声像档案管理办法

2022-07-16

第一篇:声像档案管理办法

声像档案管理

一、声像档案的归档范围

(一)本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料;

(二)领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料; •

(三)本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料;

(四)本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料; •

(五)本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料;

(六)本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料;

(七)其他具有保存价值的声像材料。

二、声像档案的归档要求

(一)属于归档范围的声像材料,形成部门和人员应当及时向本单位档案部门归档,不得私自保存或者据为已有;

(二) 归档的声像材料必须是原版、原件,底片与照片影像应当一致;归档的声像材料必须图像清晰,声音清楚,底片不得磨损;

(三)对于需要永久、长期保存以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的声像资料,立档单位应当将其制成光盘。光盘与录音带、录像带和磁带等同时归档,分别整理、编目、保管,并注明互相参见号;

(四)归档的数码照片必须按照规定格式和规格制作光盘保存; •

(五)归档的声像材料应当加以相应的文字说明;

(六)归档时应当填写归档清单一式两份,交接双方各留一份备查。

声像档案单件(卡带)

声像档案(录像带): 光盘档案封面: 光盘档案内页和总说明 光盘档案案卷目录 注意事项:

1 •归档时间:随时归档和年终归档; •保管期限分为:永久、长期和短期;

•声像档案要注重防磁(尤其是磁性载体)、防震、防潮、防日光及紫外线; •声像档案应当恒温、恒湿保存,在24小时内温度变化不得超过±3℃,相对湿度变化不得超过±5%;照片、底片存贮温度应当控制在2—21℃,相对湿度应当控制在20—50%之间;录音带、录像带、磁带、光盘的存贮温度应当控制在15—27℃,相对湿度应当控制在40—60%之间;

第二节

照片档案管理

一、照片档案的定义与分类

1、照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

2、随着社会技术的跨越式发展,相片的形成方式也在不断地更新换代。从成像原理与载体上区分,相片档案可分为:传统照片档案与数码照片档案。

•传统照片档案即感光材料照片档案。感光材料是指见光后能发生各种化学反应的材料。譬如:银盐胶片和非银盐胶片。

•数码照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有保存价值的数码照片。

•数码照片是指用扫描仪扫描或数码相机直接拍摄获得的,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通信网络上传送的图片文件。

二、传统照片档案的管理

1、传统照片档案管理的基本原则 ①照片与底片应分别整理和存放; ②照片与文字说明要一同整理和存放;

2、底片档案的管理

作为档案保存的底片应力求原底片、原件。

值得注意的是,一般原底片是不能提供利用的,只作存档之用。冲洗照片一

2 般通过翻版复制原底片的方式。此外,文字说明应包括事情、时间、地点、人物、背景等情况,应简单明确,避免重复。 底片的分类与排列 根据各个单位存有底片档案的实际情况,可分为:黑白底片和彩色底片;原版底片和翻版底片;硬底片(玻璃片)和软底片(胶片)。如果底片类型单一,则可不分类。 底片的排列应该按时间顺序来排,先年份再月份。

底片装袋与编号 底片保存应放入专用的底片袋。规格为:45mm*55mm。而且必须一张一袋,连张的底片要裁剪。底片编号由底片册号和张号组成,格式是¡°1-15¡±(表示第1本底片册中的第15张底片)。底片编号一般标注在底片袋的右上方和底片册内的¡°底片编号¡±。 底片入册 严格按照一张底片一个袋,一个袋子入一个(芯页)格。

底片册内备考表 底片册册脊 底片档案案卷目录

3、照片档案的整理

•照片档案的整理包括照片的分类、排列、编号、装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编写照片档案案卷目录等工作环节。

•编写文字说明的六要素:

1、时间:事件、事物发生、变化的时间。 •

2、地点:所拍照片的具体地点。

3、事由:照片所反映的事件、事物的情由。 •

4、人物:主要人物的身份、姓名、位次。 •

5、背景:对揭示照片主题有一定作用的背景。 •

6、摄影者:拍摄单位和拍照人。

•每组照片前要对整组照片作总说明,即这组照片反映事件的时间、地点、经过、主要人物等总说明。每张相片还必须有分说明。

3 照片组说明与分(张)说明

照片档案案卷目录 照片档案卷内目录(档案局) 照片档案卷内目录(说明到张)

三、数码照片档案的管理

1、数码相片档案一般由数码图像、文字说明和EXIF信息(Exchangeable Image File 可交换图像文件)三部分组成。

2、EXIF信息是镶嵌在图像文件格式的一组拍摄或扫描参数,主要包括摄影或扫描时的光圈、焦距、分辨率、相机品牌型号、日期时间等各种与当时摄影或扫描条件相关的信息。 介绍:数码相片EXIF信息的查看方式

3、数码照片的收集可以参照前述照片档案收集范围的要求,凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。

4、数码照片形成后,由摄影者及时向档案室移交归档。

5、档案部门要完善数码照片档案收集制度,在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导,确保这一新型载体档案的完整与安全。

6、归档时要求数码照片、纸质照片(永久、长期保存的)、文字说明三者齐全并做到内容相符。目录数据库应著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置(对应数码照片存放文件夹和文件名)四个项目,移交时要求全部著录。

8、数码相片的文字说明包括组文件夹的命名、组文件夹内的总说明和每张数码照片的分说明。

9、数码相片的存储:

①只读型、质量好、容量大的单片盒装DVD光盘; ②“一次性写入”,低速(一般用8X以下);

③一式三套:一套封存保管;一套供查阅利用;一套异地保存。套别分别用字母A、B、C表示。

10、刻录内容: ①数码照片文件夹; ②数码照片目录文件; ③光盘说明文件。

4 例如:市档案局2005年数码照片 套别:A 照片文件起止时间:20050112-20051228 保管期限:永久 照片张数:417 照片文件类型:JPEG 光盘类型:DVD-R 制作时间:20060215 制作软件:NERO6.1 制作设备:HP 2000e 制作人:文章

11、光盘整理。

可参照《电子文件归档与管理规范》

•归档时档案室要对数码照片的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署审核意见。

•对于重要的数码照片,还要注意及时登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式,以保证数码照片的真实性。

•归档的每一张数码照片都要确定保管期限,保管期限的划分参照文书档案。 •数码照片按其形成年度分类整理。按每一年度或每次重大事件、重要会议来访建立一个文件夹,文件夹下存放当年度或该事件、会议、来访数码照片文件。对文件夹内的数码照片文件一般可按时间或重要程度先后排列、编号。一组联系密切(如同一次会议、活动、事件的)数码照片应排列在一起,再对数码照片编写文件名或文件号。

第二篇:声像载体档案管理

1.熟悉声像档案工作的基本原则和归t当范围的确定。

2.对声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导,确保声像档案材料的完整、准确。

3.对声像材料部门专(兼)职濟案员提出的疑难问题,应及时与有关领导研究解决。

4.做好声像档案的开发利用工作。

5.严格执行保密制度,维护声像档案的完整和安全。

6.积极做好“八防”工作。

第三篇:声像档案管理制度

吉林热电厂企业标准

Q/JRD-210-43.10-89

声像档案管理制度

1989-11-3发布1989-12-01实施

吉林热电厂发布

1、 总则

1.1 为加强我厂声像档案的管理工作,使声像档案管理科学化、规范化、标准化,充分发挥

声像档案在生产、建设、科研中的作用,根据《国营企业档案管理暂行规定》和吉林省电力工业局吉电办字[1989]492号关于《吉林省电力工业局声像档案管理办法(试行)》,特制订本标准。

1.2 本标准规定了声像档案资料的归档范围、归档要求、档案资料的管理、保管、鉴定与利

用以及检查与考核等项内容。

1.3 本标准适用于我厂声像档案的管理。

2、 声像档案的归档范围

2.1 声像档案是指我厂、厂属各单位及个人在行使职责或从事社会活动中形成的,反映企业生产建设或其他活动情况的,具有保存价值的图片(包括底片)、录音带、录像带、影视片等专门载体材料。

