审计档案管理办法

第一篇：审计档案管理办法

政府投资建设项目 审计档案管理办法

第一条

为进一步规范政府投资建设项目审计档案(以下简称“投资审计档案”)管理，维护投资审计档案的完整与安全，保证投资审计档案的质量，发挥投资审计档案的作用，根据中华人民共和国审计署、国家档案局《审计机关审计档案管理规定》和《安徽省档案管理办法》的规定，结合本省实际，制定本办法。

第二条本办法所指政府投资审计项目为审计机关对外正式出具审计结果的政府投资审计项目。

本办法所称审计文件材料，是指审计机关和审计人员对政府投资建设项目进行清单控制价审计、跟踪审计、价款结算审计和工程竣工决算审计中直接形成的有价值的各种文字、图表等纸质和电子数据资料。

第三条

投资审计档案归档工作实行审计组长负责制。审计组长确定立卷责任人，并和审计组成员对全部审计文件材料按立卷方法和规则进行归类整理和编目，经业务部门负责人审核、档案人员检查后，按照有关规定进行编目和装订，由审计业务部门向本机关档案机构或者专职(兼职)档案人员办理移交手续。

第四条 投资审计档案立卷应当符合归档要求。遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间有机联系，便于利用。做到案卷封面整洁、书写规范，卷内文件排列有序、组装严密。

第五条

投资审计档案的归档采用按项目立卷、按单元排列的方法。审计文件材料按审计项目立卷，不同审计项目不得合并立卷。一个审计项目可依据材料的多少立一个卷或多个卷，多卷项目在分卷时应当尽量防止割断卷内文件材料的联系性，不得把不同项目的文件材料合并为一个卷。

第六条

投资审计档案卷内文件材料按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。

(一)第一单元

结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的整体性、重要程度排列。

1.审计报告及审批单、送达回证。

2.审议、审定审计报告、审计决定等结论类文书的业务会议和办公会会议记录、纪要。

3. 审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计处罚决定书。

4.审计报告(审议稿)。 5.审理机构审理意见书。

6.审计报告(送审稿)及审核流程表。 7. 审计业务部门复核意见书。

8. 审计组审核意见书。

9. 审计报告(征求意见书)及送达回证。 10. 审计报告(征求意见书)审核流程表。

11. 被审计单位对审计报告(征求意见稿)的书面反馈意见。

12. 投资审计项目协审单位(专家团队)复审报告、初审报告。

13. 审计组审计(现场)业务讨论记录。

(二)第二单元

证明性文件材料，按照审计工作底稿及所附审计证据与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列。

1. 被审计(调查)单位承诺书(送审资料清单及回证)。

2. 审计工作底稿汇总表。

3. 审计工作底稿及对应的审计取证单、审计证据材料。(注：应有工程基本情况工作底稿、审计评价及结果工作底稿、报告内反应的每条问题都应编制工作底稿，并且要有相关原始和计算方面材料等。)

(三)第三单元

立项性文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。

1. 调查了解记录。 2. 审计实施方案。

3. 审计通知书及审批单、送达回证。

(四)第四单元

其他备查文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。

1. 被审计单位整改情况(被审计单位执行与落实审计报告等情况的回函，被审计单位实施审计整改形成的文件、制度、会议决定等文书资料，整改后的成效类证明资料，实施跟踪审计或后续审计收集的整改情况等)。 2. 审计过程中产生的不属于前三类的其他文件材料。 清单控制价审计、跟踪审计、价款结算审计和工程竣工决算审计的参考立卷内容详见附件1—4。

第七条

在整理投资审计档案时，形成的电子文档、图纸、相关光盘软件资料等应集中保存;形成的数据包一并归档。

第八条

投资审计档案卷内每份或每组文件的排列规则：

(一)正件在前，附件在后。

(二)定稿在前，修改稿在后(重要文件的历次修改稿，依倒序排列)。

(三)批复在前，请示在后。

(四)批示在前，报告在后。

(五)重要文件在前，次要文件在后。

(六)汇总性文件在前，基础性和原始性文件在后。 第九条

投资审计档案的保管期限统一划定为永久保管。

第十条

审计文件材料应当在该审计项目终结后及时归档，最迟不得迟于次年4月底。

第十一条

政府投资建设项目审计案卷的编目和装订要求参照审计署2013年制定的《审计署审计文件材料立卷归档操作规程》第

八、九条执行。

第十二条 投资审计档案按本办法归档后纳入审计项目质量检查和考评范围。 第十三条

投资审计档案应当按照国家有关规定配置具有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫功能的专用、坚固的审计档案库房，配备必要的设施和设备。

