声像档案管理制度

声像档案管理制度（共8篇）

篇1：声像档案管理制度

吉林热电厂企业标准

Q/JRD-210-43.10-89

声像档案管理制度

1989-11-3发布1989-12-01实施

吉林热电厂发布

1、总则

1.1 为加强我厂声像档案的管理工作，使声像档案管理科学化、规范化、标准化，充分发挥

声像档案在生产、建设、科研中的作用，根据《国营企业档案管理暂行规定》和吉林省电力工业局吉电办字[1989]492号关于《吉林省电力工业局声像档案管理办法（试行）》，特制订本标准。

1.2 本标准规定了声像档案资料的归档范围、归档要求、档案资料的管理、保管、鉴定与利

用以及检查与考核等项内容。

1.3 本标准适用于我厂声像档案的管理。

2、声像档案的归档范围

2.1 声像档案是指我厂、厂属各单位及个人在行使职责或从事社会活动中形成的，反映企业生产建设或其他活动情况的，具有保存价值的图片（包括底片）、录音带、录像带、影视片等专门载体材料。

2.2 我厂声像档案材料的归档范围如下：

2.2.1 党和国家领导人、上级部局及市级以上政府主要领导人来我厂视察工作形成的声像材料。

2.2.2 国内外著名专家、学者、知名人士在我厂讲学以及从事其它重要活动形成的声像材料。

2..2.3 外宾来我厂参观、访问、洽谈、考察活动等形成的声像材料。

2.2.4 我厂在涉外活动或参加重要外事活动形成的声像材料。

2.2.5 省、市级以上的英雄、模范人物在我厂进行重要活动形成的声像材料。

2.2.6 我厂召开的重要会议，如重要的行政会议、技术会议以及党代会、职代会、团代会、妇代会等形成的声像材料。

2.2.7 我厂举行的重要集会、重大纪念庆祝等活动形成的声像材料。

2.2.8 我厂人员参加国内外重要学术、表彰活动或被授予荣誉称号、证书、奖章等形成的声像材料。

2.2.9 我厂及厂属各单位荣获的市（局）级以上政府机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书等的照片。

2.2.10 我厂的重大技术发明、荣获市级以上奖励的科研课题等形成的声像材料。

2.2.11 记录我厂发生过的重大自然灾害、重大事故、重大事件等形成的声像材料。

2.2.12 记录我厂重点建设工程的基地原貌、奠基仪式、工程施工过程及竣工落成典礼的声像材料。

2.2.13 反映我厂厂容、厂貌、大型建筑设施、重要设备、地下建筑基础、管线布置的声像材料。

2.2.14 反映我厂各不同历史时期生产建设情况的声像材料。

2.2.15 我厂的名称牌匾的照片。

2.2.16 我厂组织的大型文艺、体育、文化等活动中形成的声像材料。

2.2.17 其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。声像档案材料的归档要求

3.1 凡属归档范围的声像材料，均由活动的主办部门或指定专人（摄录人员）负责整理、归档，不得私自保存。

3.2 归档的声像材料必须是原版、原件。照片及其底片应一并归档。归档的声像材料必须保证质量，没有污迹、水斑、磨损和变质。

3.3 归档的声像材料必须声像清晰、内容完整。

3.4 经整理的声像材料应及时归档。归档时，应严格履行验收、交接手续，填写归档清单一式两份，交接双方各执一份备查。声像档案材料的整理

4.1 我厂声像档案，采用年代——载体材料——问题分类法进行分类、组卷、编目。

4.2 声像档案材料按问题（内容）可分为十大类。人物活动类；外事活动类；会议类；生产、建设及厂发展概貌类；科技、体育、学术活动类；事故、灾害及突出事件类；纪念、庆典、文体活动类；荣誉及奖惩类、其它等。

4.3 声像档案材料内容必须有简明、扼要的文字说明，写明所反映的事实内容、发生时间、地点及所在单位、主要人物的姓名及身份以及摄录者的姓名。

4.4 声像档案材料芯页标签内容填写包括：题名、主题词、摄录部门及摄录者、日期、盘数及编号、相关的声像档案编号等。录音带、录像带在填写上述内容的同时，还应填写带长、时间等，录像带要注明声道、所用机器型号等。

