20161011档案管理办法

20161011档案管理办法（精选7篇）

篇1：20161011档案管理办法

档案管理办法（试 行）

第一章 总则

第一条 为了加强公司档案的管理工作，充分发挥档案在基础设施建设项目管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档规范GBT 50328-2014》，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指各部门在各项工作活动中直接形成的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料。

第三条 公司档案资料实行集中统一管理，其他任何部门和个人不得以任何理由分散保管，据为己有；不得以任何借口拒绝归档。

第二章 部门档案职责

第四条 各相关部门档案职责范围：

一、办公室档案室负责制定与档案有关的各项规章制度；负责档案的接收、整理、保管、提供利用等工作；负责按要求向长沙城建档案馆移交各项目的业主档案；迎接上级单位和部门检查；督促检查施工、监理资料的收集、编制情况，指导施工、监 理档案的移交归档；负责声像拍摄的对接工作，督促声像档案委托单位按要求向长沙市城建档案馆移交相关声像档案。

各项目负责人应至少提前一天通知声像档案负责人进行声像档案的拍摄，清单如下：

1、开工拆迁前原址原貌；

2、工程立项、方案设计等前期活动（含工可评审会、初步设计评审会等）；

3、其他重要的声像拍摄事宜。

二、工程部负责从项目前期咨询、勘察、设计及开工前准备工作到（施工许可证）项目验收和移交之间所有资料的办理并向档案室移交；负责施工过程中配合督促检查施工、监理资料的编制、收集、整理；负责收集、移交本部门所有对外签订协议、合同及其他相关资料；合同责任人应在合同中对工程文件的套数、费用、质量要求、移交时间等提出明确要求，并在合同签订之前就套数、电子文件是否纳入成果范围等问题与档案室负责人商议确定；各项目负责人应至少提前一天通知关于声像档案的拍摄，清单如下：

1、拆迁后面貌；

2、重要的招商、签约仪式；

3、第一次工地例会；

4、工程奠基、开工仪式；

5、初步设计审查会、设计交底会议、总体施工组织设计评审会、较大及重大设计变更会议；

6、施工中采用的新技术、新材料和新设备；

7、工程中重要的试验、检测、隐蔽工程验收、重大工序节点等重要工序；

8、绿化、亮化、交通设施等；

9、工程中重要会议、重大事宜；

10、工程重大事故；

11、党和国家、省市领导视察工程活动；

12、竣工验收会（竣工预验收会）、竣工后工程面貌；

13、其他重要的声像拍摄事宜。

其中设计交底会议、竣工预验收会、竣工验收会需要邀请长沙市城建档案馆参加。

三、开发部负责公司土地及经营性资产资源的资料收集和移交工作；负责公司土地招商及出让、房地产项目资料的收集、移交工作；负责收集、移交火车北站片区棚改项目的立项、征收及片区道路征收的资料；负责办理用地规划蓝线、调查红线、国土红线、工程规划许可证（副本）之间所有前期资料及其他相关资料并向档案室移交；

四、拆迁部负责拆迁资料的收集、整理及向档案室移交工作。

五、办公室负责上级及本公司文件材料的收集、归档，办公室资料由办公室专人负责收集、整理、除近两年资料存在办公室备查，其他按年份和内容整理归档后移交档案室。

六、财务部负责财务文件的收集、自行归档；在办理需要移交资料及电子文件的单项合同最后一次支付前和施工、监理单位结算付款前，需一同严格把关，看到档案室已签字确认资料及电子光盘已完整移交方可同意付款。

七、其他无需向办公室档案室移交资料的部门应根据实际情况自行收集、整理、归档。

第五条 各部门及项目部委派一名兼职资料员，负责相关资料的收集、整理、移交工作。资料移交至档案室时，移交人应填写《移交文件资料登记表》，接收人应签字。

第三章 资料归档

第六条 归档内容：

一、工程部需办理、移交资料清单：

（一）建设项目前期文件

1、立项批复或项目核准批复；

2、可行性研究报告、可研评估报告及电子光盘、批复；

3、项目申请报告文本及电子光盘（省级审批权限的需要）；

4、现状地形测量、管线测量、中线测量、纵横断面测量、4 控制点测量、基础调查资料等测量成果资料及电子光盘；

5、专项评估报告及电子光盘、批复，如水土保持方案、环境评价报告、节能报告（备案表）、地震评估报告、未压覆矿产证明、防洪评价报告、防洪补救措施设计报告、通航论证、地灾危险性评估报告及批复、人防、消防等，因各项目专项评估类别有差异，负责人员应根据项目具体情况办理及移交；

6、有关的会议纪要、领导批示；

7、岩土工程、水文地质勘察设计报告；

8、初步设计图纸及批复、概算报告及电子光盘；

9、初步设计咨询报告及电子光盘；

10、初步设计审查会议纪要，初步设计专家评审意见；

11、每一页加盖施工图审查章和设计单位章的施工图纸及电子光盘；

12、施工图审查备案表、施工图审查报告3份原件（质监站备案1份、档案馆归档1份、我司留存1份）；

13、勘察、咨询、设计等工程部负责签订的合同、协议；

14、其他设计相关资料。

（二）建设施工文件

1、施工、监理备案合同及备案表；

2、施工许可证（正本）；

3、设计变更图纸、变更令、现场签证及往来文件；

4、竣工测量成果及电子光盘；

6、工程规划许可证（正本）；

7、竣工验收合格证；

8、施工监控报告、施工监控试验报告、施工监控实施方案及电子光盘；

9、竣工环保验收意见批复及电子光盘；

10、突发环境事件应急预案备案登记表、成果、电子光盘；

11、法定代表人授权委托书；

12、业主、施工、监理、勘察、设计单位的五方责任主体终身责任制承诺书（请各项目负责人下发至各单位备案前存2份至档案室）；

13、技术交底会议纪要（需业主、施工、监理、设计、勘察五方签字盖章，可委托监理单位负责，并向档案室移交）；

14、建设工程开工报告电子版；

15、总体施工组织设计、施工方案及电子版；

16、竣工验收备案表、竣工验收证书；

17、其他相关资料。

（三）建设项目投资合约文件

1、施工、监理、勘察、设计等所有与公开招标、政府采购、邀标等有关的中标通知书、招标文件、投标文件、工程量清单、评标文件、招标资料、审批的原始资料、招投标资料电子版等；

2、施工、监理、勘察、设计等除开发部、拆迁部责任外的所有对外签订协议、合同；

3、招标控制价编制、审核报告及电子光盘、审查结果;

