声像档案管理规定

第一篇：声像档案管理规定

声像档案管理

一、声像档案的归档范围

•

(一)本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料;

•

(二)领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料; •

(三)本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料;

•

(四)本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料; •

(五)本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料;

•

(六)本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料;

•

(七)其他具有保存价值的声像材料。

二、声像档案的归档要求

•

(一)属于归档范围的声像材料，形成部门和人员应当及时向本单位档案部门归档，不得私自保存或者据为已有;

•

(二) 归档的声像材料必须是原版、原件，底片与照片影像应当一致;归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚，底片不得磨损;

•

(三)对于需要永久、长期保存以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的声像资料，立档单位应当将其制成光盘。光盘与录音带、录像带和磁带等同时归档，分别整理、编目、保管，并注明互相参见号;

•

(四)归档的数码照片必须按照规定格式和规格制作光盘保存; •

(五)归档的声像材料应当加以相应的文字说明;

•

(六)归档时应当填写归档清单一式两份，交接双方各留一份备查。

声像档案单件(卡带)

声像档案(录像带): 光盘档案封面: 光盘档案内页和总说明 光盘档案案卷目录 注意事项：

1 •归档时间：随时归档和年终归档; •保管期限分为：永久、长期和短期;

•声像档案要注重防磁(尤其是磁性载体)、防震、防潮、防日光及紫外线; •声像档案应当恒温、恒湿保存，在24小时内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5%;照片、底片存贮温度应当控制在2—21℃，相对湿度应当控制在20—50%之间;录音带、录像带、磁带、光盘的存贮温度应当控制在15—27℃，相对湿度应当控制在40—60%之间;

第二节

照片档案管理

一、照片档案的定义与分类

1、照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

2、随着社会技术的跨越式发展，相片的形成方式也在不断地更新换代。从成像原理与载体上区分，相片档案可分为：传统照片档案与数码照片档案。

•传统照片档案即感光材料照片档案。感光材料是指见光后能发生各种化学反应的材料。譬如：银盐胶片和非银盐胶片。

•数码照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有保存价值的数码照片。

•数码照片是指用扫描仪扫描或数码相机直接拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的图片文件。

二、传统照片档案的管理

1、传统照片档案管理的基本原则 ①照片与底片应分别整理和存放; ②照片与文字说明要一同整理和存放;

2、底片档案的管理

作为档案保存的底片应力求原底片、原件。

值得注意的是，一般原底片是不能提供利用的，只作存档之用。冲洗照片一

2 般通过翻版复制原底片的方式。此外，文字说明应包括事情、时间、地点、人物、背景等情况，应简单明确，避免重复。 底片的分类与排列 根据各个单位存有底片档案的实际情况，可分为：黑白底片和彩色底片;原版底片和翻版底片;硬底片(玻璃片)和软底片(胶片)。如果底片类型单一，则可不分类。 底片的排列应该按时间顺序来排，先年份再月份。

底片装袋与编号 底片保存应放入专用的底片袋。规格为：45mm*55mm。而且必须一张一袋，连张的底片要裁剪。底片编号由底片册号和张号组成，格式是¡°1-15¡±(表示第1本底片册中的第15张底片)。底片编号一般标注在底片袋的右上方和底片册内的¡°底片编号¡±。 底片入册 严格按照一张底片一个袋，一个袋子入一个(芯页)格。

底片册内备考表 底片册册脊 底片档案案卷目录

3、照片档案的整理

•照片档案的整理包括照片的分类、排列、编号、装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编写照片档案案卷目录等工作环节。

•编写文字说明的六要素：

•

1、时间：事件、事物发生、变化的时间。 •

2、地点：所拍照片的具体地点。

•

3、事由：照片所反映的事件、事物的情由。 •

4、人物：主要人物的身份、姓名、位次。 •

5、背景：对揭示照片主题有一定作用的背景。 •

6、摄影者：拍摄单位和拍照人。

•每组照片前要对整组照片作总说明，即这组照片反映事件的时间、地点、经过、主要人物等总说明。每张相片还必须有分说明。



3 照片组说明与分(张)说明

照片档案案卷目录 照片档案卷内目录(档案局) 照片档案卷内目录(说明到张)