4.5 声像档案材料的文字书写字迹要工整、清晰。一律用碳素墨水或蓝黑墨水，不得用圆珠笔或铅笔书写。

4.6 反映一个事件、一次活动或一个专题形成的同种载体声像材料组成一个保管单位。对数量少的且具有内容相近或相同的不同种载体材料也可组成一个保管单位。

4.7 各种载体的声像档案应编制卷内目录和案卷目录及编号。编目格式由厂档案科按上级部门规定标准统一印制。

4.8 声像档案材料编号、照片应在其背面有上角书写，其底片要在底片袋和底片乳剂的右上角同时写明；胶片卷片应在片头、片尾乳剂面右边处分别书写。声像档案的保管

5.1 声像档案是我厂档案的重要组成部分，凡属归档范围的声像档案均由档案科集中统一保管，任何单位和 个人不得以任何借口将声像材料散落于本单位或个人手中。

5.2 声像档案的保管按不同类别不同载体，使用不同专用装具分别保存。

5.3 设立专用库房保存声像档案。专用库房除具有普通档案库房“七防”要求外，还应配置调温调湿专用设备，使胶片的保存温度控制在13～15℃，相对湿度控制在35～45%范围内；其他声像材料的保存温度控制在14～24℃，相对湿度45～60%范围内。并且保证每昼夜温差不大于±2℃，湿差不大于±5%。

5.4 声像档案库房及保管位置，应良好地采取防范措施，防止化学气体的污染，避开30奥斯特以上的磁场。

5.5 照片与底片、原版与翻版分开保管，正片与副片不应同装一袋，磁带、胶带应装在密封盒内，防止弄脏、摩擦、损坏。

5.6 对长期保存且不常利用的录音带、录像带、影视胶片每各隔半年重烧一次，经常使用的每隔半年至少要清洁一次。

5.7 档案管理人员对入库前的声像档案，要严格检查，对已受污染的声像档案要责成有关人员处理后，方可入库。

5.8 不能用手直接接触底片，应带洁净的手套操作，防止灰尘、汗渍污损底片。

5.9 每隔半年要检查一次声像档案的保管情况，对已污损的，要及时采取技术措施进行修补和复制。

5.10 归档保存的声像档案，未经鉴定和批准，任何人不得私自抽出、消磁、清洗、涂改、剪辑。声像档案的鉴定与利用

6.1 声像档案要每隔2～3年鉴定一次。鉴定工作由鉴定领导小组负责组织实施。鉴定后对已无保管价值的，报主管领导批准后，按已规定的档案销毁程序销毁。

6.2 声像档案的利用，应编制档案目录、帐薄等检索工具，为利用查找提供方便。

6.3 声像档案的借阅、利用，按Q/JRD-210-43.08-89《档案综合管理制度》的有关标准执行。

6.4 借出的声像档案不得私自转借，用过按期返还。如有损坏，借用单位负责赔偿。7 检查与考核

7.1 本标准由档案科每年进行一次全面检查，检查结果按厂《目标经济责任制》进行奖惩。

附加说明：

本标准所列各项内容，如与上级有关规定抵触时，按上级规定执行。

编制：

初审；

审核：

审定：

批准：

本标准委托厂档案科负责解释。

篇2：声像档案管理制度

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声像档案是应用录音、录像、照相等手段对重要事件进行真实记录的历史材

料，它具有客观性、形象性和科学技术性的特点，能生动形象地再现我局有关方面的工作及成果，客观反映和记录工商行政管理工作的真实面貌。它和文字、图纸档案一样，具有现实的查证作用，对研究历史具有参考使用价值。为了规范管理好全局声像档案，使其更好地发挥作用，特制定下发本办法，望各部门认真遵照执行：