4、概算审批备案表、概算审核报告（市造价站审核最终版）；

5、工程预算、结算等资料；

6、其他财评、审计局的审批文件。

二、开发部需办理、移交资料清单：

（一）土地及经营性资源资料

1、公司土地资产台账相关资料；

2、土地政策相关文件；

3、经营性资产资源相关资料；

4、其他土地及经营性资产管理相关资料。

（二）土地开发资料

1、公司土地招商及出让的相关往来文函；

2、公司土地招商及出让相关向上级的请示及批复；

3、公司土地招商及出让会议纪要及会议记录；

4、房地产项目开发相关资料；

5、其他土地开发相关资料。

（三）片区征收资料

1、片区棚改项目的立项批复；

2、土地征收及片区道路征收相关往来文函；

3、土地征收及片区道路征收相关向上级的请示及批复；

4、土地征收及片区道路征收会议纪要及会议记录；

5、除拆迁部负责的其他北站片区的土地征收及片区道路征收相关合同；

6、其他火车北站征收相关资料。

（四）建设报建资料

1、数化地形图、规划依据图；

2、设计规划要点；

3、规划调整报告；

4、定点蓝线图、规划选址意见书；

5、地籍测绘成果、地籍调查成果；

6、用地预审意见；

7、调查红线图；

8、使用林地审核同意书（涉及占用林地）；

9、国有土地使用证（道路、桥梁无国土证），国有土地划 拨决定书；

10、农用地省厅批准单，勘测定界图（省厅盖章）；

11、用地批准单、用地批准书（划拨地）；

12、出让合同（出让地）；

13、正式红线图；

14、报建图（涉及竣工验收合格证的办理非常重要）；

15、用地规划许可证、审批单及其附件；

16、工程规划放线；

17、工程规划许可证（副本）及审批单；

18、其他报建相关资料。

三、拆迁部需办理和移交资料清单：

1、拆迁相关往来文函；

2、拆迁相关向上级的请示及批复；

3、拆迁会议纪要及会议记录；

4、本部门负责的其他拆迁相关合同；

5、由我司提供拆迁资金的项目，提供拆迁相关估算、概算、结算资料；

6、其他拆迁相关资料。

四、办公室资料由办公室专人负责收集、整理、按年份归档至档案室。

（一）上级机关文件材料

1、上级机关颁发的各类文件材料；

2、上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊资料；

3、代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

（二）文件材料

1、颁发的各类文件材料；

2、公司重要活动、培训，具有保存价值的照片、录像等资料；

3、发文形成的纸质版及电子版资料；

4、来文、来函等各类文件材料，形成收文资料；

5、办公室其他资料。

六、财务资料由财务部专人负责收集、整理、自行归档。

1、财务决算报告及附件；

2、工程款支付资料；

3、其他财务资料。

七、办公室档案室由专人负责档案的接收、整理、保管、提供利用和归档工作。

（一）各部门按本办法要求移交相关资料后，档案室由专人负责资料的接收、整理、保管和提供利用工作。

（二）档案室由专人负责按要求收集、整理出需移交资料，在工程结算后移交至长沙市城建档案馆；档案室由专人负责收集、整理出完整的各项目业主自存资料并归档至档案室。

（三）检查督促施工、监理单位将一套完整合格的施工、监理档案移交至市城建档案馆。

（四）检查督促施工、监理单位将一套台账完整，编好页码，用牛皮纸档案盒盒装并打印背脊的完整档案移交至档案室存档。

第七条 归档文件质量要求：

一、建立完整的与资料同步的电子及纸质台账；

二、归档的文件材料必须是原件(定稿)，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可若干份归档，除附件外，档案室原则上不接收复印件；

三、归档的文件材料内容必须真实、准确，并与工程实际相符合；归档的文件材料要保证字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；归档的文件材料必须齐全完整，照片、录音、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档，工程照片要求图像清晰，对同一拍摄对象有不同角度（阶段）的照片。内容包括照片题名、拍摄时间、拍摄地点、摄影者；

四、归档时间和套数：各部门相关人员在接收资料后五个工作日内应办理档案移交手续，移交的档案应不少于两套原件；

五、合同规定的电子文件必须同纸质文件一并归档，如有批复，一整套进行存档；

六、相关部门在办理有关付款手续时，合同中规定相关资料及电子档需存档的，签呈经档案室签字确认已存档方可付款；

七、归档的文件材料，必须采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、传真纸等；

八、根据不同项目的具体情况移交资料。本制度中体现了但

实际未工作和形成资料的无需移交，制度中未体现但实际工作并形成资料的需移交。

九、施工主体及电力、绿化等附属工程结算付款前、监理单位结算付款前务必经由档案室确认所有档案已按照规定移交至长沙市城建档案馆以及我司档案室，并由档案室签字确认后方可付款。

第四章 档案借阅有关规定

第八条 档案、资料主要供本单位职工和有关人员在工作中查阅使用。

第九条 查阅资料须首先填写《资料借阅归还登记表》，查阅档案须首先填写《档案借阅及利用效果登记表》，未履行借阅登记手续者，档案室可拒绝提供资料、档案；资料及档案完好归还后，接收人应在原借阅记录上填写归还时间并签字确认。

第十条 查阅档案应在档案室，因特殊情况需要借出时，须经分管领导人批准，办理好借阅手续，方可出借；档案、资料的借出时间不得超过七天；确需继续借阅，应办理书面续借手续。

第十一条 查阅时禁止吸烟，要爱护档案、资料，严禁在档案资料上划线、打勾、作记号、折角；严禁涂改和拆撕档案、资料。违者，按情节轻重追究责任。

第十二条 外单位人员查阅档案，必须持有单位介绍信（注

明身份、查阅内容和用途），并经分管领导批准，才可查阅。阅档后，介绍信留本室备查。珍贵的实物档案、重要的照片、录像等档案一律不借出。

第十三条

查阅档案者有义务将利用效果反馈档案室。以利总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。

第十四条 凡借出红线图及其他保密档案，必须经主管领导书面批准方能借出，如无书面批准，档案室可拒绝提供资料、档案。

第五章 档案鉴定销毁有关规定

第十五条 根据国家《档案法》、《城乡建设档案保管期限暂行规定》，将我公司档案按照历史价值和现实利用价值，科学地划分其不同的保管期限，把超过期限确无需保存的档案材料，经过鉴定和批准，予以销毁。

第十六条 档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

第十七条 档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准严格进行鉴定。档案的鉴定工作，由主管领导负责，档案管理部门牵头，有关部门兼职档案员组成，按规定进行。

第十八条

经过鉴定确需销毁的档案，必须由档案管理人员出具销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。

第十九条 档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。经分管负责人批准签字和参加鉴定人员签字盖章后，及时送造纸厂或废弃资料处理厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明销毁时间并签字。

第二十条

档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。档案销毁清册、档案销毁目录、销毁报告等有关文件材料应归档保管。

第二十一条

任何部门未经鉴定，无权进行档案文件材料的销毁，对不按规定办理鉴定销毁的部门，将进行严肃的处罚。

第六章 责任

第二十二条 对国家规定的应当立卷归档的材料，除公司留存一套原件外，必须按照规定，定期向档案机构移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

第二十三条

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第二十四条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。

第二十五条 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。

第二十六条 禁止出卖属于国家所有的档案。国有企业事业

单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。档案复制文件的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。

第二十七条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接负责人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

一、故意损毁、丢失属于国家所有的档案的；

二、擅自销毁属于国家所有的档案的；

三、涂改、伪造档案的；

四、违反本法第二十六条规定，擅自出卖或者转让档案的；

五、倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

六、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

七、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

在利用档案馆的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，造成损失的，责令赔偿损失。

企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第二十六条规定征购所出卖或者赠送的档案。

携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第二十八条 责任及处罚依据为《中华人民共和国档案法》，结合本公司实际情况参照执行。