第十四条

审计机关应当加强投资审计档案信息化管理，采用计算机等现代化管理技术编制适用的检索工具和参考材料，积极开展审计档案的利用工作。

第十五条

借阅投资审计档案，仅限定在审计机关内部。审计机关以外的单位有特殊情况需要查阅、复制审计档案或者要求出具审计档案证明的，须经审计档案所属审计机关分管领导审批，重大审计事项的档案须经审计机关主要领导审批。

第十六条

对审计机关工作人员损毁、丢失、出卖、转卖、擅自提供政府投资建设项目审计档案的，由任免机关或者监察机关依法对直接责任人员和负有责任的领导人员给予行政处分;涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。档案行政管理部门可以对相关责任单位依法给予行政处罚。

第十七条

本规定由安徽省审计厅固定资产投资审计处负责解释。

第十八条

本办法自发文之日起实行。

二0一五年七月

附件1

清单控制价审计档案参考立卷内容

(一)第一单元

结论类文件材料。采用逆审计程序并结合文件材料的整体性、重要程度排列。

1.上级机关(领导)对该审计项目的批示(或批示情况说明)。

2.预算审计结果及送达回证。 3.审理、复核意见书。

4.协审机构审计报告(初审结果)。

(二)第二单元

证明类文件材料。按照审计工作底稿及所附审计证据与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列。

1.被审计单位承诺书。 2. 审计工作底稿汇总表。

3.工程造价审计调整事项汇总表。 4.审计会议记录。

5. 送审工程预算书(封面、编制说明、造价汇总表)

(三)第三单元

立项类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。

1.被审计单位的审计申请函。

2.上级领导交办项目的交办单或批示。

(四)第四单元

备查类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。

1.审计过程中形成的重要审计情况等信息。

2.重要审计资料

(1) 招标文件(商务标要求主要内容) (2) 概算批复 (3) 立项批复

3.审计项目分配过程资料。 4.该项目的委托合同、协议。

5.其他与该项目联系紧密且不属于结论类、证明类、立项类的文件材料。

附件2

跟踪审计档案参考立卷内容

(一)第一单元

结论类文件材料。采用逆审计程序并结合文件材料的整体性、重要程度排列。

1.上级机关(领导)对该审计项目的批示(或批示情况说明)。

2.跟踪审计报告及送达回证。

3.审议、审定跟踪审计报告、审计决定等结论类文书的业务会议和局长办公会会议记录、纪要。

4. 审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计处罚决定书及移送受理、反馈查处结果等材料。

5.跟踪审计报告(审议稿)。 6.审理机构审理意见书。

7.跟踪审计报告(送审稿)及审核流程表。 8. 审计业务部门复核意见书。

9. 审计组审核意见书。

10. 跟踪审计报告(征求意见书)及送达回证。 11. 跟踪审计报告(征求意见书)审核流程表。 12. 被审计单位对跟踪审计报告(征求意见稿)的书面

反馈意见。 13.对被审计单位反馈意见采纳情况的说明。 14.跟踪审计报告征求意见书(含征求意见稿)。 15.协审机构跟踪审计报告(初审结果)。 16.审计移送处理书(含移送附件)及送达回证。 17.跟踪审计意见单(按建设项目跟踪审计意见单台帐顺序排列)及送达回证。

18.对结论类文件材料的重要管理事项记录。

(二)第二单元

证明类文件材料。按照审计工作底稿及所附审计证据与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列。

1.被审计单位承诺书。 2.审计工作底稿汇总表。 3工程基本情况的审计工作底稿。 4工程审计结果情况工作底稿(定案表). 5送审价与审定价对比明细表 6材料差价审计明细表 7工程量计算书