一、声像档案是国家全部档案的一大门类，是我局档案工作的重要组成部分，各部门文档内勤人员要认真收集，每年12月10日前交局办公室（档案室）统一集中保管。

二、声像档案的收集范围：

1、人物类照片、录音。

①、历届领导班子（正副局长、党组成员）、省以上英雄、模范和系统先进人物；

②、本局系统因公牺牲的人员；

③、本局机关内设科室及各派出机构（分局），各时期全体人员集体照和工作照片。

2、会议类照片、录音、录像带。

①、本局召开的各种会议；

②、各级工商局、各级党委、政府部门在我局召开的会议。

3、文艺、体育、活动类照片、录音、录像带。

①、本局及系统大型文艺汇演；

②、本局及系统体育运动会；

③、法规常识、专业知识竞赛；

④、局领导在电台、电视台上的讲话、答记者问、新闻发布会等声像材料；

⑤、党政领导和国家、省、市工商局领导来本局进行视察工作时的讲话、题词的照片、录音、录像带；

⑥、本局机关及所属部门重要工程奠基、交接、剪彩仪式的照片。

4、各种实物类照片。

①、党政机关和市以上工商部门授予本单位或个人的奖状、奖旗、证书、匾额、题词等缩微照片与录像和实物；

②、本局颁发的奖状、奖旗、证书、匾额、条幅、题词、纪念章证等缩微照片与录像和实物。

③、本局所属单位的牌匾、门庭面貌照片、录像。

三、声像档案的归档要求

1、归档的声像材料必须是原版、原件（照片档案包括照片和底片）；

2、归档的声像材料必须图像清晰、声音清楚、底片完好、主办摄录人员编写必要的文字说明；

3、声像材料形成后，承办人应按规定进行整理、按规定分类、编目，向档案室移交归档；

4、声像档案均按要求填写卷内目录、备考表和总目录。

四、声像档案的保管、移交和借阅利用，原则上与文书档案材料相同。

五、声像档案的复制、修改、销毁应经分管领导审批，由档案管理部门负责办理。

六、本办法自印发之日起施行。

篇3：浅谈声像档案管理

关键词：声像档案,管理制度,数字化存储,理人员意识

0 引言

随着科技的发展, 以声、光、磁为介质的声像档案的产生越来越普遍, 数量也越来越多。档案的原始记录性质, 赋予了档案重要的价值。我们要开发利用这些生动、形象的特殊载体档案信息资源, 首先就得保住它的完好性。现阶段, 声像档案保管部门环境条件较差、制度不健全, 管理人员意识薄弱等问题造成声像档案管理混乱, 直接影响了档案的完整及利用, 严重制约了档案工作的整体发展水平。因此, 采取有效措施, 加强声像档案管理工作刻不容缓。

1 声像档案的定义及其意义

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的具有保存价值的资料或文献以照片、底片、影片、唱片、录音带、光盘等不同磁性材料或感光材料为存储载体, 以声音和录像为主要反映方式, 并辅以文字说明的历史记录。声像档案可以通过静止、动态的画面和真实的声音客观、直接、形象、生动地记录及再现过去发生的活动, 具有强烈的空间感和时间感;声像档案通过先进的科学技术和快速的传送手段, 把工作中具有重要意义、保存价值的事件以最直观的画面记录下来, 能够起到现实的查证和利用作用, 对历史研究具有重要的参考利用价值。具有信息记录密度高、信息传递准确逼真、信息受众覆盖面广等特点起到文字记录材料所起不到的作用和效果, 因此, 声像档案是开发社会各项档案信息资源的重要途径, 是档案的重要组成部分。

2 当前声像档案管理存在的问题

随着经济的发展, 社会办公条件得以改善, 在工作中摄像机、摄录机及数码相机等使用越来越广泛。随之产生大量的声像文件, 但是在对声像档案的实际管理中, 还存有以下问题:

1) 声像档案制度不健全或制度落实不到位

很多立档单位对声像档案管理工作没有制定健全的声像档案的收集、整理、利用制度及兼职档案员的岗位职责制度, 使声像档案管理资料的管理处于无章可循的自由形成、自由处理状态。很多声像档案存放在科室或个人内部保存, 不移交统一管理保存, 致使单位档案不齐全完整, 严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。同时立档单位没有制定档案使用的制约机制, 档案使用混乱, 久而久之容易丢失, 造成档案资料失去完整性。另外, 有的单位虽有制定相关制度, 但落实不到位, 使制度成了摆设, 没有发挥制度管理的应有作用。

