现代化档案管理的研究

2023-02-09

近些年来, 我国加大了对档案管理工作的重视力度, 要求各级地方政府不断完善本地区的档案管理制度。对档案进行管理实际上就是把各种不同形式与种类的财务文件整理并保存 (1) 。档案管理可以加快我国档案管理事业的进步, 同时还可以促进我国经济的发展。信息技术、计算机技术的大力发展, 使得现代化早已成为了档案管理的发展趋势, 但是要想实现档案管理的现代化必须要做好多方面工作。在信息化的大时代背景下, 信息化已经渐渐地发展成为各行各业实现现代化发展内容的主导, 以信息化的手段逐渐推动现代化的进程将是我国今后社会发展以及国民经济的主要趋势和方向。

一、档案管理现代化的具体含义

要想切实实现现代化的档案管理, 就必须要首先树立现代化的管理理念。档案管理现代化通常是指借助先进的观念、技术以及策略等对档案管理工作实施高效的管理。在这一过程中, 将会最大限度的生产出社会效益与经济效益。其次, 档案管理现代化的内容必须要十分明确, 它不仅仅是指管理方式的现代化, 因为这将使其束缚于原有水平, 很难实现更大的进步。从整体上来看, 档案管理现代化主要包括三大内容, 即1.借助比较成熟的现代技术, 对档案进行合理化与科学化的管理, 以此来增加其使用价值;2.充分发挥出计算机技术、信息技术以及电子技术等所具有的优势, 为档案信息的开发工作提供有利的条件;3.搜集、整理、保管电子文件。除此之外, 档案管理现代化还应该应用到管理工作中的各个小环节。档案管理现代化建设并不仅仅是政府或上级的工作内容, 同时也应让跟多的普通人参与其中。在这过程中, 档案管理人员也要积极主动的投身到自身素质的培养中, 提高自身的专业水平与运用新型设备的能力 (2) 。

二、档案管理工作的重要性

最近几年, 我国社会主义经济有了稳定的发展, 而档案管理工作不仅对我国政府部门的发展有着紧密的联系, 同时还对我国的长期稳定发展有着重要的影响。在这一背景下, 要想充分发挥出档案管理的重要作用, 就首先要了解这一工作的重要性。21世纪的档案, 将是一个知识、信息高度密集的领域, 档案工作现代化、技术化、专业化、信息化程度越来越高, 这就要求一切都要与时俱进。现代化的规范操作现代化的模式管理, , 是和世界经济接轨的重要步骤。

(一) 规范日常管理行为

档案管理能够有效的纠正一些错误的管理行为, 这一点可以从档案的记录中直观的看出来。记录档案通常是指将相关的资料记录下来, 并对其按照一定的方式整理好。在记录与整理中, 管理人员不得出现任何违规行为, 并且要保证所记录的资料的真实性 (3) 。与此同时, 对此财政档案管理来说, 管理人员还应参照有关的档案记录, 严格审查并监督每一笔资金的流向与来源。档案管理部门中也设有上级与下级, 因此上级对下级实现监督就是从管理人员将最后的档案整理工作上报体现出来的。因此, 赋予上级人员对档案管理工作的监督权力之后, 便可以有效的对工作人员的财务行为进行约束与规范。

(二) 为领导提供决策依据

档案管理人员的记录与整理工作中所涉及到的资料、数据等都是真实的, 并不存在虚假信息的情况。将最终的整理结果递交至领导之后, 领导便会根据这些档案的具体情况来了解某一地区的经济发展中仍然存在的问题, 并对这些问题实施针对性的解决措施。所以, 从这一方面来看档案管理会对上级的决策产生重要的影响, 并最终将影响延伸至地区的经济与人们的生活。

三、档案管理现代化中存在的问题

(一) 档案管理观念薄弱

很多工作人员都存在这一问题, 即没有充分认识到档案管理现代化的意义, 而且重视程度也很低。调查资料显示, 目前我国仍有很多地区的政府部门没有建立专门的档案管理科室, 而是将办公室取而代之。除此之外, 少数地区甚至都没有成立信息科。造成这一现象出现的最主要原因就是相关领导没有意识到档案管理的重要性, 也没有对档案管理提起应有的重视。除此之外, 由于档案管理工作自身十分琐碎、繁杂, 而且需要长时间进行才能达到最终的管理效果, 所以其他工作人员也没有重视一个工作。

(二) 工作方式落后

现今, 大多数的档案管理工作还是依靠于管理人员的手工进行操作, 但是面对着数量如此庞大的统计数据, 单纯的依赖手工已经没有可行性了, 并且严重阻碍了档案管理现代化的发展。档案管理工作自身具有内容多与统计复杂的特点, 因此, 在手工操作过程中很容易出现由于疏忽而导致的失误情况。

(三) 管理人员缺乏工作的积极性与主动性

档案管理工作不仅具有很大的繁杂性, 还有单一性和程序化的特点。在经过了长时间的档案管理工作之后, 管理人员的工作热情往往会消失殆尽。除此之外, 与其他部门相比, 政府对档案管理科室的投入资金较少, 往往会使得具有建设性的意见被否决 (4) 。久而久之, 管理人员就会出现消极情绪。之后又由于长时间的面对单一且琐碎的管理工作, 最终使得大多数的工作人员都没有了最初的积极性。

