有关档案管理现代化的思考

2022-11-28

现代化已经成为当今社会的热点话题, 越来越多的领域都进入了现代化管理, 而对于安全性、保密性相当重要的档案管理, 也迫切需要进入现代化管理, 吉林省延边朝鲜族自治州档案局主要的职责就是:贯彻、执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规、规章制度;组织、指导、检查、监督、协调州治机关、团体、企事业单位和各县 (市) 档案工作, 并对全州档案工作实行统筹规划、宏观管理;组织、协调全州档案科学技术研究和档案执法工作;负责档案专业技术队伍的培训、教育和管理工作;负责管理全州重要档案资料, 维护档案的完整和安全, 推进档案管理的科学化、现代化建设;负责征集、接收、整理、保管进馆的档案资料, 丰富馆藏;开发利用档案信息资源, 编辑出版档案资料为全州经济建设和各项事业发展服务, 档案管理的现代化更加有利于这些职责、工作顺利的开展, 所以需要我们对档案管理现代化做出进一步的思考。

一、档案管理现代化的重要意义

档案管理现代化对我们档案局具有相当重大的意义。首先, 随着社会经济的日益发展, 档案管理现代化已成为现代社会发展的必然趋势, 要实现档案管理的现代化, 最关键的问题是提高各工作人员的整体素质, 提高对档案局的人力资源管理水平, 以便于档案局能依据国家发展的脚步来要求自己, 提高自己, 迎合国家发展的需要。档案管理现代化要是能够早日实现, 符合我国的信息现代化发展, 那么我们档案局就能够可持续的发展, 也能够与国家现代化同步, 跟上国家的发展脚步。所以, 档案管理的现代化决定着我们档案局的未来, “适者生存”“优胜劣汰”的定律是亘古不变的, 只有我们沿着档案管理的发展趋势, 让档案管理的现代化日趋完善, 才能让我们的档案事业永远繁荣, 也能够为我市做贡献, 为国家的档案事业做贡献。所以, 档案管理的现代化虽然是档案事业的一大挑战, 但它同时也意味着档案事业的明天, 意味着档案事业的希望之光。

现在国家已经逐步走进了信息化的时代, 如果档案管理还是按照传统的方式继续下去, 那势必会造成人力资源、物力资源的浪费, 本来可以通过现代化的信息技术进行管理, 但是档案管理没有实现现代化, 那么就不会有现代化技术的影响, 久而久之, 就会跟社会的发展脚步相悖, 最后会严重影响档案事业的发展。另一方面, 传统的手工管理会造成时间的浪费, 而且效率也会更低, 这样就严重影响了信息化社会对档案信息资源的需求。所以, 档案管理现代化是迫切需要的, 也是档案事业一定要走的路线, 档案管理现代化需要管理器材上的完善, 需要现代科学技术的支持, 更加需要引进各种各样的高科技技术, 例如:多媒体技术、人工智能、硬盘存储等都能够进一步完善档案管理的现代化, 这些也将在档案管理现代化过程中广泛使用。在我们档案局, 只有现代化的档案管理才能够促进档案事业的发展, 现代化的人力资源管理, 物力资源管理等都能够提高档案管理的工作时间和工作效率, 只有具有高效的工作效率才能让我们档案局在档案事业中站稳脚跟, 才能让档案事业永盛不衰, 也能够更好的为党、为国家服务。所以, 从自身的发展角度来看, 档案管理现代化是档案事业发展的重要举措, 也是档案管理的进一步的目标。

档案管理通俗的说就是对各种信息资源的管理, 然而传统的手工管理的方式, 会造成档案管理的信息资源有限, 为了扩宽档案管理的信息资源范围, 可以通过档案管理现代化来实现。信息资源的管理主要是为了能够更好的、更合理的、更广泛的利用信息资源, 档案管理现代化能够满足这些需求, 档案管理现代化可以通过各种信息技术将信息资源合理的管理并且开发利用。档案管理的现代化将档案合理的配置, 并且对其进行科学的管理, 使得档案信息数字化、信息化、标准化、系统化、网络化, 更加有利于信息资源的开发利用, 也更进一步的满足社会发展的需要, 使信息化社会更便捷。档案管理现代化可以通过计算机网络技术减少时间上、空间上的浪费, 提高档案管理的工作效率, 而且可以通过网络技术让信息资源共享, 也能够促进信息交流, 为档案事业扩宽了服务的范围, 使得档案事业为广大社会群众服务, 而不仅仅是小范围的、封闭式的服务, 这样更加有利于档案事业的持续发展。

最后, 传统的档案管理方式只能存储有限的档案, 只能管理有限的档案资源, 传统的档案管理只能将档案存储在物理空间中, 既不利于档案的分配管理, 又不利于档案的利用, 而且档案管理的分类也会造成人力资源的浪费。相反的, 现代化的档案管理, 可以通过高科技技术的运用, 如将档案信息存储在计算机中, 可以更多的存储档案信息, 而且能够更加方便的对档案进行管理运用, 管理人员也不会只是枯燥的手动整理档案, 通过这样的计算机存储既能够提高工作效率, 又能够减少工作人员的疲劳程度。传统的档案管理中, 只是纸质档案的存储, 但是现代化的档案管理, 都将档案改为电子信息技术, 既增加了存储档案的信息量, 又扩大了档案管理的范围, 无论从哪个方面来说对档案事业的发展也是百利无害的。另一方面, 纸质档案存储一段时间就会出现纸质退黄或者部分文字模糊不清等现象, 这样就会影响对档案的利用, 也会增加管理的难度, 但是电子档案就不会出现这种情况, 它不会因为时间的长短变质, 更不会变得字迹模糊。所以, 档案管理现代化对档案事业的发展具有很大的意义, 需要我们进一步实现档案管理现代化。

