人事制度改革对人事档案管理的影响分析

2023-02-11

在社会主义现代化建设新时期下, 我国在实际发展的过程中。更加注重发展的科学化。落实到人事档案管理中来, 主要是对人事制度改革大背景之下面临的机遇与挑战进行系统的解决, 在这个过程中, 不仅要积极对传统体制之下, 人事档案管理的相关发展特点进行系统的重视, 也要在这个过程中不断探索提升人事档案管理水平的措施, 从而更好地促进人事制度改革的有效性, 推动我国社会经济的稳定健康发展。

一、传统人事制度之下人事档案管理的现状

(一) 与员工切身利益相关

对于传统体制之下的人事档案管理制度来讲, 在实际发展的过程中, 其与员工的切身利益有着密切的联系。并且, 很多企事业单位为了满足人力资源管理的需求, 对档案管理内容非常重视, 不仅关系着个人的晋升、调动, 加薪、福利待遇、退休等也与人事档案有着密切的联系。

(二) 员工不得不依附于单位

由于在发展的过程中, 人事档案控制员工的很多内容是依附于单位之中的。很多情况之下, 无论是员工的过去经, 历还是在单位的一些工作内容, 都会被记录到档案中去, 这样的情况之下, 员工就不得不依附于单位而进行发展。虽然我国实行的是“档案随人走”的制度, 但是, 在实际发展的过程中, 一些人事档案无法迁移, 程序繁琐, 也在很大程度上阻碍了个人的发展。

二、新时代改革背景下人事档案管理呈现的新特征

(一) 可以实现“无档生存”

随着《劳动法》的颁布和实施, 很多的企业也对人事管理制度进行了有效的改革, 比如, 出台了终身评审制度, 一些员工的档案可以离开企业而存在。如果没有一定的人事档案, 并不当然的对员工产生实质性的影响。

(二) 个人有权利自主选择

对于个人自主选择来讲, 在实际发展的过程中, 社会主义市场经济体制下, 对各类人才的需求是非常大的, 积极对人事制度进行有效的改革。就可以更好的让个人选择符合自身意志的工作, 在这个过程中, 企业更加注重员工的自身素质, 员工也可以更好的通过学习等完善自己, 而不是过去那种附庸在单位的人事档案制度控制员工本身, 对于个人的健康成长以及企业的发展都具有非常重要的影响。

(三) 人事档案管理制度还存在一些问题

从我国目前的发展状况来看, 虽然人事档案管理制度有了一定的进步与发展, 但是, 其在很多方面也存在着一定的不足之处, 比如一些“关系”事件的发生, 很多情况之下, 人事档案的材料真实性有待评估, 有效信息也比较低。并且, 一些机构会出现出卖个人档案信息来谋取利益的情况, 对于社会的治安以及自身的成长和发展都产生了非常不利的影响。

三、当前人事档案管理中存在的问题

(一) 信息不对称

在从事人事档案管理的这段时间以来, 发现现存的档案还有许多的漏洞。例如由于年代久远, 许多的档案已经不知所踪, 人员信息与资料也并不齐全, 甚至还有一些干部信息错位的现象。针对这些情况, 在后期的档案整理和查阅中就会呈现出一种极度混乱的现象, 是十分不利于后续工作的开展的。

(二) 工作压力大

传统档案管理办法是通过手工填表丰富信息, 提交纸质资料, 集中留存在档案室, 不仅在档案的制作过程中耗费了巨大的人力物力财力, 更是在以后的档案查找和调出中存在着不小的阻碍。另外, 繁复的人工性质工作极大的提高了错误率, 在后期的查阅和修正档案中, 难以实现。最后, 传统的人事档案大多以纸张为记录媒介, 以笔为主要工具, 存在着浪费现象, 而且给从业者造成了工作压力。

(三) 管理不严格

档案管理不严格实际上并不是个性问题, 其实是所有从事档案管理行业的通病。在许多情况下, 档案的借阅、录入、收集等流程都不是那么的规范, 现存的档案管理制度也不太适应新时代下干部档案管理的需求, 遵守的人也越来越少, 甚至管理成为了一个“空壳子”, 缺乏实际的效力。这其实是对于人事档案管理的发展起到了很大的制约作用, 甚至是导致档案管理恶性循环的罪魁祸首, 需要我们尽早的提起注意, 强调档案管理规章制度的建立与完善, 使得这一工作有法可依、有法必依, 保证其稳健有序的发展。