三、数码照片档案的管理

1、数码相片档案一般由数码图像、文字说明和EXIF信息(Exchangeable Image File 可交换图像文件)三部分组成。

2、EXIF信息是镶嵌在图像文件格式的一组拍摄或扫描参数，主要包括摄影或扫描时的光圈、焦距、分辨率、相机品牌型号、日期时间等各种与当时摄影或扫描条件相关的信息。 介绍：数码相片EXIF信息的查看方式

3、数码照片的收集可以参照前述照片档案收集范围的要求，凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。

4、数码照片形成后，由摄影者及时向档案室移交归档。

5、档案部门要完善数码照片档案收集制度，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，确保这一新型载体档案的完整与安全。

6、归档时要求数码照片、纸质照片(永久、长期保存的)、文字说明三者齐全并做到内容相符。目录数据库应著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置(对应数码照片存放文件夹和文件名)四个项目，移交时要求全部著录。

8、数码相片的文字说明包括组文件夹的命名、组文件夹内的总说明和每张数码照片的分说明。

9、数码相片的存储：

①只读型、质量好、容量大的单片盒装DVD光盘; ②“一次性写入”，低速(一般用8X以下);

③一式三套：一套封存保管;一套供查阅利用;一套异地保存。套别分别用字母A、B、C表示。

10、刻录内容： ①数码照片文件夹; ②数码照片目录文件; ③光盘说明文件。

4 例如：市档案局2005年数码照片 套别：A 照片文件起止时间：20050112-20051228 保管期限：永久 照片张数：417 照片文件类型：JPEG 光盘类型：DVD-R 制作时间：20060215 制作软件：NERO6.1 制作设备：HP 2000e 制作人：文章

11、光盘整理。

可参照《电子文件归档与管理规范》

•归档时档案室要对数码照片的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见。

•对于重要的数码照片，还要注意及时登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式，以保证数码照片的真实性。

•归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限的划分参照文书档案。 •数码照片按其形成年度分类整理。按每一年度或每次重大事件、重要会议来访建立一个文件夹，文件夹下存放当年度或该事件、会议、来访数码照片文件。对文件夹内的数码照片文件一般可按时间或重要程度先后排列、编号。一组联系密切(如同一次会议、活动、事件的)数码照片应排列在一起，再对数码照片编写文件名或文件号。

第二篇：声像档案管理办法

(一)总则

第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。

第贰条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

(二)声像档案资料的收集

第四条 收集范围

1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;

2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;

3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。

5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

6.其它具有保存价值的声像资料。

第五条 收集时间

1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。

2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第六条 收集要求

1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失;

2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件;

3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第七条 声像档案资料的征集

1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;

2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

第八条 声像档案费用的报销

本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。

(三)声像档案的整理〖ht〗

第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

第十一条 分类、编号

1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第十三条 文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

2.编写文字说明的要求：

(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全;

(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

(3)文字简洁、语言通顺;

(4)时间用阿拉伯数字表示。

第十四条 编制格式

1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

2. 2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

第十五条 案卷要求

1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2.卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;

录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第十六条 编目

声像档案的著录依照gb3792.5-85《档案、著录规则》进行。

(四)声像档案的保管

第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。 第十八条 保管条件

底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%;

照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。

第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。

第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

(五)声像档案的开发利用

第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案

第三篇：声像档案管理制度

吉林热电厂企业标准

Q/JRD-210-43.10-89

声像档案管理制度

1989-11-3发布1989-12-01实施

吉林热电厂发布

1、 总则

1.1 为加强我厂声像档案的管理工作，使声像档案管理科学化、规范化、标准化，充分发挥

声像档案在生产、建设、科研中的作用，根据《国营企业档案管理暂行规定》和吉林省电力工业局吉电办字[1989]492号关于《吉林省电力工业局声像档案管理办法(试行)》，特制订本标准。