2) 声像档案保管环境条件差

由于声像档案大都以感光材料、化学磁性材料为载体制成, 很容易受光、热、潮等外部因素的影响而发生劣变, 失去保存价值和利用价值。因此, 声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格, 需要具备防磁、防光和恒湿、恒温等条件的保管专柜。但是从目前情况来看, 很多立档单位未能严格按照要求配备专业的声像档案专柜, 而造成一些照片变黄退色, 底片粘连变质, 磁带受损、图像模糊不清、效果差等问题, 不利于声像档案的长久保存和利用。同时, 对多次使用和已污损的声像档案没有及时修整、复制并更换保管环境, 造成档案资料的更多流失。

3) 档案管理人员的保管意识薄弱

由于现行声像档案从收集到归档的机制不完善, 声像档案的归档工作很大程度上取决于管理人员保管意识的高低。一些声像档案长期存放在科室内部或个人, 也未做相应的记录说明, 导致时间过久后对大量的照片、磁带或电脑内照片、录音、录像, 不能整理出资料的来龙去脉, 给日后归档带来麻烦, 特别是随着人员变动和机构调整, 更容易造成声像档案的失控或流失。同时, 有的管理人员对部分因时间较长、利用率相对较低的磁带或录像带, 私自冲洗掉改录其他内容的现象较多。如事后发现又需用这些声像档案时而再进行补拍、补录, 因为它已经失去了资料的真实性和凝重的历史感。甚至会导致声像档案大量流失, 造成档案部门声像档案馆藏匮乏, 而且不能全面完整反映当时业务活动的原貌, 失去了声像档案的历史意义。

3 加强声像档案管理对策

1) 加大管理部门声像档案管理的投入, 提供档案资料数字化存储载体保管声像档案

立档单位可将现代管理理念和计算机技术相结合应用于声像档案管理, 通过先进设备进行资料数字化转换, 如:对录像资料进行计算机视频捕捉、采集及数码格式转换、制作、编辑、刻录成光盘;对照片、珍贵纸质档案材料等进行计算机扫描、修整、复原及数码格式转换。再将数字化档案资料综合集中存储, 避免纸质档案磨损问题, 方便档案存储, 避免因科室保管环境恶劣而导致档案资料的损坏和丢失。同时, 将档案资料数字化存储后, 档案管理部门可以通过网络系统建立一个专门保管声像档案的数据库, 设置程序实现档案资源共享和网络传播远程查询, 构建数字化档案馆, 方便档案资料利用和保存, 提高档案管理效率。将数字化声像档案保管可以通过两个途径实现:

(1) 刻录声像档案光盘保管:将数字化的声像档案分类编辑, 并刻录成图像光盘或VCD光盘, 减少重要声像档案的人为损害, 并且方便查阅;

(2) “硬盘式”声像档案保管:固态硬盘是由控制单元和存储单元 (FLASH芯片) 组成, 简单地说就是用固态电子存储芯片阵列而制成的硬盘。“硬盘式”声像档案保管就是将已经数字化的声像档案通过共享的办公信息管理系统即时传送到档案管理部门, 由档案管理人员将收到的原始声像档案通过技术手段改为“只读性”声像档案, 从而识别和保护声像档案的原始结构, 保证其可靠性。最后将声像档案存入硬盘, 并在其他计算机上进行备份, 实现声像档案“硬盘式”存储管理。而且以目前市场主流计算机硬盘技术参数来看, 硬盘体积并不比普通录像带大, 而且使用安全、寿命较长, 成本较低, 在保管上可以大大节省档案装具和库房空间, 可以充分发挥硬盘存储数字信息量巨大的优势, 从而降低保管成本。同时硬盘传输数据的速度非常快, 可以在网络上直接查找已公开的声像档案信息, 并能方便快捷地调用、复制和存储。