二、档案管理现代化现状

目前, 档案管理现代化在许多方面都不是很完善, 还存在很大的问题需要我们进一步去完善。例如:有的档案工作人员对档案管理的现代化认识还不够全面, 他们的意识行为还停留在原来的基础上, 缺乏运用现代化技术工具的意识, 导致档案管理现代化不能更好的开展实施;另一方面, 就是经费问题, 经费投入不够, 档案管理现代化也是不能够顺利进行, 要引进相关的技术支持, 就必须投入足够的经费, 这些都是目前档案管理现代化存在的问题, 需要我们去一一解决。

三、档案管理现代化的有效方法

档案管理现代化的意义重大, 所以我们需要在各方面进行努力, 运用各种有效的方法将档案管理现代化进一步完善。

首先, 要实现档案管理现代化就要认识到档案管理现代化的重要性, 认识到各种档案的价值、地位、作用及其意义。在实现档案管理现代化的过程中, 要结合我国的发展趋势以及发展目标, 建立与时代相符的管理模式。在思想上, 让各个档案工作人员提高对档案管理现代化有一个更好更全面的认识, 同时要改变原有的传统管理方式的观念, 要合理利用档案信息, 而不是只有管理, 没有运用;要开放档案的利用, 而不是将档案封闭的管理;并且要主动的提供档案的各种服务, 而不是坐等客户上门要求。同时, 档案工作人员要经常主动积极的整理档案管理中遇到的各类问题, 及时的解决遇到的问题, 并且档案局的领导要适当的对下属进行鼓励及做适当的奖励, 增加员工工作的积极性, 为档案事业的发展做贡献, 为档案工作人员创造良好的工作环境。

其次, 档案管理现代化必然要求硬件设施的配备, 需要大量的经费投入到硬件资源的准备中, 引进相关的高科技技术, 配备完善的计算机条件, 以便于进入全方位的、多功能的现代化管理中。档案管理现代化少不了硬件、软件技术的支持, 这需要相当雄厚的资金来源, 这种情况下, 只靠国家的经费支持是不够的, 必须要我们积极开发出一条更加有力的经费渠道, 来保障档案管理现代化的顺利进行。所以, 我们在实施档案管理现代化的同时, 也需要对经费的来源做一定的打算, 进一步加强基础设施的建设, 同时开辟新的经费渠道, 为档案管理的现代化提供基础, 促进档案管理现代化的进一步发展。

再者, 档案管理工作人员的素质也是档案管理现代化的重要因素, 没有高素质的工作人员, 档案的管理还是不能够顺利进行。所以, 档案管理现代化的实施过程中, 还必须要求档案工作人员的知识结构更加优化, 了解的档案知识更加全面。档案工作人员必须要有广博的知识, 不仅要充分了解有关档案的专业知识, 更加要有能力引进、吸收、消化其他学科的知识成果, 为档案局创造效益。因此, 档案局可以对档案工作人员进行不定期的培训, 对他们的知识进行刷新, 让他们学到更加前沿的知识, 更好的为档案事业奋斗。当然, 对档案局人力资源的管理也需要进入现代化, 对其合理的进行分配, 按照性别、年龄、能力等给他们分配适合自己的工作, 并对他们进行定期的考核、检查, 增加他们工作的积极性。作为档案管理现代化的工作人员, 必须要了解档案管理的各种业务, 并且要能够熟练的使用现代化的硬件资源, 及相关的现代化技术, 为档案管理现代化做贡献。

档案管理现代化要求档案工作把工作重心转到为各项事业发展提供优质服务上, 扩宽档案资源的利用, 在为社会效益服务的同时, 更加有效的促进档案事业的发展, 也促进我们档案局顺应时代的发展。档案管理工作要做到更加全面完善, 跟随社会经济的发展趋势, 只有适应时代的发展才能更加有效的促进档案事业的发展。

总之, 档案管理现代化是社会发展的趋势, 也是自身发展的需要, 我们一定要全力以赴, 做到档案管理现代化, 为延边州档案局做贡献, 为档案事业的发展做贡献, 为我国的现代化发展做贡献。

摘要：科学技术快速发展的今天, 我国已经在步步走向现代化, 各个领域都在向现代化发展, 档案管理的发展也应逐渐现代化, 我们吉林省延边朝鲜族自治州档案局的档案管理也应对现代化做出一定的思考, 以便能够更好的贯彻执行党和国家有关档案的工作方针、政策和法规、规章制度, 完善档案的各方面管理, 为我们的党和国家做贡献。

关键词：档案管理,现代化,思考