8现场勘查记录工作底稿

9合同完成情况和设计变更与签证情况的审计工作底稿 10.审计移送问题的审计工作底稿及相应的审计证据。

11.有关举报问题的核实材料。

12.跟踪审计台帐。

13.相关会议记录、会议纪要。

14.对证明类文件材料的重要管理事项记录。

(三)第三单元

立项类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。

1.对本项目的调查了解记录。

2.审计实施方案。

3.调整审计实施方案。

4.审计通知书及送达回证。

5.上级机关的指令性文件或授权审计通知书。

6.上级领导交办项目的交办单或批示。

7.对立项类文件材料的重要管理事项记录。

(四)第四单元

备查类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。

1.审计过程中形成的重要审计情况等信息。

2.重要审计资料

(1) 建设项目跟踪审计信息表 (2) 建设项目基建程序执行情况表 (3) 建设项目招投标情况审计表

(4) 建设项目管理制度建立执行情况审计表 (5) 建设项目前期审批资料 3.审计项目分配过程资料。 4.该项目的委托合同、协议。

5.其他与该项目联系紧密且不属于结论类、证明类、立项类的文件材料。

附件3

价款结算审计档案参考立卷内容

(一)第一单元

结论类文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的整体性、重要程度排列。

1.上级机关(领导)对该审计项目的批示(或批示情况说明)。

2.审计报告及送达回证。

3.审议、审定审计报告、审计决定等结论类文书的业务会议和局长办公会会议记录、纪要。

4. 审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计处罚决定书及移送受理、反馈查处结果等材料。

5.审计报告(审议稿)。 6.审理机构审理意见书。

7.审计报告(送审稿)及审核流程表。 8. 审计业务部门复核意见书。

9. 审计组审核意见书。

10. 审计报告(征求意见书)及送达回证。 11. 审计报告(征求意见书)审核流程表。

12. 被审计单位对审计报告(征求意见稿)的书面反馈

意见。

13.对被审计单位反馈意见采纳情况的说明。

14.审计报告征求意见书(含征求意见稿)。 15.协审机构审计报告(初审结果)。

16.审计移送处理书(含移送附件)及送达回证。

17.对结论类文件材料的重要管理事项记录。

(二)第二单元

证明类文件材料。按照审计工作底稿及所附审计证据与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列。

1.被审计单位承诺书。 2.审计工作底稿汇总表。 3工程基本情况的审计工作底稿。 4工程审计结果情况工作底稿(定案表). 5送审价与审定价对比明细表 6审价材料差价明细表 7工程量计算书

