基于声像档案管理工作的思考

2022-09-11

一、引言

声像档案亦称音像档案、视听档案。是以音响、形象等方式记录知识信息的特殊载体形式的档案, 包括照片、影片、唱片、录音、录像档案等。声像档案主要由通讯社、文化馆、报社、国家机关、企事业文化宣传等单位产生, 具有真实记录、视听形象、艺术美感、交流通用、选材典型性的特点, 在传播知识、宣传教育、科学研究、历史凭证和艺术欣赏等方面发挥着重要作用。声像档案继承了文件的原始性, 是可以真实再现历史的原貌。声像档案也具有凭证价值作用, 是直接、原始、真实并客观存在的影像, 不受其他外在因素的影响和限制, 能使人身临其境, 震撼效果更具有穿透性和感染力。

二、声像档案发展的历史沿革及作用

1826年, Joseph Nièphore Nièpce制得了世界上第一张照片。照片档案是指各单位和单位各成员之间在其活动中直接形成的具有保存价值的以照片形式来保存历史真实的纪录, 是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的, 有保存价值的以感光材料为载体, 以音响、形象等方式记录知识信息的特殊载体形式为主要反映方式的历史纪录。

在档案管理中, 特别值得注意的是作为声像档案照片, 以直接且真实的影像实体展现给照片的使用者, 让照片档案使用者犹如身临其境, 更具震撼力。由于其真实客观的历史记录形式, 如提供历史的真实画面, 重现历史的辉煌。在档案利用中占有十分重要的地位。如北京大学100周年校庆举办的校园变迁展, 展出了学校各个时期琳琅满目的历史照片档案, 从不同的角度充分展示出学校办学100年来的发展和变迁历程, 使今天人们直观地感受到学校发生的翻天覆地的变化, 亲身体会到几代教职员工的历史贡献和取得的伟大成就。同时, 激发了在校学生爱国爱校的情怀, 取得了令人震奋的效果。

三、声像档案归档范围

在各个历史时期声像档案都是各单位和各部门在社会活动的各个时期、各种特定环境下特殊事件的真实反映, 特别记录当时的领导人、有影响的政治活动家、重大会议中的国家级、省部级及各层级领导和名人, 声音和照片都是十分重要的归档材料。

声像档案范围包括:在社会历史发展的长河中, 对社会产生影响的人和事;领导人在各个时期重大公务活动照片, 声音资源, 领导者或个人参加的重要外事活动的照片和声音资料;记录国家或单位发生的重大事件、事故、自然灾害及其他特殊情况和事由的照片及各种载体材料;记录着地理环境、概貌、基本建设、各级各类重点工程、各地自然风光以及当地风俗和名人、大师们的照片并涵盖其他具有保存价值的照片声音资料。

四、声像材料归档原则

不论部门还是单位对照片、声音等档案的应用都十分广泛。对个体照片、声音等具体事项本身是对于各部门、各单位直接反映的重大事件和重大活动的直接记录。但是, 任何档案如果不被开发利用, 那就不能体现其存在的价值。如果不对声像档案材料按照规范化要求进行加工和处理, 若干年后没有人能考证该声像档案所反映的主人姓什名谁。因此, 规范的声像档案管理不能缺乏其关键要素, 否则, 所反映的信息仅是影像或声音, 都不是完整的声像档案。

开展声像档案材料的实际整理工作需要严格按照声像档案整理的要素要求开展整理工作, 如对每一张照片或一组声音档案信息采集都应具有完整的文字说明、摄制或录制的时间、地点、人物、事件和作者等基本信息, 以便于今后照片档案的准确查找和开发利用。鉴于摄制照片或录制声音的作者不懂照片或声音档案的归档要求, 大多数只会注意照片或声音本身的艺术性, 而不会考虑其存档的因素。因此, 档案工作人员必须及时收集照片声音材料, 及时补足相关要素和材料。