第二十九条 本办法归口管理部门为办公室。各部门应按本办法规定，从项目初始指定专人对所产生的归档文件及时收集、整理、移交，并对归档文件材料的完整性、准确性负责。在工作中，请公司各部门及全体员工提出修改意见及建议，以达到逐步完善。

本制度自2015年9月1日起执行。

附表一 《移交文件资料登记表》 附表二 《资料借阅归还登记表》 附表三 《档案借阅及利用效果登记表》 附表四 《档案销毁清册》

附表五 《中华人民共和国档案法》

篇2：20161011档案管理办法

关键词：实体管理,信息管理,知识管理

一、实体管理发展阶段和其各方面特点

在我国20世纪七、八十年代以前,互联网、多媒体技术发展还未兴起之时,我国档案管理处于档案实体管理的发展阶段,这一时期档案工作的基础与重点都是基于档案实体来展开的。与此同时档案学界也同样将理论研究投向于档案实体的研究,各方面的理论探讨以及研究都是围绕这一话题论述开来的。在档案学界我们将这一发展阶段的名称定义为实体管理。

1. 管理工作的基础:

实体原件的管控。档案实体原件就是我们日常档案工作中所常见的文件实体形式、实物实体形式、声像档案实体形式等,其特点是档案的内容与其载体的合一性,日常档案工作常常是以静态放入档案室来管控为主。纵观古今,古代历朝历代都有管理档案的场所和部门,诸如汉朝的兰台等,它们各自均有其所属的档案整理和管理方法制度。随着改革开放国策的实施,档案工作也逐渐发展起来,渐渐有了自己的学科体系。这时档案工作也有了固定的环节步骤——“档案工作6环节论”,档案在各部门的收集、整理分类、鉴定、实体保管、编制目录与统计以及利用等环节[1]13。在档案学界中有声音认为,档案的信息开发工作应成为档案管理工作的一支分支,但是此时的档案部门认为档案工作不能离开实体的支撑,因为档案实体是信息开发、传递以及共享、服务工作等的坚实基础。

2. 技术支持:

人工手工化管理。20世纪七、八十年代以前,我国档案管理都还未借助到计算机等工具,基本上还都是档案人员用自己的双手来完成一系列工作的,诸如:档案的收集、整理分类、鉴定、编制目录与统计等工作。档案的保管、保护等重点工作采用的为物理手段,和当前我们所采用的现代化管理手段相比,显得极其落后。随着计算机技术渐渐引入国内,计算机成为辅助档案工作的重要工具,录入检索等可以借助计算机来完成,但是在绝大多数功能上还是不太健全,较原始落后与单一。

3. 理论方面拓展:

以档案实体为重点展开研究。20世纪七、八十年代以前,档案学界所开展的基础理论研究围绕的都是档案实体进行的,诸如档案收集、实体整理分类编号、实体鉴定、保管等工作。在历朝历代的演变过程中,档案管理工作的改良、提升基本上所沿用都是以往档案部门、档案人员的工作经验。档案学的发展是由“8000麻袋事件”源起的,在最初的档案工作发展之初,已经形成了一套完备的史料档案整理规范体系,这也给之后档案整理研究奠定了一定的基础。我国二、三十年代之初,对于档案事业、档案工作已经有了比较模糊的研究,研究的理论较浅,那时还未形成系统的学说[2]34。我国四、五十年代时,国内已经出现一大批档案学方面的专家学者、著作书籍,这标志着我国档案学的发展轮廓已经开始渐渐形成,但是此时所研究的领域大多在政府机关,研究的重点也同样是实体档案,没能将研究视野放到更宽层次的档案类目之中。随着1949年新中国的成立,各项事业百废待兴,档案事业也随伴着起步。此时档案学所研究的理论领域不仅仅关注于档案实体管理,同样关注到其分类编号、收集保管、编史修志、利用统计等方面。

4. 价值体现:

史料、凭证价值。档案是社会各组织或个人对所经历的一系列历史事件所留存下来的记录,其与历史本身有着密切的关联性。再现历史和还原历史是档案属性之一,一些档案学者撰文中写道,我们走进库房打开档案盒掀开案卷之时,我们也便徜徉在历史长河之中,历史也便呈现于眼前。准确来说,在我国20世纪二、三十年代之前,我们国家档案的价值体现的仅仅是史料方面的价值。档案管理部门在史志部门体制之中,古代之时档案部门也是由史志部门负责,并且档案的记录、管理工作是由史官来担任和负责,这也说明了当时公众对档案所体现的史料价值的认可。随着社会的发展以及人们认知的改变,人们渐渐发现档案不仅能体现出史料之价值,同样也可以作为凭证来解决日常工作、生活之所需,这时档案的凭证价值也便体现出来。新中国成立后,我国便成立独立的档案部门、开展档案教育、投资档案事业,将更多的目光投向于档案、档案工作、档案事业。这也是档案价值转变得到认可的表现。

二、信息管理发展阶段和其各方面特点

20世纪70、80年代之后,随着计算机技术、多媒体技术以及互联网络技术传入我国,信息论、通信工程、系统控制论等在国内的兴起。随着这些技术被档案工作者应用到我国档案管理工作之中,刚刚进入档案管理领域便方显才能、大展拳脚,使得档案管理工作在理论与实践上均发生了革命性的变革,信息管理也就是在这样的背景下随之产生的。载体和信息内容的可分离性、突破物理距离以及局限性、物本体概念的弱化、对信息内容直接进行管理,分类,鉴定,保管,利用等,这些都是信息管理所具有的特点。

1. 管理工作的基础:

信息内容的开发。随着社会的发展以及各种技术的飞速进步,人们对于档案的利用需求不仅仅局限于档案实体,对于档案的信息内容同样有着更多的需求。对于信息内容的需求也不仅仅停留在一次信息文献上,二次文献信息的开发也日趋增多。20世纪七、八十年代以前档案工作的6环节论到八、九十年代已经发展成为8环节论,增加2个环节为档案的检索、编辑与研究,都是为了更深层次的挖掘信息内容。20世纪末期,国家档案局推出一系列信息管理与加工的政策,整理工作上提出“优化检索工作,加深信息内容的开发”的号召。自打2000年以后我国档案整理工作,从以卷为单位变为以件为整理单位,种种迹象都表明国家对于档案工作中实体管理所占的比例逐渐缩小,将目光更多投向于信息资源的开发、共享与服务上来。为了更好地服务社会、服务群众所需,编辑与研究工作纵向研究愈发深远。

2. 技术支持:

逐步将信息技术应用至档案管理工作。20世纪八、九十年代后,现代信息技术风靡全球,随之也涌入国内,档案部门、档案人员将其应用到传统档案管理领域,手工化的管理方式渐渐被现代化技术管理方式所取代。通过互联网络以及办公自动化,电子文件可以实现在线归档,在线管理、鉴定等一系列工作[3]27。同样对于之前纸质文件也可以通过数字化技术对其扫描,然后通过档案信息系统挂接于其上,实现信息共享服务等。通过各种信息技术,档案信息管理及利用,便突破了物理局限性、远距离、层层签字审批,为检索管理利用等工作大大提供便利。但是电子文件的长久保存、永久读取、安全性便成为档案部门与档案人头疼的事情了。我国自十二五规划以来,信息化工作被列入议事日程,各行各业均响应信息化工作,档案部门也积极开展。国家档案局于2002年初出台了全国档案事业档案信息化规划工作纲要,文中倡导沿海、中东部有条件的地区可以先期发展档案信息化工作,积攒经验以起到示范与带头的作用。

3. 理论方面拓展:

以档案信息内容和实体双重方面重点研究。随着信息技术的发展与档案信息内容的开发利用,档案理论研究从围绕实体研究转向以档案实体和信息内容并重来展开研究,双重方面研究体现在两个方面。一方面是在依托信息技术的背景下,重点实现如何使实体档案更好的管理。另一面则是研究档案信息资源的开发与整合。在信息技术飞速发展的背景下,如何采用当前所有的技术来提高档案工作效率、优化档案组织机构、实现档案价值。开展档案信息化,实现档案信息资源的共享与服务将是新时期档案工作的发展趋势。

4. 价值体现:

档案信息属性。档案是社会组织在所属社会背景活动中形成的各种记录,档案中所记录的信息内容反映着记录事件的面貌,其信息属性则可见一斑。档案的本质属性之一是内容的原始性,当前信息社会,人们对于档案的需求不仅仅在于其本质属性的内容原始性,更多的是对于利用档案中所记载的信息内容,和信息属性要求逐渐提高[4]14。当前档案学界不仅仅研究基础理论,对于档案中信息属性与信息价值也给予了很高的关注。

三、档案知识管理发展阶段和其各方面特点

进入21世纪以来,知识经济时代随之而来,知识管理的话题也随之摆在我们面前,当然档案管理领域的知识管理也成为档案部门、档案人员面对的新命题。档案信息资源作为当前社会各个行业的重要财富,档案知识管理也将排入各个行业领导的议事日程。

1. 管理工作的基础:

对档案知识信息元的管理。知识经济时代,档案管理不仅仅停留在档案实体、信息管理,已经跨越到档案知识信息元的管理。通过对单位档案知识信息元的细加工、深层次技术处理与挖掘、构建信息共享平台与服务体系,来满足用户对档案知识单元的内容需求。从而使档案部门能够跟上时代的步伐,增强自身竞争力,更好的站在知识经济时代上“存储与创造财富”。档案学界所提到的“新来源观”的特点则是档案知识管理时代的新特征。档案的收集不再是以实体来源为依据,而依据文件的形成过程以及形成背景等因素。同样,鉴定工作不再以主题内容、时间、来源部门等因素考虑保管期限,而是结合部门职能、社会大背景等因素来综合考量所给予期限[5]25。从此档案人员的身份也将发生转变,由原来的档案保管人员转变成档案知识的开发者与提供者。

2. 技术支持:

以现代信息技术作为强大后盾。档案知识管理是将档案信息内容中的知识元重新组配、深层次挖掘来满足利用用户的知识需求,达到这个标准必须是以多种现代技术为支撑的,不能仅仅依靠计算机、多媒体等技术。从当前知识管理应用领域来看,我们所能用到的技术包含有:在档案信息采集阶段所能用到的如数据挖掘、知识仓库等,在信息共享平台搭建层面能用到的如文档一体化管理、工作流等技术方法,在用户利用阶段所能用到的如大数据搜索技术、知识定位等技术。可以肯定地说,档案知识管理必然要以各种现代化技术作为依托,现代化技术是实现档案知识管理不可若缺的手段。

3. 理论方面拓展:

知识单元的共享与服务搭建。知识经济时代以来,档案的知识管理成为档案工作、档案事业的新命题。这就要求档案学界要开展进行新的理论研究,其研究的理论范围与侧重点有所不同,也要求对传统的档案理论之思路予以拓宽,不能僵化走老路。知识管理理论研究之侧重点,即为对显性知识进行管理、组培、共享,对隐性知识进行大数据挖掘、海量数据关联性搭配等。运用现代技术手段进行创新,为知识服务奠定理论基础。当前档案部门、档案管理人员已经认识到知识管理的重要性,在企业档案信息资源与知识管理中开展大量研发,机关处室政务电子文件背景下进行知识管理研究,虽然现阶段我们所进行的研究成果不是很显著,但我们相信通过全社会档案人员的共同努力一定会在不久的未来创造出累累硕果。

4. 价值体现:

档案知识属性价值之体现。档案是对我们所经历的社会活动、历史变迁的记录,在各种各样的记录形式之中无不体现着知识的身影。档案价值之知识属性的体现早在先前档案学界就有这样的声音,那时仅仅是一种声音,而非是一种较为系统、完善的理论。传统的档案学理论是基于对档案实体所展开的一系列理论研究,知识经济时代以来,档案学界将目光投向了信息资源管理形式下的知识挖掘、管理等方面,对于档案的知识属性、知识价值也明确了要重新进行审视。不难看出在未来的时期中档案学界将会投入更多的精力在档案知识管理领域,同样这也会使得理论研究更多会偏向知识管理。

档案管理发展阶段从实体管理、信息管理到知识之管理,不同的发展阶段有着不同的基础工作重点、技术要求、理论研究方向以及价值取向等。档案的实体管理是信息管理发展的坚实基础,信息管理是知识管理跃进的必经之路,知识管理则是时代赋予档案发展的鲜明写照。如同文件是档案的前身,档案是文件的归宿一样。虽然在发展阶段上有这样的趋势,但是在具体概念、理论运行、具体实施均做的不完善、不到位。但笔者相信,我们全社会的档案部门、档案人员动起干劲将现代化技术手段与现代档案理论应用到具体的档案知识管理工作中,我们一定能够实现深层次挖掘档案知识信息构建一个知识共享与服务的平台。

参考文献

[1]郭亚军.数字档案馆实施知识管理策略研究[J].北京档案,2013(6).

[2]滑安莉.浅淡文书档案的管理[J].城市建设理论研究,2007(4).

[3]徐拥军.企业档案知识管理模式-基于双向视角的研究[J].档案学通讯,2009(9).

[4]任越,曹玉.知识管理中档案价值的重新发现[J].档案学通讯,2012(5).