2) 改善档案保管环境

上面谈到将声像档案数字化存储管理, 但是如果立档单位不具备计算机和互联网技术, 则必须改善档案的保管环境。我们首先要对声像档案独立成卷, 使用声像柜或密闭铁柜单独存放。其次要建立符合声像保管条件的装具和符合声像档案保护条件的库房, 严格控制库房的温度和湿度, 保持适宜的温度 (即14℃~24℃) 和相对湿度 (即40%~60%) ;磁盘档案必须避开30奥斯特以上的磁场。以此保持库房恒温、恒湿、防磁、防潮、防尘、防磁、防光、防火、防蛀, 以免发生霉变及磁性消失。对正常保存的磁性载体档案, 可每10年复制一次并检查有无问题, 对录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施, 尽量延长声像档案的寿命。长期保存且不常用的录音带、录像带每隔3.5年重绕一次, 对使用频率高或已经污损的声像档案要及时复制、修补, 以免造成图像损失。最后接触保管档案时管理人员要戴清洁的手套, 以防汗渍污染底片。

3) 加大档案监督指导力度, 健全档案保管制度, 指导和规范档案保管程序

立档单位要加大对声像档案保管的监督指导力度, 并将其列入目标管理, 在实际工作中要敢抓、敢管, 加强检查, 对专业摄录人员及产生声像档案部门的档案管理跟不上的, 应在依法管理、建章立制上加强指导和监督。对于归档的音像成品, 要进行系统整理, 制定有效的配套措施, 按照分类方案科学规范地排列档案。要将照片、录音带、录像带、计算机软盘分别装盒, 垂直放置, 专橱保管。录音带、录像带可采取定期倒带检查等保护措施, 促使其逐步规范管理, 促进声像档案工作才能健康发展。同时要改变声像档案管理混乱的状况, 立档单位必须健全档案保管制度, 规范档案保管程序。对声像档案的日常保管、借阅和利用要作出明确规定, 加大规范化管理, 对平时形成的声像资料从收集、归档到移交制定一套完整、严格的规章制度。同时立档单位要制定声像档案的归档范围、收集制度、管理标准以及相关人员岗位职责, 加强与有关科室的人员沟通联系, 把分散在各部门和个人手中的档案材料以及散失在外的档案资料收集齐全进行存档。减少资料流失, 保证声像档案的完整、系统。另外档案管理部门针对声像档案流失严重的现状, 应立即通知档案行政管理部门派专人摄影录像并负责其他各类档案的收集归档工作, 以确保重档案资料得以及时、齐全地归档, 统一管理, 方便各方面利用。

4) 提高管理人员的保管意识

现代化声像档案管理工作, 迫切需要一大批既负责又精通档案业务的高层次管理人员。为此, 档案部门要坚持以人为本, 把档案人员的培训提高, 纳入专业技术人员培训的整体规划, 加强对在职人员的继续教育和培训, 更新知识结构, 提高业务水平, 同时立档单位要依照《档案法》和《著作权法》正确履行应尽的和享有的权利义务, 通过宣传教育, 切实端正档案管理人员的思想认识, 牢固树立起声像档案是档案不可分割整体的意识。另外, 立档单位在工作中还可以运用板报、展览、知识竞赛等多种形式, 强化声像档案重要性的宣传教育, 提高管理人员对声像档案的认识, 提高管理工作的热情, 自觉关心、支持、参与对声像档案的管理工作, 进而提高声像档案管理效率。

5) 做好声像档案的开发利用

档案管理人员同时应积极主动到科技人员和经营管理人员中去听反映、做参谋、跟踪咨询, 为他们积极提供有用的声像档案材料, 把有限的声像档案充分利用起来, 发挥它们的保管作用。档案人员还要积极参与公开展览、学术交流等各种社会活动, 利用各种声像材料, 服务于社会各类建设事业, 使声像档案真正发挥切实有效的作用。此外, 在声像档案的开发的利用上, 还要重视信息交流、合作。信息时代的特征就在于信息交流、合作, 资源共享。适合公开的声像档案完全可以拷贝、复制, 提供给用户。

4 结论

综上所述, 在信息技术时代, 照片、录像等不同载体的档案将会越来越多, 如不重视和解决声像档案管理利用上面临的问题, 势必会严重影响新时期档案工作的开展。因此希望有关部门尤其是档案管理部门要把声像档案当作一件大事来抓, 尽量避免和减少这部分档案的流失, 以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。

参考文献

[1]王凤鸣.加强声像档案的管理[J].中国档案, 2005 (4) .