2.2 我厂声像档案材料的归档范围如下:

2.2.1 党和国家领导人、上级部局及市级以上政府主要领导人来我厂视察工作形成的声像材料。

2.2.2 国内外著名专家、学者、知名人士在我厂讲学以及从事其它重要活动形成的声像材料。

2..2.3 外宾来我厂参观、访问、洽谈、考察活动等形成的声像材料。

2.2.4 我厂在涉外活动或参加重要外事活动形成的声像材料。

2.2.5 省、市级以上的英雄、模范人物在我厂进行重要活动形成的声像材料。

2.2.6 我厂召开的重要会议,如重要的行政会议、技术会议以及党代会、职代会、团代会、妇代会等形成的声像材料。

2.2.7 我厂举行的重要集会、重大纪念庆祝等活动形成的声像材料。

2.2.8 我厂人员参加国内外重要学术、表彰活动或被授予荣誉称号、证书、奖章等形成的声像材料。

2.2.9 我厂及厂属各单位荣获的市(局)级以上政府机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书等的照片。

2.2.10 我厂的重大技术发明、荣获市级以上奖励的科研课题等形成的声像材料。

2.2.11 记录我厂发生过的重大自然灾害、重大事故、重大事件等形成的声像材料。

2.2.12 记录我厂重点建设工程的基地原貌、奠基仪式、工程施工过程及竣工落成典礼的声像材料。

2.2.13 反映我厂厂容、厂貌、大型建筑设施、重要设备、地下建筑基础、管线布置的声像材料。

2.2.14 反映我厂各不同历史时期生产建设情况的声像材料。

2.2.15 我厂的名称牌匾的照片。

2.2.16 我厂组织的大型文艺、体育、文化等活动中形成的声像材料。

2.2.17 其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。

3 声像档案材料的归档要求

3.1 凡属归档范围的声像材料,均由活动的主办部门或指定专人(摄录人员)负责整理、归档,不得私自保存。

3.2 归档的声像材料必须是原版、原件。照片及其底片应一并归档。归档的声像材料必须保证质量,没有污迹、水斑、磨损和变质。

3.3 归档的声像材料必须声像清晰、内容完整。

3.4 经整理的声像材料应及时归档。归档时,应严格履行验收、交接手续,填写归档清单一式两份,交接双方各执一份备查。

4 声像档案材料的整理

4.1 我厂声像档案,采用年代——载体材料——问题分类法进行分类、组卷、编目。

4.2 声像档案材料按问题(内容)可分为十大类。人物活动类;外事活动类;会议类;生产、建设及厂发展概貌类;科技、体育、学术活动类;事故、灾害及突出事件类;纪念、庆典、文体活动类;荣誉及奖惩类、其它等。

4.3 声像档案材料内容必须有简明、扼要的文字说明,写明所反映的事实内容、发生时间、地点及所在单位、主要人物的姓名及身份以及摄录者的姓名。

4.4 声像档案材料芯页标签内容填写包括:题名、主题词、摄录部门及摄录者、日期、盘数及编号、相关的声像档案编号等。录音带、录像带在填写上述内容的同时,还应填写带长、时间等,录像带要注明声道、所用机器型号等。