1.2 本标准规定了声像档案资料的归档范围、归档要求、档案资料的管理、保管、鉴定与利

用以及检查与考核等项内容。

1.3 本标准适用于我厂声像档案的管理。

2、 声像档案的归档范围

2.1 声像档案是指我厂、厂属各单位及个人在行使职责或从事社会活动中形成的，反映企业生产建设或其他活动情况的，具有保存价值的图片(包括底片)、录音带、录像带、影视片等专门载体材料。

2.2 我厂声像档案材料的归档范围如下：

2.2.1 党和国家领导人、上级部局及市级以上政府主要领导人来我厂视察工作形成的声像材料。

2.2.2 国内外著名专家、学者、知名人士在我厂讲学以及从事其它重要活动形成的声像材料。

2..2.3 外宾来我厂参观、访问、洽谈、考察活动等形成的声像材料。

2.2.4 我厂在涉外活动或参加重要外事活动形成的声像材料。

2.2.5 省、市级以上的英雄、模范人物在我厂进行重要活动形成的声像材料。

2.2.6 我厂召开的重要会议，如重要的行政会议、技术会议以及党代会、职代会、团代会、妇代会等形成的声像材料。

2.2.7 我厂举行的重要集会、重大纪念庆祝等活动形成的声像材料。

2.2.8 我厂人员参加国内外重要学术、表彰活动或被授予荣誉称号、证书、奖章等形成的声像材料。

2.2.9 我厂及厂属各单位荣获的市(局)级以上政府机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书等的照片。

2.2.10 我厂的重大技术发明、荣获市级以上奖励的科研课题等形成的声像材料。

2.2.11 记录我厂发生过的重大自然灾害、重大事故、重大事件等形成的声像材料。

2.2.12 记录我厂重点建设工程的基地原貌、奠基仪式、工程施工过程及竣工落成典礼的声像材料。

2.2.13 反映我厂厂容、厂貌、大型建筑设施、重要设备、地下建筑基础、管线布置的声像材料。

2.2.14 反映我厂各不同历史时期生产建设情况的声像材料。

2.2.15 我厂的名称牌匾的照片。

2.2.16 我厂组织的大型文艺、体育、文化等活动中形成的声像材料。

2.2.17 其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。

3 声像档案材料的归档要求

3.1 凡属归档范围的声像材料，均由活动的主办部门或指定专人(摄录人员)负责整理、归档，不得私自保存。

3.2 归档的声像材料必须是原版、原件。照片及其底片应一并归档。归档的声像材料必须保证质量，没有污迹、水斑、磨损和变质。

3.3 归档的声像材料必须声像清晰、内容完整。

3.4 经整理的声像材料应及时归档。归档时，应严格履行验收、交接手续，填写归档清单一式两份，交接双方各执一份备查。

4 声像档案材料的整理

4.1 我厂声像档案，采用年代——载体材料——问题分类法进行分类、组卷、编目。

4.2 声像档案材料按问题(内容)可分为十大类。人物活动类;外事活动类;会议类;生产、建设及厂发展概貌类;科技、体育、学术活动类;事故、灾害及突出事件类;纪念、庆典、文体活动类;荣誉及奖惩类、其它等。

4.3 声像档案材料内容必须有简明、扼要的文字说明，写明所反映的事实内容、发生时间、地点及所在单位、主要人物的姓名及身份以及摄录者的姓名。

4.4 声像档案材料芯页标签内容填写包括：题名、主题词、摄录部门及摄录者、日期、盘数及编号、相关的声像档案编号等。录音带、录像带在填写上述内容的同时，还应填写带长、时间等，录像带要注明声道、所用机器型号等。

