浅谈医疗单位档案管理误区及对策

2022-09-12

对医疗单位来讲, 档案记录了一个单位在管理方面的重要资料, 反映了单位的发展历史, 是管理工作的重要组成部分, 也是做好其他工作的基础。做好医疗单位档案工作具有重要的现实意义和深远的历史意义, 然而在实际工作中, 由于医疗单位对档案管理工作的重要性认识不足, 还存在诸多误区, 严重滞约了医疗单位档案管理的发展。

一、医疗单位档案管理中存在的误区

(一) 档案只是日常工作中感到的医疗、会议、文书等文字档案

由于是医疗单位, 对于日常工作中形成的病历、处方等医疗文书档案十分重视, 也能及时整理、归档。同时由于会计档案对任何一个单位来讲, 都是非常重要的, 也理所当然地被认为是应该整理归档的, 一些反映医疗单位活动、性质、业务往来方面的文书档案也被认为十分重要, 列入了整理归档的范围。而所有这些都可以称之为文字档案。

(二) 档案管理工作简单

据笔者了解, 不仅仅是医疗单位, 其它大多数单位, 普遍认为, 档案管理工作是简单轻松的工作, 什么人都可以做, 不需要太多的技术和知识。因此, 大多数单位的人员均为非专业人员, 有的甚至是办公室人员兼职, 同时由于缺乏专业的在职培训, 大多数单位的档案虽然也有, 但是在整理方面不规范, 达不到标准要求。由于存在这样的误区, 导致档案工作人一开始收集就处于孤立无援的境地, 得不到其它科室及人员的响应与配合, 从而陷于举步维艰的无奈境地。

二、医疗单位档案管理的方法

档案管理工作是一项复杂且涉及面广的系统性工作, 几乎涉及到每一个职能部门的每一位工作人员。笔者从事的医疗单位也是如此:如病历档案的收集要涉及到医务科、临床各科及所有的医护人员;处方的收集也要涉及到药房及医务工作者;文书档案也要依据保存价值到各个科室进行收集、整理等等。档案要收集全面, 不只是档案工作者的事, 还必须得到各相关科室及所有人员的大力支持与配合。

(一) 提高档案管理的对策

改变目前医疗单位管理工作现状, 提高档案管理效率, 实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标, 是医疗单位迫在眉睫需要解决的事情。根据笔者多年的工作经验, 就提高档案管理有如下应对策略。

(二) 提高档案工作人员的实际操作能力

笔者认为, 提高档案人员的操作技能, 是推动医疗单位档案事业发展的基础。档案人员必须提高自身的能力, 尤其是实际操作能力, 才能胜任本职工作。提高能力可以从以下三方面着手。在实际工作中总结经验。在实际工作中, 档案人员要根据自身单位的性质, 慢慢积累经验, 提高自身鉴别档案的能力, 参照国家并根据自身收集整理单位档案的经验, 编写适用于本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限, 这样便于对每年收集的资料进行比照, 应该收集、应该分类和应该区分保管期限的的一目了然, 不但省力而且省时, 也确保了归档率和准确率。

1. 参加档案管理培训。

参加档案管理培训是一个方便、快捷学习其它单位好的档案管理经验的过程。通过参加培训, 可以在短时间内了解到国内外最新的档案动态, 吸收、借鉴好的经验, 同时也可以将自己在整理档案方面的心得同与会人员进行交流, 共同提高档案人员的素质与能力。

2. 请档案馆、局的专业人员指导。

档案工作只有在做了以后, 才知道它的千头万绪、千变万化。例如, 医疗单位医疗器械购置文件资料的保存, 有招标文件、合同、清单等诸多文件, 有的形成于办公室, 有的形成于财务科、有的形成于各科室。

3. 档案的现代化要与医疗单位的信息化同步。

信息化时代的到来, 现代化办公设备的广泛使用, 也要求我们档案工作要与时俱进, 实现档案管理现代化。医疗单位在制定信息建设规划时将档案工作纳入进去, 我们档案工作人员应该将案卷目录、档案目录、移交清单、归档文件目录等的内容全部录入电脑中进行保存, 利用电脑将以前手动检索查阅名录的方式改为电脑检索查阅, 这样能减少查找名录的时间, 既降低了人为因素在文件归档工作中的影响, 又发挥了电脑管理的优势, 减少了手工操作, 提高了工作效率。

三、完善硬件设施

医疗单位由小到大, 经历过多年的发展, 必须会形成大量的档案, 这就要求单位必须设立专门的档案室, 配备现代化的设备, 用于档案的保存、利用。笔者所在的医疗单位, 近年来十分重视档案工作, 在发展的过程中, 随着医疗整体条件的改善, 在档案管理方面也加大投入, 扩大了档案办公用房和库房, 并按照档案局的要求, 配备了电脑、复印机、扫描仪、刻录机、灭火器、加湿机、温度计等一系列硬件设施, 还落实了防盗、防火、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光措施, 为做好单位档案工作提供了硬件保障。