4.5 声像档案材料的文字书写字迹要工整、清晰。一律用碳素墨水或蓝黑墨水,不得用圆珠笔或铅笔书写。

4.6 反映一个事件、一次活动或一个专题形成的同种载体声像材料组成一个保管单位。对数量少的且具有内容相近或相同的不同种载体材料也可组成一个保管单位。

4.7 各种载体的声像档案应编制卷内目录和案卷目录及编号。编目格式由厂档案科按上级部门规定标准统一印制。

4.8 声像档案材料编号、照片应在其背面有上角书写,其底片要在底片袋和底片乳剂的右上角同时写明;胶片卷片应在片头、片尾乳剂面右边处分别书写。

5 声像档案的保管

5.1 声像档案是我厂档案的重要组成部分,凡属归档范围的声像档案均由档案科集中统一保管,任何单位和 个人不得以任何借口将声像材料散落于本单位或个人手中。

5.2 声像档案的保管按不同类别不同载体,使用不同专用装具分别保存。

5.3 设立专用库房保存声像档案。专用库房除具有普通档案库房“七防”要求外,还应配置调温调湿专用设备,使胶片的保存温度控制在13~15℃,相对湿度控制在35~45%范围内;其他声像材料的保存温度控制在14~24℃,相对湿度45~60%范围内。并且保证每昼夜温差不大于±2℃,湿差不大于±5%。

5.4 声像档案库房及保管位置,应良好地采取防范措施,防止化学气体的污染,避开30奥斯特以上的磁场。

5.5 照片与底片、原版与翻版分开保管,正片与副片不应同装一袋,磁带、胶带应装在密封盒内,防止弄脏、摩擦、损坏。

5.6 对长期保存且不常利用的录音带、录像带、影视胶片每各隔半年重烧一次,经常使用的每隔半年至少要清洁一次。

5.7 档案管理人员对入库前的声像档案,要严格检查,对已受污染的声像档案要责成有关人员处理后,方可入库。

5.8 不能用手直接接触底片,应带洁净的手套操作,防止灰尘、汗渍污损底片。

5.9 每隔半年要检查一次声像档案的保管情况,对已污损的,要及时采取技术措施进行修补和复制。

5.10 归档保存的声像档案,未经鉴定和批准,任何人不得私自抽出、消磁、清洗、涂改、剪辑。

6 声像档案的鉴定与利用

6.1 声像档案要每隔2~3年鉴定一次。鉴定工作由鉴定领导小组负责组织实施。鉴定后对已无保管价值的,报主管领导批准后,按已规定的档案销毁程序销毁。

6.2 声像档案的利用,应编制档案目录、帐薄等检索工具,为利用查找提供方便。

6.3 声像档案的借阅、利用,按Q/JRD-210-43.08-89《档案综合管理制度》的有关标准执行。

6.4 借出的声像档案不得私自转借,用过按期返还。如有损坏,借用单位负责赔偿。 7 检查与考核

7.1 本标准由档案科每年进行一次全面检查,检查结果按厂《目标经济责任制》进行奖惩。

附加说明:

本标准所列各项内容,如与上级有关规定抵触时,按上级规定执行。

编制:

初审;

审核:

审定:

批准:

本标准委托厂档案科负责解释。

第四篇:声像和实物档案管理办法

声像档案、照片档案、实物档案管理办法

根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务规范》、《磁性载体档案管理与

保护范围》、《照片档案管理规范》等文件的有关规定,制定本管理办法。本管理办法是对xx的补充。此办法仅适用于厅机关各处室。

一、声像档案(磁性载体档案)

(一)记录和反映我厅及所属部门主要职能活动,并在活动中直接形成的,有保存价值的,以录音、录像(软磁盘)等磁性材料为载体,以声音、影像为主要反映方式的历史记录。声像档案是对文书档案的补充,是我厅档案资源的重要组成部分。

(二)归档范围

1.党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人在本厅或广电系统内视察、检查工作时形成的声像材料。

2.以本厅名义召开的各种重要工作会议、表彰大会等形成的声像材料。

3.反映各处室主要职能活动的声像材料。

4.本厅重要的外事接待工作中形成的声像材料。

5.以本厅名义举办的干部培训和业务培训形成的声像材料。

6.反映本厅厅容和厅貌的有保存价值的声像材料。

7.其它有保存价值的声像材料。

(三)不归档范围

1.为丰富职工文化生活而购置的与本厅工作无参考利用价值的录音、录像。

2.本厅摄制或购置的与本厅工作无长期参考利用价值的声像材料。

3.单位互赠的无参考利用价值的声像材料。

(四)归档要求

1.由形成单位负责,对需要归档的声像材料进行整理、编辑,及时向厅档案科移交。

2.一组具有有机联系的,反映同一工作或事件的声像材料应为一个保管单位。

3.归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关设置上演示或检测运转正常,无病毒、清洁、无划伤,确保文件的完整性和内容的准确性。