4.5 声像档案材料的文字书写字迹要工整、清晰。一律用碳素墨水或蓝黑墨水，不得用圆珠笔或铅笔书写。

4.6 反映一个事件、一次活动或一个专题形成的同种载体声像材料组成一个保管单位。对数量少的且具有内容相近或相同的不同种载体材料也可组成一个保管单位。

4.7 各种载体的声像档案应编制卷内目录和案卷目录及编号。编目格式由厂档案科按上级部门规定标准统一印制。

4.8 声像档案材料编号、照片应在其背面有上角书写，其底片要在底片袋和底片乳剂的右上角同时写明;胶片卷片应在片头、片尾乳剂面右边处分别书写。

5 声像档案的保管

5.1 声像档案是我厂档案的重要组成部分，凡属归档范围的声像档案均由档案科集中统一保管，任何单位和 个人不得以任何借口将声像材料散落于本单位或个人手中。

5.2 声像档案的保管按不同类别不同载体，使用不同专用装具分别保存。

5.3 设立专用库房保存声像档案。专用库房除具有普通档案库房“七防”要求外，还应配置调温调湿专用设备，使胶片的保存温度控制在13～15℃，相对湿度控制在35～45%范围内;其他声像材料的保存温度控制在14～24℃，相对湿度45～60%范围内。并且保证每昼夜温差不大于±2℃，湿差不大于±5%。

5.4 声像档案库房及保管位置，应良好地采取防范措施，防止化学气体的污染，避开30奥斯特以上的磁场。

5.5 照片与底片、原版与翻版分开保管，正片与副片不应同装一袋，磁带、胶带应装在密封盒内，防止弄脏、摩擦、损坏。

5.6 对长期保存且不常利用的录音带、录像带、影视胶片每各隔半年重烧一次，经常使用的每隔半年至少要清洁一次。

5.7 档案管理人员对入库前的声像档案，要严格检查，对已受污染的声像档案要责成有关人员处理后，方可入库。

5.8 不能用手直接接触底片，应带洁净的手套操作，防止灰尘、汗渍污损底片。

5.9 每隔半年要检查一次声像档案的保管情况，对已污损的，要及时采取技术措施进行修补和复制。

5.10 归档保存的声像档案，未经鉴定和批准，任何人不得私自抽出、消磁、清洗、涂改、剪辑。

6 声像档案的鉴定与利用

6.1 声像档案要每隔2～3年鉴定一次。鉴定工作由鉴定领导小组负责组织实施。鉴定后对已无保管价值的，报主管领导批准后，按已规定的档案销毁程序销毁。

6.2 声像档案的利用，应编制档案目录、帐薄等检索工具，为利用查找提供方便。

6.3 声像档案的借阅、利用，按Q/JRD-210-43.08-89《档案综合管理制度》的有关标准执行。

6.4 借出的声像档案不得私自转借，用过按期返还。如有损坏，借用单位负责赔偿。 7 检查与考核

7.1 本标准由档案科每年进行一次全面检查，检查结果按厂《目标经济责任制》进行奖惩。

附加说明：

本标准所列各项内容，如与上级有关规定抵触时，按上级规定执行。

编制：

初审;

审核：

审定：

批准：

本标准委托厂档案科负责解释。

第四篇：声像档案管理制度（模版）

文章标题：声像档案管理制度

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声像档案是应用录音、录像、照相等手段对重要事件进行真实记录的历史材

料，它具有客观性、形象性和科学技术性的特点，能生动形象地再现我局有关方面的工作及成果，客观反映和记录工商行政管理工作的真实面貌。它和文字、图纸档案一样，具有现实的查证作用，对研究历史具有参考使用价值。为了规范管理好全局声像档案，使其更好地发挥作用，特制定下发本办法，望各部门认真遵照执行：

一、声像档案是国家全部档案的一大门类，是我局档案工作的重要组成部分，各部门文档内勤人员要认真收集，每年12月10日前交局办公室(档案室)统一集中保管。

二、声像档案的收集范围：

1、人物类照片、录音。

①、历届领导班子(正副局长、党组成员)、省以上英雄、模范和系统先进人物;