篇3：档案管理理念实现档案管理信息化

摘 要：档案管理系统对一个国家的信息化和人才资源的管理具有决定性的作用，因此必须提高档案管理信息化的重视，创新档案管理的理念，从管理人员、管理技术、管理制度等进行创造性地改变，完善相关制度，通过技术创新带动管理创新，以理念创新影响管理创新。把握信息化管理的大趋势，让更多的行业受益于档案管理信息化。当前新型管理方式也存在着许多挑战，如网络安全给信息传输带来的影响，日益庞大的电子档案对管理提出了更高的要求，加强档案管理人员的责任感和档案管理部门之间的合作意识等。当前我国档案管理最重要的是实现档案管理理念的创新，实现档案管理信息化。

关键词：档案管理 理念 档案管理信息化

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）05（b）-0072-02

1 档案管理信息化的优点

（1）有利于提高档案管理效率。传统的档案管理方式十分复杂而且速度较慢，因为输入与管理档案信息全部需要人力，人难免会出现一些错误，导致传统的档案管理方式的可靠性不能得到保障。现代信息技术的发展，互联网的普及，为档案管理方式提高了技术保证，档案管理方式可以摆脱传统的人工管理，创新管理方式，实现管理的信息化。只需要在计算机上输入，就可以录入和找寻到档案，十分快捷，这样提高了档案管理的效率，节省了人力、物力和财力。传统的档案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人为因素的影响，常常出现漏写或者漏抄的现象发生，影响了档案的全面性和准确性，同时由于档案管理工作对于用笔以及笔迹有着严格的要求，因此对于人员的要求比较高，不利于档案管理工作的可持续发展；因此档案管理工作的信息化进程，可以有效地提高档案管理工作资料搜集、浏览、分类以及查阅的快捷性和简单性，也提高了档案资源传递的效率，提高了档案管理人员的办公效率。

（2）资源共享更加方便和快捷。新的档案管理方式也使资源共享更加方便，想要搜索档案只要在网络上搜索就可以找到档案信息，十分方便、快捷，档案管理的信息化使资源共享更加快捷。而传统的档案管理，因为档案管理是纸质的，查阅不方便，没法进行资源共享，并且档案管理的内容不可以复制，所以要查阅档案要去档案管理部门，这样十分复杂。传统的资源管理，档案资源的传递以及共享的困难较大，因此多数价值较高的资源都处于闲置状态，造成了资源的浪费，也造成了我国资金的浪费，提高档案管理工作的信息化进程可以提高资源的利用效率，人们运用资料和查找资料也更加方便，档案管理部门将现有的档案进行系统管理，并且不断提高管理系统的完善性，同时将档案管理系统利用网络实现资源的共享，提高了档案资源的利用率，同时可以通过共享平台来完善目前自己现有的档案资源，提高资源的完善性，提高了资源的共享效果。

（3）信息保存更加持久稳定。传统的档案管理是纸质档案，随着时间的增加，纸质保存起来比较困难，一定时间后还需要修复，而档案管理的信息化可以解决这个问题，计算机网络的存储为档案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存时间的限制。

（4）增加档案管理的安全性。传统的档案进行传送时可能会损害或者丢失，这样补救比较困难，而计算机网络的传输为档案信息的传输安全提供了保障，使传输跨越了地域，计算机管理也提高了信息的安全性。

2 档案管理信息化带来的挑战

（1）网路媒介影响档案管理的保密性。网络的快速发展，为信息共享带来方便的同时，也为档案管理的保密性和安全性提出了挑战。由于档案管理人员信息管理的安全意识不够，以及计算机技术的不成熟，和黑客的恶意攻击，使档案管理的安全受到了极大挑战，因此必须从管理人员与管理技术方面寻求改进措施。

（2）档案管理部门之间合作意识不高。档案管理工作中，由于竞争激烈使内部工作人员缺少合作意识，影响了管理档案的沟通与交流。档案管理人员互相协调，实现信息处理自动化，提高信息管理效率和技术是现阶段档案管理信息化需要处理的关键问题。因此，提高档案管理部门之间的合作意识十分重要，这关系到档案管理的安全与效率。

（3）电子档案的管理方式有待提高。电子档案的大量存在使人们必须认真地思考其管理方式，从电子档案的数据处理方式和数据保存方式及如何保证网络流通中的安全进行创新。因此，要建立一个正确完整的科学管理方式，使档案管理朝着更加快捷、安全的未来前进。传统的文件传递方式，文件在传递的过程中受到人为因素的影响，造成文件的丢失，同时用邮寄的方式来传输文件，也会影响传输的及时性，这就给档案管理工作带来了困难，但是利用网络技术进行文件的传输，可以有效地缩短传输的时间，保障了档案资源的安全性，提高了档案管理工作的效果。

3 实现档案管理理念创新的方式

（1）建全档案信息管理制度。档案管理的信息化要求必须创新档案管理方式，健全档案信息管理制度。传统的档案管理没有一套统一的标准，制度也不够完善。新型档案管理方式的出现，要求必须创新档案管理制度，建立一套符合新型档案管理方式的新制度，以不断提高档案管理水平。随着社会发展的逐步完善，同时还要根据不同档案的不同特点，制定针对性的措施，提高制度的约束性和可操作性；同时档案管理制度还需要对工作人员的行为进行约束，强化制度的执行力度，提高制度的约束性。

（2）提高档案管理意识和水平。当前很多档案工作人员对档案管理工作不重视，敷衍塞责，这就出现了许多档案管理问题。因此，档案管理人员要加强管理的意识，认真细心地从事档案管理工作，登记档案信息要准确，整理档案时要仔细装订、分类和收藏。还要对档案管理人员进行专门培训，以提高管理能力，用更加先进的手段和认真负责的态度从事档案管理工作。

（3）加强信息管理的安全性。档案信息管理的安全性是进行档案管理最需要保障的关键问题，因此必须从各个环节入手，提高档案管理的安全性。首先，要对档案管理人员进行培训，提高他们的责任感，工作细心认真。其次，对信息管理进行安全保护，实施档案数据备份，设立防火墙和查阅档案进行身份认证等措施，要训练提高管理人员网络安全防护的能力。

（4）利用新技术推进管理创新。现代科技的发展为档案管理提供给了技术保障，只有利用先进的技术，才能使档案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先进的管理设备，保证其质量水平。要尽快设计出来进行档案管理的软件，使档案管理与日常生活相联系，利用计算机集成技术，加大计算机的存储容量。另外，也要选用一些会使用计算机新技术的人才，进行管理技术的创新，实现档案管理的信息化。技术的发展是档案信息化进程的基础，没有技术的支撑档案的信息化进程只是空话，同时为了能够保障档案信息化的进程，需要从源头上减少档案的毁损率，通过技术的进步来减少电磁的干扰，同时技术人员还要研究出档案信息的管理软件，提高信息化管理系统与办公系统之间的融合程度，同时档案管理软件的安全性也是软件开发人员需要重点研究的方向，提高信息的综合开发能力，促进档案管理工作的效率。

参考文献

[1]翟惜瑞.档案管理信息化建设的现状及其对策[J].兰台内外，2014（1）：41.