(一) 声像档案整理内容。

声像档案整理内容以照片档案整理为例, 包括:底片号、照片号、照片题名、页码和备注等。底片经过科学分类后编号、编制底片目录登记簿, 一张底片或一组相关的底片确定为一个基本的保管单位并编制出一个底片号。考虑到如果是一组底片, 在底片顺序号后面还需要编制出一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的, 对已经确定类别的底片号再加分类号。照片档案的整理应遵循照片档案管理实施办法的要求进行。在同一个全宗内按年度——问题进行分类, 保持前后一致, 相对稳定。同一事件的一组照片编一个号, 组内的照片编制小流水号。底片在全宗内编流水号, 格式为全宗号-底片号, 注意用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号, 同时在底片袋的右上方标明底片号。每张照片都要有说明, 一组同事件的照片要有总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号, 其中参见号为与本张 (组) 照片有联系的其他档案的档号。文字说明包括六要素, 最后编制照片档案卷内目录, 使每张或组照片具有准确的位置。

(二) 电子声像档案材料归档的管理。

电子声像档案材料归档的管理分电子照片或声音材料、文字说明两部分。根据电子声像档案与纸质照片档案不同的特性, 注意对电子照片或录音的收集、归档进行科学管理和指导, 以电子照片为例:从形成开始时就要保证其规范与安全。数码照片采取标准格式TIFF、JPEG。为了保证电子照片的质量和清晰度, 规定电子照片必须超过500万像素数。扫描照片的线数必须超过600dpi。在对感光胶片数字化处理时, 其扫描仪的分辨率必须超过1200~2400dpi。对馆藏永久保存的电子照片, 在保存数字照片档案时还必须冲印或打印出纸质照片。归档时应标明互见号, 格式为:全宗号—光盘号—照片号 (标注于纸质照片的文字说明中) 或全宗号—册号—张号 (标注于数码照片的文字说明中) 。

五、声像档案管理

声像档案的规范化管理不仅是档案人员的责任, 而且需要各级领导的关心和支持。

(一) 声像档案必须加强领导, 实行集中统一管理。

以声像档案的主要形式电子照片或纸质照片档案管理为例, 需要一定的技术性设备条件才能保证安全可靠地进行永久保存。档案馆领导必须安排必要的档案人员, 时刻关注所管辖单位的大事和大型活动情况, 及时与组织单位或部门联系, 及时联系声像档案, 如电子照片或纸质照片的收集归档工作, 使声像档案的收集率更加齐全、规范和完整, 为档案馆制成标准化、规范化的纸质和声像档案工作夯实基础。

(二) 建章立制确保声像档案的安全与稳定。

档案馆必须根据档案管理的要求, 制定各门类档案实体和声像档案管理规章制度。档案专业人员必须指导所属各单位声像档案摄制、录制人员科学地拍摄照片、录制领导讲话声音并及时向档案馆办理移交手续, 从制度上保证声像档案顺利归档, 做到声像档案管理工作的制度化、规范化、科学化。档案管理部门必须想方设法及时做好声像档案的归档等基础性工作。照片材料和录音材料归档后应及时对其材料进行科学的分类, 然后按照科学地整理方法对声像档案材料进行整理。

(三) 严格按照声像档案管理规范实施管理。

声像档案是馆藏档案的重要组成部分, 档案馆必须按照声像档案管理规范的要求严格实施管理。声像档案必须做到安全、可靠、稳定, 真正实现声像档案材料的永久保存、科学管理和有效利用。

(四) 声像档案数字化应用.

随着现代科学技术的飞速发展, 数字化已经成为照片、录音生成的主要手段, 机械地拍摄胶片的照片已经成为历史, 数字化照片的摄制和声音的录制方便易行、成本低廉使得数字化声像档案数量以惊人的速度发展, 档案网站的建立又为数字化声像档案的收集方式提供了快捷的手段。声像档案可以实现网上查询和利用, 数字化声像档案更易实现的深度开发得到更有效地利用, 这不仅促进了声像档案的管理, 更有力地推动声像档案管理上新水平, 实现新跨越。