[2]孙晓琼.高校声像档案管理的现状及对策[J].黑龙江科技信息, 2007 (11) .

篇4：声像档案管理制度

关键词 城建档案管理 声像档案 收集 管理

随着城市建设的发展，城建档案馆的资料的开始变得越来越多，而在资料不断增加，种类也在不断变化的同时，其管理工作也就逐渐出现了一定的难度，尤其是城建档案馆中的声像档案部分，声像档案在城市建设与管理中占据着重要的部分，但由于其材质的特殊性，在收集与管理的过程中存在着较大的困难，很多声像档案往往因为管理问题而受到不同程度的損坏，导致在城市的规划过程中出现偏差，阻碍城市的发展。

一、声像档案及其特征

声像档案指的是在国家、社会或个人活动中形成的对国家与社会有着永久保存价值的照片、录像、唱片、影片等材料。这些资料大多数以声像为主，并配有相关文字说明。作为城建档案馆中珍贵的资料，声像档案主要以感光或磁性材料为载体进行记录。在城建档案馆中的声像档案大部都是在城市规划建设及管理工作中形成的珍贵资料，这些资料比单纯的文字资料来的更加真实与直观，对于城市未来规划和管理有着极其重要的参考意义。声像档案随着时代的发展和科技的进步一直在不停向前推进，并在发展过程中逐渐形成了自己独有的特性。

声像档案的特征主要体现在以下两个方面：一是相对于文字性的纸质档案来说，声像档案通过照片、声音、录像等方式进行记录，给人一种更为直观的印象，而且其记录的大多数都是在社会发展过程中社会群体的变化，在翻阅的过程中会造成强烈的情感冲击。二是声像档案在收集和整理的过程中具有相当的复杂性，如磁带档案在外观上并不能区分出其是原件或复印件，而在照片档案中，原版和翻版的照片也通常难以进行辨别，这些都给声像档案管理工作带去了一定的难度，同时也更凸显了声像档案的珍贵。

二、城建档案管理中声像档案的收集与管理

（一）城建档案管理中声像档案的收集

在城建档案管理中，声像档案的收集主要通过以下三个方面进行。一是城建档案馆中现存的城建声像档案。这些声像档案一般包括城市建设的跟踪拍摄、改建和扩建桥梁、道路等建筑物原貌的声像资料。还有关于国家重点工程项目建设过程中所产生的声像资料，这些资料包含了工程建造原址原貌、以及原址拆迁情况和建设施工过程的环节记录、录像、图片等等。还有关于档案馆的活动拍摄以及会议记录中所产生的声像资料，由于其见证了档案馆的发展历史，必须进行收集。二是一些单位或公司以不同方式移交给档案馆的声像资料，这些资料大多数都不完整，加之声像档案的收集并不受到行政约束，导致声像档案存在相当大的问题。在进行资料收集时应当对资料进行及时归档，对于零散的声像资料要有选择性的进行收集。如近年来建立的声像室就在很大程度上满足了我国声像档案的收集，迄今为止收藏的城市旧貌和工程照片接近万余张，记录了馆藏的发展以及城市的建设历史。三是通过社会征集声像资料，社会人士收藏的关于城市历史、建设发展的照片、录像等资料，都可以移交到档案馆进行归档整理，我们可以通过报纸、网络、广播等媒体方式进行宣传，加强社会凝聚力量壮大城建档案馆的收藏规模。