8现场勘查记录工作底稿

9合同完成情况和设计变更与签证情况的审计工作底稿

10.审计移送问题的审计工作底稿及相应的审计证据。

11.有关举报问题的核实材料。

12.对证明类文件材料的重要管理事项记录(例如，讨论审计中的具体问题)。

(三)第三单元

立项类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。

1.对本项目的调查了解记录。

2.审计实施方案。

3.调整审计实施方案。

4.审计通知书及送达回证。

5.上级机关的指令性文件或授权审计通知书。

6.上级领导交办项目的交办单或批示。

7.对立项类文件材料的重要管理事项记录。

(四)第四单元

备查类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。

1.审计过程中形成的重要审计情况等信息。

2.重要审计资料 (1)招标文件资料

(2) 送审工程结算书(封面、编制说明、造价汇总表) (3) 工程经济技术签证单 (4) 设计变更、工程变更文件 (5) 工程洽商纪要 (6) 竣工验收报告

(7) 施工合同、补充合同及协议 (8) 中标通知书

(9) 建设项目规划、立项、土地、概算等批复 (10) 工程图纸编号

3.审计项目分配过程资料。 4.该项目的委托合同、协议。 5.被审计单位的整改及相关材料。

6.其他与该项目联系紧密且不属于结论类、证明类、立项类的文件材料。

附件4

工程竣工决算审计档案立卷内容

(一)第一单元

结论类文件材料。采用逆审计程序并结合文件材料的整体性、重要程度排列。

1.上级机关(领导)对该审计项目的批示(或批示情况说明)。

2.审计报告及送达回证。

3.审议、审定审计报告、审计决定等结论类文书的业务会议和局长办公会会议记录、纪要。

4. 审计决定书、审计建议书、移送处理书、审计处罚决定书及移送受理、反馈查处结果等材料。

5.审计报告(审议稿)。 6.审理机构审理意见书。

7.审计报告(送审稿)及审核流程表。 8. 审计业务部门复核意见书。

9. 审计组审核意见书。

10. 审计报告(征求意见书)及送达回证。 11. 审计报告(征求意见书)审核流程表。

12. 被审计单位对审计报告(征求意见稿)的书面反馈

意见。

13.对被审计单位反馈意见采纳情况的说明。

14.审计报告征求意见书(含征求意见稿)。

15.协审机构审计报告(初审结果)。

16.审计移送处理书(含移送附件)及送达回证。

17.对结论类文件材料的重要管理事项记录。

(二)第二单元

证明类文件材料。按照审计工作底稿及所附审计证据与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列。

1.被审计单位承诺书。 2.审计工作底稿汇总表。 3工程基本情况的审计工作底稿。 4.工程管理审计工作底稿。 5.竣工财务决算报表。

6.工程财务，按照财务收支审计要求取证并编制审计工作底稿归档。

7. 涉及价款结算，参照价款结算要求归档。

8.审计移送问题的审计工作底稿及相应的审计证据。

9.有关举报问题的核实材料。

10.对证明类文件材料的重要管理事项记录(例如，讨论审计中的具体问题)。

(三)第三单元

立项类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。

1.对本项目的调查了解记录。

2.审计实施方案。

3.调整审计实施方案。

4.审计通知书及送达回证。

5.上级机关的指令性文件或授权审计通知书。

6.上级领导交办项目的交办单或批示。

7.对立项类文件材料的重要管理事项记录。

(四)第四单元

备查类文件材料。按照文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度排列。

1.审计过程中形成的重要审计情况等信息。

2.重要审计资料 (1)招标文件资料

(2) 送审工程结算书(封面、编制说明、造价汇总表) (3) 工程经济技术签证单 (4) 设计变更、工程变更文件 (5) 工程洽商纪要 (6) 竣工验收报告

(7) 施工合同、补充合同及协议(通用条款除外) (8) 中标通知书

(9) 建设项目规划、立项、土地、概算等批复 (10)工程图纸编号 (11)财务管理资料 3.审计项目分配过程资料。 4.该项目的委托合同、协议。

5.其他与该项目联系紧密且不属于结论类、证明类、立项类的文件材料。

第二篇：会计师事务所审计档案管理办法

(财政部、国家档案局2016年1月11日发布 2016年7月

1日起施行 财会〔2016〕1号)

第一章 总 则

第一条 为规范会计师事务所审计档案管理，保障审计档案的真实、完整、有效和安全，充分发挥审计档案的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国注册会计师法》《中华人民共和国档案法实施办法》及有关规定，制定本办法。

第二条 在中华人民共和国境内依法设立的会计师事务所管理审计档案，适用本办法。

第三条 本办法所称审计档案，是指会计师事务所按照法律法规和执业准则要求形成的审计工作底稿和具有保存价值、应当归档管理的各种形式和载体的其他历史记录。

第四条 审计档案应当由会计师事务所总所及其分所分别集中管理，接受所在地省级财政部门和档案行政管理部门的监督和指导。

第五条 会计师事务所首席合伙人或法定代表人对审计档案工作负领导责任。 会计师事务所应当明确一名负责人(合伙人、股东等)分管审计档案工作，该负责人对审计档案工作负分管责任。

会计师事务所应当设立专门岗位或指定专人具体管理审计档案并承担审计档案管理的直接责任。审计档案管理人员应当接受档案管理业务培训，具备良好的职业道德和专业技能。

第六条 会计师事务所应当结合自身经营管理实际，建立健全审计档案管理制度，采用可靠的防护技术和措施，确保审计档案妥善保管和有效利用。

会计师事务所从事境外发行证券与上市审计业务的，应当严格遵守境外发行证券与上市保密和档案管理相关规定。 第二章 归档、保管与利用

第七条 会计师事务所从业人员应当按照法律法规和执业准则的要求，及时将审计业务资料按审计项目整理立卷。

审计档案管理人员应当对接收的审计档案及时进行检查、分类、编号、入库保管，并编制索引目录或建立其他检索工具。

第八条 会计师事务所不得任意删改已经归档的审计档案。按照法律法规和执业准则规定可以对审计档案作出变动的，应当履行必要的程序，并保持完整的变动记录。

第九条 会计师事务所自行保管审计档案的，应当配置专用、安全的审计档案保管场所，并配备必要的设施和设备。 会计师事务所可以向所在地国家综合档案馆寄存审计档案，或委托依法设立、管理规范的档案中介服务机构(以下简称中介机构)代为保管。

第十条 会计师事务所应当按照法律法规和执业准则的规定，结合审计业务性质和审计风险评估情况等因素合理确定审计档案的保管期限，最低不得少于十年。

第十一条 审计档案管理人员应当定期对审计档案进行检查和清点，发现损毁、遗失等异常情况，应当及时向分管负责人或经其授权的其他人员报告并采取相应的补救措施。

第十二条 会计师事务所应当严格执行审计档案利用制度，规范审计档案查阅、复制、借出等环节的工作。

第十三条 会计师事务所对审计档案负有保密义务，一般不得对外提供;确需对外提供且符合法律法规和执业准则规定的，应当严格按照规定办理相关手续。手续不健全的，会计师事务所有权不予提供。 第三章 权属与处置