4.归档使用的录音(像)带、软磁盘的性能质量,应分别符合国家有关规定,禁止使用劣质磁盘、磁带、录像带、录音带为载体。

5.归档的磁声载体文件应由文件形成部门编制归档说明。

(1)磁带(软磁盘)需简要说明带(盘)中存贮文件的内容,运行的软、硬件环境、版本号、文

件的完整性和准确性等。

(2)录像带需简要说明该片的内容、制式、语别、密级、规格和放映时间。

(3)录音带需要简要说明讲话内容,讲话人姓名、职务、录制日期、密级等。

(五)归档方法

1.按——问题法分类项。

2.归档材料按保存价值分为永久、长期。按单一问题逐年排列,分别制成一个或几个保管单位(一个保管单位指一本录像带或一盒录像带)。

(六)归档时间声像档案的归档一般情况是随当年形成的文书档案一起于次年6月份以前移交厅档案科保存,特殊情况或单项工作结束可随时移交厅档案科保存。

(七)管理与保护

1.为了确保声像档案的完整和齐全,任何部门或个人不得私自保存,销毁和带走应归档的声像材料。

2.遵循集中统

一、确保安全、便于利用的原则,厅机关各处室形成的声像档案由厅档案科集中统一管理。

3.归档的磁带(软磁盘)必须贴上标签。标明编号、档号、密级、保管期限、摄制日期等。在贮存声像档案的同时,应保存有关声像档案的文字材料。

4.保存声像档案库房要求:温湿度的变化范围应在温度15—27℃、相对湿度变化不得超过40—60%范围内选定一组值,一旦确定,在24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%,最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。

5.做好库房声像档案的防磁、防水、防尘、防火、防紫外线工作。

6.放置要求、磁带(软磁盘)应放入磁带(软磁盘)盒中,垂直放置或一盘盘悬挂放置,严禁叠放挤压。并根据载体不同使用不同的装具分别排列保存。

7.为保证声像档案、资料的质量,贮存的录音带、录像带,每隔一年应重新缠绕一次如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象应及时进行技术处理。

(八)利用

1.声像档案严格执行借阅审批手续,一般情况下不得外借,只能在档案室中查阅。

2.借阅和归还声像档案时,按规定进行质量检查、验收。

二、照片档案

(一)照片档案是本厅及所属部门在主要职能活动中直接形成的,有保存价值的,以感观材料为载体,以影像为主要反映方式的历史记录、它具有纪录性、形象性、科学技术性、广泛交流性及客观实在性。是文书档案无法代替的档案材料,是我厅档案资源重要的补充。

(二)归档范围

1.党和国家领导人、广电总局和省委、省政府、省人大、省政协主要负责人参与本厅及 本系统有关的重大公务活动、视察、考察本厅工作形成的照片档案。

2.反映本厅主要职能活动和工作成果的照片档案。

3.本厅组织或参加的重要外事活动的照片档案。

4.本厅召开的各种重要会议的照片档案。

5.反映本厅重大事件、重要人物的照片档案。

6.本厅及各处室组织的各种活动及获奖作品的照片档案。

7.反映本厅厅容和厅貌的照片档案。

8.厅领导和各处室深入基层检查、指导工作的重要照片档案。

9.与其他载体有密切联系的照片档案。

10.其他有保存价值的照片。

(三)归档时间

1.照片冲洗加工后,由摄影者或承办单位整理并编写说明,及时向厅档案科归档,或随其他载体档案一起归档。

2.厅档案科应随时收集、征集零散的有保存价值的历史照片。

(四)收集、归档要求

1.对反映同一画面的若干张照片,应选择其主要照片归档。

2.底片、照片、说明齐全;底片与照片影像相符;无底片的照片应翻拍底片。

(五)归档的方法

1.按照片反映的——问题立项分类。

2.照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄制者六个要素。

2.1 通过六个要素概括提示照片影像所反映的全部信息。

2.2 文字简洁、语言通顺,一般不超过200字、一般应以照片的自然张为单元编写说明,一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。凡是加总说明的照片分别编写简要的分说明。