篇4：20161011档案管理办法

一、学生档案质量方面存在的问题

1. 归档材料不完整。

高校学生档案归档范围不尽相同, 许多应归档材料未归档, 影响人事档案发挥应有的作用。如学生在校期间所获的各种奖励、毕业生体检表等缺失现象较严重, 影响用人单位组织人事部门对人才的选拔;大中专毕业生就业通知书等材料的缺失有时则会直接影响毕业生个人利益。

2. 归档手续不完备, 填写不规范。

手续不完备、填写不规范是指应归档材料上该有相关部门印章的必须盖章, 该准确填写的内容不准确, 或者字迹潦草、缺少承办单位或个人署名, 没有材料形成日期等。比如, 目前有的高校的学生学籍表、成绩单上没有教务部门的印章, 毕业生登记表上缺少学校印章;有的学生荣誉登记表 (审批表) 上没有组织的意见, 考核材料无组织意见, 使所归档材料缺乏严肃性、权威性;有的高校的学生成绩表上诸如学位证书号、毕业证书号等栏内容空缺, 为今后学历学位审核带来难度。

3. 归档材料重复、错装。

归档材料重复是指内容相似的材料重复归档。如有人在申请入党过程中写了多份入党申请书, 有的学校印制了多份学习成绩单, 这些材料全部存入其个人档案不利于保持人事档案精练的要求。学生档案是以学生姓名为特征整理保存的, 归档材料错装是指将甲的材料装入乙的档案袋。

二、产生上述问题的原因分析

1. 档案意识不强, 对学生档案的日常管理重视不够。

思想上重视是做好任何工作的前提。笔者对近两年接收的高校毕业生档案进行检查, 发现有的档案中只有本人硕士阶段以后产生的材料, 本科及高中阶段的档案材料缺失, 经去函索要, 对方学校才又将该人前期阶段档案材料转来。也有的高校将材料错装, 更多学校是应归档材料没有归档。诸如此类的问题, 都与档案意识不强, 对学生类档案管理工作重视不够有关。

2. 管理模式有待改进, 保管条件有待改善。

根据保管单位的不同, 集中管理的主要有两种方式, 即由学校档案部门集中进行管理, 或由学生工作处 (部) 集中进行管理;分散管理主要是指由学生就读所在院 (系) 进行管理。除此之外, 还有一种分总结合的方式, 即平时分散管理, 到学生毕业学期统一交学生工作处 (部) 转递到学生就业单位或人事关系代理单位。集中管理模式中, 由于档案集中, 数量比较多, 一般会设有专门的库房进行保管, 安排专人负责。采用分散管理方式的学校, 由于档案数量关系, 往往不设有专门库房, 而利用会议室、辅导员办公室等作为档案保管场所, 档案保管存在安全隐患。采用分总结合管理模式的单位, 也存在分散式管理模式所具有的不足。

3. 业务培训欠缺。

多数高校学生档案建立工作是由辅导员、行政秘书完成的, 此类人员多数不具备档案管理知识, 而且由于长期以来学生档案未列入高校档案类别中, 即便是建立了比较完整的档案管理网络体系的高校, 也未必将从事学生档案管理的人员纳入兼职档案员队伍, 对于他们没有必须经过业务培训才能上岗的要求, 工作人员的档案意识相对薄弱, 业务水平有待提高, 导致材料错装、填写不规范、手续不完备等现象普遍存在。

三、提高学生档案质量的可行对策

1. 将学生档案纳入高校档案范畴统一管理。

《高等学校档案管理办法》首次将学生档案纳入高校档案类别。各级各类高校应以此为契机, 将学生档案收归档案馆 (室) 统一管理, 或在各单位建立学生档案管理分室, 保证档案保管条件;同时, 在专业档案人员和学生档案兼职管理人员之间构建业务指导关系, 为专业档案人员对学生档案兼职管理人员开展业务指导, 提供制度保障。

2. 尽快修订高校档案整理规则, 细化学生档案归档范围。

《高等学校档案管理办法》在国家法规层面明确了学生档案的收集范围, 使对高校学生档案的规范化管理有了法规依据。这是顺应时代发展要求的重要举措。同时, 学生档案作为人事档案的初始形式, 在归档范围和整理规则方面要注意与人事档案整理要求的衔接。根据现有相关规定, 人事档案和文书档案在整理要求上不尽相同。另外, 《高等学校档案管理办法》中学生档案的归档范围非常粗放, 表述上和《干部人事档案材料收集归档规定》中关于学籍材料、考核材料等的归档范围也有出入。为保证今后人事档案材料的完整性, 更好地发挥人事档案作用, 应进一步明确学生档案收集范围, 应尽快修订学生类档案的整理规则, 并注意与《干部人事档案材料收集归档规定》中相关表述相一致, 以免引起不必要的混乱。

3. 提高学生档案管理人员业务素质。

高校及地方档案行政管理部门等共同努力, 提高学生档案工作人员的档案意识和档案业务素质。高校应为学生档案管理人员创造学习机会, 鼓励了他们钻研档案业务, 提升学生档案管理业务水平;地方档案行政管理部门作为高校档案管理工作的业务指导单位, 应定期举办专门针对高校档案工作人员的业务培训, 除了拓展工作人员专业视野外, 还应注意业务培训内容的针对性, 以增强培训效果;各省高校档案工作学会要积极搭建业务交流平台, 组织、协调省内各级高校档案工作协作组开展活动, 加强业务方面的沟通交流。

参考文献

[1].陈智为.邓绍兴.刘越男.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 2008

篇5：20161011档案管理办法

关键词 城建档案管理 声像档案 收集 管理

随着城市建设的发展，城建档案馆的资料的开始变得越来越多，而在资料不断增加，种类也在不断变化的同时，其管理工作也就逐渐出现了一定的难度，尤其是城建档案馆中的声像档案部分，声像档案在城市建设与管理中占据着重要的部分，但由于其材质的特殊性，在收集与管理的过程中存在着较大的困难，很多声像档案往往因为管理问题而受到不同程度的損坏，导致在城市的规划过程中出现偏差，阻碍城市的发展。

一、声像档案及其特征

声像档案指的是在国家、社会或个人活动中形成的对国家与社会有着永久保存价值的照片、录像、唱片、影片等材料。这些资料大多数以声像为主，并配有相关文字说明。作为城建档案馆中珍贵的资料，声像档案主要以感光或磁性材料为载体进行记录。在城建档案馆中的声像档案大部都是在城市规划建设及管理工作中形成的珍贵资料，这些资料比单纯的文字资料来的更加真实与直观，对于城市未来规划和管理有着极其重要的参考意义。声像档案随着时代的发展和科技的进步一直在不停向前推进，并在发展过程中逐渐形成了自己独有的特性。

声像档案的特征主要体现在以下两个方面：一是相对于文字性的纸质档案来说，声像档案通过照片、声音、录像等方式进行记录，给人一种更为直观的印象，而且其记录的大多数都是在社会发展过程中社会群体的变化，在翻阅的过程中会造成强烈的情感冲击。二是声像档案在收集和整理的过程中具有相当的复杂性，如磁带档案在外观上并不能区分出其是原件或复印件，而在照片档案中，原版和翻版的照片也通常难以进行辨别，这些都给声像档案管理工作带去了一定的难度，同时也更凸显了声像档案的珍贵。