四、人事制度改革之下提升档案管理水平的措施

(一) 做好干部档案收集工作

通常包括但不限于:姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址、联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况, 某些情况下可能会包括五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等等, 根据不同的岗位特征与行业特征还会不同内容的选择。

这样的表格基本上会在干部刚进入企业的时候进行登记, 有一部分为干部个人填写 (例如:入职干部基本信息表、入职登记表等) , 还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《干部花名册》, 包括劳动合同的情况。此类信息电子扫描档与原件均需要有, 以防止原件丢失、破损、被盗窃、被毁损等情况出现;需注意, 干部本人签字确认提供的信息属实。

(二) 推行具体的档案管理细则

俗话说, 凡事预则立不预则废, 任何社会活动的有序开展都离不开一个完善的法律法规保障, 人事档案管理也是如此。在实际的人事档案工作我们可以发现, 档案主要分为文书档案和资料两部分。集就每个子单位分配个全宗, 单个企业或者单位就一个全宗就可以, 每个全宗分配一个全宗号。同时建立文书档案分类保管期限表, 结合国家档案局以及本行业的规范编制《文书档案分类期限表》, 按照“永久, 30年, 10年”的保管期限标定每种材料归档后的保管期限。一般情况下, 定期会议记录和纪要、大事记、花名册、重要规章制度、干部任免、调动、晋升、离退休类的作为永久保存;业务往来文件、一般重要性合同、制度等文件为30年;其他需保留一段时间的非重要文件为10年。三个期限, 最终是三张目录, 每个目录分配一个目录号。

另外一方面, 也要注重档案管理细则的推行, 保证每一件档案都能实现有迹可查, 杜绝糊涂账, 要严格遵守企业内部的档案管理条例和借阅条例, 在进行档案借阅的时候, 应当保证每一次借阅都有具体的纸质文件记录和领导签批, 如果一旦出现档案丢失的现象可以实现后期追责。

(三) 建立数字化干部档案系统

大多从事过人力资源管理的人都可能有维护干部档案的经历, 工作中经常会出现以下问题:干部档案难以实时更新, 信息不健全, 信息重复维护, 干部信息统计困难、耗时等等。造成这些问题的原因大致是:单位建档意识薄弱, 干部档案管理不规范, 大部分企业维护干部档案依赖的是Excel, 干部档案管理繁琐等等。

所幸的是随着信息化的发展, 企业可借助信息系统帮助企业管理干部信息, 根据企业战略目标、规划, 对人员结构、信息、事务进行管理。对企业干部生命周期 (入职、转正、调配、兼职、离职) 中的变化做跟踪、控制, 帮助企业实现合理的人员配置, 及时掌握企业人员流动状况。

利用信息系统维护干部档案, 实现干部信息档案与招聘、培训、薪酬、绩效、干部关系管理集成应用, 保证信息的准确性和及时性, 将人力资源管理人员从繁琐的基础工作中解放出来, 聚焦于人力资源管理核心工作中, 从而提升企业人力资源管理水平。

五、结束语

总而言之, 在实际发展的过程中, 很多的企业在实际发展的过程中, 为了更好地适应人事制度改革的大趋势, 要积极对人事档案管理制度等进行系统的改革和完善, 档案管理是一项大工程, 绝不是单纯的收录和登记, 想要做好人事档案管理工作, 需要我们学习先进的管理办法和计算机电子技术, 实现理论指导实际, 用思想武装头脑。在新的经济形势和社会环境下, 我们必须要充分利用计算机信息技术的优势, 加强对人事档案管理的信息化建设, 实现干部档案管理工作的不断突破与创新。

摘要：近几年来, 我国社会经济不断进步与发展, 也大大促进了人事制度的改革, 与此同时, 也对人事档案管理产生了一定的影响。很多的单位积极对人事制度进行有效的改革, 也要在这个过程中不断调整人事档案管理的相关内容。因此本文主要从传统体制下人事档案管理制度的发展特点入手, 在对相关内容进行系统分析的同时, 积极探索提高人事档案管理水平的措施, 从而更好地促进我国人事档案管理工作推进的有效性。

关键词：人事制度,制度改革,档案管理