第十四条 审计档案所有权归属会计师事务所并由其依法实施管理。

第十五条 会计师事务所合并的，合并各方的审计档案应当由合并后的会计师事务所统一管理。

第十六条 会计师事务所分立后原会计师事务所存续的，在分立之前形成的审计档案应当由分立后的存续方统一管理。

会计师事务所分立后原会计师事务所解散的，在分立之前形成的审计档案，应当根据分立协议，由分立后的会计师事务所分别管理，或由其中一方统一管理，或向所在地国家综合档案馆寄存，或委托中介机构代为保管。

第十七条 会计师事务所因解散、依法被撤销、被宣告破产或其他原因终止的，应当在终止之前将审计档案向所在地国家综合档案馆寄存或委托中介机构代为保管。

第十八条 会计师事务所分所终止的，应当在终止之前将审计档案交由总所管理，或向所在地国家综合档案馆寄存，或委托中介机构代为保管。

第十九条 会计师事务所交回执业证书但法律实体存续的，应当在交回执业证书之前将审计档案向所在地国家综合档案馆寄存或委托中介机构代为保管。

第二十条 有限责任制会计师事务所及其分所因组织形式转制而注销，并新设合伙制会计师事务所及分所的，转制之前形成的审计档案由新设的合伙制会计师事务所及分所分别管理。

第二十一条 会计师事务所及分所委托中介机构代为保管审计档案的，应当签订书面委托协议，并在协议中约定审计档案的保管要求、保管期限以及其他相关权利义务。

第二十二条 会计师事务所及分所终止或会计师事务所交回执业证书但法律实体存续的，应当在交回执业证书时将审计档案的处置和管理情况报所在地省级财政部门备案。委托中介机构代为保管审计档案的，应当提交书面委托协议复印件。 第四章 鉴定与销毁

第二十三条 会计师事务所档案部门或档案工作人员所属部门(以下统称档案管理部门)应当定期与相关业务部门共同开展对保管期满的审计档案的鉴定工作。

经鉴定后，确需继续保存的审计档案应重新确定保管期限;不再具有保存价值且不涉及法律诉讼和民事纠纷的审计档案应当登记造册，经会计师事务所首席合伙人或法定代表人签字确认后予以销毁。

第二十四条 会计师事务所销毁审计档案，应当由会计师事务所档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。销毁电子审计档案的，会计师事务所信息化管理部门应当派员监销。

第二十五条 审计档案销毁决议或类似决议、审批文书和销毁清册(含销毁人、监销人签名等)应当长期保存。 第五章 信息化管理

第二十六条 会计师事务所应当加强信息化建设，充分运用现代信息技术手段强化审计档案管理，不断提高审计档案管理水平和利用效能。

第二十七条 会计师事务所对执业过程中形成的具有保存价值的电子审计业务资料，应当采用有效的存储格式和存储介质归档保存，建立健全防篡改机制，确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。

第二十八条 会计师事务所应当建立电子审计档案备份管理制度，定期对电子审计档案的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，发现问题及时处理。 第六章 监督管理

第二十九条 会计师事务所从业人员转所执业的，离所前应当办理完结审计业务资料交接手续，不得将属于原所的审计业务资料带至新所。

禁止会计师事务所及其从业人员损毁、篡改、伪造审计档案，禁止任何个人将审计档案据为己有或委托个人私存审计档案。

第三十条 会计师事务所违反本办法规定的，由省级以上财政部门责令限期改正。逾期不改的，由省级以上财政部门予以通报、列为重点监管对象或依法采取其他行政监管措施。

会计师事务所审计档案管理违反国家保密和档案管理规定的，由保密行政管理部门或档案行政管理部门分别依法处理。

第七章 附 则

第三十一条 会计师事务所从事审阅业务和其他鉴证业务形成的业务档案参照本办法执行。有关法律法规另有规定的，从其规定。

第三十二条 本办法自2016年7月1日起施行。

第三篇：审计档案的数字化

审计业务电子档案(以下简称电子档案)是审计档案的数字化形态。其制作过程大抵可以分为以下四个阶段：即资料收集整理阶段、资料数字化阶段、资料整理编辑阶段、刻录光盘阶段。 1.审计项目资料的收集整理

一是传统原始资料的收集。与传统业务档案一样，原始资料是电子档案制作的基础性工作。从资料的形态属性来说，它包括纸质资料和制作图片、音频、视频所需的原始资料(模拟方式的照片、录音带、录像带等等)，其中纸质资料是电子档案原始资料的主体。纸质资料是指审计过程中形成的以纸为载体的所有文书。在审计项目实施过程中，立卷责任人要随着审计程序各个环节的完成，及时收集三大类审计文书：审计实施类文书，包括原始工作底稿、分项目工作底稿、汇总工作底稿、审计证据、取证清单、审计报告等;审计项目管理类文件，包括审计方案、复核意见、审计决定、审计意见采纳情况等;审计项目往来文件，包括审计过程中与上级机关、本级政府、各有关部门之间的请示、报告、批示、复函等。重要的工作和物证现场、上级领导检查指导项目场景所拍摄的照片，证人证言以及听证会实录等音视频资料，也可以作为制作电子档案的原始性资料来收集。在收集齐全的基础上，还应对全部材料进行筛选和鉴别，以保证电子档案既完整又精炼。