2.3 照片档案的日期采用八位数表示,第1—4位表示年,第5—6位表示月,第7—8位表示日,例:1996年2月9日写作19960209。

(六)整理与管理

1.根据照片的分类情况,将照片、底片与说明一起固定在芯页上,并组成案卷。

2.根据照片的规格画面和说明的字数确定照片的固定位置。

3.抄写卷内目录。以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录。

3.1 照片号:案卷内照片的顺序号。

3.2 照片题名:应简明规范,准确地反映照片的基本内容。

3.3 参考号:与本张(组)照片有密切联系的其他档案的档号。

3.4 大张照片、反转片应与其他照片一同组卷,单独存放,并在卷内目录的备考表内注明“大张”、“反转片”。

4.档号要求规范、准确、清晰、不得出现重编、漏编及空号现象。整理完毕的照片档案按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷,上架保存。

5.保存底片的适宜温湿度为:温度13—15℃、相对湿度:35%—45%。保存照片的适宜温湿度为:温度14—24℃,相对湿度40%—60%,库房昼夜温度变化不应大于±3℃,湿度变化不能大于±5%。

6.照片入库前要进行检查,对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理,防止受污染的照片、底片入库。

三、实物档案

(一)实物档案指本厅在行使主要职能活动时,有参考利用价值的实在物品,如奖状、奖牌、锦旗、题词等。

(二)归档范围

1.上级主管部门颁发给本厅的反映本厅主要职能活动的奖状、奖品(或奖状、奖品照片)。

2.党和国家领导人、广电总局、省委、省政府、省人大、省政协主要负责人给本厅的题词、题字。

3.重大活动中,有影响的人士或集团捐赠的题词、题字、画及其他不易保留物品的照片。

4.平级单位给本厅奖给的奖状、奖牌、锦旗或下级单位及个人给本厅赠送的锦旗拍摄成照片交厅档案科保存。

5.其他有保存价值的实物

(三)不归档范围

凡与上述无关的实物不需归档

(四)归档要求

1.收到实物的单位和个人,在收到实物的1个月内,应将实物移交厅档案科保存。或随其他载体档案一起归档。

2.实物档案的归档工作厅领导的由厅办公室负责收集、归档,各职能处室的由各处室文书处理人员负责。

3.移交厅档案科的实物必须整洁,完整。并附有文字说明,标明收到实物的事由,实物发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员。

(五)实物档案的管理,利用参见文书档案管理办法。

四、声像档案、照片档案、实物档案的借阅、销毁按照云南广播电视厅《档案借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》规定办理。

第五篇:人民法院声像档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强对声像档案的管理,充分发挥声像档案在人民法院审判活动和行政管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》等有关规定,结合人民法院声像档案的实际情况,制定本办法。

第二条 人民法院的声像档案,是指各级人民法院在工作活动中直接形成的具有保存查考利用价值的照片、录音带、录像带、影视片等专门载体材料。

第三条 人民法院在其职能活动中形成的声像档案,直观地记录了事物的原貌,是文字记录的补充,与文字材料一样是法院档案的组成部分和职能活动的记录,必须按本办法收集齐全,整理归档,实行集中统一管理。

第二章 声像材料的归档

第四条 声像材料的归档范围

(一)上级领导对本院的工作进行视察或检查时形成的声像材料;

(二)本院召开的重要工作会议和重大活动中形成的声像材料;

(三)本院外事活动中形成的声像材料;

(四)本院为进行法制宣传教育而拍摄、录制的具有保存查考利用价值的声像材料;

(五)重大典型案件审判活动的声像材料;

