军工铀矿地质勘探设施退役项目档案管理工作的思考

2022-09-11

二十世纪五十年以来, 在我国核工业的不断发展壮大过程中, 铀矿地质勘探工作在全国各地广泛开展且起到了关键性的作用, 然而铀矿地质勘探工程——槽探、井探、硐探、钻探等排放大量的放射性废石、废渣, 这些勘探工程的点多、面广, 时间跨度长, 为当地生态环境、居民安全留下隐患。二十世纪八十年代, 我国对核工业发展战略进行了调整, 多年累积的军工铀矿勘探设施及放射性排放物的安全处理, 引起了党和国家的高度重视, 核安全已成为环境安全的重要课题。二十世纪九十年代, 原有军工铀矿勘探设施逐步进入退役阶段, 国防科工局、发改委、财政部、环保部、中国核工业总公司等做出专门计划, 安排专项资金全面开展军工铀矿地质勘探设施退役治理, 在全国各地批准实施军工铀矿地质勘探设施退役治理项目。

做为项目工作的重要组成部分, 军工铀矿地质勘探设施退役项目档案是项目建设和管理过程的真实的历史记录, 是项目竣工验收的可靠依据。军工铀矿地质勘探设施退役治理项目投资大, 整治任务繁重, 工作难度大, 因而对项目档案管理提出了严格的要求。由于在整个项目的建设中, 形成的文件资料数据量大、种类多、周期长, 涉及面广、归档难度大, 若不及时收集、归档, 势必造成档案资料的流失、丢失, 对国家核安全和环境安全造成不可弥补的损失。如何及时、准确地收集各种载体和各种有保存价值的文件材料, 确保项目档案的完整、准确、系统、安全, 需要每一个档案管理工作者认真思考。

一、军工铀矿地质勘探设施退役项目档案管理重要性

(一) 项目档案管理是对项目管理的有效监控重要手段

军工铀矿地质勘探设施退役项目的有效推进, 离不开对文件资料全过程的管理和控制。项目在实施过程中, 项目立项、审批、设计、管理、施工、监理、竣工验收形成大量具有保存价值的文字、图表、声像等文件资料, 这些资料是项目实施过程的真实记录和原始凭证, 是监督及最终验收项目的重要依据。通过对这些文件资料收集、整理, 使其系统化、规范化, 以实现对项目推进实施进行有效的监督和控制。

(二) 项目档案管理是档案工作本身的基本要求

项目档案管理工作, 是项目管理的要求, 更是一种社会责任, 重要的是为建设单位和国家留下宝贵的文件资料和精神财富, 同时也为其它项目的开展提供珍贵的第一手参考资料。从档案管理上讲, 项目实施过程中产生的能够反映项目全貌的具有保存价值的文件资料, 都应按照项目的计划进度适时归档, 作为凭证长期可永久保存。因此, 为确保项目档案的完整性、准确性和系统性, 军工铀矿地质勘探设施退役治理项目就必须建立配套的档案管理机制, 项目的每个环节都要严格按照《关于下发军工铀矿地质勘探设施退役治理项目档案管理办法的通知》 (中核地档[2009]142号) 、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 (DA/T28—2002) 和《科学技术档案案卷构成的一般要求》全面系统地收集、整理各种文件资料, 进行归档。

(三) 项目档案管理是项目验收的重要组成部分, 是保证项目顺利验收的保障

中国核工业地质局《关于下发军工铀矿地质勘探设施退役治理项目档案管理办法的通知》 (中核地档[2009]142号) 要求档案管理工作必须与项目的实施规划、执行、检查验收同步进行。国家档案局《关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》 (档发[2006]2号) 中也要求, 在项目竣工验收过程中, 未经档案验收或档案验收不合格的项目, 是通不过验收的。项目档案是项目实施的真实记录和原始凭证, 是检查、验收项目的重要依据, 体现着项目实施管理水平和实施效果, 是保证项目顺利通过验收的保障。因此, 各项目实施单位要严格按照项目档案管理的要求和规定, 对项目档案资料形成、积累、整理、归档的过程进行有效监控, 保证项目档案的完整性、准确性、系统性和安全性, 使项目顺利验收。

二、军工铀矿地质勘探设施退役项目档案管理机制的建立和完善

(一) 加强档案工作的组织与领导, 建立档案管理体制

各单位应建立项目档案工作的组织机构, 制定分管领导、专兼职档案人员的岗位职责, 建立项目档案管理网络, 理顺档案部门与职能部门的关系, 建立和完善项目档案管理制度, 实现对项目档案管理的有效监督和规范管理。将项目文件材料的整理和归档要求纳入合同管理, 按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 (DA/T28—2002) 明确项目档案归档范围和保管期限;明确项目文件资料的责任及完成标准;明确项目文件资料监理和审查责任。

(二) 明确项目档案管理分工, 落实档案管理责任

项目建设单位负责对项目设计、施工、监理等档案管理工作进行监督、检查、指导, 做好项目资料的收集、整理、归档;接收并汇总项目实施中各个单位的档案, 对项目档案进行预验收和专项检查验收, 向档案部门汇交档案。其中项目勘查设计单位负责收集、整理勘查设计的基础资料和有关文件向建设单位移交;项目施工单位要收集、整理项目施工过程中形成的文字资料和图件资料, 向建设部门移交档案;监理单位要收集、整理监理过程中的文件资料及图件, 以及档案管理进行审查, 向建设单位移交。