二是项目电子资料的收集。电子资料是指审计过程中以电子计算机形成的文档、图表，以数码照相机、数码摄像机、数码录音机形成的数码照片、音视频资料，计算机辅助审计时采集的审计数据、分析利用原始数据时产生的计算机文件等。由于电子资料本身就是数字化生成和存储的，制作电子档案可以直接调用。基于电子资料存在形态的特殊性，立卷责任人应注意做到随时收集，随时整理，专门储存，搞好保密，同时做好备份。 2.审计业务资料的数字化

资料数字化是对传统原始资料而言。由于传统原始资料以常规的物质形态存在，要让它成为能被计算机识别的数字信号进而制作电子档案，必须有一个数字化的过程。对不同形态属性的传统原始资料，其数字化过程大概有以下几种：报告表格的OCR识别，照片的扫描输入，录音带、录像带的数字采集等。

一是OCR文字图表识别。文字图表的OCR识别是制作电子档案的一项量大、繁琐但又十分重要的工作。目前，对于审计过程中形成的规范印刷和打印的文书图表，可以通过“尚书”、“清华”等比较成熟的OCR软件转化为计算机文档。

二是照片、原件的扫描。重要的工作和物证现场照片、上级领导检查指导项目时拍摄的场景照片，需要利用扫描仪扫描成图片文件归档。审计档案中有一些资料，如有关党政领导对审计报告的批示、审计意见采纳情况的文件、原始工作底稿、分项目工作底稿、取证材料清单等不宜以文字形式归入电子档案的，也可以扫描成图片归档，以反映文件的原始面貌，做到真实可信。

三是音频、视频的采集。对审计过程中形成的录音带、录像带，证人证言及听证会纪录等音频、视频资料，可以通过数字采集卡把它转化为计算机音视频文件。这将更增加审计档案的真实性和完整性，是传统的纸质档案所无法比拟的。 3.资料整理编辑

一是定制模版。模板是体现电子档案内在体系、组织承载资料的平台。模版应当以上级业务机关规定的格式和内容为基准，并且根据电子档案的特色和电子(包括经过数字化的)资料的需要来定制。模板格式以*.Htm为宜，制作工具是Microsoft公司的Frontpage编辑软件。电子档案的模板，首先，要按照审计署颁布的《审计机关审计档案工作准则》对档案内容和卷内顺序的规定制定;其次，科学合理地组织相关资料;第三，界面和操作使用的设计均要体现友好性。

根据上述要求，模板制作时首先要按三大类审计文书划分三个单元。并根据电子资料的文件属性构建以审计报告为中心的审计项目文档体系，把审计工作报告、审计小组报告、审计决定书、审计意见书、审计方案、审计通知书等文档串接起来;在适当部位插入图片缩略图模块，把汇总工作底稿、分项目工作底稿、原始工作底稿、取证清单、送达回证、双向承诺书、证词、上级领导指导项目的场景、重要的工作和物证现场、听证会记录等图片资料串接起来;在适当部位插入链接，把证言、听证会录音录像等音视频资料、计算机辅助审计的原始数据、分析利用原始数据时产生的计算机文档表格等归集起来。在模板中，适当运用“书签”工具设计好跳转回接，运用“背景色”、“字体色”等工具，可以格式化、美化档案页面，增加电子档案操作应用的友好性。但要注意“字体”不能随意设置，原因首先是字体花里胡哨会影响电子档案的严肃性和规范性，其次是由于在最终显示时字体是由用于浏览的计算机所决定的。

二是整理链接资料。

考虑到电子文件在电子档案中显现的规范和快捷，Microsoft Word所形成的文档*.Doc和Microsoft Excel所形成的表格*.Xls需要转换成网页*.Htm格式。转换直接应用Word或 Excel中的“文件--另存为HTML”命令，而后在Microsoft Frontpage中进一步编辑。电子档案编辑的最后一步，是将网页、图像等资料与模板挂接起来。对于一般性网页，只需要做好链接即可;至于图片资料，则需要制成缩略图，浏览器软件将自动把缩略图与源图片链接起来。 4.刻录光盘