（二）城建档案管理中声像档案的管理

（1）完善声像档案管理制度

要做好声像档案管理，首先就要加强相关制度的制定与完善。声像档案向来是我国馆藏中的重要部分，其收集难度大、拍摄内容不完整、在管理方面也具有一定的困难，我们必须规范声像档案管理，严格制定声像档案规范。只有声像档案在最初整理时采取了有效的制度措施，才能够保证在后期的制作流程中拥有一个清晰的脉络，为将来城市建设的资料参考打好基础。我国城建档案馆目前的相关管理制度尚不完善，规范制度的约束力度还没有达到效果，因此，要尽快出台声像档案管理制度，并广泛应用在各城建档案馆的具体管理工作中，让城建档案管理的声像档案的管理工作得以持续进行。

（2）加强声像档案保管技术

声像档案在管理方面存在很大的难度，其对于保存环境要求较高，为了长久的保存这些珍贵的资料，就必须为其提高一个恒温、恒湿、防震、防磁、防火以及避光等条件的保管环境。但我国目前的城建档案馆中声像档案的保管技术还没有达到这种程度，导致部分资料遭到不同程度的破坏与损失。为了尽快提高声像档案保管效率，我们要加强声像档案的保管技术，在为其建立专门收藏室的同时，对其进行妥善保管，如将声像档案进行独立分类，利用声像柜或者密闭的柜子进行存放，并严格控制存放库房的温度以及湿度，将声像柜放在远离光线与磁场的地方。对于声像档案实行定期检查与护理，延长其使用寿命。

（3）提高管理人员业务水平

除了完善声像档案管理制度和加强对声像档案管理技术之外，对于相关工作人员的业务培训也是必须的。只有提高了工作人员对于声像档案重要性的认识，才能够真正投入在工作当中。因此，为了进一步提高工作人员的业务水平，我们要利用业务培训加强其对声像档案管理的认识，让其对声像档案管理工作有一个深刻的认知，并在培训过程中加强自身专业技能的锻炼。城建档案馆要注重管理人员的选拔与培养，使其在具备扎实专业基础的同时，还要能够具有相关现代管理技术。除此之外，国家还要为相关技术人员提供良好的工作环境，给予其适当的鼓励，促进其为城建档案馆做出更多贡献。

三、结语

总之，城建档案管理工作中声像档案管理是一件需要长期进行的工作，我们除了要在收集方面注意声像档案的完整性，还要不断完善声像档案管理制度，不断加强相关的保存与管理基础，确保资料的价值，同时提高工作人员的业务水平，使其更好地投入到声像档案管理工作中来，从而推动城市的建设发展。

参考文献：

[1]李冰.强化措施，改善声像档案管理[J].黑龙江档案，2011（2）：107.

[2]李华英.浅议城建声像档案工作[J].城建档案，2011（2）：39-40.

篇5：声像档案管理办法

第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。

第贰条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

(二)声像档案资料的收集

第四条 收集范围

1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;

2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;

3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。

5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

6.其它具有保存价值的声像资料。

第五条 收集时间

1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。

2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第六条 收集要求

1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;

2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;

3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第七条 声像档案资料的征集

1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;

2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

第八条 声像档案费用的报销

本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。

(三)声像档案的整理〖ht〗

第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

第十一条 分类、编号

1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第十三条 文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

2.编写文字说明的要求：

(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;

(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

(3)文字简洁、语言通顺;

(4)时间用阿拉伯数字表示。

第十四条 编制格式

1.照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

2.2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

第十五条 案卷要求

1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2.卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;

录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第十六条 编目

声像档案的著录依照gb3792.5-85《档案、著录规则》进行。

(四)声像档案的保管

第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。第十八条 保管条件

底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;

照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。

第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。

第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

(五)声像档案的开发利用

第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

篇6：声像、照片档案管理办法

一、我局在各项工作中活动中的照片、录音录像资料是我局档案的重要组成部分，应收集齐全，按照有关规定理事归档。

二、录像、照片档案，应按国家有关音像、照片档案的规定和载体形式的不同，单独整理，分柜保管。

三、整理归档的声像、照片，必须图像清晰、声音清楚。

四、声像、照片档案说明卡项目填写要齐全，一律用黑色或蓝黑墨水书写整齐。

篇7：高校声像档案数字化管理论文

一、高校声像档案数字化的概念和意义

本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌;另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。

二、高校声像档案数字化管理问题分析

(一)复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂;声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等;声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。(二)声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。(三)兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备(包括网络设备)的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。(四)数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]

三、高校声像档案数字化管理策略

(一)存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5](二)技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6](三)鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的`要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。(四)保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。(五)检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。(六)开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题;将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]

作者:梁骁 单位:贺州学院

[参考文献]

[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).

