EPC总包模式下的采办控制管理

2022-09-12

EPC总承包模式是指工程承包商 (或承包商联合体) 按照总承包合同约定, 承揽整个工程的设计、采购、施工、试运行, 并对整个工程的质量、工期、造价等负责, 最终通过验收, 向业主移交一个符合要求的工程承包模式, 是目前国际上普遍采用的一种工程承包方式。在总承包工程中, 物资采办费用通常占项目总投资的近半以上, 采办管理在整个EPC总包项目管理中占有很重要的地位。

在总包合同执行过程中, 采办管理的作用主要有以下几个方面:

规避风险, 确保所采购物资满足要求;

结合设计、施工、试运行的进度和需求, 确保所需物资及时到位, 保证工程进度;

控制成本, 提高利润率。

以上三点, 可以归纳为安全、及时、经济供应。为达这个目的, 提高EPC总包工程的采办管理水平, 应在风险、进度和成本三方面加强控制管理:

1 加强风险控制和检验, 确保物资满足生产需求

与总包项目关系较大的采办类风险主要有:合同风险, 交货期风险和质量风险。合同风险主要指采购合同中由相关条款所引起的风险和由于未签订合同导致的风险。前者主要因为由于合同条款模糊歧义或是相关内容产生变更很容易导致争议, 进而产生合同风险。因此, 在合同制订过程中, 内容要具体清晰明确, 对于设计变更、数量变化等原因导致原约定产生变化的, 要及时签订合同补遗。另外, 要尽力避免采购过程中先订货后补签这种高风险的情况也有发生。为避免合同风险, 应严格加强合同管理, 采办合同的签订要有法律、财务等相关部门的审核会签, 严格合同审批流程, 有条件的话可以推行标准合同版本;

设备的交货期对整个EPC工程的进度有很大影响, 会受生产进度变化、设计变更、运输、供应商自身原因等的影响。为确保交货期, 长周期设备需要供应商提交详细的生产计划和定期生产报告, 任何设计上的变更都要及时与供应商沟通, 必要时可以委派专人驻厂监造, 检查生产进度。同时, 为防止由于供应商方面原因单方面推迟交货期, 应在合同中对类似情况加以约定, 采取提高延期交货惩罚力度, 收取供应商一定数额的履约保证金等方式, 以此作为供应商履约的保障;

与采办相关的质量风险通常指采购物资质量不达标, 出厂检验不合格及包装运输过程导致的故障等。这些风险通过各种检验能够及时发现, 在合同执行中如果多加注意, 可以能够避免。除此之外, 还有只能通过抽检并且需要一定使用时间后才能发现的问题也可能对工程造成较大的影响, 比如产品使用寿命、抗疲劳程度不达标等。为了尽量避免产品质量风险, 应在合同中对质量问题的处理做出明确的描述, 合理选择价格术语以划分物权和风险转移点。产品质量风险和工程是紧密相关的, 采办人员要在生产过程中主动参与, 主动跟踪产品动态, 加强对质量的监控, 选择可靠的第三方检验机构, 监督厂家生产、发运。同时, 根据产品的性质和工程整体的质保期, 设定合适的质保期。

最后, 需要强调的是要严格供应商资格预审, 选择优秀供应商。“选对了供应商, 质量就有了一半的保证”。供应商的好坏对于采办合同的执行至关重要。总包商应不断完善供应商评选体系, 建立并尽量使用自己的供应商网络。招标时, 要加强对投标厂家的资格预审, 从供应商的资质、技术水平、生产规模、检验设施、经营状况、业绩、质保体系、资信情况等方面进行全面考察, 对于关键设备, 有可能的话更要实地考察。