经过以上步骤，电子档案基本完成。但是，制作电子档案的目的是为了便于向上级审计机关报送和档案永久保存，必须要有合适的载体来存储。CD-R光盘标准存储空间为650M，可以读取万次以上，保存期长达百年，价廉物美、经久耐用、便于携带，最适合作为存储电子档案的载体。当然，为了保证刻录的性能和速度，降低刻录失败的风险，计算机软硬件配置应当尽可能高。

光盘刻录过程需要注意三点：一是网页、音频、视频和其他格式的文件混合刻录，由于音、视频文件的发声要求刻录音轨，所以在确定光盘格式时不要选择“资料光盘”格式而应当选择“音乐光盘”格式。二是如果档案中没有音、视频资料，不需要音轨的，可以直接在Windows资源管理器中用“复制”、“粘贴”的方式刻录，刻录音轨在Easy CD Creator的“音乐光盘配置”中进行，操作方法与“资源管理器”类似。三是为了确保成功率，刻录光盘时不要进行其他的计算机操作，并从内存中卸载防火墙、自动运行伺服器等不需要的软件，尽量减少对系统资源的占用。有条件的可以安装双操作系统，利用一个干净利落的系统专门进行光盘刻录。

第四篇：审计档案卷内文件材料排列顺序

一、第一单元 结论性文件材料(采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列)

(一)通报或公布审计结果的文件材料。如：

1、广播、电视;

2、报纸、杂志等出版物;

3、互联网;

4、新闻发布会;

5、公报、公告;

6、其他形式。

(二)审计工作报告或审计结果报告、综合审计报告，以及上级机关、有关领导的批示;

(三)审计决定书及送达回证;

(四)协助执行审计决定通知书;

(五)强制执行申请书;

(六)被审计单位执行审计决定、处罚的情况报告及缴款、罚款、没收款通知书及缴款复印件;

(七)采取审计行政强制措施的文件，如：

1、 暂停拨付款项通知书;

2、 暂停使用款项通知书;

3、 解除暂停拨付款项通知书;

4、 解除暂停使用款项通知书;

5、 采取保全措施申请书;

(八)审计建议书及送达回证;

(九)移送处理书及送达回证;

(十)审计报告：

1、最终定稿的审计报告(预算执行审计年底审计报告在前，年中审计报告在后，下同)

2、审计报告征求意见书及送达回证;

3、被审计单位对审计报告(征求意见稿)的书面意见及审计组的书面说明;

4、审定审计报告的会议记要或者记录摘要;

5、复核意见书。审计复核文件也可以放在第二单元最后，(亦可置于针对文件之后)。

(十一)举行审计听证会的文件材料。如：

1、 审计听证报告、审计听证笔录;

2、 审计听证会裁定书或不予审计听证裁定书及送达回证;

3、 审计听证申请书;

4、 审计听证告知书及送达回证;

5、 审计听证会通知书及送达回证;

二、第二单元 证明性文件材料(按与审计实施方案所列审计事项或者会计报表科目顺序排列)

(一)承诺书;

(二)审计工作底稿汇总表;

(三)分项目审计工作底稿;

(四)原始审计工作底稿与支持此项底稿的审计证据

(六)协助查询存款通知书;

(七)先行登记保存书;

(八)暂时封存账册资料通知书;

(九)审计事实认定书、调查记录;

(十)审计所依据的法规目录或摘要。

三、第三单元 立项性文件材料(按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列)

(一)上级机关及有关部门的指令性文件或授权审计通知书;

(二)与审计项目有关的举报材料及领导批示;

(三)审计实施方案及调整审计实施方案的有关材料;

(四)调查了解记录研究形成的有关书面材料;

(五)审计通知书及其送达回证。

四、第四单元 其他备查文件材料(按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。)

包括不能列入前三个单元但与项目审计有关的、具有查考价值的有关材料。(如审计处罚决定书、审计行政复议文书、审计应诉法律文书等)，这些资料可增设第四单元存入案卷;也可单独立卷。

第五篇：**市审计局档案室先进事迹

**市审计局档案室“十一五”期间，紧紧围绕审计工作中心卓有成效地开展档案管理工作，在市档案局的指导和局领导的高度重视下，注重档案软硬件建设，抓实各项基础工作，不断增强服务质量，档案管理工作规范化、制度化、科学化水平不断提升，并于2003年晋升为省一级档案管理单位。