四、加强档案管理现代化进程的对策

(一) 提高对档案工作的认识

意识决定行为, 因此, 要想做好档案的管理工作就首先要提高管理人员对档案工作的认识。如果说统计工作是一个房屋建筑工程, 那么管理档案就是这座建筑的地基, 它是这栋建筑得以屹立的重要保证, 同时它还是助推统计事业快速发展的重要推动力。统计人员必须对档案管理工作的意义有所了解, 特别是对于我国政府与人民历史见证方面的重要影响。同时, 还应了解到对档案进行管理并非没有规则可循的, 而且它也是决定与统计相关的规范的重要依据。除此之外, 档案管理还为我国的经济建设提供了原始数据信息。针对上述三点档案管理工作人员必须要有正确的认识, 并将档案管理工作当做自己的重要使命, 在日常管理中做到积极、谨慎。

(二) 工作条件的良好配置

我国相关政府部门明确提出, 档案管理现代化建设必须和自身的信息化建设保持同步, 逐步实现档案管理的信息化和服务的网络化。所以, 我国各级部门把档案的信息化管理归入中心发展的规划内容中去是非常必要的。要想实现档案现代化管理的快速发展, 良好的工作条件配置如计算机以及阅档环境等是必不可少的。计算机自身的储存量是十分巨大的, 并且其检索系统可以为查阅工作带来非常大的便利。只有拥有了良好的硬件设施, 管理人员的管理工作才能得到规范。对此, 我国政府部门应提高对档案管理设施的重视, 加大对其的投资力度, 为我国现代化档案管理的建设奠定坚实的基础。

(三) 强化规范意识

当档案管理人员对自己的工作有了正确的认识之后, 就要注重对其管理工作意识的规范问题。其中, 第一步就是要向其灌输进行规范档案管理现代化的重要思想, 让他们明确认识到规范化的档案管理现代化对于档案管理工作与我国的经济、社会发展之间的重要联系。之后, 还应不断将创新元素融入到档案管理制度中去, 同时还要坚持对其进行完善, 并最终形成完善的管理制度措施。在这一过程中, 不同地区的不同部门应立足于自身的发展现状, 针对其发展特点与发展中存在的问题制定相应的管理规范, 不能照搬其他地区或部门所制定的相关规范, 以此来进一步推动各个地区档案管理的规范发展。

(四) 加快现代化进程

加快档案管理现代化实际上是指借助各种现代化技术, 如计算机技术、数字技术等促进档案管理现代化进程的发展, 而这也是最终达到档案管理现代化目标的重要前提条件。计算机档案管理系统通常都拥有多种功能, 例如查询、统计以及诊断等功能, 此外还有判断与修改等功能。凭借着计算机本身的巨大优势, 对档案进行现代化的管理能够有效减小档案管理所使用的空间面积, 同时还能大大扩大其储存资料的容量, 并且实现快速的传输性能。由此看来, 以计算机为重要载体的现代化档案管理能够在最短的时间内为用户提供所需信息, 从而极大的提高工作效率, 而这对于档案管理的发展历程来说是跨越性的进步。除此之外, 还要完善档案保管安全体系, 例如防火、防虫以及防潮等方面做好预防措施, 以此来达到我国相关标准规范的要求。提高基层档案管理质量对于我国的经济发展的意义主要体现在两个方面, 首先其自身质量的高低直接会影响到整个管理工作的完成情况, 最终又影响到决策。其次, 它保存了各个基层各个阶段的资料, 为其今后的借鉴提供了真实的信息。但是目前我国基层档案管理质量却仍然存在着偏低的情况。对此, 要适当的加大对基层单位的档案管理现代化设备的投入力度, 借助照相机、扫描机以及电脑等多种现代化工具来做好档案管理这一工作。

五、结束语

档案管理现代化不仅与档案事业有着紧密的联系, 同时还与我国党与经济的发展有着紧密的联系。尽管统计档案较之前有了一定的进步, 但是我们还应看到, 进步的同时还有不足有待改进, 这些不足将会对档案管理现代化的实现造成不利的影响。因此, 解决其中存在的问题刻不容缓。针对统计档案管理自身中存在的问题, 则要将科学技术引进来, 借助科技的力量来为档案管理现代化提供保障。

摘要：自改革开放以来, 我国档案管理事业有了很大的进步, 并扮演起了助推我国经济水平稳定提高的重要角色。档案管理通常是由档案局负责管理的, 其主要内容是对日常工作中的所有文件, 包括影像、数据以及资料等进行登记且保存起来, 以此为之后的工作提供便利。随着社会的不断进步和信息技术的飞速发展, 信息成为当今社会的宝贵资源, 信息的价值将随着社会的发展进步不断上升, 无论是个人生活还是企业发展、科学研究等都离不开信息。现今, 我国的档案管理已经朝着现代化的方向发展了, 而实现档案管理的现代化对于我国档案管理水平的提高有着非常重大的意义。对此, 本文通过加强档案管理标准化, 加强复合型人才培养, 加大档案现代化管理的投入等手段实现档案管理现代化。

关键词：档案,经济,现代化