二、城建档案管理中声像档案的收集与管理

（一）城建档案管理中声像档案的收集

在城建档案管理中，声像档案的收集主要通过以下三个方面进行。一是城建档案馆中现存的城建声像档案。这些声像档案一般包括城市建设的跟踪拍摄、改建和扩建桥梁、道路等建筑物原貌的声像资料。还有关于国家重点工程项目建设过程中所产生的声像资料，这些资料包含了工程建造原址原貌、以及原址拆迁情况和建设施工过程的环节记录、录像、图片等等。还有关于档案馆的活动拍摄以及会议记录中所产生的声像资料，由于其见证了档案馆的发展历史，必须进行收集。二是一些单位或公司以不同方式移交给档案馆的声像资料，这些资料大多数都不完整，加之声像档案的收集并不受到行政约束，导致声像档案存在相当大的问题。在进行资料收集时应当对资料进行及时归档，对于零散的声像资料要有选择性的进行收集。如近年来建立的声像室就在很大程度上满足了我国声像档案的收集，迄今为止收藏的城市旧貌和工程照片接近万余张，记录了馆藏的发展以及城市的建设历史。三是通过社会征集声像资料，社会人士收藏的关于城市历史、建设发展的照片、录像等资料，都可以移交到档案馆进行归档整理，我们可以通过报纸、网络、广播等媒体方式进行宣传，加强社会凝聚力量壮大城建档案馆的收藏规模。

（二）城建档案管理中声像档案的管理

（1）完善声像档案管理制度

要做好声像档案管理，首先就要加强相关制度的制定与完善。声像档案向来是我国馆藏中的重要部分，其收集难度大、拍摄内容不完整、在管理方面也具有一定的困难，我们必须规范声像档案管理，严格制定声像档案规范。只有声像档案在最初整理时采取了有效的制度措施，才能够保证在后期的制作流程中拥有一个清晰的脉络，为将来城市建设的资料参考打好基础。我国城建档案馆目前的相关管理制度尚不完善，规范制度的约束力度还没有达到效果，因此，要尽快出台声像档案管理制度，并广泛应用在各城建档案馆的具体管理工作中，让城建档案管理的声像档案的管理工作得以持续进行。

（2）加强声像档案保管技术

声像档案在管理方面存在很大的难度，其对于保存环境要求较高，为了长久的保存这些珍贵的资料，就必须为其提高一个恒温、恒湿、防震、防磁、防火以及避光等条件的保管环境。但我国目前的城建档案馆中声像档案的保管技术还没有达到这种程度，导致部分资料遭到不同程度的破坏与损失。为了尽快提高声像档案保管效率，我们要加强声像档案的保管技术，在为其建立专门收藏室的同时，对其进行妥善保管，如将声像档案进行独立分类，利用声像柜或者密闭的柜子进行存放，并严格控制存放库房的温度以及湿度，将声像柜放在远离光线与磁场的地方。对于声像档案实行定期检查与护理，延长其使用寿命。

（3）提高管理人员业务水平

除了完善声像档案管理制度和加强对声像档案管理技术之外，对于相关工作人员的业务培训也是必须的。只有提高了工作人员对于声像档案重要性的认识，才能够真正投入在工作当中。因此，为了进一步提高工作人员的业务水平，我们要利用业务培训加强其对声像档案管理的认识，让其对声像档案管理工作有一个深刻的认知，并在培训过程中加强自身专业技能的锻炼。城建档案馆要注重管理人员的选拔与培养，使其在具备扎实专业基础的同时，还要能够具有相关现代管理技术。除此之外，国家还要为相关技术人员提供良好的工作环境，给予其适当的鼓励，促进其为城建档案馆做出更多贡献。

三、结语

总之，城建档案管理工作中声像档案管理是一件需要长期进行的工作，我们除了要在收集方面注意声像档案的完整性，还要不断完善声像档案管理制度，不断加强相关的保存与管理基础，确保资料的价值，同时提高工作人员的业务水平，使其更好地投入到声像档案管理工作中来，从而推动城市的建设发展。

参考文献：

[1]李冰.强化措施，改善声像档案管理[J].黑龙江档案，2011（2）：107.

[2]李华英.浅议城建声像档案工作[J].城建档案，2011（2）：39-40.

篇6：20161011档案管理办法

1 对于现代的企业档案管理来说, 传统企业管理的弊端及劣势

第一, 传统的档案管理工作需要不断地根据企业进行改革, 所以, 为了适应企业改革需求, 需要档案管理这方面也要跟上步伐, 恰恰这方面企业没有给予太多的重视, 所以改革方面做得不是特别好。于是, 就会出现传统企业档案管理不能普及的问题。第二, 传统的档案管理没有和现如今的信息化时代相融合。信息化时代的今天, 人们已经习惯了网络的存在, 但是, 企业档案管理没有利用信息化的快速性、简便性, 甚至是方便、安全性。可以快速地记录客户信息, 并且进行加密, 而且, 一旦想要快速查找人名或者是数据, 更是能通过计算机进行快速检索, 方便了许多, 这也是传统的企业档案管理所不具备的优点。第三, 传统的企业档案管理没有一个系统的管理计划和步骤。众所周知, 企业要想更集中地进行核心化发展, 必须要实现各部门的专项统一, 但是, 有些企业的部门还没有实现专业的档案管理, 其实有部分的遗留问题, 一旦这些问题没有及时解决, 甚至会造成无法挽回的局面。企业内部小到发生信任危机, 只是部门之间, 大到会出现企业的经济危机, 问题会越来越多。第四, 企业本身对档案管理的不重视。实际上, 对一个企业来说, 企业的档案本身就是企业成熟发展的前提, 要善于记录并且经常查补漏洞。一般来说, 档案可以是数据, 可以是文字, 要学会结合企业现状, 这样才可以从这些数字或是文字上与同行之间进行对比。有对比, 才能够最快速度地发现问题、解决问题, 或者是发现优点并且将其保留。

2针对传统企业档案管理的问题进行改进, 出现的新型企业档案管理模式

2.1 系统集中管理模式

系统所说的是从小方面要细致调查分析记录, 从大方面来说就是要集中各个部门的问题, 再进行集中处理, 在整理的过程中要把数据文字之类的档案性资料妥善处理, 并且建立逐年的系统分析与对比。公司各个部门的档案文件都由档案室统一保存, 这种统一的管理模式使企业的档案形成了一个有机的整体, 有利于档案的安全性和完整性, 在查阅的过程中都是方便且具有实际意义, 更是具有参考意义。

2.2各个部门要进行分级统计分析档案数据再汇总

可以说这种模式就是针对企业的各个部门来说的, 每个部门都要掌握整理出符合要求的部门档案资料, 再进行上交汇总, 在归纳总结自己部门档案时也不是没有窍门存在。要把各部门分为几个方向, 每个方向用专业性知识总结当前方向的档案数据, 例如, 对于一个不同的单位来说, 办公室部门就可以分为文书档案、会计档案, 甚至是人事档案等;如果是面向市场的部门, 还要有经营部门等。总之, 各个部门都要分工合作, 这是增强企业档案管理效率的一种方式, 已经被当代企业所应用。