一、领导重视，注重解决实际问题，加强档案管

理基础工作

该局领导高度重视档案工作，将档案管理工作纳入全局工作议事日程，经常了解和听取档案工作情况，充分发挥档案为审计工作服务的作用。他们积极为档案管理创造条件，在基本制度建设上，先后制定了《**市审计局档案工作管理制度》、《**市审计局档案工作目标管理考核办法》和《后续审计档案管理质量控制工作方案》等规章制度。

几年来，局领导努力克服各种困难，在局办公经费十分紧张的情况下，不断加大对档案室的资金和人力、物力的投入力度，使审计局档案室基础设施建设水平走在了市直机关的前列，档案室设有单独档案库房、阅览室和档案员办公室，配有微机、录像、照相、复印、打印、传真、扫描等设备，库房内配备了密集架、音像档案保管专用柜、空调机、吸尘器和各类防虫、鼠药品，“八防”设施齐全。制做了审计局档案管理工作揭示板，档案管理基本制度一目了然。在实际工作中，坚持按省审计厅和市档案局的要求，对档案资料实行统一管理、科学分类，现有文书、审计、会计、科技和声像五类档案，分别进行收集、整理、立卷和归档;存放位置标识、保管、统计、鉴定、移交和销毁手续齐全，记录真实;审计档案和文书档案等检索工具齐全、完整。还利用局域网络平台，制成档案模板为一线审计人员创造标准化建档条件。档案室从19(来源：好范文 http:///)99年开始使用计算机辅助立卷，购置安装了“泰坦”软件，实行纸质文件与电子文件配套管理，在市直机关中率先实现电子文件归档，每年都按时将电子文件光盘和纸质文件目录上交市档案局。创建档案目录数据库及电子文件归档、查询系统，全方位共享档案信息资源，便捷易用，成效明显，使审计中心工作得到了有力的资料保障，审计质量效益不断提高，档案资源管理与开发利用工作也进一步实现了规范化、科学化。

二、落实责任，强化档案目标管理，业务建设不断加强

“十一五”期间，随着我市经济和社会的快速发展，审计工作职能不断强化，需要归档的材料增幅较大。2001年10月机构改革后，局里首先成立了档案领导小组，配备了业务素质高的专职档案员，落实了岗位责任制。明确具体工作由分管办公室的局、处两级领导主抓，负责指导和决定档案工作的进展情况，配备档案用品和相关设备，为管理好档案创造条件;档案员负责材料收集、立卷归档、科学管理，保证了档案管理工作正常、高效、有序运转;有关部门、人员履行各自岗位职责，作到了案卷保管期限划分准确，分类符合要求，装订整齐;全宗卷内容齐全，记载详实。其次通过确立档案管理目标来加强档案质量建设。制定《**市审计局档案工作目标管理考核办法》，内容主要包括档案工作的组织领导、基础业务、保管设施和立卷质量等七个大项，并划分三个考核等级，坚持档案质量检查与业务指导相结合，日常检查与集中检查相结合，并以审计署6号令为标准，针对档案立卷工作中发现的问题，用目标管理来规范行政执法行为，实现了档案质量与执法水平共同提高，并于年终按《**市审计局档案工作目标管理考核办法》实施，奖优惩劣，对不合格者责令限期改正。

三、加强培训，搞好自身建设，为审计工作服好务

该局档案积极组织全员进行档案知识培训，每年制定档案工作及学习计划，每季度组织一次《档案法》及相关知识教育学习及交流，全面提高了全局人员的档案工作意识和水平;积极鼓励、支持档案管理员参加省审计厅档案室和市档案局组织的各项专业培训，并积极订购档案刊物和管理软件，使档案管理员专业知识、管理能力和档案管理工作水平同步提高;积极参加各级组织的创建标兵档案室和机关档案室目标管理考评工作和市档案局和档案协作组开展、组织的各项活动。“十一五”期间，档案室和档案管理员年年都被市档案局评为市直机关文书归档立卷先进单位和个人，2002年、2003年连续两年荣获档案局“争双先、创一流”活动先进集体和先进个人4项奖励。

在自身学习建设水平不断提升的同时，他们为领导和审计业务处室服务的意识水平也不断提高，以“工作就是服务”的观念，以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿，通过开发档案资源来促进审计成果转化。积极编制了全宗介绍、组织机构沿革、大事记、重要文件汇编和档案利用效果实例汇编等档案管理辅助工具，建立利用效果登记制度，据统计平均每年档案借阅次数达到800卷次，。档案利用率和利用效果不断提高，而且服务形式多样，服务态度热情，服务质量优秀，得到了全局同志的高度评价，连续五年被评为局先进处室。