②、本局系统因公牺牲的人员;

③、本局机关内设科室及各派出机构(分局)，各时期全体人员集体照和工作照片。

2、会议类照片、录音、录像带。

①、本局召开的各种会议;

②、各级工商局、各级党委、政府部门在我局召开的会议。

3、文艺、体育、活动类照片、录音、录像带。

①、本局及系统大型文艺汇演;

②、本局及系统体育运动会;

③、法规常识、专业知识竞赛;

④、局领导在电台、电视台上的讲话、答记者问、新闻发布会等声像材料;

⑤、党政领导和国家、省、市工商局领导来本局进行视察工作时的讲话、题词的照片、录音、录像带;

⑥、本局机关及所属部门重要工程奠基、交接、剪彩仪式的照片。

4、各种实物类照片。

①、党政机关和市以上工商部门授予本单位或个人的奖状、奖旗、证书、匾额、题词等缩微照片与录像和实物;

②、本局颁发的奖状、奖旗、证书、匾额、条幅、题词、纪念章证等缩微照片与录像和实物。

③、本局所属单位的牌匾、门庭面貌照片、录像。

三、声像档案的归档要求

1、归档的声像材料必须是原版、原件(照片档案包括照片和底片);

2、归档的声像材料必须图像清晰、声音清楚、底片完好、主办摄录人员编写必要的文字说明;

3、声像材料形成后，承办人应按规定进行整理、按规定分类、编目，向档案室移交归档;

4、声像档案均按要求填写卷内目录、备考表和总目录。

四、声像档案的保管、移交和借阅利用，原则上与文书档案材料相同。

五、声像档案的复制、修改、销毁应经分管领导审批，由档案管理部门负责办理。

六、本办法自印发之日起施行。

《声像档案管理制度》来源于，欢迎阅读声像档案管理制度。

第五篇：关声像档案管理的调研分析

声像档案是指国家机关、企事业单位和社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。

声像档案是一个机关或单位档案的重要组成部分。 随着社会的发展和办公条件的改善，在机关、企业单位的各项活动中形成了大量的声像档案

。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，笔者现就目前声像档案的管理现状及对策谈谈个人的粗浅之见，与同行商榷。

近两年来，我县发现部分机关只重视文书、会计、移民档案，忽视了声像档案的收集和整理和保管，普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

一些机关和企事业单位，对声像档案的管理普遍存在着以下三个方面的问题。一是声像设备和人员的问题。有的单位把声像设备当着一种摆设品，有的单位把声像设备存放在各科室，有的纯粹是给个人保管，没有让它发挥应有的作用。而另一方面则是有的单位没有使用声像设备的人员，或设备使用人员不明确，或使用设备人员频繁调动，致使声像设备不能充分发挥作用，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

二是部分设备使用人员对声像档案的认识不足。摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。在调查中我发现，在多数摄录人员中都不同程度的存在着两种思想认识上的误区，一种是有的人根本就不知道什么是声像档案。他们认为只有上级文件、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，只要拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存。另一种是有的人认为谁的照片就归谁，送往报社、电台用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。这些人缺乏全局观念，档案意识不强，只考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人手中或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是因为人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全，不完整和有效利用。

三是声像档案管理混乱。声像档案混乱又主要表现在以下几方面。

1、管理制度不健全。有的单位声像档案没有实行集中统一管理，且缺乏必要的管理制度。有的单位虽有管理制度，但落实不够好，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识淡薄，声像档案难以及时、完整归档。声像档案不但具有较强的时效性，而且归档要求具有特殊性。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆其齐全和准确，且多数照片、底片早已分家或已无底片，数码照相通过相馆洗印也是早已删除或存储遗忘，文字说明更是难以说清楚。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的价值。又从录音、录像带的归档情况来看，更是令人担忧。相当一部分单位和部门个人手里保存着一定数量的珍贵声像档案，没有及时记录成光盘，也不愿意将声像档案交出来实行集中统一保管，好像是自己的作品。究其原因，主要是档案意识不强。