2.3按照不同的性质进行企业的档案管理模式

企业的档案管理即使有共同之处, 但是对于不同类型的企业来说, 针对性的企业档案管理方法却是不同的。简单来说, 营利性企业, 比如说上市公司, 需要不断地进行产品的创新, 然后是产品的推出, 之后就是产品营销, 这就与市场有了千丝万缕的联系。上市公司的企业档案管理需要建立一个核心体系, 把产品的推出过程都要系统的呈现, 比如手机公司, 手机的推出创新地方有哪些, 都要系统总结, 展现在档案上。另外, 这种企业的档案更是要定期的进行检查错误, 因为关于营利性的问题, 牵扯公司的盈利还有员工, 甚至消费者的问题, 所以要定期更新和检查。再有就是非营利企业, 学校是一个很典型的例子, 档案管理要从每个学年到每个班级到每个学生, 教职工的身份都要系统的记录, 写在档案中, 学校的大小事宜也要有总结性记录。一旦出现了问题, 可以在学校档案中进行清晰的呈现。当然, 这类企业的档案可以说基本上是一成不变的, 所以不用经常检查, 但是要定期更新。

3提高企业档案管理水平的重要性和方法

3.1提高企业档案管理的重要性

企业的档案管理对于企业的整体来说十分重要。企业档案管理不仅是企业管理水平上升的前提, 更重要的是, 企业的档案管理能够反映出企业的发展趋势和发展方向。起到了指明灯的作用。对于营利企业来说, 能够以营利为出发点进行准确洞察市场动向, 提高了盈利效率, 加快了企业的发展速度。而非营利性质的企业, 如学校, 可以进行系统的分析记录档案数据, 对于数据漏洞来说, 能够最快速度的补查。

3.2 提高企业档案管理的方法

如何提高企业档案管理水平, 近年来受到越来越多的关注。根据经验分析, 首先要清楚企业性质, 对于各个部门来说要逐一查找问题, 之后将问题列出, 然后进行解决, 能解决的要及时解决, 不要在档案上出现不可避免的问题。当然, 如果在档案的检查过程中出现了问题, 要总结问题所在, 如果在营利性质的企业中, 要从该出现的一个或是几个部门进行问题的查缺补漏;如果是非营利性质的企业, 就要对比前几年的档案数据或是文字数据进行分析, 找到问题所在, 在教职工或是企业模式上找问题, 然后有针对性地进行解决。另外, 关键性方法就是要将整体的档案汇总在一起, 保证企业的核心规划, 方便企业在竞争中保持统一的态度和处理方法, 促进企业的发展, 提高企业的管理水平。在集中档案的同时, 各部门之间的档案上交也不能忽视细致性总结, 要做到档案集中化并不失细致的管理水平, 这是企业管理过程中必须经过的步骤。所以, 对于企业的档案管理来说, 企业应当给予一定的重视, 给予适当的指导。

4 结语

在现代化社会的今天, 将企业档案管理水平提高就是对企业自身发展的一种方式, 所以企业都对档案管理有一定的重视。另外, 根据前文的方法和改进背景, 要对企业性质背景进行深究, 分散化获取档案数据, 集中化处理档案数据, 从根本上提高企业档案管理水平, 进而提高企业的管理水平。

参考文献

[1]丁晓红.关于新时期企业档案管理的几点探讨[J].档案学研究, 2013, (07) :28-29.

[2]陈晓莉.如何做好企业档案管理工作[J].办公室业务, 2013, (01) :193.

[3]杜岩.基于提高档案管理科学化水平的措施研究[J].湖北函授大学学报, 2015, (24) :289.

篇7：20161011档案管理办法

【关键词】档案管理；更新理念；信息化

随着科学技术发展的日新月异，信息化技术被运用到越来越广泛的领域中去，档案管理人员也应顺应高科技时代的需求，更新档案管理理念，尽快实现档案管理的信息化，以适应新时期的工作需要。

一、当前档案管理工作的现状

当前的档案管理仍存在着“为保管而保管,重保管轻利用” 的思想,存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“ 不讲求社会效益和经济效益”的旧观念,还存在着“闭架借阅”、 “你查我调”的做法。现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得档案管理领域不断出现新情况、新问题,特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐,缺乏开放和创新意识,成为制约档案信息化建设的重要因素。其次，以前纸张是主要的存储介质，辅助的有照片、磁带等，而纸质文件的缺点是难于永久保存，容易受到外界环境的影响而损坏，而且占用大量的空间，不言而喻，管理成本也比较大。要从纸质管理改变成电子化、无纸化，越来越多的归档文件资料是光盘、磁盘等介质，更需要相对专业的管理人才。专业管理人才的缺乏，将是制约档案管理信息化的一个最大障碍。档案管理信息化的前提是规范化和标准化。由于历史原因，馆室档案业务基础差，案卷质量不高，共享性差，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一的标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案管理工作的信息化。

二、档案信息化管理的优势

档案管理信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理，以便在运用时显示出其社会价值和经济效益。它与传统档案管理相比较，其优势主要表现在以下三点：一是传统档案管理是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，若数量庞大，需要较大的档案室进行存放。档案信息化主要借助于硬盘、光盘等存储介质来实现，这些存储介质体积小、容量大，仅需要少量的消磁柜等专用设备进行存放即可。档案信息化在空间上的优势是显而易见的；二是在传统档案管理方式下，每年都需要对年度内档案材料进行分类、整理和归档,费时费力。而档案信息化管理是将纸质材料形成电子文档后定期或随时归档，并按事由进行分类，便于查找利用，既可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，也更加方便、快速、及时提高了档案管理的维护性；三是在传统档案管理方式下，档案的检索、查询都要靠手工来完成，手续繁琐，程序复杂，给档案管理和利用带来很多不便。而档案实现信息化管理后可在电子文件归档的同时进行主题词标引，还可以编制多角度、全方位的检索工具，检索、查询信息更加方便迅捷。

三、实现档案管理信息化的主要措施

1、提高对档案管理信息化重大意义的认识

人事档案工作向来以默默无闻，无私奉献著称，檔案和管理人员都处于一种相对封闭的状态。要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把档案管理工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。

2、提高档案管理人员的信息化素质

档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息朝代不断发展，对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的要求，管理人员加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，掌握现代信息技术，管理技术，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

档案管理者除了有较强的事业心之外，还需要掌握文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业知识，涉猎一定的历史知识、古汉语知识和与档案管理有关的其他专业知识和管理科学，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务。目前的电子档案，各种数字化档案管理系统被开发并被应用，利用计算机网络技术，建立完整的信息资料档案，可以便捷地实现统计、查询、检索等各类信息，能实时的对工作计划、措施进行适度的调控，档案信息化把档案工作从过去的手工操作中解放出来、增强了管理工作的科学性和时效性。

3、强化档案管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患，目前，在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，造成档案信息的丢失和泄密，从而带巨大的损失，在档案管理中一定要对档案管理的相关政策进行认真的研究，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

随着档案管理水平的提升和信息技术的发展，档案信息化建设一定会日益完善、规范。档案管理信息化将是一个更新的理念和层次，未来的档案信息资源服务将更加方便、快捷、准确，在随时随地进行网络信息资源共享的基础上，为社会提供更高层次和更具价值的信息服务。

（作者单位：河北省藁城市人口和计划生育局）