有关科技档案搜集工作的思考

2022-09-10

我国档案管理包括科技档案、文书档案和其他门类档案管理, 科技档案管理也是机关、团体、事业单位全部档案管理的组成部分。

科技档案管理必须依据有关档案的法律法规, 按照科技档案管理的特点和规律, 确保科技档案管理准确、完整、安全和科学, 更好地发挥科技档案的信息提供与服务的功能。

一、对科技档案管理工作的认识逐渐走向理性

对科技档案的认识经历了从建国到现在几十年的发展变化, 期间经历了一个由浅入深、由感性到理性认识的升华过程, 现在已经趋于成熟。

(一) 科技档案的含义逐渐完善和科学。对科技档案的认识可以包括以下几点意思

(1) 对科技档案的内容性质和产生的领域明确界规定, 使科技档案与其他档案在性质上有了区分。科技档案包括在地震、天文、气象、水文以及一切自然现象的科学研究活动中形成的科技材料。

例如:地质和地形的测量和勘探活动, 工程的设计和运行活动, 建筑施工活动, 以及农业的科技和生产生活活动等等。

以上这些特定领域所产生的科技档案与其他领域的活动产生的档案严格区分开来, 被赋予特定含义, 以便于在管理时也能更方便科学[1]。

(2) 科技档案是科研、生产及其基本建设活动的原始记录, 这样就与科技资料在性质上作了区分。科技档案和科技资料都记载和反映着科技内容, 形式上都是图样材料、文字材料和声像材料等, 容易混淆不清。而科技档案是生产、科研和基建等活动的原始记录, 是第一手材料, 而不是事后另行编写和搜集的, 科技资料不是生产活动、科研的第一手材料, 为生产活动、科研的参考提供间接性材料, 二者有着本质的区别[2]。

(3) 科技档案是具有保存价值的应当归档保存起来的科技文件材料, 与科技文件不同。保存价值的有无是文件材料能否转化为科技档案的前提条件, 同一般意义上的文件材料有了本质的区别:科技档案作为文件材料的形成过程已经基本结束或告一段落, 发挥的作用在归档前后是完全不同的, 归档的材料已经作了初步整理, 交到了保管单位, 存在形式发生明显变化, 由此可以看出科技档案与一般科技文件的区别[3]。

(二) 技档案涉及的种类和包含的内容不断扩大

科技档案的内容涉及以下几个方面:工业生产技术档案, 主要是工业产品档案, 在工业产品的研制、设计和生产制造活动中形成的档案, 基本特点是型号成套, 一个型号产品的档案材料是紧密联系的整体, 比如工业产品的设计部门和工矿企业单位, 由于工业产品种类较多, 工业产品技术档案的内容也十分复杂, 主要有产品档案、工艺档案和标准档案等, 此外, 围绕产品形成对产品改进、发展及销售有重要依据和参考作用的市场技术信息、用户意见反馈材料以及产品广告等, 也应作为工业生产技术档案的组成部分。农业科技档案, 主要是在农、林、牧、副、渔等领域的活动中形成的生产技术档案。特点是种类繁多、综合性强, 包括植物保护档案、种子档案、作物栽培档案、林业档案、畜牧档案、水产档案等。

设备仪器档案, 主要指各种机器设备、船舶和仪表、车辆、仪器的档案材料, 其特点是型号相配套, 各个型号的设备和仪器的档案材料有机联系, 构成一个紧密结合的整体。基本建设档案, 又称基建档案, 在各种构筑物、建筑物、地上地下管线等基本建设工程的设计、规划、维修、施工和使用活动中形成的科技档案。

科研档案, 指自然科学研究活动中形成的具有保存价值的图表、文字、数据和声像等多种形式和载体的文件材料[4]。

二、科技档案的搜集管理工作逐渐走向成熟、规范

档案搜集是科技档案管理工作的重要基础工作, 所谓档案搜集就是按照国家规定, 通过各种的方法和措施, 把具有保存和利用价值的科技文件材料集中到档案部门管理的工作。随着档案管理工作的发展, 科技档案的搜集也逐渐走向成熟和规范。

《中华人民共和国档案法》于1987年9月在全国人大常委会上通过, 1996年7月又进行了修正, 这是我国第一部对档案工作进行规定的法律, 进一步提高了档案工作在我国经济社会发展的地位, 也为科技档案事业发展提供了契机[5]。

(一) 集中统一管理原则提高了科技档案管理的安全性

集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定:在任何机关、团体、企事业单位内部, 科技档案都应该由档案部门实行集中统一管理, 而不能分散保存在各业务技术部门。集中统一管理既是科技档案搜集工作的根本指导原则, 也是检验科技档案搜集工作是否科学的首要标准, 大大提高了科技档案搜集的实效性和安全性, 也提高了科技档案的利用效率。

(二) 科技档案搜集必须按自然形成规律进行

科技档案是伴随着科技、生产活动各项科技, 在生产活动中自然形成的。科技档案的搜集工作是一个前后承接的过程, 在基层档案部门的搜集和接收归档中, 科技档案衔接着生产活动、科技和科技档案工作活动, 它的搜集必须符合生产、科研和建设活动的发展特点和运行规律, 按照归档时间、归档范围进行集中统一管理, 从而保证科技档案的完整与安全。

(三) 科技档案的搜集要保证科技材料完整、准确

完整准确是保证科技档案质量的保证, 关系着档案价值的能否充分实现, 也关系着其凭证查考工作的有效进行, 如果价值体现不好甚至会产生反作用, 给工作造成不可弥补的损失。

三、基层档案部门科技档案搜集工作更加完善科学

基层档案部门科技档案是整个科技档案的重要组成部分, 大部分科技档案都要由基层档案部门搜集管理, 其价值和作用的发挥也主要在基层档案部门。近年来, 随着对档案工作关注力度的加大, 基层档案部门对于科技档案的搜集工作日趋完善, 逐渐走上科学规范化轨道。

(一) 科技文件材料归档要严格按照归档制度的规定

这是基层档案部门搜集科技档案的基本方法, 科技档案一般都极具保存利用价值, 档案部门要对归档的科技材料进行认真清点, 核实无误, 再办理交接手续。这些传统的档案搜集办法对保护科技档案仍具有极其重要的作用, 必须按照相关规定执行。

(二) 创新科技档案的搜集方法, 实现多种方式结合

《科学技术档案工作条例》对科技档案的搜集进行了明确规定, 其基本精神是科技文件的积累、形成、整理、归档是科技从业人员的职责。

科技文件材料是在科技活动中形成的, 是科技活动成果的重要部分, 科技业务部门和科技人员对形成和积累科技文件材料有着不可推卸的责任。

在科技档案的搜集工作中科技人员必须发扬创新精神, 多渠道、多方式搜集管理科技档案材料, 把科技文件的形成积累、整理、归档纳入本单位的有关管理制度, 纳入到主要程度及网络中, 纳入到科技人员的职责范围和考核机制中, 从而把搞好科技档案工作变成科技业务部门和科技人员的自觉行动, 使其尽职尽责地把好档案文件搜集和管理。

摘要：科技档案的内含正在走向理性, 科技档案搜集工作必须依据变化做出相应变化, 既要坚持传统的集中统一管理原则, 也是加大创新力度, 多方式搜集科技资料;既要充分发挥基层档案部门的科技档案管理作用, 也要加大对科技档案从业人员责任考核和奖惩机制。

关键词：科技档案,档案搜集,理性,科学