[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).

[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,,(01).

[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,,(03).

[5]张美芳.国外声像档案数字化进程对中国声像档案保存的启示[J].数字与缩微影像,2013,(03).

[6]张艳欣.社会记忆视角下的声像档案保护研究[J].北京档案,2013,(12).

篇8：加强城建声像档案的管理

1城建声像档案管理存在的问题

a.对城市建设原貌拍摄上难以控制。一方面, 不少城建开发公司没有将开工前原貌拍摄记录下来。另一方面, 表现在对正在建设中的工程项目拍摄不完全。b.管理工作不细致。一些单位形成的城建声像档案不能及时归档, 久而久之, 面对一堆照片, 没有人能说清来龙去脉。照片档案装具规格通常固定, 而实际照片大小、形状不一, 使整理工作停滞。c.对城建声像档案的宣传力度不够, 认识不到位。声像档案是城建档案的组成部分, 但人们往往仅着眼于用文字形成的档案, 而忽视了用摄像机录制的、用照相机拍摄的声像档案。d.硬件设备老化。由于经费有限, 一些单位面对老化的设备, 无力更换, 影响城建声像档案管理工作的更好发展。e.档案管理人员结构比较单一, 专业水平低。现代化的技术设备, 需要先进的专业技术人才来操作。但现在许多档案馆的同事懂专业技术的少, 特别是既懂摄像又会声像制作的就更少了。

2搞好城建声像档案的措施

a.建立严格的管理制度。各档案部门要建立相应的管理制度, 强化规范管理, 对产生的声像材料从收集、归档到移交档案库统一管理, 制定整套严格的制度, 防止分散流失, 杜绝归为已有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确的规定, 做到有章可循、有法必依、使之逐步变成自觉的行动, 以确保声像档案归档的质量。b.要加大城建声像档案的宣传力度, 增强全社会对声像档案重要性的认识。城建声像档案由于其载体材料能形象、生动地再现城市建设进程中的原始面貌, 反映城市发展的演变过程, 因此比文字档案更具体、丰富, 富有说服力与感染力, 能够最大限度地满足人们获取城建信息的需求。因此, 要向社会各界宣传声像档案的重要性, 调动大家的积极性, 并积极与新闻媒体合作, 将新旧声像资料在新闻媒体上报道, 宣传城市建设的历史和成就, 发挥声像档案的使用价值和利用价值。城建声像档案的功能和作用是多方面的, 是当今城市建设和管理工作中必不可缺的服务内容, 是城建档案的重要组成部分。只有充分、深刻、全面认识城建声像档案的重要性, 才能增强做好城建声像档案工作的紧迫感、压力感和责任感, 为做好这项工作奠定坚实的思想基础。c.要健全组织, 强化措施, 拍摄制作高质量、高水平的城建声像档案。首先, 应重视人才队伍的建设, 培养一批具有档案管理经验, 又能熟练掌握现代化技术的人才队伍, 同时为技术人员提供良好的工作环境, 鼓励他们钻研业务, 使一批业务精、素质高的人才脱颖而出。为他们配备技术先进、性能卓越的拍摄制作设备, 并培养一批有责任和上进心的年轻力量加以充实, 确保城建声像档案工作的可持续发展。其次, 要充分利用城建档案馆作为城建信息中心的优势, 运用现代化信息采集手段, 及时、准确收集好城建信息, 掌握城市建设动态、确保城建声像档案齐全、完整和高质量进馆。最后, 要突出重点, 攻克难点, 务求实效。要刻苦钻研拍摄技巧, 不断提高技术水平。我们要呼吁那些城建档案的各有关部门, 把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓, 保证城建档案内容的齐全和历史记录的完整。

摘要：声像档案是城建档案的重要组成部分, 分析了目前城建声像档案的管理难点, 并提出了解决这些问题的一些对策和建议。