对现代档案管理工作的分析

现代档案管理工作的地位作用是由它在建设有中国特色社会主义中的特定作用决定的、客观的, 因而必须高度重视、加强建设, 争取档案管理工作上档次, 上水平、规范化、科学化、促进社会和经济的高速发展。

1 要争取领导重视, 提高全民档案意识, 努力强化自身建设

档案管理工作从一定意义上说是一项社会工作。因此, 首先是领导要有较高的认识, 要高度重视档案管理工作, 关心档案管理工作, 支持档案管理工作, 这是搞好现代档案管理工作的关键条件;其次是要大力宣传有中国特色的社会主义现代化档案管理工作的重要性和作用, 让群众了解档案管理工作的作用, 使他们自觉地关心支持档案管理工作, 使档案管理工作有一个可靠的、广泛的、群众基础, 这是做档案管理工作的基本条件。再次是要加强自身职责, 档案管理工作要有全心全意为党、为人民服务的精神, 敬业爱岗有强烈的事业心, 有一支整齐的专业档案管理工作者队伍, 这是做好现代化档案管理工作的首要条件。

2 准确定位, 优质服务社会

为了档案管理工作更好地服务于经济建设, 要找准档案管理工作为市场经济服务的结合点, 市场经济对档案管理工作既是挑战又是机遇, 关键如何把握机会, 及时调整对策, 找准为经济服务的结合点。档案管理工作者要扩大服务领域, 延伸档案管理工作, 随着经济的发展, 档案管理工作在广度和深度上都要发生了深刻的变化, 这要求档案管理工作者必须扩大领域, 从过去面向机关为主, 拓展到面向整个社会, 主动贴近经济建设的主战场, 同时改变服务、方法和手段、建立起系统的、规范的和科学化的服务体系, 把服务工作搞好。要加强档案管理工作部门的信息指导作用和提高作用, 帮助被指导单位、部门完善基础工作。市场经济是法制经济, 档案管理工作为市场经济服务必须通过法律手段来解决和处理档案管理工作中出现的问题, 严格执行《档案法》等有关法律, 使档案管理工作适应法制经济的需要。要切实加强领导, 做到优质服务社会、服务经济发展。

3 要改善基础条件, 提高科学管理档案管理工作的水平

各级党委、政府和各部门要把档案管理工作深入现代化建设中的重要工作, 把它提上议事日程, 采取有效措施, 解决实际问题, 要努力改善基础条件, 对档案管理工作要舍不得精力, 加大档案管理工作的投入各级领导机关要把档案事业引入各地部门的国民经济和社会发展计划, 解决人员不足, 经费紧缺, 设备落后的问题, 为档案管理工作创造一个良好的内外环境。

首先, 做好档案管理工作为经济建设服务, 要搞好档案信息资源的开发利用。开发档案资源为经济建设服务是时代的需要, 客观实践的需要, 因此, 要用科学的手段, 做好基础工作。过去由于一般档案部门不注意基础工作, 造成档案实践残缺不全, 整理也不是很科学, 检查工具单一, 给档案信息开发带来了不利因素的现象存在, 因而就从一定程度上影响了档案为经济服务的功能, 所以开发档案信息做好基础工作是重要的, 要搞好收集, 丰富档案资料, “巧妇难为无米之炊”, 必须先有档案资料, 然后才谈得上, 档案资料信息资源的开发利用, 要有丰富的馆藏, 宝藏才有为社会服务的条件, 为社会建设服务的条件, 才能开发出丰富的有用的信息资源, 满足社会各方面的需要, 收集工作要明确收的种类、数量、质量, 要制定出收集的范围和步骤, 进馆档案的质量标准等要采用电脑, 电控等现代手段来建设信息资料的面要广, 内容要丰富, 科学价值要高。不仅要收集党政机关的, 国营企业的, 也要有选择地收集集体和个人的, 不仅要收集党政机关文书档案还要收集科技档案, 不仅要收集纸张档案, 还要收集其他各种载体制成的档案等等。做好档案管理工作先收集还不行, 还得加强档案的整理工作, 为了丰富多样的档案资料, 而不进行整理式整理的不科学, 不能说真正做好了档案管理工作, 档案的整理要做到科学有序, 有规可循要程序化, 有目可查, 具体来说, 是要分明别类, 全宗区分清楚, 全宗内档案, 要分类, 分类要科学, 科学地组织保管单位, 宗卷不能庞杂, 案卷题名要能够揭示案卷内档案的内容, 卷数文件和案卷要编号, 还要编目, 为了目录才方便档案的查找。档案如果没有分类或分类不科学, 案卷题名与案卷内容不符, 或案卷题名没有把内容体现出来, 就会造成档案有目难卷。因此, 档案一定要进行整理, 只有科学地整理档案, 同时, 有些档案信息要主动上门服务, 要通过广告宣传, 扩大其使用程度。只有这样才能够有效地开发利用档案信息资源, 为经济建设服务, 为社会。同时, 还要编制多种检索工具, 要解决长期存在的检索工具单一的问题。长期以来, 一些档案馆的检索档案主要是依靠案卷目录, 既使编过一些专题卡片, 也未发挥出应有效果。不少档案馆的检索工具的状况与其档案数量和内容相比是极不相称的。单一的检索工具影响档案的查全、查准率。总之, 编制检索工具是做好档案管理工作的一个重要方面。

其次, 做好档案管理工作, 开发利用好档案信息资源, 不仅要有热情的服务态度, 还必须采用灵活多样的方式, 健全各种服务措施, 做到积极主动地为经济建设服务, 为社会服务, 要开辟好阅览室, 要有足够的案椅, 还要有休息室, 为查阅、利用档案者提供良好的阅览环境, 明示阅览时间, 保证阅览时间, 配备各类工具书供利用者使用, 工作人员要指导查档人员如何使用检索工具, 解答利用中的具体问题。举办档案展览, 能使人们直接了解和掌握许多新的档案资料和线索, 能够引起各级领导对档案管理工作的重视, 通过新闻媒介的宣传更能增加社会效益。积极地开展档案编研工作, 加强档案史料的编纂出版工作, 向社会提供系统的档案史料。

总之, 要做好档案管理工作, 是一项社会的系统工程, 需要领导的重视、社会的支持, 自身的努力, 但关键是要转变观念, 改变服务方式, 提高服务水平。特别是在服务形式上要变被动服务为主动服务, 变封闭型为开放型。开展咨询业务, 档案技术人员身入到各机关企事业单位, 现场调查进行档案业务技术指导, 沟通单位信息, 使之互通有无, 档案管理工作者同时提高自身业务素质, 不断更新知识结构, 只有这样才能做好档案管理工作, 为经济建设服务, 为社会发展, 实现档案管理工作的社会价值。

摘要：档案管理工作是通过管理档案和提供档案信息为社会和经济服务的业务活动。现代档案是促进现代经济和社会发展的重要的信息资源, 它通过有价值的文字、图表、声象等不同形式的历史记录、对政治经济、科技进步、城市规划建设和管理起重要作用, 它是我们党和国家制定路线、方针、政策的重要依据, 是能否正确决策的一个重要条件, 是各项工作发展的一个基础。档案管理工作功在千秋, 利在当代。档案具有一定的凭证作用, 也在法律实践中的运用是非常普遍的。因此, 现代档案管理工作是建设有中国特色社会主义的一个重要组成部分。

关键词：档案管理,档案管理工作