2 控制采办进度, 确保物资按时到场, 避免现场等料施工, 物资迟迟不到场这种影响进度的现象发生

施工进度受物资供应影响, 而采购则必须根据设计要求进行, 因此在EPC项目中设计是龙头。控制采办进度, 首先要从控制设计进度开始。同时, 提高设计质量也是加快采办进度乃至项目整体进度的有效方法。设计变更在EPC工程中很常见, 假如变更发生在采办合同执行甚至施工阶段再出现, 前期的工作和进度必然大受影响。因此, 总包商要同时抓质量和进度, 兼顾二者, 尽量避免后期的设计变更, 导致设备交货期可能的延长。以此控制采办进度的顺利执行, 进而保证整个EPC工程进度;

其次, 在设备制造过程中应加强控制和检验。签订合同后, 要做好催交催运工作, 根据确认的生产计划派专人跟踪产品的各个生产环节, 掌握厂家生产进度, 加强关键节点的检查检验, 加强与供应商的沟通与联系, 发现问题及时协商解决, 确保整个生产过程中质量和交货期可控;

最后, 编制切实可行的采办计划, 要在满足工程总体进度的前提下综合考虑工程整体计划, 设备客观的生产周期和物流方式及时间等因素, 合理分配采办时间的比例。EPC项目中, 设计、采办、施工是环环相扣, 也往往是同时进行的, 这就需要各个过程合理统筹。在制订采办计划时要结合项目整体计划, 把急需的和长周期的物资尽量提前采购, 同时要结合设计部门优先提交这类物资的技术规格书。

3 控制采办成本, 提高利润空间

EPC项目总金额往往固定, 采办成本通常占项目总投资的近半以上, 因此降低采办成本是降低项目总投资, 提高项目利润率的有效手段。这里, 对采办成本的控制与EPC整体成本控制具有一致性, 是项目整体成本控制中很重要的一环。控制采办成本, 应该注意以下几点:

提高设计准确率, 减少设计变更。提高设计质量不仅是控制采办进度的有效手段, 对降低采办成本也有重要意义。设计变更不仅会影响采办进度, 如果在物资到场后提出变更, 更直接造成浪费, 提高采办成本;

积极争取供应商选择权。EPC项目中业主除有的情况下甲供重要物资, 通常对乙供物资的采购也提出很多要求和限制, 比如限定重要物资的供应商短名单。业主短名单限制了竞争, 对招标效果有很大的影响。因此, 在EPC投标、主合同谈判阶段就应该与业主就供应商问题多商谈, 尽最大可能争取供应商选择权, 或是争取获得业主许可推荐供应商进入短名单;

主动进行招标采购。招标采购是比较成熟和规范的采购方式, 比其他采购方式更规范、且更容易控制, 不仅能有效降低采购成本, 还可有效减少腐败。招标采购目前已经成为公认的降低采购成本的采购方式, 多数情况下, 应该在采办中主动多使用;

结合施工进度, 合理制定采办计划。合理的采办计划应该在满足工程总进度的前提下, 根据施工进度逐步开展。采办人员要结项目整体计划, 设备的生产周期及物流情况, 精确把握设备交货期和到场时间。这在很大程度上有助于成本控制, 可以避免提前交货产生的不必要的仓储费和我方保管风险以及可能因为付款而占用资金。另外, 物资质保期提前结束也间接提高了采办成本。这里, JIT采购和“零库存”的理念是值得追求的。尽管由于种种原因, 这种理念在EPC项目上目前还属于理想状态, 但不可否认, 尽量提高仓储的利用率仍然是有效降低成本的好办法。

采办连接设计和施工, 在EPC项目中占有很重要的地位。采办控制管理的成功与否不仅直接影响项目的进度, 还是整个项目重要的利润增长点。因此, 在EPC总承包模式下, 必须提升对采办的地位, 重视采办控制管理, 使其在EPC总包模式中充分发挥积极的作用。

摘要：EPC总包工程中, 设计、采办和施工是紧密联系的。采办成本通常占工程总投资的近半以上。对采办工作的管理直接影响工程的进度、质量和总包商的利润。采办的管理要从项目管理的高度, 在风险、进度和成本上加以控制。

关键词：EPC,采办,风险,进度,成本,控制