3、保管条件差，声像档案寿命难以保障。由于声像档案载体所决定，因此保管条件比纸质档案要求更高。 据笔 者了解，区、县机关、企事业单位不但没有设置专门的声像档案室，就连专用声像档案柜，防磁柜都没有。一般都是将声像档案存放在其它档案柜内与其它档案混存，达不到控湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带、光盘受损。这种保管声像档案的条件，将会造成不可弥补的损失。

声像档案馆藏、室藏匮乏，无从利用，更谈不上发挥作用。由于相当数量的声像档案都散存在个人手中或科室内部，没有集中统一管理，所以，机关、企事业单位声像档案的数量十分有限。机关档案室声像档案不齐全，不完整，档案馆的声像档案也就没有了来源。没有声像档案就谈不上什么利用，更谈不上发挥什么使用。总之，就声像档案而言，无论是收集、整理利用，还是意识、认识，管理都存在着既普遍又严重的问题，势必引起我们的高度重视。

二、声像档案管理现状的对策

既然我们看到了声像档案管理的症结所在，就应该以积极的态度，找到解决问题的方法，以本人粗浅之见，我认为应该着重从以下几个方面解决加强对声像档案管理的问题。

1、加强宣传、提高意识。

要提高全民档案意识，尤其是被遗忘了的声像档案，就必须营造一种良好的档案工作氛围，要让大家都能认识到 搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事。要使各级领导重视档案工作，就必须加大宣传力度，主动争取领导。加大档案工作

宣传力度，提高全民档案意识，积极主动争取各级领导对档案工作的重视，是做好档案管理工作的基础和前提条件。做好声像档案管理工作更是如此。

2、严格制度，加强管理。

要改变声像档案目前管理混乱的现状，必须制定一套切实可行的管理办法，建立健全各项规章制度，并严格付诸实施。从声像材料的形成、收集、整理、归档到移交档案室统一

保管，都必须要有一套严格的制度，要防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用也应作出明确规定。制度建立健全之后，最根本的问题是狠抓落实。要明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依。要使对声像档案的管理逐步走上良性循环的轨道。

在一些重大活动、重要会议、城市建设、企业生产、经营、外事活动中，形成了大量的声像档案材料，要使这些材料完整地保存下来，并发挥它的作用，就必须加强对声像档案的管理，除了建立必要的规章制度，并落到实处以外，在这些活动中，还应有档案管理部门或档案工作人员参与其中，以确保声像档案的真实性和完整性。

3、分类指导，加强监督。

根据声像档案目前管理的现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把它作为档案工作目标管理、执法检查的重点内容之一。同时，要针对各单位不同的具体情况，采取不同方式进行分类指导，力争提高整体水平， 对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应着重在依法管理、建章立制上加强指导和监督。对有设备，人员不专业的单位，重点是加强尽快提高摄录人员、档案人员的专业知识水平和业务技能。对声像档案的整理一定要按照《db21-61-89声相档案管理规范》进行整理归档，对问题较多，基础薄弱的单位，要限期整改，不留死角。

4、妥善保管，有效利用

从长久保护和有效利用的角度考虑，声像档案要求有控湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等措施，而目前声像档案保管条件普遍不符合上述要求，要设立专门的声像档案室显然不现实。那么怎么办?我认为声像档案独立成卷，使用声像档案专柜或密闭铁柜、木柜单独存放、对形成电子档案的要具备防磁柜;严格控制库房温湿度，避光，远离磁场，定期倒带，定期检查等，这些是能够做到的。收集、整理、保管声像档案的目的，一方面是记录历史的直实原貌，更重要的则是提共利用，为各项工作服务。因此，档案工作的目的和任务就是服务。

总而言之，做好声像档案管理的各项工作，保管保护好声像档案，积极主动提供利用是每一个档案工作者义不容辞的责任。