(三) 建立完善项目档案管理的规章制度和标准, 保证项目的规范化和标准化

根据项目本身的特点和实际情况, 对工程资料的归档范围、份数、时间组卷顺序、卷内目录书写、页码编制、竣工图的制作要求提出明确要求, 对项目资料的准确性、系统性以及、归档的质量做出规定, 使得项目档案有一个规范的准则, 避免项目实施单位收集资料的盲目性, 克服资料整理的随意性, 使项目实施单位熟悉工作程序, 掌握标准, 自觉地做好档案管理的每一个环节。

三、军工铀矿地质勘探设施退役项目资料收集、整理与归档

(一) 项目资料的收集

军工铀矿地质勘探设施退役项目在实施过程中, 从项目立项、施工、竣工验收等各阶段, 都要及时收集相应的文件资料。收集文件材料包括:

1. 前期文件:项目立项与批复, 计划下达, 项目领导机构和工作组织, 人员培训等文件材料。

2. 设计文件:项目勘查、设计、批复以及设计变更等文件材料。

3.施工文件:招投标文件、工程承包合同 (协议) 、施工日志, 单项工程验收记录、土石方运输记录、工程中使用主要机具和材料清单、使用材料合格证明资料等。

4. 工程监理:监理日志、监理表格。

5. 工程监测:监测记录、监测表格。

6. 影像资料:每个单项工程施工前后, 监理、监测、上级检查和相关会议的照片和录像, 隐蔽工程龙其重要。

7. 财务审计:开户银行及账号, 工程费收支凭证, 会计账本, 单位内部审计文件材料。

8. 竣工报告:治理工程竣工报告, 环境影响评价报告, 监理总结, 财务决算报告, 审计报告等。

上述所有文件材料应当完整、准确、系统。归档文件应当是原件, 当原件归入文书档案时, 项目档案中可以归复印件, 但要在案卷备考表中注明原件的归档号。文件材料应当符合图样管理要求, 书写材料纸质要优良, 字迹线条清晰, 符号、代号、计量单位使用国际单位, 签署齐全。

(二) 项目资料的整理与归档

项目档案按照科技档案的归档要求对文字材料进行分类、组卷、编制总目录和卷内目录。对归档的项目文件, 按照《核工业国家秘密及其密级具体范围的规定》 (核厅[1998]283号) , 确定密级和保管期限。项目有关资料按秘密等级进行管理, 资料的保管、借阅按《保密法》的规定进行执行。

所有的项目原始文件材料按科技档案的要求归档。归档要履行交接手续, 填写移交清单。主要有文件类、报告类、图件类、电子文件类等。

1. 文件类:治理工程立项报告及批复;治理工程设计方案及批复;工程施工变更报告及批复。

2. 报告类:治理工程竣工报告;竣工项目环境影响评价报告;治理工程监理总结;财务决算报告;审查报告。

3. 图件类:治理工程施工设计图册;治理工程竣工图册;治理工程地理位置;治理工程颁布和分期治理图。

4.电子文件类:治理工程竣工录像片 (光盘) ;治理工程竣工报告、财务决算报告、监理总结、多媒体竣工验收汇报材料、报告附照片、各图册的电子文件。

军工铀矿地质勘探设施退役项目档案管理是项目管理的重要组织部分, 是项目管理的要求, 更是一种社会责任, 加强项目档案管理是对项目实施有效监控的重要手段, 是保证项目顺利通过验收的保障。实现项目档案管理的规范化和标准化必须建立和完善档案管理机制, 落实组织保障和责任, 健全管理制度, 从项目立项、施工、竣工验收等各阶段, 科技档案的归档要求对文字材料进行收集、整理、分类、组卷、定密、归档。为我国核工业的不断发展壮大留下宝贵的文件资料和精神财富, 提供珍贵的第一手参考资料。

摘要：军工铀矿地质勘探设施退役治理项目投资大, 整治任务繁重, 工作难度大, 因而对项目档案管理提出了严格的要求。项目档案管理工作, 是项目管理的要求, 更是一种社会责任, 重要的是为建设单位和国家留下宝贵的文件资料和精神财富, 同时也为其它项目的开展提供珍贵的第一手参考资料。做好军工铀矿地质勘探设施退役项目的档案管理, 能有效监控项目管理, 保障项目验收顺利。档案管理机制的建立和完善, 在于组建领导组织机构, 落实责任制, 完善管理制度, 保证项目的规范化和标准化。从项目立项、施工、竣工验收等各阶段, 都要及时收集相应的文件资料项目档案, 按照科技档案的归档要求, 对文字材料进行分类、组卷、编制总目录和卷内目录, 按照《核工业国家秘密及其密级具体范围的规定》 (核厅[1998]283号) , 确定密级和保管期限, 所有的项目原始文件材料按科技档案的要求归档。

关键词：铀矿,地质勘探设施退役,档案