师生员工, 接触机密多, 需要与不同层次的人员交往。秘书人员思想政治觉悟的高低将直接影响学校形象及领导的威信。因此, 新时期高校秘书更应该具备较高的思想政治素质, 保持政治上的清醒和坚定, 严格遵守保密纪律, 克服各种错误思想的侵蚀。从实际工作中看, 办公室秘书无论是起草公文, 还是处理事务, 都要从政治的高度出发, 都应具有较强的政治敏锐性和政治鉴别力, 善于从政治高度认识问题、处理问题。

2 基本理论素质——秘书工作的基本前提

理论素质是指马克思主义理论功底和水平, 是对马克思主义基本理论的掌握和运用。具备深厚的理论素质是胡锦涛同志对各级干部提出的要求, 也是高等院校秘书工作人员在面对高等教育改革、高等教育国际化等问题时必须具备的素质。

在实行教育改革和科教兴国的今天, 秘书人员提高理论素质, 最根本的就是要加强马克思主义理论修养, 加强对马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的学习, 掌握理论的精髓和实质, 与时俱进, 积极探索各项工作的新思路、新方法。

高校的文秘人员必须用科学发展观来武装自己的头脑, 才能从根本上把握高等教育发展的脉搏。只有具备足够的理论基础, 在处理日常事务时, 才能勇于探索、敢于创新, 才能提出切实可行的解决学校问题的办法。

3 业务能力素质——秘书工作的核心技能

在知识经济迅速发展的今天, 秘书人员必须具有极高的业务水平和办事能力, 才能适应当今快速发展的时代。秘书工作业务性很强, 改革开放的新形势给文秘工作提出了更高的要求。

首先, 提高业务水平要有广博的知识面和现代化的技能, 要做到“精、勤、博、新”。

“精”是对公文处理等基本业务要精通, 明确公文处理规范。“勤”是要勤学, 多向老秘书工作者请教, 多向领导请教。“博”就是俗话所说的“秘书肚, 杂货铺”, 在当今时代, 高校秘书工作者应熟悉教育、经济、法律、哲学以及相关学科的知识。“新”是要求秘书人员要与时俱进, 掌握现代化的知识和技能, 如电脑网络知识和办公自动化技能等, 甚至还要掌握驾驶技术。只有做到“精、勤、博、新”, 才能适应当今社会高效率、快节奏的步伐, 才能准确快捷地为领导搜集、整理信息, 为领导决策提供有效的依据。

其次, 要具备解决问题和处理事务的能力。秘书人员要勇于负责, 敢于处理自己职责范围内的问题, 要头脑灵活, 沉着冷静, 遇到紧急情况和意外事件, 能迅速拿出解决办法, 把问题处理的圆满。秘书人员还要善于沟通与各方面的联系, 与上下级和各部门都保持融洽的关系, 使各职能处室通力合作, 使各项工作得以顺利开展。

4 身体心理素质——秘书工作的重要保证

高校办公室工作任务繁重, 关系错综复杂。这就要求秘书人员要始终保持良好的身体和心理状态, 这也是做好秘书工作的重要保证。

就身体方面来说, 要有一个健康的体魄。一个合格的秘书人员既能坐得住, 又能跑动路。除了能坐住办公室、会议室, 还要有跑路的素质, 从早到晚马不停蹄而身体不垮, 良好的身体素质是关键。

同时, 要具备良好的心理素质, 只有较强的心理适应能力和心理承受能力, 善于控制情绪和心态, 才能敢于正视各种困难和挑战, 正确对待挫折, 做好秘书工作。

办公室工作必须要有吃苦耐劳、埋头苦干的奉献精神, 才能把各项非常具体的工作做好, 比如文件传真的收发登记, 各类文书的起草校对, 上级来宾的迎来送往、派车买票、安排住宿等等都得具体落实。这些具体事务都是为了配合高校的教学科研工作。此外, 在某一个时期, 学校可能临时有比较重要的工作, 任务会来得比较急, 质量要求还很高。因此, 有人总结出办公室工作有三多:加班加点多, 吃苦受累多, 挨的批评多。

因此, 秘书人员应该具备善于调节自己情绪的素质, 在工作中要始终保持乐观向上的心态和稳定的情绪。

总之, 高等学校的文秘工作和地方党政部门的文秘工作既有一定联系, 又有明显区别。它一般没有政府部门文秘人员浓重的权力色彩, 也没有借助地方政府党政首长权力而形成的威势。在教授、专家云集的高等学府, 秘书对内是“枢纽”, 要参与政务, 管理事务, 搞好服务;对外是“窗口”, 要经常接待各方来宾, 受领导委托处理各种事务。因此, 高校秘书人员素质如何, 直接影响工作的水平和效率, 也直接关系到一个学校的形象和声誉。

因此, 全面提升文秘人员的素质修养不仅是一个热门的话题, 而且更是一个迫切需要解决的问题。高等学校秘书人员只有不断提高自身素质, 才能逐步适应工作的需要, 才能更好地履行工作职责, 保证全校工作的协调运转。

摘要：高校秘书承担着为领导服务、为教学服务、为师生服务的重要职责。在21世纪的头十年, 高校教学、行政管理等方面都面临着巨大的挑战, 秘书人员必须具备一定的思想政治素质、基本理论素质、业务能力素质和身体心理素质。

关键词：现代高校,秘书工作,基本素质