(六)刑事案件执行死刑验明正身的声像材料;

(七)在审理案件过程中,当事人提供并被采用作为证据的声像材料;

(八)随卷归档不能附卷的证物拍成的照片;

(九)其它有保存查考利用价值的声像材料。

第五条 声像材料的归档要求

(一)主办部门或经办人员要把声像材料与有关行政文书材料或诉讼文书材料一起整理,单独组卷,统一编号。

(二)归档的声像材料必须是原版、原件。

(三)声像材料,必须图象清晰、声音清楚,并加以必要的说明。

(四)照片材料必须由底片、照片、文字说明三部分构成。说明部分包括:事由(案由、案号)、时间、地点、人物、背景和摄影者。

(五)录音带、录像带、影视片须注明当事人姓名、案由、案号、录制时间、录制内容、录制人、盘数及带长、型号、保管期限等内容。

(六)声像材料的说明必须用毛笔或碳素、蓝黑墨水的钢笔书写。

(七)声像材料的归档时间须按声像材料形成的特点,由主办部门或经办人员分别按行政文书档案或诉讼文书档案规定的归档时间向档案管理部门移交。

第三章 声像档案的整理

第六条 声像档案的整理必须保持声像材料之间的有机联系,以一张(盒、盘)或一组密不可分的材料为一个保管单位。

声像档案按载体形式的不同分类整理,声像档案主要分为照片、录音带、录像带、影视片四类,其代符各为ZP、LY、LX、YS。

第七条 照片正片与底片各自编号。一张或一组密不可分的照片只有一个顺序号,若是一组照片,则在顺序号后加编分号。把底片号用铁笔横排刻写在胶 片乳剂面片边处右上方。底片放入底片袋内,在底片袋的右上方注明底片号,再按底片号顺序将底片插入底片册。彩色照片的底片需翻拍成黑白底片。

照片正片要与说明一起固定在芯页的正面,若是一组(若干张)正片,最前面要加总说明,每张再分别编写简要的分说明。

照片根据分类将同类的正片与说明组成卷宗,卷宗内的芯页以三十页左右为宜。凡随同诉讼文书归档的照片,其正片和底片亦按上述要求整理。

第八条 录音带、录像带如同一内容分录了数盒(或盘),应统一编号,每盒(或盘)再编分号;若一盒(或盘)内录制了若干项,则编一个号,再按顺序详细注明每一内容,并在每一项内容上注明带长(起迄时间)。每一项内容都要按类单独登记。

录音带、录像带的盒套外要贴上标签、写明编号、案由(事由)、案号、题目、讲话人、录制日期、录制内容、录制人、盒数、参见号、带长、型号、保管期限等。

影视片的整理方法与录音带、录像带相同。

第四章 声像档案的保管

第九条 声像档案入库前要进行检查。对不合格的声像材料,需经技术处理后方可入库,并加注说明。

第十条 入库后底片、录音带、录像带均应立放于柜架上,不能挤压。录音带、录像带每隔6至12个月重绕一次,以释放内部压力,避免产生粘连或复印现象。如发现录音带、录像带变形、断裂、磁粉脱落、照片发黄、霉变等现象,要及时采取措施加以补救。

第十一条 声像档案的库房需密封,做到防火、防光、防盗、防尘、防磁、防热、防潮和防低温等。温度保持在18-24℃;相对湿度在40-60%之间。

第十二条 声像档案的利用需经有关主管领导批准,任何部门或个人不得擅自借出、复制、消磁和涂改。

第十三条 声像档案的保管期限分永久、长期、短期三种,根据形成特点分别参照人民法院行政文书档案,诉讼文书档案保管期限表的规定确定。

声像档案的保管期限应与同一卷号不同载体的档案的保管期限保持一致。

对于保管期限届满、需销毁的声像档案,按有关规定办理。

第五章 附 则

第十四条 各高级人民法院在必要时可根据本办法和本地区的实际情况,制定补充办法,并报最高人民法院备案。